Conoce tus costes de inventario reales

¿Qué son los costes fijos de inventario?

Los costos fijos de inventario, como su propio nombre indica, no cambian a medida que fluctúan los niveles de inventario. Los ejemplos de costos fijos de inventario incluyen las obligaciones contractuales para los pagos de arrendamiento del espacio del almacén o los salarios del personal del almacén. Por ejemplo, si una empresa tiene un contrato de arrendamiento de 5 años en un centro de distribución, la empresa continuará pagando las tarifas mensuales de arrendamiento independientemente de si el almacén está vacío o lleno hasta los topes.

Las empresas que basan sus operaciones de almacenamiento en sus propias instalaciones tienden a considerar el cesto total del espacio. El motivo de esto es que el almacén y el personal ya están establecidos y que, independientemente de que haya más o menos existencias, esto tendrá poco o ningún efecto sobre los costes generales.

Este enfoque, sin embargo, puede dar como resultado una imagen distorsionada que, a su vez, puede dar lugar a malas decisiones de almacenamiento. Después de todo, los costos de inventarios no solo son importantes para el resultado de la empresa, sino que también son un parámetro importante a la hora de calcular los volúmenes de pedidos.

La fórmula de Camp calcula el tamaño óptimo del pedido en función de la demanda promedio, el costo de compra, el precio de venta y los costos de inventario. En consecuencia, si solo pretendes que los costos de espacio sean nulos, el tamaño de los pedidos pronto aumentará y, por lo tanto, el inventario y la inversión de capital correspondiente también.

3. Costos de riesgo de inventario

El tercer componente es el costo del inventario que está asociado con el riesgo. La mayor parte de esto es una consecuencia de la obsolescencia de los productos. Sin embargo, este costo también incluye gastos como costos de seguros que protegen el negocio en caso de incendio o robo, por ejemplo.

En principio, estos costos son fáciles de determinar. En muchos negocios, el CFO determinará las llamadas “provisiones para inventarios obsoletos” cada año. En última instancia, estas provisiones sirven para cubrir el mínimo riesgo.

Supón que el stock está valorado en 1 millón de euros y el CFO reserva 50,000€ por año para la depreciación del inventario. Entonces los costos asociados al riesgo ascenderán a, por lo menos, el 5%. Además de esto, se deben pagar las pólizas de seguro y se debe tener en cuenta que siempre hay costos asociados con daños, deterioro y robo.

¿Cómo calcular el costo de inventario? Ejemplo

Los costos totales anuales de inventario generalmente se expresan como un porcentaje del valor del inventario. Entonces, supongamos que el valor de nuestro inventario es de 5 millones de euros. En este ejemplo, el costo de capital es del 8 %, los costos de manejo y mantenimiento son del 10 % y los costos de riesgo equivalen al 5 %.

¡De repente, el costo total del inventario llega a una cantidad aterradora!

Valor total del inventario: 5 millones de €.	Coste en % del valor total de inventario	Coste Actual
Coste del capital	8%	400,000€
Costes de riesgo ( obsolecencia, depreciación, seguros)	7%	350,000€
Costes totales	25%	1,250,000€

 

Con un valor de inventario de 5 millones de euros, el costo monetario real de nuestro inventario es de 1.250.000 de euros. Para poner las cosas en perspectiva, ¡esto es más de 3500 euros por día!

Por supuesto, el porcentaje de cada uno de los costes puede diferir según el negocio. Sin embargo, si realizas el ejercicio de calcularlo, puede que te sorprenda cuánto cuesta realmente su inventario.

Consejo Top: el capital circulante es uno de los activos más valiosos de un negocio. Por lo tanto, es vital que lo inviertas sabiamente. Descubre cómo de bien estás administrando este valioso recurso en tu negocio con nuestra lista de verificación de 10 pasos para la administración del capital de trabajo.

Cómo calcular los costos totales de inventario

Saber calcular los costos totales de inventario es necesario para calcular el lote económico de compra (EOQ); Cuanto y cuando comprar. Para calcular los costos totales de inventario, analizaremos 3 áreas importantes a definir: los costos de hacer un pedido, los costos de ajustes y los costos de mantener el inventario.

