Sam Phipps
Per rispondere efficacemente a questa domanda rivediamo le origini dell’OTIF (o “On Time, In Full“) e come ha contribuito a migliorare una delle più grandi aziende del mondo.
Walmart, un’azienda di riferimento in ambito di gestione della supply chain, decise di migliorare i relativi processi gestionali. L’intento era quello di monitorare le prestazioni dei fornitori e creare miglioramenti all’interno dei punti vendita ma soprattutto il retailer si sforzava di aumentare la soddisfazione dei clienti.
Nella sua accezione più semplicistica, l’On Time in Full (OTIF) è una metrica della supply chain, il cui unico scopo è quello di misurare la capacità di un’azienda di soddisfare gli ordini dei clienti.
È perfetto come eredità di Sam Walton, fondatore di Walmart, che si dice abbia affermato “C’è un solo capo, il cliente. E può licenziare tutti i dipendenti dell’azienda, dal presidente in giù, semplicemente portando i suoi affari altrove”.
Creare un sistema di analisi basato sulla capacità delle aziende di fare proprio questo sembra una mossa assolutamente sensata.
Se l’eccellenza della supply chain è all’ordine del giorno, l’On Time in Full (OTIF) può rivelare molti dettagli sulle prestazioni della supply chain che altrimenti sfuggirebbero.
Può rivelarti quanto stai soddisfacendo i tuoi clienti, se i tuoi fornitori stanno mantenendo le promesse e persino se stai gestendo bene la tua supply chain interna.
Eppure c’è un numero enorme di aziende che non ha mai pensato di misurare l’OTIF nella supply chain.
Ogni azienda al mondo vuole il giusto livello di disponibilità.
Come vedremo in questo articolo, c’è un punto di equilibrio. Non si vuole mai avere troppo, per non avere preoccupazioni di eccesso di scorte e obsolescenza.
Ma non bisogna nemmeno farsi trovare a corto di scorte, per non perdere opportunità di vendita e scontentare i clienti.
Ma la misurazione della disponibilità è una attività difficile da eseguire.
In primo luogo, OTIF e disponibilità di magazzino sono correlati ma non sono la stessa cosa.
Certo, alti livelli di disponibilità probabilmente ti aiuteranno a raggiungere un buon OTIF ma non se un numero esiguo di problemi di disponibilità si ripercuote sulle linee di prodotto più importanti!
La sfida successiva è che disponibilità significa cose diverse per persone diverse.
Monitori l’OTIF? Le percentuali di evasione sono un buon parametro di riferimento? Qual è il modo migliore per misurare la disponibilità? E perché c’è tanta confusione su una domanda relativamente semplice?
La risposta non è così semplice. Soprattutto per la mancanza di un significato standard di OTIF.
Così, ogni volta che si parla della disponibilità di un prodotto, tutti parlano in lingue diverse.
Pensa alla tua attività.
Cosa significa “on time” per il tuo fornitore di logistica? Cosa significa per il tuo dipartimento finanziario o per la tua supply chain?
E quanto sono disallineate queste due date?
E per quanto riguarda la parte “In Full“? Siete allineati su cosa classificare come ordini “completati”?
Questo prima di passare alle differenze tra fornitori e produttori specifici e a chi dobbiamo chiedere conto quando la parte “On Time” si discosta da quanto concordato.
La maggior parte delle persone concorda sul fatto che una consegna incompleta è un problema. Ma che dire di una consegna eccessiva?
Ricevere più scorte di quelle concordate è chiaramente un fallimento del processo. Ma come si può spiegare questo fatto?
Sulla carta, la formula dell’OTIF è piuttosto semplice.
Prendiamo il numero totale di ordini effettuati in tempo e completi, e lo dividiamo per il numero totale di ordini.
Nella sua forma più semplicistica, l’On-time (OT) valuta se gli ordini in uscita sono arrivati in tempo.
La parte In Full (IF) esamina se è stato ricevuto il volume corretto.
Misurando entrambi i componenti nel loro insieme, si analizza la soddisfazione dei clienti, supponendo che gli ordini siano in buone condizioni una volta arrivati a destinazione.
