Vijf essentiële stappen om meer strategische assortimentsbeslissingen te nemen

Het leven van iemand die in de supply chain werkt is nooit gemakkelijk. Daarom is het essentieel dat jij je op de juiste dingen concentreert. Maar wat zijn die ‘juiste dingen’? Aan welke producten moet je vooral aandacht besteden?

Voordat we ons verdiepen in het onderwerp ABC-analyse, moet je je voorstellen dat je een assortiment van 10.000 Stock Keeping Units (SKU’s), meer dan 1.000 klanten en honderden leveranciers hebt. Voor elk van deze SKU’s moet je een voorraadstrategie bepalen.

Om te beginnen moet je je afvragen:

  • Wanneer moet ik bestellen?
  • Hoeveel moet ik er bestellen?
  • Welk serviceniveau moet ik aan elk item toekennen?

Maar, zoals je zult zien, zijn er nog veel meer vragen…

25% van je items doen niets!

Volgens de klassieke Pareto analyse creëert 50% van jouw producten slechts 5% van jouw totale marge. Dit is natuurlijk nog steeds 5% en kan niet worden genegeerd. Maar moeten we deze artikelen dezelfde aandacht, investering en belangrijkheid geven als de topartikelen die ons echt geld opleveren? Wat als we wat dieper graven, dan ontstaat er een heel ander beeld.

In dit artikel gaan we na hoe jij jouw belangrijkste artikelen kunt identificeren om effectievere inventarisatiestrategieën toe te passen. Maar laat me eerst de wetten van Pareto uitleggen en hoe ze in de praktijk werken.

Wat is de ABC-analyse?

Om de wetten van Pareto toe te passen op de toeleveringsketen gebruiken wij vaak een slimme techniek die ABC-analyse heet. In essentie is ABC-voorraadanalyse het proces van het classificeren van voorraden naar prioriteit, gebaseerd op bepaalde criteria. Met de inzichten die deze analytische benadering biedt, kunnen wij zinvolle mogelijkheden identificeren om de voorraadniveaus te optimaliseren.

Dit nuttige instrument helpt supply chain teams om draagkosten te verminderen en werkkapitaal vrij te maken. Maar nog belangrijker is dat een goede ABC analyse de omzet zou moeten helpen verhogen door het bereiken van een betere beschikbaarheid op de producten die voor de klant het belangrijkst zijn. Als gevolg daarvan draaien bedrijven die voordeel halen uit deze aanpak slanker en efficiënter.

Als je klaar bent, wordt jouw voorraad doorgaans verdeeld in drie kerncategorieën – A, B en C – op basis van strategisch belang.

Categorie A: Producten die belangrijk zijn en dus streng moeten worden gecontroleerd.
Categorie B: Producten die minder belangrijk zijn, maar toch met een gemiddeld controleniveau moeten worden beheerd.
Categorie C: Producten die van minder belang zijn en waarvoor slechts de eenvoudigste controle nodig is.

De term ‘ABC’ suggereert dat je slechts 3 klassen hebt. Maar als je zou willen, zou je 10 klassen kunnen onderscheiden. Dit zou de interpretatie van de gegevens echter wat lastiger kunnen maken. We zullen dit later onderzoeken. Het Pareto-principe, ook bekend als de 80/20-regel, geeft aan dat 80% van de omzet van een bedrijf wordt gegenereerd door slechts 20% van het assortiment. Dit zijn de “gouden eieren” die met zorg en aandacht moeten worden behandeld.

In het volgende voorbeeld dragen artikelen van categorie A voor 70% bij aan de marge van het bedrijf, artikelen van categorie B voor 20% en artikelen van categorie C tenslotte voor 10%.

