Análisis ABC en la gestión de inventario: la guía definitiva

En última instancia, es el equipo directivo quien debe determinar qué criterios son importantes, así como cuántos criterios deben utilizarse para completar el análisis.

Cómo hacer un análisis ABC

Ahora que has decidido si necesitas un análisis sencillo o uno algo más complejo, y que el equipo directivo ha esbozado los criterios principales, el siguiente paso es ponerte manos a la obra y realizar el análisis.

Existen distintos enfoques ligeramente diferentes entre ellos para llevar a cabo un análisis ABC. Sin embargo, todos ellos suelen tener en común 5 pasos principales. Para simplificar, utilizaremos el margen como criterio principal en nuestro análisis ABC.

1) Prepara tus datos

Antes de comenzar el análisis, necesitarás los datos adecuados. Para ello, extrae los datos sobre los criterios seleccionados sobre el intervalo de fechas deseado a nivel de artículo. En nuestro ejemplo, necesitamos extraer el margen de cada referencia.

2) Ordena los datos: análisis ABC ejemplo

Ahora, toma cada criterio ABC y ordena los productos de mayor a menor. En el siguiente ejemplo de análisis ABC, hemos organizado los datos en orden descendente en función del margen que ofrece cada artículo.

3) Calcula el porcentaje que ofrece cada producto

Calcula el margen que cada artículo aporta como un porcentaje del margen general para todo el surtido. Esto supone determinar el margen de beneficio de cada artículo individual. . Por ejemplo, si un artículo tiene un margen de beneficio de 10€ y el margen general de todos los productos es de 100€, entonces el porcentaje de contribución de ese artículo sería del 10%.

Después, comenzando con el producto de mayor margen, calcula el margen acumulado como un porcentaje. Esto significa que, una vez que hayas calculado el margen de beneficio de cada artículo individual, debes ordenarlos de mayor a menor según su margen. Comenzando con el artículo que tiene el margen más alto, calcula el margen acumulado como un porcentaje. Esto implica sumar los márgenes individuales a medida que avanzas en la lista ordenada y luego expresar esa suma acumulada como un porcentaje del margen general. Por ejemplo, si los márgenes individuales de los tres primeros productos son 10%, 20% y 15% respectivamente, entonces el margen acumulado después de los primeros tres productos sería del 45% (10% + 20% + 15%).

4) Categoriza tus artículos

Basándose en los porcentajes acumulados, clasifica tus productos en tus categorías ABC. Típicamente:

•  Artículos de categoría A = los artículos que representan el 80% del margen de tu surtido.
• Artículos de categoría B = los artículos que representan el 15% del margen siguiente de tu surtido.
• Artículos de la categoría C = los artículos restantes que constituyen el 5% final del margen de tu surtido.

En este ejemplo, la taladradora (90 euros que suponen un 39,6% de contribución al margen) y el banco de trabajo (72 euros y un 31,7% del margen) son los que más repercuten en el beneficio de la empresa. Por tanto, los clasificamos como artículos de categoría A. Para estos artículos es muy importante que te asegures de que dispones de existencias suficientes para satisfacer la demanda de los clientes.

5) Para una clasificación ABC-XYZ, repite el proceso

A diferencia del análisis ABC, el análisis multidimensional o ABC-XYZ te permite utilizar varios criterios para determinar la importancia de un artículo. Para completar el análisis ABC-XYZ, sigue los pasos anteriores con el segundo criterio.

Ejemplo de análisis ABC

Como hemos comentado, uno de los mecanismos más utilizados para hacer la clasificación de artículos, es la regla de Pareto. También conocida como ABC. La clasificación ABC se basa en que una cantidad mínima de artículos genera un porcentaje importante de contribución a la compañías. Por ejemplo, observemos el siguiente listado de artículos:

Si analizamos este listado de artículos, según su valor en inventario, veremos que los productos 0003 y 0008 son los más importantes. Estos podríamos señalarlos como artículos “A”. Mientras que los artículos 0006 y 0010 son los que tienen un menor capital de trabajo invertido. Estos podríamos decir que son artículos “C”. Sin embargo, al analizar el surtido en virtud de su precio, veremos que nuestros artículos “A” serán los 0001 y 0004. Mientras que los artículos 0006, 0009 y 0010 serían “C”.

