¿Qué es el OTIF? ¿Es la forma correcta de medir la disponibilidad?

Para responder a esta pregunta deberíamos echar un vistazo a los fundamentos del OTIF (o ‘On Time, In Full‘) y cómo ayudó a mejorar una de las empresas más grandes del mundo.

Walmart, una empresa que sabe un poquito sobre la gestión de la supply chain, se dispuso a mejorar su cadena de suministro. La intención era realizar un seguimiento del rendimiento de los proveedores, crear mejoras en la tienda y aumentar la satisfacción del cliente.

En su sentido más simple, On Time in Full (OTIF) es una métrica de la cadena de suministro. Y su único propósito es medir la capacidad de una empresa para cumplir con los pedidos de los clientes.

Como decía Sam Walton, fundador de Walmart, “solo hay un jefe. El cliente. Y puede despedir a toda la empresa, desde el presidente hacia abajo, simplemente llevándose su negocio a otra parte”.

Crear un sistema de análisis basado en la capacidad de las empresas para hacer precisamente esto, medir el cumplimiento de los pedidos, parece muy razonable.

Si la excelencia de la cadena de suministro está en tu agenda, el indicador On Time in Full (OTIF) puede revelar muchos detalles sobre la gestión de tu supply chain que, de otro modo, se te escaparían.

Puede decirte como de satisfechos están tus clientes, si tus proveedores están entregando según lo acordad e incluso como de eficiente es tu cadena de suministro interna.

Y, sin embargo, supongo que hay una gran cantidad de empresas que nunca pensaron en medir el OTIF en su cadena de suministro.

 

KPI OTIF vs. Disponibilidad

Todas las empresas quieren la cantidad justa de disponibilidad. Nunca deseas demasiado, para no caer en el exceso de stock y la obsolescencia. Y tampoco querrás quedarte corto o terminarás acumulando ventas perdidas y clientes insatisfechos.

Pero medir la disponibilidad puede ser complicado.

En primer lugar, el OTIF y la disponibilidad de inventario están relacionados. Pero no son lo mismo.

Claro, los niveles de alta disponibilidad probablemente te ayudarán a lograr índices altos de OTIF. ¡Pero no si tus problemas de disponibilidad afectan a los productos más importantes de tu surtido!

Otro reto al que nos enfrentamos es que la disponibilidad no significa lo mismo para todo el mundo.

¿Cómo ves el OTIF? ¿Son las tasas de cumplimiento un buen punto de referencia? ¿Cuál es la mejor manera de medir la disponibilidad y por qué existe tanta confusión sobre una pregunta tan simple aparentemente?

La respuesta no es tan sencilla. Principalmente debido a la falta de una definición estándar de OTIF.

Por lo tanto, cada vez que hay una conversación sobre la disponibilidad de un producto, todos hablan en diferentes idiomas.

Piensa en tu propio negocio.

¿Qué significa “On Time” para tu proveedor ? ¿Qué significa para tu departamento de finanzas o cadena de suministro?
¿Y cómo de desalineadas están estas dos fechas?

¿Qué pasa con la parte “In Full“? ¿Tienes un consenso sobre qué se considera un pedido “completado”?

La mayoría de los profesionales del sector estarán de acuerdo en que una entrega insuficiente es un problema. Pero ¿Qué pasa con una sobre entrega?

Recibir más stock del acordado es un claro fracaso en el proceso. Pero, ¿cómo explicamos esto?

¿Cómo se calcula el OTIF? ¿Cuál es la fórmula de OTIF?

Sobre el papel, la fórmula del OTIF es bastante sencilla.

Tomamos el número total de pedidos que se hicieron a tiempo y se completaron y luego lo dividimos por el número total de pedidos.

En su forma más simplificada, On Time (OT) simplemente evalúa si los pedidos salientes han llegado a tiempo.

La parte In Full (IF) examina si se ha recibido el volumen correcto.

Si se miden ambos componentes en su conjunto, obtenemos un indicador del grado de satisfacción de los clientes, suponiendo que los pedidos estén en buenas condiciones una vez llegan a su destino.

¿Cómo podemos utilizar el OTIF?

A lo largo de este artículo, hablaremos del OTIF desde dos perspectivas:

OTIF de entrada – Este indicador permite hacer un seguimiento del OTIF del proveedor con respecto a las propias órdenes de compra que le hemos realizado.

OTIF de salida – A través de este indicador medimos el OTIF de los pedidos de salida a los clientes finales.

¿Cómo podemos utilizar el OTIF para medir el rendimiento de los proveedores?

El OTIF también puede ser un importante punto de referencia para medir el desempeño de nuestros proveedores.

A través del On Time In Full (OTIF) se pueden responder algunas preguntas relevantes:

• ¿Tus proveedores están cumpliendo las promesas que te hicieron en un principio?
• ¿Están dañando tu reputación y la relación que tienes con los clientes?
• Si tienes dudas acerca del rendimiento de tus proveedores ¿Dispones de datos que las apoyen?