Uit onderstaande grafiek blijkt duidelijk dat 70% van de artikelen slechts 10% bijdraagt aan de marge van het bedrijf. Deze artikelen van categorie C vereisen vaak veel aandacht vanwege hun volatiliteit en de complexiteit van het goed voorspellen van hun toekomstige vraag.  Aangezien de artikelen van categorie A echter het belangrijkst zijn voor het bedrijf, moeten zij de nodige aandacht krijgen en mogen zij niet worden verwaarloosd.

Pareto-grafiek

Waarom is het belangrijk om jouw producten te classificeren?

Wanneer je een groot assortiment aanbiedt, is het gemakkelijk om afgeleid te worden door producten die een zeer lage bijdrage leveren aan de winstmarge van jouw bedrijf. De belangrijkste reden is dat deze artikelen vaak een hoge volatiliteit vertonen en daarom moeilijk te beheren zijn.

Het hele doel van ABC analyse is jouw assortiment logisch te structureren en jouw prioriteiten daarin vast te stellen. Als gevolg daarvan zou je moeten profiteren van meer focus. Door producten te classificeren op basis van het strategisch belang voor jouw bedrijf, kun je ervoor zorgen dat jij je tijd en geld investeert daar waar dat het meeste telt.

Waarom zou je een ABC-analyse maken?

Een ABC-analyse geeft jou een interessant inzicht in jouw assortiment. Dit kan worden gebruikt om optimaliseringsinitiatieven aan te sturen die erop gericht zijn geld te besparen, de service te verbeteren en de winstgevendheid te verhogen.

Hier volgen slechts enkele voorbeelden van hoe jouw bedrijf zou kunnen profiteren van een ABC-analyse:

  • Jouw investeringsprioriteiten wijzigen om je te concentreren op producten van categorie A, in tegenstelling tot producten van categorie C die niet veel opleveren voor het bedrijf.
  • Toepassing van nieuwe strategieën die de behoefte aan handmatige interventie voor onbelangrijke producten tot een minimum beperken.
  • De aandacht van jouw betrokken afdeling opnieuw richten op het proactief beheren van belangrijke producten en het voorkomen van problemen voordat ze de klant of het resultaat kunnen beïnvloeden.

Uiteindelijk moet jij deze handige analyse gebruiken om tijd en middelen (die beide meestal schaars zijn) te besteden aan de dingen die echt een verschil maken.

ABC analyse Cartoon Grafiek

Welke stappen zijn betrokken bij een ABC-analyse?

Een ABC-analyse kan worden uitgevoerd op een brede selectie van criteria, zoals jouw historische of voorspelde cijfers met betrekking tot:

  • Verkoopvolume
  • Kosten van verkochte goederen (COGS)
  • Omzet
  • Marge

De stappen die nodig zijn voor een ABC-analyse hangen af van de mate van complexiteit en detail die je wilt onderzoeken. Maar laten we eerst eens nadenken over jouw doelstellingen.

Wat is het doel van jouw ABC-analyse?

Het eerste wat het managementteam moet doen is bepalen wat jij wilt bereiken door een ABC-analyse uit te voeren.

Hier zijn een paar voorbeelden:

  1. Is het om te bepalen welke producten belangrijk zijn?
  2. Is het om te bepalen welke klanten belangrijk zijn?
  3. Is het om te bepalen wat de indeling van het magazijn moet zijn?

Het doel dat wij nastreven zal de basis vormen van de ABC-analyse. Mocht het managementteam een beter inzicht willen krijgen in jouw assortiment (#1 hierboven), dan zijn idealiter de volgende gegevens nodig:

  • Marge per SKU
  • Aantal klanten per SKU

Mocht de doelstelling echter verband houden met de magazijnindeling (#3 hierboven), dan zijn de volgende gegevens van belang:

  • Aantal picks per SKU
  • Vierkante meter (of kubieke meter) per SKU

Welk soort ABC-analyse is geschikt voor jouw bedrijf?

Nu je de doelen van de analyse hebt bepaald, is het de vraag hoe ingewikkeld jouw analyse moet zijn om het gewenste inzicht te verkrijgen. Bent je op zoek naar een eenvoudige ABC-analyse gebaseerd op slechts één criterium? Of heb je een meer gedetailleerde ABC-analyse nodig die naar meerdere factoren kijkt?