De ésta manera, podemos tener diferentes clasificaciones ABC del mismo surtido. Esto dependerá de la dimensión que estamos evaluando. Con un surtido de 10 artículos es fácil identificar los artículos más importantes de los menos importantes. Sin embargo, cuando el surtido comprende 10 millones de sku, no será sencillo hacer los análisis. Por esta razón establecer los criterios de análisis adecuados será sumamente importante.

¿Será mejor hacer una clasificación ABC según la media de las unidades vendidas? ¿Según su valor facturado? ¿O quizá según el margen? ¿Por las líneas de movimiento?

Criterios de clasificación de artículos

La decisión de qué criterios considerar, dependerá en exclusiva de la compañía y de la finalidad de la clasificación ABC. Por ejemplo, si el objetivo es reordenar la posición que tiene cada artículo en el centro de distribución, será mejor utilizar una clasificación ABC según las líneas de movimiento. En este criterio los artículos de más rotación serán los artículos “A”, independiente de su valor. Ahora bien, si el objetivo es determinar cuáles artículos son los más importantes para lograr la meta de ventas, el criterio a considerar debería ser la venta valorizada.

Clasificación de artículos ABC/XYZ

No obstante lo anterior, también es posible combinar dos criterios de clasificación ABC. Esto en virtud de conseguir un resultado que sirva para analizar el surtido según diferentes perspectivas. El resultado de dicha combinación se conoce como Matriz ABC, o bien, Clasificación XYZ. Hacer una correcta clasificación de artículos ABC/XYZ del surtido, es clave a la hora de definir cómo controlaremos cada uno de ellos. Por ejemplo, una empresa de la industria química no controlará de la misma manera todos los artículos de inventario: Un líquido corrosivo de 100 ml, no se manejará igual que las tapas que utilizan sus botellas de almacenaje. Esto no significa que haya artículos más importantes que otros. Es sólo que las empresas querrán poner el foco en los artículos que son el “core” del negocio

Tal como se observa en el cuadro, la clasificación XYZ no es más que la combinación del resultado de dos clasificaciones ABC. Los artículos que en ambas clasificaciones ABC fueron catalogados como importantes, tendrán clasificación “X”, mientras que aquellos que fueron catalogados como poco importantes, serán “Z”.

Las diferentes dimensiones en las que una compañía podría aplicar una clasificación XYZ son diversas, y tan minuciosas como se quiera. Sin embargo, hay que recordar que la base para la clasificación de artículos es poder diferenciar el surtido de una manera sencilla y comprendida por todos, por lo que siempre se sugiere mantenerlo simple.

En los próximos artículos hablaremos de otras formas de clasificación de artículos y de como diferenciar los asuntos principales de los secundarios.

¿En tu empresa hay diferenciación de su surtido? ¿Existe una clasificación ABC transversal para la compañía, o cada departamento tiene su propia clasificación? ¿Habéis aplicado la matriz de clasificación XYZ?

Cómo interpretar los resultados de un análisis funcional ABC

Una vez completado el análisis ABC, cada producto debe clasificarse como artículo de categoría A, B o C. Para el análisis multidimensional, los resultados deberían ser algo parecido a esto:

En el ejemplo anterior, el análisis ABC-XYZ se basa en las líneas de margen y pedidos. Los artículos denominados “AX” son los más importantes para la empresa, mientras que los artículos CZ tienen poca importancia.

