Los costes de inventario te sorprenderán

El inventario es un mal necesario. Después de todo, para mantener contentos a los clientes necesitas el stock adecuado en el momento adecuado. Pero, ¿Cuánto inventario necesitas? Y, lo que es más importante, ¿Cuál es el costo de tu inventario en términos reales?

Desde el gasto de comprar el inventario, hasta almacenarlo y transportarlo, los costes de inventario empiezan a acumularse desde el momento en que se realiza el pedido. ¡El problema es que la mayoría de las empresas no tienen idea de cuánto les cuesta diariamente su inventario!

Pero, ¿Y si pudieras cambiar esto? ¿Qué pasaría si redujeras tu inventario en un 10, 20 o incluso un 30%?

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​​Los distintos costes de inventarios por tener un stock excesivo

Tener demasiado stock tiene algunas consecuencias financieras potencialmente desastrosas. Después de todo, el dinero inmovilizado en el inventario no se puede utilizar en ningún otro lugar.

Además, el capital inmovilizado en artículos que ya no se pueden vender (por ejemplo, un stock que ha quedado obsoleto) puede perderse para siempre.

Sin embargo, el capital circulante mal invertido puede no ser la única preocupación para tu empresa. Hay un amplio abanico de costos adicionales asociados al mantenimiento del inventario que deben tenerse en cuenta.

Por ejemplo, es posible que tu compañía tenga que pagar intereses si pidió dinero prestado para comprar el stock. Además, habrá que pagar por el espacio del almacén e invertir en herramientas y equipos para que todo funcione sin problemas, además de pagar los sueldos de las personas que gestionen físicamente el stock.

Todas estas cosas combinadas suponen un gran costo para el negocio. ¿Pero cuánto exactamente?

¿Qué conseguiremos llevando a cabo políticas de optimización de inventario?

Al adoptar prácticas de inventario más efectivas, las empresas pueden lograr ventajas significativas. Por ejemplo, muchos de nuestros clientes logran reducciones de inventario de hasta un 30 % en tan solo 12 meses desde el lanzamiento de su proyecto de optimización, y muchos incluso consiguen reducciones de inventario constantes año tras año mucho después de que se complete el proyecto inicial.

Algunos de los beneficios de un inventario más reducido son obvios: liberación de espacio en el almacén, reducción de desperdicios, mejora en el flujo de caja… Pero más allá de estas ventajas obvias, puede que la dimensión de la recompensa que supone reducir el inventario te sorprenda.

En este documento técnico exploraremos cómo calcular el costo real de tu inventario, así como su impacto en su flujo de caja.

En última instancia también veremos:

  • ¿Cómo calcular los costos de mantenimiento de inventario?
  • ¿Qué ROI (retorno de la inversión) potencial se puede esperar al reducir el inventario?
  • ¿Qué obstáculos necesitas superar para reducir los costos de inventarios?

 

Winning Cartoon With Trophy Inventory

 

¿Cómo se calcula el coste de inventario?

Si eres mayorista, minorista o cualquier tipo de empresa que tenga inventario, muchos de los costos en los que incurre se relacionarán de alguna manera con los artículos que tienes en tu almacén. En este artículo, no obstante, nos limitaremos a analizar los tres elementos que conforman el costo del inventario:

  • El costo de capital
  • El coste total de gestión de inventarios
  • El coste del riesgo de inventario

1. El costo del capital

¿Qué es el coste del capital en el contexto del costo de inventario? Pues son aquellos gastos que enfrenta una empresa al pedir dinero prestado. En muchas compañías, el inventario se financia por muchos y distintos medios, incluidos el capital social y los préstamos bancarios, además de otras fuentes. Y no hace falta ni decir que este dinero nunca es gratis.

Sin embargo, el precio del capital puede diferir enormemente según su procedencia. Por ejemplo, si un director o accionista mayoritario fuera a invertir dinero en el negocio, puede aceptar un retorno del 5% sobre su inversión. Una empresa de inversión, por otro lado, puede esperar un rendimiento que incluso supere el 25%.

