Was ist OTIF? Der richtige Weg für die Messung von Verfügbarkeit?

Um diese Frage effektiv zu beantworten, sollten wir einen Blick auf die Grundlagen der OTIF (“On Time, In Full“) werfen und darauf, wie sie zur Verbesserung eines der größten Unternehmen der Welt beigetragen hat.

Walmart, ein Unternehmen, das sich mit Supply Chain Management auskennt, machte sich daran, seine Lieferkette zu verbessern. Die Absicht war, die Leistung der Lieferanten zu verfolgen und Verbesserungen in den Geschäften zu erreichen. Vor allem aber wollte das Einzelhandelsunternehmen die Kundenzufriedenheit erhöhen.

 

Was ist der OTIF?

In seiner einfachsten Bedeutung ist On Time in Full (OTIF) eine Kennzahl für die Lieferkette. Ihr einziger Zweck ist die Messung der Fähigkeit eines Unternehmens, Kundenaufträge zu erfüllen.

Passend hierzu äußerte sich auch Sam Walton, der Gründer von Walmart, der mit den Worten zitiert wird: “Es gibt nur einen Chef. Den Kunden. Und er kann jeden in der Firma feuern, vom Vorstandsvorsitzenden abwärts, indem er einfach sein Geschäft woanders hin verlegt.”

Die Schaffung eines Analysesystems, das auf der Fähigkeit eines Unternehmens beruht, genau dies zu tun, scheint ein durchaus sinnvoller Schritt zu sein.

Wenn Sie eine exzellente Lieferkette anstreben, kann On Time in Full (OTIF) viele Details über die Leistung Ihrer Lieferkette aufdecken, die Ihnen sonst entgehen würden.

Sie kann Ihnen sagen, wie gut Sie Ihre Kunden zufrieden stellen. Ob Ihre Lieferanten wie versprochen liefern. Und sogar, ob Sie Ihrer internen Lieferkette gerecht werden.

Und doch gibt es eine große Anzahl von Unternehmen, die noch nie über die Messung der OTIF in der Lieferkette nachgedacht haben.

 

OTIF vs. Verfügbarkeit

Jedes Unternehmen auf der Welt möchte genau das richtige Maß an Verfügbarkeit.

Wie wir in diesem Artikel bereits erwähnt haben, gibt es dabei einen goldenen Mittelweg. Man sollte nie zu viel haben, um nicht in Überangebot und Veralterung zu verfallen. Aber man darf auch nie zu wenig haben, sonst verpasst man Verkaufschancen und wird unzufriedene Kunden haben.

Die Messung der Verfügbarkeit ist allerdings eine schwierig zu meisternde Aufgabe.

Erstens: OTIF und Verfügbarkeit hängen zusammen. Aber sie sind nicht dasselbe.

Sicher, hohe Verfügbarkeitsniveaus werden Ihnen wahrscheinlich helfen, eine hohen OTIF zu erreichen. Aber nicht, wenn die geringe Anzahl von Verfügbarkeitsproblemen Ihre wichtigsten Produktlinien beeinträchtigt!

Die nächste Herausforderung besteht darin, dass Verfügbarkeit für jeden Menschen etwas anderes bedeutet.

Schauen Sie sich den OTIF an? Sind die Fulfilment-Raten ein guter Maßstab? Wie lässt sich die Verfügbarkeit am besten messen? Und warum herrscht so viel Verwirrung über eine relativ einfache Frage?

Die Antwort ist nicht so einfach. Das liegt vor allem daran, dass es keine einheitliche OTIF-Definition gibt.

Wenn es also um die Verfügbarkeit von Produkten geht, spricht jeder in einer anderen Sprache.

Denken Sie an Ihr eigenes Unternehmen.

Was bedeutet “On Time” für Ihren Logistikdienstleister oder Lieferanten? Was bedeutet es für Ihre Finanz- oder Supply Chain Abteilung?
Und wie weit sind diese Antworten voneinander entfernt?

Was ist mit dem Part “In Full“? Haben Sie einen Konsens darüber, was als “abgeschlossene” Aufträge gilt?

