Supply Chain Management: Hur bygger man en mer motståndskraftig verksamhet?

Om du har varit med i det här spelet ett tag så vet du med dig att det är när allt går bra som oron infinner sig.
Historien upprepar sig.

Och precis som regeringar stiger och faller, så gör även din försörjningskedjas framgång.

Tidigare har du kanske använt några enkla taktiker för att minska marknadens volatilitet, vilket förmodligen har fungerat, till viss del.

Kanske har du helt enkelt beställt mer lager, eller beställt lager tidigare än någonsin för att undvika besvikelser?

Ju mer robust ditt tänkande är, desto bättre är din strategi för försörjningskedjan. Och ju bättre strategi du har innan störningarna kommer, desto bättre förberedd är du när det oundvikliga sker.

Försörjningskedjans motståndskraft är det som är viktigt. Och de som klarar av det på ett bra sätt är vanligtvis vinnare i slutändan. Men detta är ett maraton, inte en sprint. Så vilka åtgärder kan du vidta för att skapa en ljusare framtid för ditt företag?

Let’s start with Supply Chain basics

Innan vi dyker in i frågan om att bygga mer motståndskraftiga försörjningskedjor så börjar vi med grunderna.

I det första avsnittet av vår guide om försörjningskedjan kommer vi att utforska:

• En definition av försörjningskedjan som alla kan enas om
• Vikten av en “bra” Supply Chain Management
• Fallgroparna med “dålig” Supply Chain Management
• Vem ska vara involverad i beslutsprocessen för din försörjningskedja
• Vilka processer i försörjningskedjan ligger till grund för din verksamhet
• Hur kan tekniken stödja din långsiktiga framgång i försörjningskedjan?

Vad är Supply Chain Management?

Supply Chain management är ett mycket brett ämne. Oavsett om du bestämmer vilken leverantör du ska beställa från eller var du ska fördela lagret, så har de dagliga besluten om försörjningskedjan du fattar en stor inverkan på stora delar av din verksamhet.

I huvudsak handlar supply chain management om att hantera flödet av varor i hela verksamheten. Ett harmoniskt lagerflöde är naturligtvis beroende av en stadig ström av tillförlitliga data och en god förståelse för de ekonomiska konsekvenserna av dina åtgärder i försörjningskedjan.

Från inköp av råmaterial till leverans av produkten till slutdestinationen är supply chain management i slutändan den mervärdesprocess som gör det möjligt för ditt företag att uppfylla kundernas krav.

Varför är det viktigt att hantera Supply Chain?

Dina kunder mäter dig utifrån hur effektiv din Supply Chain är. Så enkelt är det.

Om en beställning levereras för sent, anländer trasig eller inte fanns i lager från början, är detta röda flaggor som dina kunder letar efter. Den typ av röda flaggor som kan leda dem till dina konkurrenter!

Om dina processer i försörjningskedjan däremot är i topp kan du vara säker på att dina produkter levereras snabbt och effektivt med minimala störningar.

Dessutom kommer du att vara bättre förberedd på att arbeta flexibelt vid oväntade volatiliteter för att överträffa kundernas förväntningar till en optimerad kostnad.

Låt oss ta reda på några av fördelarna med en “bra” hantering av försörjningskedjan:

• Minimerar risken för planeringsfel.
• Får bättre kontroll över kostnaderna för Supply Chain.
• Förbättrar servicen genom en högre tillgänglighet.
• Ökar lageromsättningen för att säkerställa en effektiv användning av rörelsekapitalet.
• Minskar lagernivåerna och minskar avfallet.
• Ökar reaktionsförmågan på kund- och marknadsförändringar.
• Uppnår bättre vinstmarginaler.
• Optimerar användningen av lagerutrymme, resurser och arbetskraft, vilket leder till en mer hållbar verksamhet.

Vilka är fallgroparna för “dålig” förvaltning av supply chain?

• Ökade undvikbara kostnader.
• Dålig effektivitet.
• Stora överskottslager.
• Ökning av antalet out-of-stocks som hade kunnat undvikas.
• Dålig kundtillfredsställelse som leder till förlorade kunder.
• Bristande synlighet och flexibilitet för att reagera på volatilitet.
• Dålig kommunikation som leder till splittrat beslutsfattande.