Costos de Pedidos

Éstos se refieren a todos los costos involucrados en los pedidos. Sean fijos o variables, desde los costos de transporte hasta costos administrativos de ingreso al almacén. Poder definir todos estos costos involucrados no es una tarea difícil. Sin embargo, ponerle un valor efectivo a cada uno de ellos puede ser una tarea titánica. De una manera simple, podríamos asumir que el costo de hacer un pedido es igual al costo total del departamento de compras, dividido por la cantidad total de pedidos. Con ésta información podremos calcular un valor aproximado para los tamaños de lotes. Esto no quiere decir que no podamos incorporar nuevas variables de costos más adelante para enriquecer el cálculo .

Costos de Ajustes

Cuando la empresa que estamos analizando tiene un ambiente de producción, hay que añadir los eventuales costos de ajuste. Dicho en otras palabras, los costos de poner a producir un nuevo lote o producto en una máquina. Éste puede incluir costos administrativos, aunque por lo general se refiere al costo de que la máquina no esté produciendo. También incluye las horas de trabajo de los operadores que necesita la maquinaria para producir un producto diferente. Incluso incluye el costo de “calentamiento” de la línea productiva. Esto último se refiere al tiempo que demora la máquina en producir productos con la calidad deseada.

Costos de Inventario

Cuando hablamos de los costos de inventario, tenemos que referirnos a sus tres componentes conocidos como la regla RER: renta, espacio y riesgo.

¿Qué ROI potencial puedes esperar al reducir el inventario?

A través de una gestión de inventario eficaz, las empresas pueden reducir significativamente los costos de inventarios mientras mejoran el servicio a los clientes.

A través de la anticipación de la demanda con mayor precisión, haciendo pedidos más inteligentes, mejorando la confiabilidad de la cadena de suministro, utilizando clasificaciones ABC y teniendo un mayor control sobre la gestión del ciclo de vida del producto, ¡Las empresas pueden lograr una reducción de inventario de hasta un 30%!

Imagínate si pudieras reducir esos 5 millones de euros de inventario en un 30%. En lugar de tener 5 millones de inventario, ahora solo tienes 3,5 millones de euros. En este caso, el ahorro de costes será de 875.000 euros (nuevo valor de inventario de 3,5 millones de euros multiplicado por los costes totales de inventario del 25%). Además, se habrán liberado 1,5 millones de euros adicionales de capital circulante para la empresa.

Los beneficios no terminan ahí. Con solo reducir los costos y mantener el mismo nivel de ventas, los márgenes de beneficio inevitablemente mejorarán. Esto será un fuerte indicador de la salud y el valor de un negocio, ¡Y será música para los oídos de los accionistas!

Consejo Top: Para reducir los costos de inventario, es posible que debas realizar algunas inversiones estratégicas, tal vez implementar una solución de inventario más avanzada o incluso hacer crecer al equipo de planificación. Para evaluar si estas inversiones son interesantes para su negocio puedes leer nuestra guía de análisis de ROI en inglés.

¿Qué obstáculos necesitas superar para reducir los costes de inventario?

La mejora en el flujo de caja y las ganancias del margen de beneficio son seductores. Sin embargo, estos resultados no están garantizados.

Si realmente podrás disfrutar de los ahorros en los costes de inventario y los beneficios en el flujo de caja que suponen dependerá de cuánto excedente de inventario se haya acumulado. ¡También depende de si los artículos en cuestión son de ‘fast movers’ (artículos de alta demanda) , “slow movers” (baja demanda) o “no movers” (sin demanda).

En esta sección exploraremos por qué estos factores pueden impedir o limitar tu capacidad para reducir los niveles de inventario.

 

 

Reducir el inventario de artículos de alta demanda

Supón que obtienes una reducción de existencias de 1,25 millones de euros al reducir el inventario de artículos de alta demanda. ¿Cómo beneficiaría esto a tu negocio?