Los KPIs (indicadores de rendimiento) de OTIF son herramientas fantásticas para llevar la teoría a la vida real. Permiten observar datos concretos y mejorar el rendimiento de la empresa casi al instante.

¿Cuál es un buen objetivo de OTIF?

Se podría pensar que, como en muchos otros aspectos, el 100% es la cifra a la que hay que aspirar cuando se establece el objetivo de OTIF (On Time In Full). Sin embargo, en la práctica, es casi imposible alcanzar este 100%. O mejor dicho, ¡Sería demasiado caro!

Sobre todo, si se piensa en el gran número de influencias externas que afectan a la cadena de suministro.

Esto es especialmente evidente con cuestiones como el COVID o el Brexit. Pero también es algo a tener en cuenta en un entorno armonioso.

Para ejemplificar esto, el cálculo inicial del OTIF de salida de Walmart fue del 75%. La métrica clave en la que se fijaron fue la de mejorar. Y a partir de este porcentaje inicial, consiguieron aumentar su puntuación hasta el 87%. Esto está lejos de ser perfecto, pero es un aumento notable.

 

 

¿Cuáles son las ventajas del OTIF?

Hay muchas situaciones en las que la medición del OTIF puede ayudar a tu empresa. Veamos ejemplos:

• ¿Qué pasa si la mitad de tu pedido se pierde? ¿Y si recibes el doble del volumen acordado?
• ¿Y si recibes el envío dos semanas antes de lo previsto? Claro, a veces esto es una buena noticia. A no ser, por supuesto, que no tengas suficiente espacio en el almacén para almacenar tal aumento de stock.
• ¿Y si tu entrega se retrasa? ¿Cuánto tiempo puedes retener a tus clientes antes de que compren en otra parte? Probablemente no demasiado.

Aquí es donde entra en juego la métrica On Time, In Full (OTIF), ya que nos permite detectar el problema de los pedidos tardíos o perdidos inmediatamente.

¿Cuáles son las limitaciones de On Time, In Full (OTIF)?

Se puede pensar que la OTIF hace exactamente lo que dice en las “instrucciones”.Y, hasta cierto punto, es cierto.

Sin embargo, hay que tener en cuenta las necesidades originales.

Disponibilidad, pedidos realizados… Estos sencillos conceptos pueden significar cosas distintas según a quien se le pregunte.

Otro reto consiste en captar los matices y complejidades de tus operaciones.

Por ejemplo, ¿Cómo se calcula la métrica “On Time” para un artículo que ya tiene un pedido pendiente? Al fin y al cabo, los pedidos pendientes nunca pueden llegar a tiempo. De lo contrario, ya habrían sido entregados.

¿Y si los pedidos de los proveedores se extienden a lo largo de varias semanas o meses? ¿Hay que tener en cuenta cada entrega individualmente o sólo cuando llega la carga final?

Por lo tanto, hacer un seguimiento eficaz de esta métrica es a menudo más fácil de decir que de hacer.

¿Cómo abordamos el dilema del OTIF en Slimstock?

Para hacerte una idea clara tanto del rendimiento de tus proveedores como de tu servicio a los clientes, necesitas datos en los que confiar.

Empecemos por tus clientes…

Queremos obtener una imagen transparente de si estamos satisfaciendo o no las necesidades de nuestros clientes.

Y para ello, podemos explorar:

Nivel de disponibilidad actual: ¿Cuántas existencias tenemos actualmente? ¿Y en qué punto de la cadena se encuentra este stock?

Nivel de servicio calculado: si nos quedamos sin existencias, ¿Qué parte de la demanda prevista se dejará de atender? También podemos revisar esto de forma retrospectiva y explorar el impacto de las anteriores roturas de stock.

Todo esto, sin olvidarnos de monitorizar el rendimiento de los proveedores.

Los parámetros de los proveedores tienen un gran impacto en el momento en que hacemos los pedidos y en la cantidad que pedimos.

Por lo tanto, la pregunta que queremos responder aquí es: ¿Están nuestros proveedores cumpliendo lo que prometieron?

Y para ello, necesitamos entender lo siguiente:

Variación del plazo de entrega – ¿En qué medida el plazo de entrega “real” difiere del acordado con el proveedor?

¿Cómo puedes utilizar el OTIF para mejorar la disponibilidad y el rendimiento de los proveedores?

Como ocurre con todas las métricas, no tiene mucho sentido hacer un seguimiento de ellas si no se va a hacer nada luego.

Hay varias formas de mejorar tanto la disponibilidad que ofreces a tus clientes como el servicio que recibes de los proveedores.

Aquí están los 5 pasos en los que deberías centrarte para mejorar tus métricas OTIF:

1. Garantizar la total claridad de los KPI
2. Recoger los datos de forma coherente
3. Establecer objetivos realistas
4. Detectar los problemas y tomar medidas a tiempo
5. Comparar y contrastar todos los KPI
6. Intentar mejorar constantemente

 

Profundicemos un poco más en cada uno de estos puntos…

Garantizar la total claridad de los KPI

En primer lugar debemos ponernos de acuerdo con la forma de medir y analizar los KPIs. Es habitual que las personas y/o empresas tengan métodos de análisis diferentes. Sin embargo, también es bastante común que diferentes equipos dentro del mismo negocio tengan una perspectiva diferente sobre lo que significan las métricas.