Voor een snel en gemakkelijk resultaat dat iedereen kan begrijpen, is het waarschijnlijk zinvol om voor een eenvoudige analyse te gaan. Als je echter een meer granulaire uitsplitsing van jouw assortiment nodig hebt, zul je wat dieper moeten duiken.

Een eenvoudige ABC-analyse uitvoeren

Richt je een nieuw magazijn in en wil je weten wat jouw snelle lopers zijn, zodat deze artikelen op goed bereikbare plaatsen kunnen worden opgeslagen? (Waarschijnlijk laag en aan de voorkant van het magazijn.) Dan volstaat een eenvoudige ABC-analyse die het aantal orderregels of de omzet vaststelt. Om deze eendimensionale ABC-analyse te voltooien, nemen wij gewoon de belangrijkste criteria en delen wij de producten in op basis van de mate waarin elk van hen bijdraagt tot het bedrijf.

Complexere, multidimensionale ABC-analyse

Als jouw bedrijf geïnteresseerd is in het identificeren van de artikelen die ook het meeste geld opleveren om het planningsteam te helpen deze producten te prioriteren, hebben we een multidimensionale ABC-analyse nodig. Soms wordt dit een ABC-XYZ analyse genoemd. Voor dit voorbeeld zouden we kunnen gebruiken:

Dimensie 1 = Marge
Dimensie 2 = Het aantal orderregels of misschien het verkoopvolume

Door te kijken naar twee verschillende dimensies kunnen we een veel rijker inzicht krijgen in hoe elk artikel presteert op de twee factoren in kwestie. Als een product bijvoorbeeld laag scoort wat betreft marge, maar hoog wat betreft het aantal bestellingen van klanten, kunnen we zien dat dit een belangrijk product is binnen ons assortiment.

Op welke criteria moet jij jouw ABC-analyse baseren?

Er zijn veel criteria die we kunnen gebruiken om een analyse uit te voeren. Het is echter belangrijk dat jij de criteria kiest die het best passen bij de doelstellingen van jouw analyse.

Hier volgen enkele voorbeelden van criteria die jij zou kunnen gebruiken en wat de analyse jou zal vertellen:

Criteria Wat vertellen deze gegevens jou? Waarom is dit belangrijk?
Verkoopvolume Hoeveel omzet genereert een bepaald product? Identificeer welke producten in het hoogste volume worden verkocht.
Brutomarge Hoeveel winstmarge genereert een bepaald product na verrekening van de kosten van verkochte goederen? Identificeer welke producten winst genereren voor jouw bedrijf.
Nettomarge Hoeveel marge levert een product op nadat alle kosten zijn meegewogen? Identificeer welke items de grootste impact hebben op jouw bedrijfsresultaten
# Klanten Wordt het product in kwestie door slechts één klant gekocht of kopen veel klanten dit product? Begrijp jouw blootstelling aan risico’s. Bijv. als er maar een klein aantal klanten is en één niet meer bij jou koopt, zou dit een grote impact hebben op de totale vraag
# Bestellingen Bestaat de vraag uit één grote bestelling of uit veel kleine bestellingen? Begrijp hoe vaak en in welke hoeveelheid elk item wordt gekocht

Uiteindelijk moet het managementteam bepalen welke criteria belangrijk zijn en hoeveel criteria moeten worden gebruikt om de analyse te voltooien.

Hoe voer je een ABC-analyse uit?

Nu je hebt bepaald of je een eenvoudige analyse of iets complexers nodig hebt, en het managementteam de belangrijkste criteria heeft geschetst, is de volgende stap het uitvoeren van de analyse. Er zijn veel verschillende benaderingen om een ABC-analyse uit te voeren. Er zijn echter 5 belangrijke stappen. Om de zaken eenvoudig te houden, zullen wij in onze ABC-analyse hieronder de marge als belangrijkste criterium gebruiken.