Diese Fragen müssen gestellt werden, bevor wir uns mit den Unterschieden zwischen bestimmten Lieferanten und Herstellern befassen und wen wir zur Verantwortung ziehen, wenn der Teil “On Time” von dem abweicht, was vereinbart wurde.

Die meisten Menschen werden zustimmen, dass eine Unterlieferung ein Problem darstellt. Aber was ist mit einer Überlieferung?

Der Erhalt von mehr Beständen als vereinbart ist eindeutig ein Fehler im Prozess. Aber wie sollten wir dies berücksichtigen?

 

OTIF-Formel: Wie berechnet man den OTIF?

Was sagt Ihnen die Formel “On Time, In Full”?

Auf dem Papier ist die OTIF-Formel recht einfach.

Wir nehmen die Gesamtzahl der fristgerechten und vollständigen Aufträge und teilen sie durch die Gesamtzahl der Aufträge.

In seiner einfacheren Form bewertet On Time (OT) einfach, ob Ihre ausgehenden Aufträge rechtzeitig angekommen sind.

Der Teil In Full (IF) prüft, ob das richtige Volumen empfangen wurde.

Die Messung beider Komponenten in ihrer Gesamtheit analysiert dann die Zufriedenheit Ihrer Kunden, vorausgesetzt, die Bestellungen sind in gutem Zustand, wenn sie am Zielort ankommen.

 

Wie können wir den OTIF nutzen?

In diesem Artikel werden wir über den OTIF aus zwei Perspektiven sprechen:

Inbound OTIF – Hier verfolgen wir den OTIF des Lieferanten anhand seiner Bestellungen.

Outbound OTIF – Hier messen wir den OTIF für Ihre eigenen ausgehenden Aufträge an Ihre Endkunden.

 

Wie können wir den OTIF zur Messung der Lieferantenleistung nutzen?

Der OTIF kann auch ein leistungsfähiges Benchmark für Lieferanten sein.

Schließlich können wir mit OTIF einige wichtige Fragen untersuchen:

• Halten sich Ihre Lieferanten an die Versprechen, die sie Ihnen gegeben haben?
• Schädigen sie Ihren Ruf und die Beziehungen zu Ihren Kunden?
• Haben Sie Daten, um Ihre Bedenken zu untermauern?
• Und können Sie dies denjenigen, die das Geld in die Hand nehmen, auch vorlegen?

Ich will Sie nicht mit zu vielen Akronymen bewerfen, aber die KPI der OTIF sind fantastische Instrumente, um die theoretische Praxis mit dem wirklichen Leben zu verbinden. Sie ermöglichen es Ihnen harte Fakten zu betrachten und die Unternehmensleistung fast augenblicklich zu verbessern.

Was ist ein gutes OTIF-Ziel?

Man könnte meinen, dass wie bei vielen anderen Dingen auch 100 % die anzustrebende Zahl ist, wenn man sein Ziel für den OTIF festlegt. Doch in der Praxis ist es fast unerreichbar, 100 % zu schaffen. (Oder besser gesagt, es wäre sehr teuer, es zu versuchen!)

Vor allem, wenn man bedenkt, wie viele Möglichkeiten der Einflussnahme von außen auf die Lieferkette hat.

Dies wird bei Ereignissen wie COVID oder Brexit deutlicher. Aber auch in einem harmonischen Umfeld ist dies zu berücksichtigen.

Ein Beispiel dafür ist die ursprüngliche Berechnung des Outbound OTIF von Walmart, der 75 % betrug. Aber die wichtigste Kennzahl, die sie untersuchten, war verbesserungswürdig.

 

 

Was sind die Vorteile der OTIF?

Es gibt viele Szenarien, in denen die Messung der OTIF Ihrem Unternehmen helfen kann. Hier sind nur ein paar Beispiele:

Was ist, wenn die Hälfte Ihrer Bestellung verloren geht? Was ist, wenn Sie das Doppelte der vereinbarten Menge erhalten?

