Gestión de inventarios: qué es, cómo funciona y por qué es importante

El inventory management o gestión de inventarios es un proceso empresarial que influye directamente en la rentabilidad y competitividad de una compañía. La clave está en lograr un equilibrio entre disponer de suficiente stock para satisfacer la demanda y minimizar los costes de almacenamiento y riesgo de obsolescencia. En este artículo, desgranaremos en qué consiste la gestión de inventario.

¿Qué es la gestión de inventario?

La gestión de inventarios o gestión de inventario es el proceso de supervisar y controlar el flujo de productos dentro de una empresa, desde la adquisición hasta el almacenamiento y su eventual distribución o venta. El objetivo es mantener un equilibrio entre la disponibilidad de productos y los costes de inventario.

Una correcta gestión de inventarios permite a las empresas responder eficientemente a la demanda del mercado sin acumular exceso de stock, lo que a menudo conlleva problemas financieros y operativos.

¿Por qué es importante la gestión de inventario?

El equilibrio entre la cantidad de inventario que entra y sale se mantiene bajo control con una gestión de stock eficaz. Las empresas pueden ahorrar miles de euros en las operaciones comerciales mientras mejor se controle el inventario.

Una empresa que no controla su stock fácilmente puede alcanzar un exceso de existencias y esto se traduce en mantener dinero inmovilizado en el inventario, y por lo tanto, limitar el flujo de caja y potencialmente un déficit de presupuesto.

El inventario con exceso de stock, que también se llama stock inmovilizado, a menudo se quedará almacenado, no se podrá vender y consumirá el margen de beneficio de una empresa.

Por el contrario, si una empresa no tiene suficiente inventario, puede afectar negativamente el servicio al cliente. La falta de inventario significa que una empresa puede perder ventas.

Desafíos en la gestión de inventarios en el entorno actual

La creciente complejidad de las cadenas de suministro y las expectativas cambiantes de los clientes han aumentado los retos en la gestión de inventarios. En este apartado te detallamos 3 de los principales desafíos.

1. Costes crecientes de almacenamiento

El aumento en los precios del espacio de almacenamiento, así como los costes laborales, y la necesidad de contar con inventarios más grandes para asegurar una alta disponibilidad.

2. Riesgo de obsolescencia

Con el acelerado cambio en las tendencias y necesidades del mercado, así como los nuevos desarrollos tecnológicos, mantener grandes cantidades de stock aumenta el riesgo de que ciertos productos se queden obsoletos.

3. Condiciones de financiación más estrictas

Acceder a crédito o financiación para cubrir grandes inventarios puede resultar complicado para algunas compañías, lo que afecta el flujo de caja de muchas organizaciones.

Según estudios, el valor del inventario puede representar más del 30% de los activos de una empresa. Este dato permite hacerse una idea de la importancia de implementar procesos eficientes de inventory management para reducir riesgos financieros y mejorar la rentabilidad​.

Pasos o técnicas para una gestión de inventario eficiente

Para mantener la cantidad adecuada de productos y satisfacer la demanda de los clientes para operar de manera rentable, se utilizan diferentes metodologías o pasos de gestión de inventario.

Sin embargo, para las empresas que lidian con miles de SKU, esta no es una tarea sencilla, por lo que en muchos casos, estas metodologías se utilizan en conjunto y no son excluyentes. La eficiencia de ellas dependerá de la manera en que se implementen en la compañía. Por ejemplo, ¿está tu empresa preparada para mitigar el efecto látigo o bullwhip effect en la cadena de suministro?

De la estrategia empresarial a las operaciones

Lo primero que debes tener en cuenta es que una gestión de inventario eficaz comienza con una clara alineación con la estrategia empresarial. Dependiendo del posicionamiento de la empresa, la gestión de inventarios variará.

Según el modelo de Treacy y Wiersema, hay tres enfoques estratégicos principales:

• Liderazgo en productos: Requiere innovación constante y una amplia gama de productos, lo que implica mantener grandes volúmenes de stock para evitar roturas de stock.
• Excelencia operativa: Aquí, la clave está en la eficiencia de los procesos. Se busca minimizar los costes de almacenamiento y maximizar la rotación de productos.
• Intimidad con el cliente: La prioridad es ofrecer al cliente exactamente lo que necesita, cuando lo necesita, lo que puede implicar tener un inventario diverso y evitar a toda costa las rupturas de stock.

