Tedarikçilerinizin şirketinizin üzerinde çok büyük etkileri vardır. Onları yakından takip edebilmelisiniz.
Güven ve saygı karşılıklıdır. Müşterilerinizin güvenini ve saygısını kazanmanızda onlara verdiğiniz sözleri yerine getirmenizin etkisi büyüktür.
Müşterilerinize verdiğiniz sözleri yerine getirme becerinizi ise, tedarikçilerinizin size verdiği sözleri yerine getirme performansları belirlemektedir. Sonuçta yerine getirilmeyen sözler, müşteri kayıplarına sebep olacaktır.
Talebinizi karşılayabilecek tedarikçilere sahip olmanız önemli bir şeydir. Ancak asıl ihtiyacınız olan, büyüme, sürdürülebilirlik ve inovasyon hedeflerinizi destekleyen, uzun yıllar birlikte çalışacağınız tedarikçilere sahip olabilmenizdir.
Peki bir tedarikçinin bu kriterlere sahip olup olmadığını nasıl değerlendirebilirsiniz?
Bazen, teslimatta yaşanan bir sorunun neyden kaynaklandığını kolaylıkla bilebilirsiniz ama çoğunlukla tedarikçi problemlerini öngörebilmek ve problemlerin neyden kaynaklandığını tespit etmek zor bir iştir. Ve yaşadığınız sorunlara bağlı olarak, tedarikçiniz hakkında genel bir kanıya varmanız çok daha zor olabilir.
KPI’lara Olan İhtiyaç
KPI yani Anahtar Performans Göstergeleri (Key Performance Indicator), belirlediğiniz performans hedeflerinizi başarma yüzdenizi ölçmenize ve takip edebilmenize yarar.
Bu göstergeleri, şirketiniz için çok önemli olan tedarikçi ilişkilerinizin kalitesi hakkında ölçümlemeler yapma da kullanmalısınız. Özellikle potansiyel sorunları ortaya çıkmadan önce tespit etmenize yardımcı olacak KPI’lar çok yararlı olacaktır.
KPI’larınız hazır olduktan sonra etkili işbirlikleri yapmanız çok daha kolay hale gelir. Ve stratejik karar alma süreçleriniz çok daha verimli olacaktır.
Ama hangi KPI’ları ölçmelisiniz?
Tedarikçilerinizi değerlendirmede kullanabileceğiniz çok çeşitli verilere sahipsiniz. Ama tabi ki, bunlardan bazıları diğerlerinden daha önemlidir. Tedarikçi performansının görünümünde kullanacağınız metriklerde sizin için önemli olan bu verilere öncelik vermelisiniz.
Kullanılan metrikler veri odaklıdır ve kolayca görselleştirilebilir ve bilinçli kararlar vermenizi kolaylaştırır.
Ancak her ölçümde bu tür verilerin avantajına sahip değilsiniz. Tedarikçilerinizle olan ilişkilerinizi sadece basit çizelgelerle ifade edilemeyecek kadar griftir.
Tedarikçi performansınız hakkında yüksek görünürlüğe sahip olmanız için, rasyonel verilerin anlatamayacağı performans göstergelerine de ışık tutmanız gerekir. Yani daha soyut performans göstergelerini de takip etmeyi unutmayın.
Sonuç olarak işinizin, Tedarik Zinciri performansınızla birlikte büyüyeceğini ve güçleneceğini göreceksiniz.
Bugünden itibaren kullanabileceğiniz 10 tedarikçi performans KPI’ı
İlk olarak, daha yaygın olarak kullanılan metrik ölçümlerle başlayalım
1.OTIF
OTIF tedarikçinizin teslimat kabiliyetini dikkate alır. Tedarikçiniz teslimatları zamanında, tam bir şekilde(anlaştığınız gibi) yapma yüzdesini ölçer.
OTIF tedarikçinizin performansı için ölçülmesi gereken önemli bir KPI olmakla beraber, yaşanması olası aksaklıkları önceden bildirme konusunda yetersiz kalacaktır.
2. Teslim Süresi Sapması
Teslim süresi, envanter hesaplamalarınız için kritik bir faktördür.
Tedarikçiniz siparişin 12 hafta içinde elinizde olacağına söz verip, teslimatı neredeyse iki katı sürede yaparsa bu, işletmenizin tamamı için büyük bir problem yaratacaktır.
Benzer şekilde, siparişiniz olması gerekenden çok daha erken gelirse, bu ekstra depolama alanına ihtiyaç duymanıza ve dolayısıyla şirketiniz için ekstra bir maliyete sebep olur.
Teslim süresi, sipariş zamanını, güvenlik stoğu gereksinimini ve sipariş sıklığını belirlemede kullanılır.
Ve teslim sürelerinin vaat edilenden daha kısa veya daha uzun olmasının pek çok nedeni vardır. Ve bu her zaman tedarikçinin hatası olmamaktadır.
Ancak er ya da geç, yanlış teslim süreleri sorgulanmalıdır.
3. Hata Oranları
OTIF ve teslim süresi sapmaları performansı belirleyen en temel anahtarlardır. Diğer yandan bir şirket iyi bir OTIF derecesine sahip olabilir ve dolayısıyla teslim süresi sapması değeri de otomatik olarak düşük olacaktır. Ama gelen ürünler istediğiniz standartlara uygun değilse, siparişinizin zamanında gelmesi ne işe yarar ki?
Müşterileriniz ve tabi sizin için, kalitesiz ürünler kabul edilemez bir durumdur. Ve siparişteki bu sorunun nedeni tam olarak araştırılmalıdır. Örneğin nakliye sırasında mı hasar gördüğü yoksa gönderilen ürünün kendisinde mi bir kalite sorunu olduğu tespit edilmelidir.