Was ist, wenn Sie die Lieferung 2 Wochen früher als erwartet erhalten? Sicher, manchmal ist das eine gute Nachricht. Es sei denn, Sie haben einfach nicht den Platz im Lager, um einen sofortigen Anstieg der Bestände zu bewältigen.

Was ist, wenn sich die Lieferung verspätet? Wie lange können Sie die Erwartungen Ihrer Kunden dämpfen, bevor sie woanders einkaufen? Nicht lange, würde ich vermuten.

Hier kommt die Metrik “On Time, In Full” (OTIF) zum Tragen.

Oft können wir das Problem mit verspäteten oder fehlenden Bestellungen sofort erkennen.

Auch wenn man das Logistikteam vielleicht darüber schimpfen hört, dass es für einen unerwarteten Auftrag Platz im Lager finden muss, ist dies schnell vergessen.

Das Verkaufsteam ist vielleicht etwas weniger nachsichtig, wenn ein Lieferant eine Bestellung nicht auf Lager hat.

Aber auch dann brauchen Sie Instrumente, mit denen Sie feststellen können, ob es sich um einen einmaligen Fehler handelt oder ob der Schuldige ein Serientäter ist.

 

Was sind die Grenzen von On Time, In Full (OTIF)?

Man sollte meinen, dass der OTIF genau das tut, was es soll. Und bis zu einem gewissen Grad hätten Sie Recht.

Wir müssen jedoch unsere ursprüngliche Herausforderung berücksichtigen.

Verfügbarkeit, abgeschlossene Aufträge… Diese einfachen Begriffe bedeuten für verschiedene Menschen unterschiedliche Dinge.

Die andere Herausforderung besteht darin, die Nuancen und die Komplexität Ihres Betriebs zu erfassen.

Wie berechnen Sie zum Beispiel die Kennzahl “On Time” für einen Artikel, der bereits im Rückstand ist? Schließlich können rückständige Bestellungen niemals pünktlich sein. Sonst wären sie ja schon geliefert worden!

Wie sieht es aus, wenn sich die Bestellungen der Lieferanten über mehrere Wochen oder Monate erstrecken? Sollten Sie jede Lieferung einzeln betrachten oder erst, wenn die letzte Ladung eintrifft?

Daher ist es oft leichter gesagt als getan, diese Kennzahl effektiv zu verfolgen!

 

Wie gehen wir bei Slimstock mit dem OTIF-Rätsel um?

Um einen guten Eindruck von der Leistung Ihrer Lieferanten und Ihrem Service für die Kunden zu gewinnen, brauchen Sie Daten, denen Sie vertrauen können.

Beginnen wir mit Ihren Kunden…

Wir wollen ein transparentes Bild davon bekommen, ob wir die Bedürfnisse unserer Kunden erfüllen oder nicht.

Und das können wir erforschen:

Aktuelle Verfügbarkeit – Wie viel Bestand haben wir derzeit? Und wo in der Kette wird dieser Bestand gehalten?

Berechnete Service Levels – Wie viel von der erwarteten Nachfrage werden wir verpassen, wenn uns die Ware ausgeht? Wir können dies auch im Nachhinein überprüfen und die Auswirkungen früherer Ausfälle untersuchen.

Und wie sieht es mit der Überwachung der Leistung von Lieferanten aus?

Die Parameter der Lieferanten haben einen großen Einfluss darauf, wann wir bestellen und wie viel wir bestellen.

Die Frage, die wir hier beantworten wollen, lautet daher: Halten unsere Lieferanten, was sie versprochen haben?

Und dafür müssen wir Folgendes verstehen:

Abweichung der Lieferzeit – Inwieweit wich die “tatsächliche” Lieferzeit von der mit dem Lieferanten vereinbarten Lieferzeit ab?

 

Wie kann der OTIF verbessert werden?

Wie können Sie den OTIF nutzen, um die Verfügbarkeit zu verbessern? Wie kann der OTIF Ihnen helfen, die Herausforderungen bei Ihren Lieferanten zu meistern?