Vilka är byggstenarna i en effektiv försörjningskedja?

Din försörjningskedja kan inte hantera sig själv. Det borde vara uppenbart.

För att din försörjningskedja ska fungera så smidigt som möjligt behöver du några viktiga ingredienser:

1. Engagerade människor
2. Effektiva processer
3. Flexibla system

Låt oss undersöka den kritiska roll som varje element spelar mer i detalj.

1) Människor: Vem är involverad i din Supply Chain?

Din försörjningskedja kan inte existera i ett vakuum. Det finns många intressenter med olika grad av intresse och inflytande. Från kunderna du betjänar, till teamet som lägger beställningen och leverantörerna som tillverkar dina produkter, alla spelar en viktig roll för att utforma din försörjningskedja.

Dina kunder

Huvudsyftet med din försörjningskedja är att uppfylla kundernas behov. Därför är det förmodligen logiskt att de ses som en viktig intressent i din beslutsprocess.

Kundernas förväntningar bör styra bredden och djupet på ditt sortiment samt den minimala servicenivån som du måste upprätthålla. Eftersom det är kunden som står för efterfrågan (och därmed är den viktigaste intäktskällan), är detta en intressent som du inte har råd att förbise!

Dina leverantörer och logistikpartners

“Du är endast lika stark som den svagaste länken i din kedja.” Det är allas favoritklyscha för försörjningskedjan. Och det med goda skäl!

Dina leverantörer är de aktörer som du räknar med för att upprätthålla en pålitlig leverans av material, komponenter och färdiga varor som du behöver för att uppfylla kundernas krav i tid.

Men vi får inte glömma bort de pålitliga partners i Supply Chain som hjälper dig att få ditt lager från punkt A till punkt B. Vi talar om dina logistikleverantörer, dina förpackningsleverantörer och alla andra som är involverade i distributionen av produkter i hela din verksamhet.

Starka relationer med dina leverantörer och logistikpartners kan vara avgörande för ditt företag. Så glöm dem på egen risk.

Ledningen

Vi har täckt in de externa intressenterna, men vem är den som leder arbetet internt? Ledningsgruppen är en självklar utgångspunkt.

Eftersom ledningen är den grupp som i slutändan är ansvarig för att utforma hela verksamhetens inriktning har ledningens beslut en direkt inverkan på alla beslut som rör försörjningskedjan.

Från att rekrytera ett team för att hantera Supply Chain till att fastställa den önskade servicenivån är det VD:n och styrelsen som ansvarar för att fastställa visionen och strategin för organisationen. Men ännu viktigare är att de också sätter tonen för hur denna vision ska uppnås.

Planeringsteamet

Visst, ledningsgruppen beskriver företagets ambitioner, men planeringsgruppen finns där för att se till att dessa drömmar och önskemål blir verklighet.

I slutändan är det planeringsteamet som ansvarar för att förutse framtida efterfrågan och anpassa den sömlöst till utbudet. Genom att samarbeta med andra interna team, leverantörer och till och med slutkunden direkt gör planeringsteamet allt för att se till att rätt lager finns på rätt plats.

Inget företag är undantaget från volatilitet. Därför är det också upp till planeringsgruppen att förutse störningar vid horisonten och vidta proaktiva åtgärder för att minska riskerna innan de drabbar kunden. Vi kommer att utforska ämnet störningar i försörjningskedjan mer i detalj senare.

Försäljningsteamet

Ditt säljteam är kundens röst. Hela deras värld är inriktad på att hantera kunder. Det innebär att de har en intim och personlig förståelse för kundens mål, förväntningar och problem.

Å ena sidan spelar säljteamet en viktig roll för att skapa efterfrågan. Men som huvudkontaktpunkt har säljteamet också ovärderliga marknadsinsikter som kan användas för att förbättra den statistiska analys som planeringsteamet vanligtvis förlitar sig på.