Si el dinero utilizado para financiar la inversión en adquirir el stock se toma prestado de un banco, el costo del capital dependerá de la tasa de interés negociada con la entidad financiera. Una forma objetiva de medir a qué precio se financia una empresa es el llamado Costo Promedio Ponderado de Capital (WACC por sus siglas en inglés). Según un informe de 2021 de KPMG, el WACC para las empresas europeas suele oscilar entre el 7 y el 9 % (después de impuestos).

En términos simples, el costo de capital para mantener el inventario es un gasto, como mínimo, significativo.

 

Cartoon Doing Inventory Needing Help

 

2. ¿Qué es el coste total de gestión de inventarios y el coste de mantenimiento de stock?

El siguiente conjunto de costes que desgranaremos son los llamados costos de gestión y mantenimiento. Estos son los gastos en los que se incurre desde el momento en que los bienes son adquiridos y gestionados por la empresa hasta el momento en que se venden. Puedes calcular estos costos de dos maneras dependiendo de si los componentes del costo son fijos o variables.

¿Qué son los costes variables?

Estos son los costos directos asociados con el inventario. Por lo general, estos incluyen los costes de recoger, empacar y transportar el inventario, entre otros. Los costes variables aumentan en relación directa con el nivel de inventario del que se dispone. Por ejemplo, si una empresa aumenta sus niveles de inventario, los costos variables de gestión también aumentarán.

Si has subcontratado las actividades de tu almacén, los costes variables de inventario son fáciles de determinar. Estos costos generalmente se refieren al coste por palé que cobra el proveedor del servicio. No obstante, estos costes cambiarán según el proveedor. Hay que tener en cuenta que habrá que pagar una tasa por palé semanal. También habrá costes asociados a la administración de la entrada y salida de mercancías, pero no los tendremos en cuenta aquí.

No son infrecuentes unos costes totales de 170-225 euros por palé, pero estas cifras deberán verificarse en función de las circunstancias específicas. Es habitual calcular los costes externalizados como un porcentaje del valor del inventario. Por ejemplo, si tu inventario tiene un valor de compra de 1.000.000€ es posible que el proveedor de servicios pueda cobrar un 10%. Por tanto, el coste total de gestión de inventarios sería de 100.000 euros.

También puedes calcular tú mismo los costes variables de manipulación. Sin embargo, debes tener en cuenta todos los costes pertinentes: alquiler de las instalaciones, depreciación de equipos como estanterías y sistemas de almacenamiento, costes de energía, costes de personal, etc. A continuación, deberías idear una fórmula que te permita asignar estos costes a tu inventario. Existen varias técnicas de economía de empresa que pueden servirte.

Si realizas todas las operaciones de almacén internamente y no subcontratas, es aconsejable que calcules tú mismo los costes de manipulación. Sin embargo, si no puedes hacerlo, una solución práctica es realizar una estimación en función de los costes que cobraría por ello un proveedor de servicios logísticos. Con unas pocas llamadas, podrás hacerte una idea de los costes.

¿Qué son los costes fijos de inventario?

Los costos fijos de inventario, como su propio nombre indica, no cambian a medida que fluctúan los niveles de inventario. Los ejemplos de costos fijos de inventario incluyen las obligaciones contractuales para los pagos de arrendamiento del espacio del almacén o los salarios del personal del almacén. Por ejemplo, si una empresa tiene un contrato de arrendamiento de 5 años en un centro de distribución, la empresa continuará pagando las tarifas mensuales de arrendamiento independientemente de si el almacén está vacío o lleno hasta los topes.

Las empresas que basan sus operaciones de almacenamiento en sus propias instalaciones tienden a considerar el cesto total del espacio. El motivo de esto es que el almacén y el personal ya están establecidos y que, independientemente de que haya más o menos existencias, esto tendrá poco o ningún efecto sobre los costes generales.

Este enfoque, sin embargo, puede dar como resultado una imagen distorsionada que, a su vez, puede dar lugar a malas decisiones de almacenamiento. Después de todo, los costos de inventarios no solo son importantes para el resultado de la empresa, sino que también son un parámetro importante a la hora de calcular los volúmenes de pedidos.