In questo articolo parleremo dell’OTIF da due punti di vista:
Inbound OTIF (o in entrata) – Qui si tiene traccia dell’OTIF del fornitore rispetto agli ordini di acquisto.
Outbound OTIF (o in uscita): misura l’OTIF dei tuoi ordini in uscita verso i clienti finali.
Dopo tutto, possiamo usare On Time, In Full (OTIF) per esplorare alcune questioni importanti:
Non per lanciare troppi acronimi, ma gli OTIF KPIs sono strumenti fantastici per prendere la teoria e metterla in relazione con la vita reale. Consentono di osservare i fatti concreti e di migliorare le prestazioni aziendali quasi istantaneamente.
Come per molte altre cose, si potrebbe pensare che il 100% sia il numero a cui puntare quando si fissa l’obiettivo On Time, In Full. Tuttavia, nella pratica, è quasi impossibile ottenere il 100%. (O meglio, sarebbe molto costoso provarci).
Soprattutto se si pensa alle tante influenze esterne sulla supply chain.
Questo è più evidente con eventi come il COVID o la Brexit.
Ma è qualcosa da considerare anche in una situazione ambientale normale.
A titolo esemplificativo, il calcolo iniziale dell’Outbound OTIF di Walmart era del 75% ma la metrica chiave che hanno considerato è stata quella del miglioramento.
Ci sono molti scenari in cui la misurazione dell’OTIF può aiutare la tua azienda. Ecco alcuni esempi:
Cosa succede se metà del tuo ordine va perso? E se ti arriva il doppio del volume concordato?
E se la spedizione arriva 2 settimane prima del previsto? Certo, a volte è una buona notizia a meno che, naturalmente, non abbiamo lo spazio di magazzino necessario per accogliere un aumento immediato delle scorte.
E se la consegna è in ritardo? Per quanto tempo puoi gestire le aspettative dei tuoi clienti prima che acquistino altrove? Non molto, direi.
È qui che entra in gioco la formula On Time, In Full (OTIF).
Spesso siamo in grado di individuare immediatamente il problema degli ordini in ritardo o mancati.
Sebbene si possa sentire il team operativo brontolare per il fatto di dover trovare spazio in magazzino per un ordine inaspettato, questo viene rapidamente dimenticato.
Il team di vendita potrebbe essere un po’ meno indulgente in caso di stockout causato dal mancato ordine di un fornitore.
Anche in questo caso, però, è necessario disporre di strumenti per capire se si tratta di un errore sporadico o se il colpevole è un trasgressore seriale.
Si potrebbe pensare che l’OTIF sia esattamente quello che è descritto nella sua definizione.
E, in una certa misura, si avrebbe ragione.
Tuttavia, dobbiamo considerare la nostra sfida iniziale.
Disponibilità, ordini completati… Questi semplici concetti hanno significati diversi per persone diverse.
L’altra sfida consiste nel cogliere le sfumature e le complessità della tua attività.
Ad esempio, come si calcola la metrica ‘On Time’ per un articolo che è già in arretrato? Dopo tutto, gli ordini arretrati non possono mai essere puntuali.
Altrimenti sarebbero già stati consegnati!
E se gli ordini dei fornitori sono distribuiti su più settimane o mesi? Devi considerare ogni consegna singolarmente o solo quando arriva il carico finale?
Di conseguenza, monitorare efficacemente questa metrica è spesso più facile a dirsi che a farsi!
Per avere una buona impressione delle prestazioni dei tuoi fornitori e del tuo servizio ai clienti, hai bisogno di dati affidabili.
Cominciamo con i tuoi clienti…
Vogliamo ottenere un quadro trasparente per capire se stiamo soddisfacendo o no le esigenze dei nostri clienti.
E per questo possiamo esplorare:
Disponibilità attuale – Quante scorte abbiamo attualmente a disposizione? E in quale punto della supply chain si trova questo stock?