Wie bei allen Metriken macht es wenig Sinn, sie zu verfolgen, wenn Sie nicht danach handeln wollen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, sowohl die Verfügbarkeit für Ihre Kunden als auch den Service für Ihre Lieferanten zu verbessern.

Aber hier sind die 5 Schritte, auf die Sie sich konzentrieren sollten, um Ihre OTIF-Metriken zu verbessern:

1. Gewährleistung vollständiger Klarheit über alle KPIs
2. Daten konsequent sammeln
3. Realistische Ziele setzen
4. Probleme erkennen und frühzeitig Maßnahmen ergreifen
5. Vergleich und Gegenüberstellung mit anderen KPIs
6. Bleiben Sie neugierig

 

Gehen wir etwas tiefer auf jeden dieser Punkte ein…

Gewährleistung vollständiger Klarheit über alle KPIs

Der allererste Step muss die Vereinheitlichung der Messung sein. Es ist nur natürlich, dass die Mitarbeiter verschiedener Unternehmen unterschiedliche Analysemethoden haben. Es ist aber auch nicht ungewöhnlich, dass verschiedene Teams innerhalb desselben Unternehmens eine unterschiedliche Sichtweise darauf haben, was die Kennzahlen wirklich bedeuten.

Unabhängig davon, welche Variante von “On Time, In Full” (OTIF) Sie verwenden oder ob Sie eine ganz andere Messgröße verwenden, müssen alle Beteiligten verstehen und sich darauf einigen, wie die Messgröße berechnet wird.

 

Daten konsequent sammeln

Wenn Sie sich richtig aufstellen, werden Sie feststellen, dass die schrittweise Verbesserung viel leichter zu realisieren ist. Sie müssen einfach alle auf dieselbe Weise messen. Andernfalls könnten Sie genauso gut gar nicht erst damit anfangen.

Aber was meinen wir mit “Daten sammeln”? Wir meinen damit, dass Sie sicherstellen müssen, dass alle Ihre Stammdaten rund um Verkaufshistorie, Auftragsrückstände, Lieferantenlieferungen und Kundenbestellungen korrekt sind.

 

Setzen Sie realistische Ziele

Ihre Leistung wird sich wahrscheinlich nicht großartig ändern, wenn Sie weiterhin die gleichen Dinge tun, die Sie immer getan haben. Um voranzukommen und greifbare Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie neue Taktiken und Strategien anwenden.

Sicher, es gibt viele Lieferketten-KPIs , die Sie zur Leistungsverfolgung verwenden können.

OTIF, aktuelle Verfügbarkeit, berechnete Service-Levels und Lieferzeitabweichungen sind allesamt nützlich, um diesen Verbesserungspfad zu messen.

Allerdings müssen Sie sich zunächst darüber im Klaren sein, wo Sie hinwollen. Wenn Ihre Ambitionen zu hoch gesteckt sind oder nicht mit Ihren allgemeinen Unternehmenszielen übereinstimmen, könnten Sie auf der Strecke bleiben.

 

Top-Tipp: Wenn Sie mehr darüber lesen möchten, wie Sie effektive Ziele festlegen können, lesen Sie bitte unseren Leitfaden zu S&OP. In dieser Roadmap erfahren Sie, wie Sie Ihre Strategie in einen umsetzbaren taktischen Plan umsetzen können.

 

Probleme erkennen und frühzeitig Maßnahmen ergreifen

Sie haben die Daten, jeder versteht die Ziele und Sie haben einen Plan. Aber was nun?

Das Problem bei fast allen Verfügbarkeitsmetriken ist, dass es oft viel zu spät ist, wenn man ein Problem bemerkt. Daher müssen Sie proaktiv vorgehen, um potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie Ihr Unternehmen treffen.

Auf welche Probleme müssen Sie achten?

Wenn es darum geht, die Ziele der Kunden pünktlich und vollständig zu erreichen, gibt es nur eine Sache, um die wir uns Sorgen machen müssen:

Haben wir eine ausreichende Verfügbarkeit, um die erwartete Nachfrage zu decken, bis der Bestand wieder aufgefüllt werden kann?