Basándose en la clasificación ABC-XYZ, las empresas pueden diferenciar los niveles de servicio por grupo de clasificación. El nivel de servicio de los productos AX será superior al de los productos CZ.

Otras consideraciones a tener en cuenta en tu análisis ABC

¿Cuántos artículos de categoría A debes tener en stock?

Una pregunta clave que siempre se plantea es: “¿Cuántos elementos de categoría A debe tener una empresa?”. Al fin y al cabo, estos son los artículos que deberían tener la máxima atención y la revisión más regular (aparte de los nuevos artículos). Y es lógico, ya que son los que generan más dinero.

Si hubiera dos planificadores, podrían optimizar los 500 artículos principales con mayor margen de forma efectiva.

• Estos 500 artículos pueden representar el 0,3% del total de artículos del surtido
• Sin embargo, representan el 25% del margen.

Este tipo de distribución no es inusual. No obstante, aunque los artículos de Categoría A son los prioritarios, tus planificadores también necesitan dedicar parte de su tiempo a los artículos de las Categorías B y C.

¿Cómo gestionar productos más complejos?

Crear la clasificación ABC en base a datos históricos significa que las ventas se han producido realmente y es probable que los datos sean fiables. Pero, ¿Y si tienes artículos de temporada?

Si ha habido un pico de demanda en los dos últimos meses debido a una ola de calor y clasificas tus productos en función de estos meses concretos, tus helados se clasificarán como muy importantes. Sin embargo, estos artículos no se venderán en estas cantidades tan elevadas durante el resto del año. Por tanto, es muy importante saber qué meses de datos se toman como referencia y cuándo realizar el análisis exactamente.

Además, hay que tener en cuenta los plazos de entrega de los proveedores. Si el plazo de entrega de una piscina hinchable es de 4 meses y se hace una clasificación ABC en temporada alta para los 2 meses siguientes, la piscina se clasificará, por supuesto, como muy importante, lo que dará lugar a un mayor nivel de servicio y, por tanto, a más stock. Pero con un plazo de entrega de 4 meses, las piscinas hinchables se entregarán en otoño.

Realizar una clasificación ABC dinámica basada en la previsión de la demanda, suele ser una excelente forma de asegurarte de que los productos estacionales o los productos que muestran una tendencia positiva o negativa reciben el nivel de servicio y el enfoque adecuados.

Los productos que están ganando popularidad pueden, en un momento determinado, seguir siendo un artículo BY. Pero basándote en la tendencia de las ventas, la previsión indica claramente que el producto se convertirá en un artículo de rápida rotación. Por lo tanto, el artículo debería tener un nivel de servicio más alto y recibir más atención para asegurarte de que se aumentan los niveles de inventario para dar respuesta a la demanda. Al recalcular dinámicamente la clasificación de los productos, las organizaciones pueden asegurarse de que los artículos reciben el nivel adecuado de atención y tienen el mejor nivel de servicio correspondiente en función de la demanda.

¿Quién debe encargarse de los datos?

Para hacer un buen análisis, se necesitan buenos datos. Pero, ¿Quién debe ser el propietario de estos datos? ¿Debe ser el equipo informático, el financiero, el de operaciones o incluso dirección?

Es una pregunta difícil, y muchas empresas no tienen una respuesta clara. Probablemente pienses que depende de la empresa en cuestión… y hasta cierto punto, estás en lo cierto.

Es muy posible que haya un proceso tecnológico que el equipo de IT deba implementar y mantener. Sin embargo, los datos maestros son un problema de todos. Desde el planificador de la demanda hasta el director general, todos tenemos el deber de mantenerlos limpios. Es la única manera de sacar el máximo partido de los datos.

Algunas reflexiones finales

En este artículo hemos explorado los pasos que hay que dar para completar un análisis ABC eficaz.

Esperamos que estos sencillos consejos te permitan tomar acciones que te permitan maximizar el valor de tu surtido e identificar oportunidades para reducir los niveles de stock.