1. Bereid jouw gegevens voor

Voordat je met jouw analyse begint, heb je de juiste gegevens nodig. Hiervoor haal je de gegevens met de geselecteerde criteria over het gewenste datumbereik op artikelniveau. In ons voorbeeld moeten we de marge van elk SKU hanteren.

2. Jouw gegevens sorteren

Neem nu achtereenvolgens elk ABC-criterium en sorteer jouw producten van hoog naar laag. In het onderstaande ABC-analysevoorbeeld hebben wij de gegevens in aflopende volgorde gerangschikt op basis van de marge die elk artikel biedt.

Item number Productbeschrijving Marge
56782 Werkbank € 72
56432 Binnenverf € 10
00012 Multispray € 5
88973 Schroeven 10x € 2
12543 Schroevendraaier € 6
00034 Boormachine € 90
10239 Bouten 10x € 1
93003 Smeermiddel € 4
32356 Spijkers 25x € 1
32567 Verlengsnoer € 6
10134 Lijm € 9
67421 Buitenverf € 21

3. Bereken het percentage dat elke post bijdraagt

Bereken de marge van elk artikel als percentage van de totale marge voor het gehele assortiment. Bereken vervolgens, te beginnen met het product met de hoogste marge, de gecumuleerde marge als percentage.

4. Categoriseer jouw artikelen

Op basis van de verzamelde percentages deel je jouw producten in jouw ABC-categorieën in. Typisch:

  • Categorie A-artikelen = de artikelen die de top 80% van jouw assortiment vertegenwoordigen
  • Categorie B = de artikelen die de volgende 15% van jouw assortiment uitmaken
  • Categorie C-artikelen = de resterende artikelen die de laatste 5% van jouw assortiment uitmaken
ABC-klasse Productnummer Productbedrijving Marge
A 00034 Boormachine € 90
A 56782 Werkbank € 72
B 67421 Buitenverf € 21
B 56432 Binnenverf € 10
B 10134 Lijm € 9
B 12543 Schroevendraaier € 6
C 32567 Verlengsnoer € 6
C 00012 Multispray € 5
C 93003 Smeermiddel € 4
C 88973 Schroeven 10x € 2
C 10239 Bouten 10x € 1
C 32356 Spijkers 25x € 1

In dit voorbeeld hebben de boormachine en de werkbank de grootste invloed op de marge van de onderneming. Daarom worden deze ingedeeld in categorie A. Voor deze artikelen is het van groot belang dat er voldoende voorraad is om aan de vraag van de klant te voldoen.

5. Herhaal het proces voor een multidimensionale ABC-analyse

In tegenstelling tot een ABC-analyse kun je bij een multidimensionale of ABC-XYZ-analyse meerdere criteria gebruiken om het belang van een artikel te bepalen. Om jouw ABC-XYZ analyse te voltooien, herhaal je stap 1-4 met het tweede criterium.

Hoe moet je jouw resultaten interpreteren?

Na de ABC-analyse moet elk product worden ingedeeld in categorie A, B of C. Voor een multidimensionale analyse zouden de resultaten er ongeveer zo uit moeten zien:

Multidimensionale ABC analyse

In het bovenstaande voorbeeld is de ABC-XYZ-analyse gebaseerd op marge en orderlijnen. De zogenaamde “AX”-artikelen zijn het belangrijkst voor het bedrijf, terwijl de CZ-artikelen van weinig belang zijn. Op basis van de ABC-XYZ-classificatie kunnen bedrijven de serviceniveaus per classificatiegroep differentiëren. Het serviceniveau van AX-producten kan hoger zijn dan dat van CZ-producten.

Hoeveel A categorie artikelen moet je op voorraad hebben?