La fórmula de Camp calcula el tamaño óptimo del pedido en función de la demanda promedio, el costo de compra, el precio de venta y los costos de inventario. En consecuencia, si solo pretendes que los costos de espacio sean nulos, el tamaño de los pedidos pronto aumentará y, por lo tanto, el inventario y la inversión de capital correspondiente también.

3. Costos de riesgo de inventario

El tercer componente es el costo del inventario que está asociado con el riesgo. La mayor parte de esto es una consecuencia de la obsolescencia de los productos. Sin embargo, este costo también incluye gastos como costos de seguros que protegen el negocio en caso de incendio o robo, por ejemplo.

En principio, estos costos son fáciles de determinar. En muchos negocios, el CFO determinará las llamadas “provisiones para inventarios obsoletos” cada año. En última instancia, estas provisiones sirven para cubrir el mínimo riesgo.

Supón que el stock está valorado en 1 millón de euros y el CFO reserva 50,000€ por año para la depreciación del inventario. Entonces los costos asociados al riesgo ascenderán a, por lo menos, el 5%. Además de esto, se deben pagar las pólizas de seguro y se debe tener en cuenta que siempre hay costos asociados con daños, deterioro y robo.

¿Cómo calcular el costo de inventario? Ejemplo

Los costos totales anuales de inventario generalmente se expresan como un porcentaje del valor del inventario. Entonces, supongamos que el valor de nuestro inventario es de 5 millones de euros. En este ejemplo, el costo de capital es del 8 %, los costos de manejo y mantenimiento son del 10 % y los costos de riesgo equivalen al 5 %.

¡De repente, el costo total del inventario llega a una cantidad aterradora!

Valor total del inventario: 5 millones de €. Coste en % del valor total de inventario Coste Actual
Coste del capital 8% 400,000€
Costes de riesgo ( obsolecencia, depreciación, seguros) 7% 350,000€
Costes totales 25% 1,250,000€

 

Con un valor de inventario de 5 millones de euros, el costo monetario real de nuestro inventario es de 1.250.000 de euros. Para poner las cosas en perspectiva, ¡esto es más de 3500 euros por día!

Por supuesto, el porcentaje de cada uno de los costes puede diferir según el negocio. Sin embargo, si realizas el ejercicio de calcularlo, puede que te sorprenda cuánto cuesta realmente su inventario.

Consejo Top: el capital circulante es uno de los activos más valiosos de un negocio. Por lo tanto, es vital que lo inviertas sabiamente. Descubre cómo de bien estás administrando este valioso recurso en tu negocio con nuestra lista de verificación de 10 pasos para la administración del capital de trabajo.

Cómo calcular los costos totales de inventario

Saber calcular los costos totales de inventario es necesario para calcular el lote económico de compra (EOQ); Cuanto y cuando comprar. Para calcular los costos totales de inventario, analizaremos 3 áreas importantes a definir: los costos de hacer un pedido, los costos de ajustes y los costos de mantener el inventario.

Costos de Pedidos

Éstos se refieren a todos los costos involucrados en los pedidos. Sean fijos o variables, desde los costos de transporte hasta costos administrativos de ingreso al almacén. Poder definir todos estos costos involucrados no es una tarea difícil. Sin embargo, ponerle un valor efectivo a cada uno de ellos puede ser una tarea titánica. De una manera simple, podríamos asumir que el costo de hacer un pedido es igual al costo total del departamento de compras, dividido por la cantidad total de pedidos. Con ésta información podremos calcular un valor aproximado para los tamaños de lotes. Esto no quiere decir que no podamos incorporar nuevas variables de costos más adelante para enriquecer el cálculo .

Costos de Ajustes

Cuando la empresa que estamos analizando tiene un ambiente de producción, hay que añadir los eventuales costos de ajuste. Dicho en otras palabras, los costos de poner a producir un nuevo lote o producto en una máquina. Éste puede incluir costos administrativos, aunque por lo general se refiere al costo de que la máquina no esté produciendo. También incluye las horas de trabajo de los operadores que necesita la maquinaria para producir un producto diferente. Incluso incluye el costo de “calentamiento” de la línea productiva. Esto último se refiere al tiempo que demora la máquina en producir productos con la calidad deseada.