Independientemente de la variación de On Time In Full (OTIF), todos los equipos deben entender y estar de acuerdo en cómo se calcula esta métrica.

Recoger los datos de forma coherente 

Si se establece correctamente, la mejora continua será mucho más fácil de realizar. Simplemente asegurarnos de que medimos siempre de la misma forma. De lo contrario, es mejor no empezar.

Pero, ¿Qué queremos decir con “recopilar datos”? Nos referimos a asegurarnos de que todos los datos maestros sobre historial de ventas, pedidos pendientes, entregas de proveedores y pedidos de clientes son correctos.

Establecer objetivos realistas

Es probable que tu rendimiento no cambie mucho si sigues haciendo lo mismo de siempre. Para avanzar y obtener resultados tangibles, tendrás que aplicar nuevas tácticas y estrategias.

OTIF, el nivel de disponibilidad actual, el nivel s de servicio calculado y la variación del plazo de entrega son útiles para medir esta trayectoria de mejora del rendimiento.

Sin embargo, primero debemos tener claro hacia dónde nos dirigimos. Si tus ambiciones son demasiado elevadas o no están en consonancia con los objetivos generales de tu empresa, puedes sentirte totalmente abandonado.

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Detectar los problemas y tomar medidas a tiempo

Tienes los datos, todos entienden los objetivos y tienes un plan en marcha. ¿Y ahora qué?

Cuando se detecta un problema en las métricas de disponibilidad, a veces es demasiado tarde. Por lo tanto, debes ser proactivo para detectar los posibles problemas antes de que afecten a tu empresa.

¿A qué problemas hay que prestar atención?

Cuando se trata de alcanzar los objetivos On Time In Full de los clientes, sólo hay que preocuparse de una cosa:

¿Tenemos suficiente disponibilidad para cubrir la demanda prevista hasta que se puedan reponer el stock?

La acción que decidamos tomar depende de la situación.

Tal vez podríamos adelantar el siguiente pedido al proveedor. Incluso podríamos acelerar el pedido e incurrir en el coste adicional del transporte aéreo.

En cualquier caso, cuanto antes se detecte un déficit, más opciones tendremos para poder rectificar el problema.

¿Pero qué pasa con el OTIF del proveedor?

Esto es un poco más complicado. ¿Cómo podemos saber si nuestros proveedores nos van a fallar?

Podríamos considerar el historial del proveedor.

Si siempre se retrasa en los pedidos o los entrega incompletos, tal vez podríamos crear un stock de reserva para proteger la disponibilidad. Pero, de nuevo, ¿por qué debemos pagar nosotros por el mal rendimiento de un proveedor?

Otra posibilidad es intentar trabajar con los proveedores. Si compartimos con el proveedor la información sobre nuestras futuras necesidades de stock, este tendrá ventaja a la hora de cumplir con su pedido.

Además, si el proveedor puede proporcionarnos información sobre su disponibilidad, esto puede ayudarnos a detectar los problemas mucho antes.

Comparar y contrastar todos los KPIs

Celebrar un alto rendimiento del OTIF de forma aislada no tiene mucho sentido.

Hay que pensar en cómo funciona el OTIF junto con otros análisis. Por ejemplo, darse cuenta de que se está alcanzando un rendimiento del OTIF del 95% es fantástico.

Pero no lo es tanto si has invertido un exceso de capital circulante o has incrementado el riesgo de obsolescencia, lo que podría perjudicar gravemente el negocio a largo plazo.

Otra aspecto a tener en cuenta es cómo se compara el OTIF entre los diferentes grupos de productos.

Es admirable tener una disponibilidad casi perfecta para los artículos C. Pero solo si tus artículos A tienen también un alto rendimiento

Mejora continua

Cuando el rendimiento del OTIF o la disponibilidad no es el esperado, hay que preguntarse: ¿POR QUÉ?

¿Puede ser que tus tácticas sean incorrectas? ¿Hay otros factores que influyen en tus resultados y que no habías tenido en cuenta? ¿O es que tus objetivos originales están desfasados?

Y no se trata sólo de identificar las áreas de bajo rendimiento. También hay que buscar en qué casos hemos mejorado nuestros objetivos del OTIF. Quizás podemos aplicar estas mismas tácticas a otras áreas de la operación.

Al fin y al cabo, establecemos objetivos para seguir mejorando. Y el OTIF no es una excepción.

En este artículo, hemos explorado los orígenes del OTIF, sus beneficios, limitaciones y cómo esta métrica puede tener un impacto positivo en tu negocio. Y también hemos hablado sobre cómo enfocamos el OTIF aquí en Slimstock.