Calcolo dei livelli di servizio – Se andiamo fuori scorta, quanto mancherà della domanda prevista? Possiamo anche rivedere questo dato retrospettivamente ed esplorare l’impatto dei precedenti esaurimenti di scorte.
E cosa dire del monitoraggio delle prestazioni dei fornitori…
I parametri dei fornitori hanno un impatto enorme su quando e quanto ordiniamo.
Pertanto, la domanda a cui vogliamo rispondere qui è: I nostri fornitori stanno facendo ciò che hanno promesso?
A tal fine, è necessario comprendere quanto segue:
Variazione del lead-time – In che misura il lead-time “reale” si è discostato dal lead-time concordato con il fornitore?
Come per tutte le metriche, non ha molto senso monitorarle se non si ha intenzione di agire.
Ci sono diversi modi per migliorare sia la disponibilità che offri ai tuoi clienti sia il servizio che ricevi dai fornitori.
Ma ecco le 5 fasi su cui concentrarsi per migliorare le metriche OTIF:
Garantire la massima chiarezza su tutti i KPI
Il primo punto di partenza deve essere la convalida delle misurazioni. È naturale che le aziende abbiano metodi di analisi diversi.
Tuttavia, è anche abbastanza comune che diversi team all’interno della stessa azienda abbiano una prospettiva diversa sul reale significato delle metriche.
Indipendentemente dalla variante di On Time In Full (OTIF) utilizzata, o se si utilizza una metrica completamente diversa, tutti devono capire e concordare su come viene calcolata la metrica.
Raccogliere i dati in modo coerente
Impostando il tutto in modo corretto, sarà molto più facile realizzare i miglioramenti incrementali. Semplicemente, devi misurarli tutti allo stesso modo altrimenti tanto vale non iniziare.
Ma cosa intendiamo con “raccogliere dati”? Intendiamo che dobbiamo assicurarci che tutti i dati anagrafici relativi allo storico delle vendite, agli ordini arretrati, alle consegne dei fornitori e agli ordini dei clienti siano accurati.
Stabilire obiettivi realistici
Le tue prestazioni probabilmente non cambieranno molto se continui a fare le stesse cose di sempre. Per progredire e ottenere risultati tangibili è necessario introdurre nuove tattiche e strategie.
Certo, ci sono molti KPI della supply chain che si possono usare per monitorare le prestazioni.
OTIF, disponibilità attuale, livelli di servizio calcolati e variazione del lead-time sono tutti elementi utili per misurare questa traiettoria di miglioramento.
Tuttavia, prima di tutto è necessario avere una chiara comprensione della direzione che si sta prendendo. Se le tue ambizioni sono troppo alte, o non sono allineate con gli obiettivi aziendali generali, potresti rimanere a mani vuote.
Top tip: per una guida all’implementazione dei processi S&OP e IBP, scaricate questa Mappa panoramica dei processi aziendali integrati.
Individuare i problemi e intervenire tempestivamente
Hai i dati, tutti capiscono gli obiettivi e hai un piano pronto. Ma ora che si fa?
Il problema di quasi tutte le metriche di disponibilità è che quando ci si accorge di un problema, spesso è troppo tardi. Pertanto, è necessario essere proattivi nel rilevare i potenziali problemi prima che colpiscano l’azienda.
A quali problemi devi prestare attenzione?
Quando si tratta di centrare gli obiettivi di On Time In Full, c’è solo una cosa di cui dobbiamo preoccuparci:
Abbiamo una disponibilità sufficiente a coprire la domanda prevista fino a quando il magazzino potrà essere rifornito?
L’azione che scegliamo di intraprendere dipende dalla situazione.
Forse potremmo anticipare il prossimo ordine di rifornimento dal fornitore.
Potremmo anche accelerare l’ordine e sostenere il costo aggiuntivo del trasporto aereo.
In ogni caso, prima si riesce a individuare un rischio di esaurimento scorta, più opzioni si hanno per rimediare al problema.
Ma che dire dell’OTIF del fornitore?
Questo è un po’ più complicato. Dopo tutto, come fai a sapere se i tuoi fornitori ti deluderanno?
Potremmo considerare il curriculum del fornitore.