Costos de Inventario

Cuando hablamos de los costos de inventario, tenemos que referirnos a sus tres componentes conocidos como la regla RER: renta, espacio y riesgo.

¿Qué ROI potencial puedes esperar al reducir el inventario?

A través de una gestión de inventario eficaz, las empresas pueden reducir significativamente los costos de inventarios mientras mejoran el servicio a los clientes.

A través de la anticipación de la demanda con mayor precisión, haciendo pedidos más inteligentes, mejorando la confiabilidad de la cadena de suministro, utilizando clasificaciones ABC y teniendo un mayor control sobre la gestión del ciclo de vida del producto, ¡Las empresas pueden lograr una reducción de inventario de hasta un 30%!

Imagínate si pudieras reducir esos 5 millones de euros de inventario en un 30%. En lugar de tener 5 millones de inventario, ahora solo tienes 3,5 millones de euros. En este caso, el ahorro de costes será de 875.000 euros (nuevo valor de inventario de 3,5 millones de euros multiplicado por los costes totales de inventario del 25%). Además, se habrán liberado 1,5 millones de euros adicionales de capital circulante para la empresa.

Los beneficios no terminan ahí. Con solo reducir los costos y mantener el mismo nivel de ventas, los márgenes de beneficio inevitablemente mejorarán. Esto será un fuerte indicador de la salud y el valor de un negocio, ¡Y será música para los oídos de los accionistas!

Consejo Top: Para reducir los costos de inventario, es posible que debas realizar algunas inversiones estratégicas, tal vez implementar una solución de inventario más avanzada o incluso hacer crecer al equipo de planificación. Para evaluar si estas inversiones son interesantes para su negocio puedes leer nuestra guía de análisis de ROI en inglés.

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¿Qué obstáculos necesitas superar para reducir los costes de inventario?

La mejora en el flujo de caja y las ganancias del margen de beneficio son seductores. Sin embargo, estos resultados no están garantizados.

Si realmente podrás disfrutar de los ahorros en los costes de inventario y los beneficios en el flujo de caja que suponen dependerá de cuánto excedente de inventario se haya acumulado. ¡También depende de si los artículos en cuestión son de ‘fast movers’ (artículos de alta demanda) , “slow movers” (baja demanda) o “no movers” (sin demanda).

En esta sección exploraremos por qué estos factores pueden impedir o limitar tu capacidad para reducir los niveles de inventario.

 

Cartoon Falling Because Of Inventory Costs

 

Reducir el inventario de artículos de alta demanda

Supón que obtienes una reducción de existencias de 1,25 millones de euros al reducir el inventario de artículos de alta demanda. ¿Cómo beneficiaría esto a tu negocio?

Para explicarlo de forma sencilla, tomemos SKU 1234 como un ejemplo imaginario:

La demanda promedio de este artículo es de 1000 unidades por semana con un precio de compra por unidad de 100€. En la actualidad, hay un promedio de 6.000 piezas de SKU 1234 en stock. Por lo tanto, el valor del inventario es de 600.000 euros.

Por lo tanto, con costes de inventario equivalentes al 25%, el costo de inventario anual para mantener el SKU 1234 es de 150.000 euros. Ahora imagine que puedes reducir este stock en 300.000 euros, reduciendo el promedio de unidades disponibles de 6.000 a 3.000 unidades. Y mejor aún, logras esto mientras mantienes un servicio excepcional para el cliente.

Si los costes de inventario fueran completamente variables, la acción anterior le ahorraría 75.000 euros al año (300.000€ x 25 %). Ojalá fuera tan fácil reducir así los costes de inventario…

 

Cartoon Chasing Money Inventory Costs

 

Desafortunadamente, nunca te darás cuenta de esto en la práctica. En el caso de artículos de alta demanda, no es correcto calcular el costo de la obsolescencia. Esto se debe a que es casi seguro que estos productos se venderán. Además, los costos fijos no se reducirán inmediatamente.