Welche Maßnahmen wir ergreifen, hängt von der jeweiligen Situation ab.

Vielleicht könnten wir die nächste Nachschubbestellung des Lieferanten vorziehen. Wir könnten die Bestellung sogar beschleunigen und die zusätzlichen Kosten für die Luftfracht in Kauf nehmen.

In jedem Fall gilt: Je früher Sie ein Defizit erkennen, desto mehr Möglichkeiten haben Sie, das Problem zu beheben.

Aber was ist mit dem Lieferanten OTIF?

Dies ist ein wenig schwieriger. Denn woher wissen Sie, ob Ihre Lieferanten Sie im Stich lassen werden?

Wir könnten die Erfolgsbilanz des Lieferanten berücksichtigen.

Wenn sie immer wieder für verspätete oder unvollständige Bestellungen verantwortlich sind, könnten wir vielleicht einen gewissen Pufferbestand einbauen, um die Verfügbarkeit zu sichern. Aber warum sollten wir dann für die schlechte Leistung eines Lieferanten bezahlen?

Alternativ könnten wir auch versuchen, mit den Lieferanten zusammenzuarbeiten.

Allein durch diesen KPI sind wir besser in der Lage, Leistungsprobleme direkt anzugehen.

Durch die Weitergabe von Informationen über unseren künftigen Lagerbedarf kann der Lieferant besser in der Lage sein, die Bestellung zu erfüllen.

Wenn der Lieferant darüber hinaus Einblicke in seine Verfügbarkeit gewährt, kann dies dazu beitragen, dass wir Engpässe viel früher erkennen.

 

Vergleich und Gegenüberstellung mit anderen KPIs

Eine großartige OTIF-Leistung für sich allein zu feiern, ist Unsinn.

Sie müssen darüber nachdenken, wie die OTIF in Verbindung mit anderen Analysen funktioniert und wie wichtig diese für die Bewertung der Unternehmensleistung sind. Wenn Sie zum Beispiel feststellen, dass Sie eine OTIF-Leistung von 95 % erreichen, ist das großartig.

Aber nicht, wenn Sie zu viel Betriebskapital investiert haben oder ein hohes Risiko der Veralterung besteht, was dem langfristigen Geschäft massiv schaden könnte.

Ein weiterer Punkt, der hier zu erwähnen ist, ist die Frage, wie Ihre OTIF im Vergleich zwischen den verschiedenen Produktgruppen aussieht.

Wenn Sie eine nahezu perfekte Verfügbarkeit für Ihre C-Positionen haben, ist das großartig. Aber nicht, wenn Ihre A-Positionen dafür schlecht funktionieren.

 

Bleiben Sie neugierig

Wenn Ihre OTIF-Liefer- oder Verfügbarkeitsleistung zu wünschen übrig lässt, müssen Sie sich die Frage stellen: WARUM?

Liegt es daran, dass Ihre Taktik falsch ist? Wirken sich andere Faktoren auf Ihre Ergebnisse aus, die Sie nicht berücksichtigt haben? Oder sind Ihre ursprünglichen Ziele nicht mehr relevant?

Dabei geht es nicht nur darum, Bereiche mit unzureichender Leistung zu ermitteln. Wir wollen auch herausfinden, wo wir die Ziele der OTIF weit übertroffen haben. Vielleicht können wir diese Taktik auch auf andere Bereiche der Operation anwenden.

Schließlich geht es beim Setzen von Zielen darum, den Status quo in Frage zu stellen! Und der OTIF ist da keine Ausnahme.

 

Einige abschließende Gedanken zum OTIF…

In diesem Artikel haben wir uns mit den Ursprüngen des OTIF, seinen Vorteilen und Grenzen befasst und erläutert, wie Sie diese Metrik nutzen können, um Ihr Unternehmen positiv zu beeinflussen. Ebenfalls erörtert haben wir, wie wir den OTIF hier bei Slimstock nutzen können.