4. Gönderi Adedindeki Sapma
Teslim süresinin gecikmesi gerçekten büyük bir problemdir. Ancak olması gerekenden daha az veya daha fazla ürün almak da aynı derecede tehlikeli olabilir. Özellikle gıda, ilaç gibi raf ömrü kısa olan ürünler için veya mevsimsellik söz konusu olan sektörler için bu kritik bir konu olmaktadır.
Az adette teslimat satışlarınızı etkilerken fazlası da deponuzda zincirleme sorunlara neden olabilecektir.
5. Tedarikçi ROI
Mevcut tedarikçiniz size ne kadar değer sağlıyor? Alternatif tedarikçilerle kıyasladığınızda mevcut tedarikçiniz size nasıl bir maliyet farkına sebep oluyor? Ürün çeşitliliğinizdeki her bir ürün için, paranızın karşılığını ne oranda alabiliyorsunuz ya da alabiliyor musunuz bunu somut ölçütlerle takip etmelisiniz. Örneğin enflasyonist bir ortamda bu çok daha önemli bir performans parametresi olacaktır.
Ve şimdi, biraz daha az somut ölçütlere bakalım..
Yukarıda da belirttiğimiz gibi, sadece somut ve rasyonel olan şeylere odaklanmak iyi bir analiz taktiği değildir.
Şimdi KPI’ları tanımlayabileceğiniz daha zor tedarikçi performans faktörlerinden bazılarına bakalım.
6. Sürdürülebilirlik
Sürdürülebilirlik, pazarlama departmanın ve çeşitli otoritelerin kampanyalarındaki bir slogandan çok daha fazlası olmalı.
Ve işinizde bunun olduğundan emin olmak için söylenecek çok şey var. Volkswagen’in 800.000 aracı geri çağırmadan önce yapmış olmayı dilediği bir şey olacak.
Günümüzde tüketiciler sürdürülebilirliğe önem veriyor ve destekliyorlar.
Tedarik zinciri ortaklarınız çevreye saygı göstermiyorsa, kendinize sürdürülebilir bir şirket diyebilir misiniz?
Gıda ve Kağıt gibi bariz sürdürülebilirlik ölçütlerine sahip bazı endüstriler var. Bunlardan ilham almak iyi bir başlangıç olabilir, ancak tedarikçinizin sürdürülebilirliği üzerinde tam kontrole sahip olmak için her biri için farklı KPI’ları uyarlamanız gerekebilir.
7. İnovasyon
Sunduğunuz ürünlerde en iyisi olmak için çok para harcadığınızı ve çok fazla araştırma yaptığınızı tahmin edebiliyoruz. Ve muhtemelen orada kalmak için daha fazla fazlasını harcıyorsunuz.
Dolayısıyla tedarikçinizin de bu amaçlı çalışması gerekir. İnanmanızı istedikleri kadar yenilikçi olduklarından emin olmak istiyorsanız, sorulacak sorular;
Ar-Ge’ye nasıl yatırım yapıyorlar?
Ürün tekliflerini geliştiriyorlar mı?
Bulunduğunuz pazarın yeni taleplerine cevap verebiliyorlar mı?
Yeni lokasyonlara hangi hızda hizmet verebiliyorlar?
8. Esneklik ve Çeviklik
Tedarikçiniz sizin için esnek bir yol arkadaşı mı? Yoksa değişikliklere ayak uydurma konusunda zorlanıyor mu?
Özellikle son dönemde sık sık beklenmedik şeyler yaşıyoruz. Ve size yardım edecek esnek bir arkadaşı sizi bir adım ileriye taşır.
İyi bir tedarikçi sizin için iyi bir arkadaş olurken, kötü tedarikçileriniz beraber vakit geçirmesi keyifli olmayan bir arkadaşınız gibi olacaktır.
9. Riski Azaltma
Tedbir tedaviden daha iyidir.
Yukarıda belirtildiği gibi, çeviklik bir tedarikçide olması gereken harika bir özelliktir. Ancak operasyonlarında proaktif olarak riski azaltabilme her zaman önceliklidir.
Covid veya son yıllarda yaşananlar bize öğrettiği en önemli şey, beklenmeyeni beklemek oldu.
Öyleyse tedarikçilerinizin olası koşullarda siparişlerinizi yerine getirmelerini sağlamak için ne tarz önlemler aldıklarını sorun. Çünkü bazıları farklı senaryolar için çözümler bulurken diğerleri çevikliklerine güvenecekler.
10. İşbirliği Yapma Yeteneği
Karşılaştırma için genellikle gözden kaçan bir KPI, ancak genellikle en önemlilerinden biridir.
Elbette, zamanında teslimat yapan tedarikçiler istiyorsunuz. Ve tabi tam ve anlaştığınız gibi olmalı. Ancak aynı zamanda sorunsuz bir şekilde çalışabileceğiniz tedarikçiler de istiyorsunuz.
İşbirliğine en az sizin kadar değer veren, işini hafife almayan şirketinizdeki süreçleri düzeltmenizi sağlayan bir tedarikçi..
Bazı tedarikçiler, uçtan uca işbirliğini desteklemek için daha hazırlıklıdır. Ve bazıları sadece siparişinizi alır ve bir sorununuz olursa sizi bir bilinmezin ortasında bırakır.
Tabii ki, bu KPI “ölçmesi zor” sütununa uyuyor. Ama iş hayatındaki en önemli unsurlardan biri tabi ki İşbirliği ve uyum…
Sonuçta, işbirliğiniz ne kadar yakınsa, yukarıdaki noktaları iyileştirme olasılığınız o kadar artar ve tedarik zinciriniz o kadar iyi olur.