Después de todo, es poco probable que las ubicaciones de palets liberadas se reutilicen de inmediato y el impacto en el personal también será relativamente bajo. En resumen, no podemos contar con el 25% total de reducción del costo de inventario, sino solo con el 8% del costo de capital. Pero incluso en este caso los ahorros anuales son significativos, concretamente 24,000€ (300.000 euros x 8%).

¡Pero hay un beneficio más importante y ese es el efecto en su flujo de caja! Si puede reducir su inventario disponible de 6000 a 3000 unidades, necesita comprar 3000 unidades menos. ¡Y eso genera inmediatamente 300.000 euros de capital circulante liberado (3000 unidades x 100 euros de precio de compra)!

Este dinero puede, por lo tanto, invertirse directamente en nuevos equipos, otras máquinas u otras compras útiles. Esto tiene un efecto muy positivo en el flujo de caja y hace que el proyecto de reducción de inventario sea aún más atractivo.

Reducir el inventario para los artículos de baja demanda y sin demanda

Para los artículos de baja demanda, de los cuales solo hacemos algunas ventas de vez en cuando, podría pasar mucho tiempo antes de que podamos comenzar a cosechar las recompensas de reducir el inventario.

Sin embargo, si la reducción de inventario de 300.000 euros se logra únicamente a través de artículos sin demanda, el resultado será muy diferente. La demanda de estos artículos es nula, pero aún quedan 3.000 unidades en stock.

Si declaramos este stock como obsoleto y lo tiramos, económicamente no pasa nada. Después de todo, los productos no valen nada. Además, en términos de flujo de caja, tampoco pasaría nada. No obstante, en algunos casos, deshacerte de ciertos artículos puede tener un costo. Por ejemplo, si se deshace de líquidos químicos, habrá que afrontar unos gastos de eliminación.

Sin embargo, es vital limpiar este stock obsoleto. De lo contrario, seguiremos incurriendo en costos de inventario para siempre de unos artículos que no se pueden vender.

 

Cartoon Riding Snail Inventory Costs

 

Consejo Top: Separar los productos de baja demanda y los que no tienen demanda de los artículos con mucha demanda requiere de un análisis sólido y una previsión eficaz puede aportar transparencia al proceso de toma de decisiones. Puedes consultar nuestra guía completa de demand planning.

¿Qué pasos prácticos puedes tomar ahora para reducir tus costes de inventario?

Reducir los niveles de inventario es más fácil de decir que de hacer. Hay muchos factores que afectan a la medida en que puedes reducir tu inventario. Sin embargo, si puedes reducir con éxito los niveles de inventario, el ahorro potencial es enorme. Y si puede lograr esto mientras mantiene o incluso mejoras el servicio a los clientes, esto supondrá un impulso para tu flujo de caja y para la fidelización de tus clientes…

Empieza ya a optimizar tus costes de inventario. Consulta nuestro post sobre optimización de inventarios para tener una visión completa sobre cómo gestionar tu inventario.

 

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Preguntas frecuentes sobre los costes del inventario

¿Cuál es la definición de costes de inventario?

Los costes de inventario implican los gastos asociados a la compra, el almacenamiento y la gestión del inventario a lo largo de la cadena de suministro. El coste del inventario va más allá de la compra inicial e incluye los costes de almacenamiento, así como los costes de mantener los productos acabados no vendidos.

¿Por qué es importante el coste de inventario?

Evaluar los costes de inventario es esencial y tiene efectos sobre las finanzas de una empresa, así como sobre su gestión. Puede ayudar a las empresas a determinar cuánto beneficio puede obtenerse de las existencias, cómo pueden reducirse los costes, dónde pueden introducirse cambios, cómo pueden elegirse los proveedores o los artículos y cómo puede asignarse el capital.

¿Cómo se calcula el coste de inventario?

Coste de Inventario = (Inventario Inicial + Compras de Inventario) – Inventario Final.

¿Cuáles son los 4 tipos de inventario?

Los cuatro principales son materias primas y componentes, productos en curso, productos acabados y suministros de mantenimiento, reparación y explotación.