Se si tratta di un fornitore sempre responsabile di ordini in ritardo o incompleti, forse potremmo creare delle scorte di riserva per proteggere la disponibilità ma d’altra parte perché dovremmo pagare per le scarse prestazioni di un fornitore?
In alternativa potremmo cercare di collaborare con i fornitori.
Solo grazie alla solidità di questo KPI, siamo in grado di affrontare meglio i problemi di performance.
E condividendo informazioni sulle nostre future esigenze di inventario, il fornitore potrebbe essere in grado di soddisfare meglio gli ordinativi.
Inoltre, se il fornitore è in grado di fornire informazioni sulla sua disponibilità, può aiutarci a individuare le carenze molto prima.
Confronto e contrasto con gli altri KPI
Celebrare un caso isolato do ottima performance dell’OTIF non ha senso.
È necessario pensare a come l’OTIF funziona insieme ad altre analisi e a quanto siano cruciali per valutare le prestazioni aziendali. Ad esempio, rendersi conto che si sta raggiungendo una performance OTIF del 95% è molto positivo.
E se poi hai investito eccessivamente in capitale circolante o se hai un enorme rischio di obsolescenza, questo potrebbe danneggiare in modo massiccio l’attività a lungo termine.
Un’altra cosa da menzionare è: come si confronta il tuo OTIF tra i diversi gruppi di prodotti?
Se hai una disponibilità quasi perfetta per le tue referenze di classe è fantastico.
Ma non se i tuoi articoli di classe A hanno prestazioni scarse.
Rimanere curiosi
Quando le prestazioni di consegna o di disponibilità dell’OTIF sono insufficienti, è necessario porsi la domanda: PERCHÉ?
È perché le tue tattiche sono sbagliate? I risultati sono influenzati da altri fattori che non avevi considerato? Oppure i tuoi obiettivi originari non sono più rilevanti?
E non si tratta solo di individuare le aree con prestazioni insufficienti. Vogliamo anche cercare i casi in cui abbiamo superato di gran lunga gli obiettivi dell’OTIF cosi da poter applicare queste stesse tattiche ad altre aree dell’operazione.
Dopotutto, lo scopo della definizione degli obiettivi è quello di sfidare lo status quo! E l’OTIF non fa eccezione.
Alcune considerazioni finali sull’OTIF…
In questo articolo abbiamo esplorato le origini dell’OTIF, i suoi vantaggi, i suoi limiti e il modo in cui puoi utilizzare questa metrica per avere un impatto positivo sulla tua azienda.
E abbiamo anche discusso il nostro approccio all’OTIF qui in Slimstock.
L’OTIF è una metrica intelligente per la supply chain che misura la percentuale di ordini consegnati in tempo e nella quantità corretta. OTIF sta per On Time In Full.
L’OTIF è una metrica preziosa per aiutarti a migliorare la soddisfazione dei clienti, a identificare i potenziali risparmi sui costi, a creare efficienze operative e a potenziare il tuo vantaggio competitivo.
L’OTIF (On Time In Full) misura la percentuale di ordini dei clienti che vengono consegnati in tempo e nella quantità prevista. Esistono diverse varianti della formula. Tuttavia, la formula più comune per calcolare l’OTIF è la seguente:
OTIF = (Numero di ordini clienti consegnati puntualmente e integralmente / Numero totale di ordini clienti) x 100
Un OTIF “buono” varia in modo significativo da azienda ad azienda. In alcune aziende, un obiettivo di OTIF del 95% è considerato buono, tuttavia l’obiettivo ideale di OTIF dipende da vari fattori, tra cui la tipologia dell’azienda, le aspettative dei clienti e, naturalmente, il livello di volatilità.
L’OTIF è una metrica efficace in quanto si concentra su due aspetti chiave delle prestazioni della supply chain: l’accuratezza e la tempestività delle consegne. Misurando questa metrica, si possono ottenere interessanti informazioni sulle prestazioni della supply chain, ma soprattutto è possibile utilizzare queste informazioni per individuare i punti di criticità all’interno della tua attività.
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