Identificar cuál de estas estrategias predomina en tu empresa te permitirá enfocar mejor tus decisiones en torno al inventario. Por ejemplo, si tu empresa se especializa en la excelencia operativa, tu reto será minimizar la cantidad de productos en stock, mientras que una empresa que sobresale en la intimidad con el cliente tendrá que prestar especial atención a evitar las roturas de stock.

Clasificación de los productos: El método ABC

Una de las principales tácticas utilizadas en la gestión de inventario es la clasificación ABC, basada en el principio de Pareto, que indica que el 20% de los productos genera el 80% de los ingresos.

Esto significa que los productos más valiosos para la empresa deben recibir mayor atención y control, mientras que aquellos de menor impacto pueden gestionarse de manera más sencilla.

• Categoría A: Productos de alta rotación o alto valor, que generan la mayor parte de los beneficios.
• Categoría B: Productos que generan un impacto moderado en las ventas o márgenes, y que necesitan una supervisión media.
• Categoría C: Artículos de baja rotación o bajo valor que requieren una gestión mínima, a poder ser completamente automatizada.

Este enfoque permite a las empresas priorizar los recursos en los productos más rentables y evitar desperdiciar tiempo y esfuerzo en aquellos que aportan menos valor.

Entrada y salida de productos, y control del ciclo de vida

La gestión del surtido de productos es una de las áreas más complejas de la gestión de inventario. Las empresas deben determinar qué productos mantener en su inventario, cuándo introducir nuevos y cuándo retirar aquellos que ya no son rentables. Esta tarea se facilita utilizando herramientas como matrices de surtido, que permiten tomar decisiones más racionales y menos emocionales sobre la entrada y salida de referencias del portafolio.

Además, el control del ciclo de vida del producto es fundamental para evitar la acumulación de stock que pueda terminar convirtiéndose en obsoleto. La mayoría de los productos pasan por varias etapas: introducción, crecimiento, madurez y declive.

Las decisiones sobre la cantidad de stock deben ajustarse según la fase en la que se encuentre el producto. Los mayores riesgos de obsolescencia se presentan al principio y al final del ciclo de vida, cuando la demanda es más incierta. Uno de los métodos más eficaces para decidir estocar o no un producto es un índice de stock como el que mostramos a continuación.

Definir el stock de seguridad: ¿Cuándo y cuánto pedir?

El stock de seguridad es una reserva adicional de productos que se mantiene para cubrir imprevistos, como un aumento repentino de la demanda o retrasos en la entrega por parte de los proveedores. Determinar cuándo y cuánto pedir es una de las decisiones más importantes dentro del inventory management.

El cálculo del stock de seguridad debe basarse en factores como:

• Nivel de servicio: Refleja el porcentaje de veces que una empresa puede cumplir con un pedido.
• Error de predicción de la demanda: La imprecisión en las previsiones de demanda afecta directamente al nivel de inventario necesario para evitar desabastecimientos.
• Fiabilidad de las entregas: Considerar la variabilidad en los tiempos de entrega es clave para evitar sorpresas. La fiabilidad de las entregas es, de hecho, más relevante que la propia precisión de la predicción de la demanda.

Cálculo de la Cantidad Económica de Pedido (EOQ)

La Cantidad Económica de Pedido (EOQ) es un método matemático que ayuda a las empresas a determinar la cantidad óptima de productos que deben pedir. El objetivo de la EOQ es equilibrar los costes de pedido con los de almacenamiento, minimizando los gastos generales relacionados con el inventario. EOQ es especialmente útil porque ayuda a las empresas a reducir los costes totales de gestión de inventario, garantizando que piden la cantidad correcta en el momento adecuado, evitando tanto el exceso de existencias como las roturas de stock. Más información sobre EOQ y su fórmula.