Een belangrijke vraag die altijd wordt gesteld is: “Hoeveel items van categorie A moet een bedrijf hebben?”. Dit zijn immers de items waarop de meeste aandacht moet worden gericht en die het meest regelmatig moeten worden herzien (afgezien van de nieuwe items). Logisch, want dit zijn de geldmakers. Als er twee planners zouden zijn, zouden zij effectief de top 500 items kunnen optimaliseren (op basis van marge).

  • Deze 500 artikelen vertegenwoordigen 0,3% van het totale aantal artikelen in het assortiment;
  • Toch zijn ze goed voor 25% van de marge.

Een dergelijke verdeling is niet ongebruikelijk, en hoewel het bovenstaande gericht is op categorie A-punten, moeten jouw planners nog steeds een deel van hun tijd besteden aan categorie B- en categorie C-punten. Zoals hierboven is benadrukt, moeten zij zich echter concentreren op de punten van categorie A.

Hoe moet je complexere producten beheren?

De indeling op basis van historische gegevens betekent dat de verkopen daadwerkelijk hebben plaatsgevonden en dat de gegevens waarschijnlijk betrouwbaar zijn. Maar wat als je juist over seizoensartikelen beschikt?  Indien er in de laatste paar maanden een piek in de vraag was wegens een hittegolf, en je jouw producten indeelt op basis van deze specifieke maanden, zullen jouw ijsjes worden ingedeeld als zeer belangrijk. De rest van het jaar zullen deze artikelen echter niet in deze grote hoeveelheden worden verkocht. Het is dus van groot belang hoeveel maanden gegevens en wanneer je de analyse precies uitvoert.

Ook moet rekening worden gehouden met de doorlooptijd van de leverancier. Als de doorlooptijd van een opblaasbaar zwembad vier maanden is, en je maakt een indeling in het hoogseizoen voor de komende 2 maanden, dan wordt het zwembad natuurlijk als zeer belangrijk ingedeeld, met als gevolg een hoger serviceniveau en dus meer voorraad. Maar met een doorlooptijd van 4 maanden worden de opblaasbare zwembaden in het najaar geleverd.

Het uitvoeren van een dynamische ABC-classificatie op basis van voorspelde vraag is vaak een goede manier om ervoor te zorgen dat seizoensgebonden producten, of producten die een positieve of negatieve trend vertonen, het juiste serviceniveau en de juiste focus krijgen.

Producten die steeds populairder worden, kunnen op dit moment nog een BY-artikel zijn. Maar op basis van de verkooptrend geeft de prognose duidelijk aan dat het product een fast mover zal worden. Daarom moet het artikel een hoger serviceniveau hebben en al meer aandacht krijgen om ervoor te zorgen dat de voorraadniveaus worden verhoogd om de komende vraag te beheren. Door de productclassificatie dynamisch te herberekenen, kunnen organisaties ervoor zorgen dat artikelen

het juiste aandachtsniveau krijgen en het best passende serviceniveau hebben op basis van de vraag.

Wie moet voor de gegevens zorgen?

Voor een goede analyse heb je goede gegevens nodig. Maar wie moet de eigenaar van deze gegevens zijn? Moet dat het IT-team zijn, financiën, operations, of zelfs het management?

Dit is een moeilijke vraag, en veel bedrijven hebben geen eenduidig antwoord. Je denkt waarschijnlijk dat het afhangt van het bedrijf in kwestie … en tot op zekere hoogte zou je gelijk hebben. Er kan best een technologisch proces of systeem zijn dat het IT-team moet ondersteunen. Stamgegevens zijn echter ieders probleem. Van de demand planner tot de CEO, we hebben allemaal de plicht om het schoon te houden. Alleen dan heeft iedereen er baat bij.

ABC analyse conclusie

Enkele laatste gedachten

In dit artikel hebben we de stappen onderzocht die jij moet nemen om een effectieve ABC-analyse uit te voeren. Hopelijk kun je met deze eenvoudige tips actie ondernemen om de waarde van jouw assortiment te maximaliseren en zinvolle mogelijkheden vast te stellen om de voorraadniveaus te verlagen.