Finansteamet

Det är lätt att låta sig ryckas med. Visst kan du fylla ditt lager till sista våningen med allt lager du någonsin skulle kunna behöva för att tillgodose kundernas efterfrågan. Detta tillvägagångssätt kommer dock inte att göra något för ditt banksaldo.

Tack och lov är det här som finansteamet kommer in i bilden!

De som arbetar med siffror inom finans finns där för att se till att de ekonomiska resurserna fördelas effektivt och ändamålsenligt. Detta involverar att övervaka de finansiella uppgifterna och analysera riskerna i samband med investeringar, budgetering och prognoser.

Med tanke på att lagret sannolikt är en av de största siffrorna i din balansräkning är effektiviteten i dina beslut om försörjningskedjan därför av största vikt. Som väktare av företagets finansiella resurser kommer detta team ofta att arbeta med team i hela företaget för att förbättra effektiviteten i försörjningskedjan.

IT

Ditt IT-team är de dolda hjältarna i hela verksamheten.

För att kunna fatta bra beslut om Supply Chain behöver alla ovanstående personer robust data. Ännu viktigare är att de behöver data på ett sätt som de kan använda den på.

IT-teamet är där för att hålla systemen som ligger till grund för din försörjningskedja igång. Men när du tänker på hur mycket data som flyger runt i ditt företag i kombination med alla de uppgifter som krävs från kunder och leverantörer är detta ingen lätt uppgift!

2) Vilka processer ligger till grund för dina beslut om Supply Chain?

Försörjningskedjan är en maskin med många rörliga delar. Därför finns det många processer och arbetsflöden som krävs för att din verksamhet ska fungera smidigt.

 

Här är några av de viktigaste processerna som ligger till grund för din verksamhet:

Planering av sortiment

Sortimentsplanering är processen att bestämma vilka produkter som ska erbjudas kunderna och i vilka mängder. För att uppnå rätt balans mellan utbud, variation och kvalitet måste vi ta hänsyn till kundernas behov, konkurrenternas produktportföljer och våra egna begränsningar.

Planering av efterfrågan

För att balansera utbud och efterfrågan måste man först ha en uppfattning om hur stor efterfrågan man kan förvänta sig. Planering av försörjningskedjans efterfrågan handlar om att förutse framtida efterfrågan utifrån historiska försäljningsdata, produktlivscykel, aktuella marknadsförhållanden och kundtrender.

Om dina planer för efterfrågan är välgjorda kommer de att hjälpa dig att fatta beslut om leveranskedjan med självförtroende. Men se upp, dåliga prognoser leder till undvikbara planeringsfel.

Planering av försörjningen

Att fastställa den framtida efterfrågan är en sak, men hur man ska uppfylla den är en annan. För att uppnå dina mål för Supply Chain måste du samarbeta med dina partners i uppströmsledet.

Detta innebär att optimera beställningar och leveransplaner för att se till att det lager du behöver kommer till ditt lager när du behöver det.

Att investera i lager och sedan distribuera dem runt om i världen är inte billigt. Därför bör de beslut du fattar om inköp och beställningsvolymer också överensstämma med finansgruppens behov.

Optimering av lagret

Det finns många åtgärder du kan vidta för att se till att din försörjningskedja är så effektiv som möjligt. En av de viktigaste är de lagernivåer som du har.

Lagerhantering är en känslig balansakt mellan hög tillgänglighet, minimerad kostnad och optimerad användning av rörelsekapital. Om du överinvesterar i lager kommer du att låsa rörelsekapital och sätta press på ditt kassaflöde. Om du investerar för lite riskerar du att inte uppfylla kundernas förväntningar.

S&OP

Samarbete är en av de viktigaste delarna i försörjningskedjans pussel. Sales & Operations Planning är den process som binder samman alla människor och andra processer för att maximera vinsten och möta kundernas efterfrågan med kraft.

3) Teknik i din försörjningskedja

Dagarna då du använde kristallkulor för att hantera din verksamhet är för länge sedan förbi. För att klara av komplexiteten i moderna försörjningskedjor behöver företag avancerad teknik som kan mobilisera de inblandade människorna och processerna.

För många företag är kalkylblad det vanligaste vapnet. Och visst är komplicerade och klumpiga formler bättre än ingenting.