Gestión por excepciones y toma de decisiones automatizadas

Con el aumento en la complejidad de los inventarios y el crecimiento de los surtidos, es fundamental implementar herramientas de gestión por excepciones. Estas herramientas te permitirán concentrarte en los productos más críticos, mientras que los artículos de menor importancia o que no necesitan atención pueden ser gestionados automáticamente por el software.

La gestión por excepciones facilita que los equipos de inventario puedan dedicar su tiempo y recursos a resolver problemas que realmente impactan en la rentabilidad de la empresa, dejando que los sistemas automatizados gestionen los productos menos relevantes.

KPIs clave en gestión de inventarios

En el ámbito de la gestión de inventario, medir el desempeño permite identificar áreas de mejora y garantizar que las operaciones de inventario sean eficientes y rentables. Y este desempeño se mide en KPIs.

Repasemos algunos de los KPIs más importantes en inventory management:

Rotación de inventario

La rotación de inventario mide cuántas veces el inventario total se ha vendido o utilizado durante un período determinado.

Una rotación alta generalmente indica que los productos se venden rápidamente, mientras que una rotación baja puede sugerir que el inventario está demasiado tiempo en nuestro poder, lo que puede ser por una mala gestión que nos puede llevar a productos obsoletos.

Nivel de servicio

El nivel de servicio indica el porcentaje de pedidos que una empresa puede satisfacer a partir de su inventario disponible sin recurrir a pedidos de emergencia.

Un nivel de servicio alto significa que la empresa tiene la cantidad correcta de stock para satisfacer la demanda de los clientes.

Tasa de obsolescencia

Este KPI refleja el porcentaje de inventario que se vuelve obsoleto y no puede venderse.

Un aumento en la tasa de obsolescencia puede indicar una mala planificación o un mal ajuste del stock a las demandas del mercado.

Tiempo de reposición o lead time

El lead time mide el tiempo que transcurre desde que se hace un pedido a un proveedor hasta que los productos llegan al inventario. Reducir este tiempo es fundamental para mejorar la eficiencia operativa y reducir el stock de seguridad necesario.

Gestión del inventario en diferentes sectores

La gestión de inventario varía significativamente según la industria analizada. Cada sector tiene sus propios desafíos y particularidades, que influyen en la forma en que gestionan sus inventarios.

A continuación, exploramos cómo se diferencian estos enfoques en los sectores de fabricación, distribución, retail y ecommerce.

Gestión de inventario en fabricación

La gestión de inventario en el sector de la fabricación se centra principalmente en equilibrar la disponibilidad de materias primas con la producción eficiente.

Las particularidades clave de este sector incluyen:

• Gestión de componentes: En la fabricación, ciertos insumos o componentes pueden ser costosos o difíciles de obtener, por lo que es esencial mantener un nivel óptimo de stock de seguridad para evitar que el proceso productivo tenga que detenerse. Los fabricantes también deben lidiar con tiempos de entrega largos, especialmente cuando las piezas provienen de otros países.
• Control de calidad y logística interna: A diferencia de otros sectores, en la fabricación es necesario integrar la gestión de inventario con la logística interna para que las materias primas y componentes fluyan adecuadamente en las líneas de producción, evitando paros.
• Previsión de la demanda compleja: Aunque las previsiones de ventas son importantes en todos los sectores, en la fabricación afectan no solo al producto final sino también a los materiales necesarios para producirlo. Por ello, un error en la previsión puede resultar en costos de producción más altos o interrupciones en la operación.
• Just-In-Time (JIT): Este método es común en la fabricación para reducir el inventario disponible y asegurar que las materias primas lleguen solo cuando son necesarias en la línea de producción. Esto minimiza los costes de almacenamiento, pero aumenta la dependencia de una cadena de suministro ágil y fiable. Se trata de un método de gestión de inventario exclusivo de las empresas fabricantes y se da sobre todo en casos en que la empresa fabricante tiene una programa de producción conocido y los proveedores acuerdan trabajar de esta manera

Gestión de inventario en distribución

En el sector de la distribución, el principal desafío es gestionar grandes volúmenes de productos que se mueven entre distintos puntos de la cadena de suministro, desde los fabricantes hasta los retailers.