Maar waarom daar stoppen?

Ontdek hoe je jouw assortimentsbeheer naar een hoger niveau kunt tillen met onze eenvoudige handleiding voor het optimaliseren van jouw productassortiment in elke fase van de productlevenscyclus.

Veel gestelde vragen over een ABC-analyse

Wat is een ABC-analyse?

Een ABC-analyse is een slimme techniek om jou te helpen jouw voorraad te beheren. In wezen is een ABC-analyse het proces waarbij artikelen worden gecategoriseerd op basis van hun waarde of belang voor het bedrijf. De bovenste artikelen worden gecategoriseerd als Categorie A artikelen. Deze zijn het meest waardevol of belangrijk, terwijl de onderste artikelen worden gecategoriseerd als Categorie C, die het minst waardevol of belangrijk zijn. Zo kunnen bedrijven hun aandacht en middelen richten op de items die er het meest toe doen.

Wat zijn de voordelen van ABC-analyse?

Een ABC-analyse is een snel en eenvoudig instrument voor voorraadbeheer. Het biedt verschillende bedrijfsvoordelen, waaronder een betere toewijzing van middelen, een betere besluitvorming en een hogere winstgevendheid.

Wat zijn de zwakke punten van een ABC-analyse?

Hoewel een ABC-analyse een krachtig instrument kan zijn voor voorraadbeheer, is het belangrijk te erkennen dat het enkele beperkingen heeft. Hier zijn enkele potentiële zwakke punten om in gedachten te houden:

 

– Over-simplificatie
– Subjectiviteit
– Beperkte reikwijdte
– Gebrek aan context

 

Het is ook belangrijk om in gedachten te houden dat schone gegevens essentieel zijn, en al het personeel moet bewust worden gemaakt van het belang hiervan wanneer zij gegevens in het systeem invoeren.

Hoe vaak moet ik een ABC-analyse uitvoeren?

De frequentie waarmee je een ABC analyse moet uitvoeren hangt af van de aard van jouw bedrijf en de snelheid waarmee jouw inventaris verandert. Als jouw bedrijf bijvoorbeeld in een snel bewegende omgeving opereert, is het zinvol om houw ABC-analyse regelmatig bij te werken. Uiteindelijk is het doel ervoor te zorgen dat jouw ABC-analyse vaak genoeg wordt uitgevoerd om bruikbare inzichten te verschaffen, zonder dat het zo vaak gebeurt dat het een belasting voor jouw middelen wordt.

Wat moet worden vermeden in de ABC-analyse?

Er zijn een paar veelgemaakte fouten die je moet vermijden:

 

1.) Onlogische parameters

Als jouw parameters niet zijn afgestemd op jouw bedrijfsprioriteiten, zullen de daaruit voortvloeiende productcategorieën ook niet zijn afgestemd. Daarom kunnen artikelen een verhoogd risico lopen op over- of ondervoorraad .

2.) Het niet bijwerken van de classificaties

Een ABC-analyse is niet iets wat u één keer moet doen en daarna moet vergeten. De classificatie van artikelen kan in de loop der tijd veranderen. Daarom is het belangrijk om de ABC-analyse regelmatig te herzien en bij te werken om er zeker van te zijn dat de items nog steeds correct worden gecategoriseerd.

3. ) Andere factoren negeren

Hoewel ABC-analyse een nuttig instrument is, is het belangrijk andere factoren in aanmerking te nemen, zoals de variabiliteit van de vraag en de doorlooptijden, alsmede marktinformatie.

4.) Uitsluitend aandacht voor punten van categorie A

Categorie A-punten zijn doorgaans het belangrijkst. Dit betekent echter niet dat andere artikelen buiten beschouwing moeten worden gelaten. Ook andere categorieën moeten zorgvuldig worden beheerd om een optimaal voorraadniveau te bereiken.