Para explicarlo de forma sencilla, tomemos SKU 1234 como un ejemplo imaginario:

La demanda promedio de este artículo es de 1000 unidades por semana con un precio de compra por unidad de 100€. En la actualidad, hay un promedio de 6.000 piezas de SKU 1234 en stock. Por lo tanto, el valor del inventario es de 600.000 euros.

Por lo tanto, con costes de inventario equivalentes al 25%, el costo de inventario anual para mantener el SKU 1234 es de 150.000 euros. Ahora imagine que puedes reducir este stock en 300.000 euros, reduciendo el promedio de unidades disponibles de 6.000 a 3.000 unidades. Y mejor aún, logras esto mientras mantienes un servicio excepcional para el cliente.

Si los costes de inventario fueran completamente variables, la acción anterior le ahorraría 75.000 euros al año (300.000€ x 25 %). Ojalá fuera tan fácil reducir así los costes de inventario…

 

 

Desafortunadamente, nunca te darás cuenta de esto en la práctica. En el caso de artículos de alta demanda, no es correcto calcular el costo de la obsolescencia. Esto se debe a que es casi seguro que estos productos se venderán. Además, los costos fijos no se reducirán inmediatamente.

Después de todo, es poco probable que las ubicaciones de palets liberadas se reutilicen de inmediato y el impacto en el personal también será relativamente bajo. En resumen, no podemos contar con el 25% total de reducción del costo de inventario, sino solo con el 8% del costo de capital. Pero incluso en este caso los ahorros anuales son significativos, concretamente 24,000€ (300.000 euros x 8%).

¡Pero hay un beneficio más importante y ese es el efecto en su flujo de caja! Si puede reducir su inventario disponible de 6000 a 3000 unidades, necesita comprar 3000 unidades menos. ¡Y eso genera inmediatamente 300.000 euros de capital circulante liberado (3000 unidades x 100 euros de precio de compra)!

Este dinero puede, por lo tanto, invertirse directamente en nuevos equipos, otras máquinas u otras compras útiles. Esto tiene un efecto muy positivo en el flujo de caja y hace que el proyecto de reducción de inventario sea aún más atractivo.

Reducir el inventario para los artículos de baja demanda y sin demanda

Para los artículos de baja demanda, de los cuales solo hacemos algunas ventas de vez en cuando, podría pasar mucho tiempo antes de que podamos comenzar a cosechar las recompensas de reducir el inventario.

Sin embargo, si la reducción de inventario de 300.000 euros se logra únicamente a través de artículos sin demanda, el resultado será muy diferente. La demanda de estos artículos es nula, pero aún quedan 3.000 unidades en stock.

Si declaramos este stock como obsoleto y lo tiramos, económicamente no pasa nada. Después de todo, los productos no valen nada. Además, en términos de flujo de caja, tampoco pasaría nada. No obstante, en algunos casos, deshacerte de ciertos artículos puede tener un costo. Por ejemplo, si se deshace de líquidos químicos, habrá que afrontar unos gastos de eliminación.

Sin embargo, es vital limpiar este stock obsoleto. De lo contrario, seguiremos incurriendo en costos de inventario para siempre de unos artículos que no se pueden vender.

 

 

Consejo Top: Separar los productos de baja demanda y los que no tienen demanda de los artículos con mucha demanda requiere de un análisis sólido y una previsión eficaz puede aportar transparencia al proceso de toma de decisiones. Puedes consultar nuestra guía completa de demand planning.

¿Qué pasos prácticos puedes tomar ahora para reducir tus costes de inventario?

Reducir los niveles de inventario es más fácil de decir que de hacer. Hay muchos factores que afectan a la medida en que puedes reducir tu inventario. Sin embargo, si puedes reducir con éxito los niveles de inventario, el ahorro potencial es enorme. Y si puede lograr esto mientras mantiene o incluso mejoras el servicio a los clientes, esto supondrá un impulso para tu flujo de caja y para la fidelización de tus clientes…

Empieza ya a optimizar tus costes de inventario. Consulta nuestro post sobre optimización de inventarios para tener una visión completa sobre cómo gestionar tu inventario.