Las particularidades de este sector incluyen:

• Optimización del almacenamiento: Los distribuidores suelen manejar grandes volúmenes de stock, lo que hace que la optimización del espacio en los almacenes sea clave. Sistemas como los WMS (Warehouse Management Systems) ayudan a gestionar de manera eficiente la recepción, almacenamiento y envío de productos.
• Múltiples ubicaciones: Los distribuidores generalmente operan con varios centros logísticos. La coordinación entre estos almacenes es esencial para garantizar que los productos estén disponibles cuando y donde se necesitan, lo que implica una compleja gestión de inventarios multiubicación.
• Cumplimiento de plazos de entrega: El sector de la distribución depende en gran medida de cumplir con los tiempos de entrega pactados. Para lograrlo, el inventario debe estar ubicado estratégicamente en centros de distribución cercanos a los clientes finales.

Gestión de inventario en retail

El sector retail se enfrenta a retos en la gestión de inventarios vinculados a la alta rotación de productos y la necesidad de satisfacer la demanda del cliente de manera inmediata.

Entre las particularidades de este sector encontramos:

• Gestión de inventario en tienda vs. almacén: En el retail, el inventario se distribuye entre el almacén central y las tiendas físicas. Es fundamental asegurar que los productos estén disponibles en los puntos de venta adecuados, evitando el desabastecimiento en las tiendas y optimizando el uso del espacio en el almacén.
• Alta rotación de productos: El retail se caracteriza por una alta rotación de productos, lo que implica que el inventario debe gestionarse de manera ágil para evitar la acumulación de stock y la obsolescencia. Esto es especialmente importante en sectores como la moda o la tecnología, donde las tendencias cambian rápidamente.
• Previsión de demanda estacional: Las ventas en retail fluctúan mucho según la temporada (por ejemplo, durante las festividades o rebajas). Un buen inventory management en retail debe ser flexible y adaptable a estos cambios para evitar problemas de quiebres de stock o exceso de inventario.
• Gestión de devoluciones: La logística inversa es un desafío importante en el retail, especialmente con la creciente popularidad del ecommerce. El manejo eficiente de las devoluciones es fundamental para minimizar las pérdidas y optimizar el espacio en los almacenes.

Objetivo de la gestión de inventarios: optimizar las operaciones

En definitiva, el objetivo del inventory management sería la optimización de las operaciones y el incremento de la eficiencia. De esta forma, se consigue rebajar los gastos asociados con el almacenamiento de productos, los pedidos y la distribución. Por ejemplo, es común que las empresas mantengan volúmenes de pedido que no han sido revisados en años. Y esto, evidentemente, puede conducir a excesos o roturas de stock dependiendo del momento

Implementar un sistema eficiente de inventory management ofrece múltiples beneficios para las empresas:

• Reducción de costes: Tanto los costes de almacenamiento como los costes operativos pueden reducirse significativamente.
• Mejora en el flujo de caja: Un mejor manejo del inventario libera capital que puede ser utilizado en otras áreas del negocio.
• Satisfacción del cliente: Una gestión eficiente asegura que siempre haya stock disponible cuando el cliente lo necesita, mejorando su experiencia.
• Ventaja competitiva: En un entorno de competencia global, gestionar los inventarios de manera eficiente puede convertirse en una ventaja clave frente a la competencia.

El desafío es encontrar el equilibrio adecuado entre los costes de inventario y los costes de pedido. Redefinir la cantidad de los pedidos, aplicando metodologías como la EOQ, puede generar ahorros significativos. Además, la integración de sistemas de permite automatizar este proceso y hacer un seguimiento constante de los costes y niveles de stock.

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Al respaldar los procesos y la estrategia actuales de la cadena de suministro, una buena solución de gestión de Inventario aumentará invariablemente la eficiencia y facilitará la vida de todos los involucrados en la empresa.

La solución adecuada hará que sea fácilmente posible lograr el equilibrio adecuado entre el capital de trabajo, los costos operativos y el nivel de servicio óptimo para los clientes, lo que finalmente dará como resultado un negocio más rentable.

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