Men effektiv teknik för försörjningskedjan bör vara en förutsättning för att din försörjningskedja ska bli framgångsrik. Den ska hjälpa dina medarbetare att fatta bättre beslut. Den ska hjälpa dina processer att fungera med precision och snabbhet.

 

Hur ska du hantera din Supply Chain i verkligheten?

Hittills har vi talat om supply chain management ur ett teoretiskt perspektiv.

På pappret låter förmodligen formeln för framgångsrik försörjningskedja enkel. Involvera rätt personer, inrätta några smarta processer och stöd dem med robust teknik, så är du redo!

Om det bara vore så enkelt!

Visst, om världen var trevlig och stabil skulle detta förmodligen vara fallet. Men vi är aldrig mer än bara några hjärtslag från nästa stora störning i försörjningskedjan.

Under de senaste åren har vi haft vad de flesta skulle anse vara en monumental nivå av störningar i näringslivet.

Det har förekommit globala recessioner, pandemier, naturkatastrofer, internationella konflikter och människor med kärnvapenkoder som du inte skulle lita på när det gäller din telefonladdare.

I nästa avsnitt av denna guide till Supply Chain kommer vi därför att undersöka hur du kan bygga upp en störningssäker försörjningskedja.
Du lär dig hur du bygger upp motståndskraft i alla dina processer i försörjningskedjan.

Du kommer att förstå vilka taktiker för Supply Chain du kan använda för att bekämpa volatiliteten.

Du kommer att upptäcka hur du kan undersöka kostnaderna och hur du kan anpassa din försörjningskedja för att klara av vad världen än kastar på dig.

Men viktigast av allt är att du får veta hur du kan se till att din försörjningskedja är förberedd för att klara av dagens utmaningar och för att ta itu med de hinder som du kan stöta på i framtiden!

Strategier för försörjningskedjan för att motverka störningar: Absorbera eller reagera?

Flygbolagens personal har en av världens bästa krisutbildningar. Deras respons på “värsta tänkbara scenarier” måste vara helt felfri.

De är föreberedda på vad som kan hända i alla tänkbara situationer före start. De kan protokollen utan och innan, vet vem som fattar besluten och hur de ska kommunicera dem för att kunna reagera på rekordtid.

När du utformar din försörjningskedja kan du komma långt med samma tankesätt.

Fokusera på att förbereda alla inblandade med den erfarenhet och kunskap som krävs för att leda er igenom.

Hur hänger detta samman med din försörjningskedjas motståndskraft?
Michelman & Sheffi (1983) beskriver två metoder för att uppnå en motståndskraftig försörjningskedja.

I huvudsak kan du antingen absorbera risken eller reagera på den.
En absorptionsstrategi är inriktad på att bygga upp en skyddande buffert i försörjningskedjan. Tänk på detta som försörjningskedjans motsvarighet till skrynkelzonerna på dina bilar.

All den extra metallen och den strukturella integriteten kan kännas överflödig. Men om en oväntad olycka skulle inträffa kan denna extra åtgärd mycket väl rädda ditt liv.

En strategi för att svara fokuserar på förmågan att vara flexibel.
Om vi fortsätter med exemplet från bilindustrin är detta lite som bilens antiblockeringssystem. Genom att ständigt anpassa sig till ändrade förhållanden hjälper detta tillvägagångssätt dig att bromsa eller gasa i precis rätt ögonblick.

Låt oss undersöka var och en av dessa strategier för försörjningskedjan mer ingående.

Absorberings-strategin

Att uppnå motståndskraft i Supply Chain genom en absorberingsstrategi är ett vanligt och enkelt sätt att hantera störningar.

Att absorbera en chock är en kärnkompetens för försörjningskedjor, men det har en kostnad.

Att lägga till lager eller infrastruktur kan naturligtvis ge dig en buffert mot chocker i fråga om efterfrågan eller utbud och skapa en fördel gentemot konkurrenterna.

Du kan också skapa en långsiktig fördel med en absorptionsstrategi genom att skydda marknader eller kunder, utnyttja expansionsmöjligheter och utnyttja konkurrenssituationer.