¿Cuáles son los 9 principales KPIs de gestión de inventario?

Hoy en día es muy importante contar con las métricas adecuadas para medir el funcionamiento de una organización. Estas, disponen a los miembros de una organización en un punto de evaluación en relación a los objetivos planteados.

Los indicadores de rendimiento, muestran lo bien o mal que una empresa está funcionando en un área en particular. Estos pueden ser utilizados tanto a nivel externo como interno. Sin embargo, para ambos casos se deben primero definir los indicadores adecuados, dependiendo de los objetivos trazados por la empresa. Además, se deben establecer los valores que evaluarán a cada indicador.

“Lo que no se puede medir no se puede controlar, lo que no se puede controlar no se puede administrar”.

Fiabilidad de la entrega

El objetivo logístico de una empresa consiste en entregar las cosas a tiempo. Por esta razón, la fiabilidad de entrega al cliente es algo que tiene que ser medido. Lamentablemente esto no puede ser medido directamente. Por esta razón, se necesitan los siguientes indicadores para obtener esta información.

La pregunta que debes hacerte es: ¿Qué es lo realmente importante para el cliente?

1. Total de pedidos completos entregados a tiempo / demasiado pronto / demasiado tarde

2. Total de líneas de pedido completas entregadas a tiempo / demasiado pronto / demasiado tarde

3. Total de productos entregados a tiempo / demasiado pronto / demasiado tarde

4. Total € entregados a tiempo / demasiado pronto / demasiado tarde

De acuerdo con estos indicadores, se deduce que entregar un pedido tarde sería el problema. Por otro lado, la filosofía “just-in-time” podría suponer que una entrega anticipada sería considerada un error. Sin embargo ese concepto se dicta bajo consideraciones administrativas y no logísticas. No obstante, es razonable medir el número de mercancías entregadas demasiado pronto. Esto, con el fin de considerar reducir los plazos de entrega.

Es importante consultar la información por categoría de productos y por tipo de cliente (A,B,C). También sería recomendable obtener la información por la combinación de ambos. Esto podría evitar la preocupación de la gerencia por la entrega tardía de productos no importantes a clientes poco habituales.

Nivel de inventario

Si conocemos la estrategia de inventario y los parámetros correspondientes, se podrá calcular el stock necesario. Saber cuánto inventario será necesario para cada producto se expresará en unidades: para el producto X tenemos que contar con 400 unidades en inventario. Sin embargo, esto no es útil para grupos de artículos, ya que no podemos sumar las unidades de diversos productos. Para eso buscamos denominadores comunes, como dinero o toneladas.

Sin embargo, calcular el nivel de stock con el dinero como denominador común tiene algunos inconvenientes. Por ejemplo, cómo comparar esta cifra en relación al nivel de inventario que se debería tener. Es así como desde un punto de vista logístico podría existir muy poco inventario, pero desde el financiero demasiado. Otro problema al usar el dinero como denominador común sería la valoración. Esto quiere decir que si se cambia el precio de coste, compra o venta, el inventario financiero cambia, mientras que el logístico se mantiene.

Otro método que se puede tener en cuenta es la expresión del inventario en términos de velocidad de rotación de existencias (semanas o días de inventario). Esto se puede reflejar en el total de días de inventario con el que se cuenta. De esta manera, el concepto puede ser mejor comprendido por personal de otras áreas.

Este indicador puede utilizarse para ver el desarrollo del inventario. Por lo tanto, podemos definirlo de la siguiente forma:

5. Nivel de stock en €

6. Stock en días totales

Quedarse sin inventario

Este refleja el número total de ocasiones en que no se puede realizar una entrega o que se queda sin inventario. El objetivo de este indicador es señalar si el stock han sido calculados de manera correcta.

7. Número de ocasiones sin stock

Existe una gran diferencia entre no entregar una sola unidad a no entregar mil. Por esta razón se recomienda tener en cuenta la cantidad de piezas que no fueron entregadas. Sin embargo, resulta muy difícil detectar el volumen de negocio perdido durante el período, por eso se recomienda utilizar el dinero como denominador común.

8. Total en € sin stock

Uso del stock de seguridad

El hecho de no quedarse nunca sin stock no es necesariamente una buena señal. ¿Tenemos demasiado stock? Por esta razón es importante saber cuántas veces se recurre al stock de seguridad. De esta manera, si el stock de seguridad nunca se usa, podemos concluir que el inventario es demasiado alto.

9. Total de ocasiones en el que se recurre al stock de seguridad

Fiabilidad del Proveedor

A la hora de establecer el inventario y nivel de pedido, la fiabilidad del proveedor desempeña un rol fundamental. La fiabilidad de entrega de proveedores puede ser medida de la misma forma que la nuestra. De esta forma, resulta esencial la categoría del producto y clasificar la importancia de los proveedores.

¿Con qué frecuencia realizamos mediciones e informes de indicadores de rendimiento de gestión de inventario?

La frecuencia de los informes tiene estricta relación con la velocidad a la que podemos o debemos reaccionar. La frecuencia más común es una vez por semana. Sin embargo, es importante tener claro que los KPI para la gestión de inventario tienen un carácter de largo plazo, es por eso que no se debe sobrereaccionar ante resultados de un solo informe. Después de todo, no se puede disminuir el inventario en un 25% de la noche a la mañana.

Indicadores de rendimiento de gestión de inventario globales: cuadro de mando integral

No sólo los indicadores financieros son relevantes para una compañía. También existen indicadores relacionados a diferentes áreas de la compañía que pueden entregar una visión más global y a largo plazo. Esto es lo que pretende resolver el Cuadro de Mando Integral, un método muy utilizado para medir el desempeño dentro de una organización. Este, se ha diseñado como una guía para medir 4 diferentes perspectivas con distintos indicadores para cada uno. Estas son las relacionadas a los ámbitos Financieros, de Procesos, Aprendizaje e Innovación y el Cliente.

Enfocándonos en los indicadores de rendimiento en la gestión de inventario, para cada una de las perspectivas del Cuadro de Mando Integral, proponemos medir diferentes tipos de indicadores:

KPIs Financiero

• Cuota de mercado
• Volumen de negocio/márgenes/rentabilidad
• Stock
• Depreciación de stock
• Descuentos

KPIs Proceso

• Aporte individual (FTE/SKU)
• Productos introducidos a tiempo
• Información a tiempo en los sistemas
• Pedidos completados
• Venta perdida
• Obsolescencia

KPIs Aprendizaje e innovación

• Introducción exitosa
• Eliminación exitosa
• Personal relacionado con los proyectos
• Evaluación de introducciones
• Personal capacitado
• Proyectos con proveedores
• Actualización del surtido

KPIs Cliente

• Satisfacción del cliente: Surtido, mezcla de precios, innovación, quejas
• Disponibilidad de pruebas por parte de clientes
• Retención de clientes
• Porcentaje del presupuesto del cliente

Pirámide de Indicadores clave de rendimiento (KPI) en la gestión de inventarios

El rendimiento puede ser medido a distintos niveles en la organización. Tanto de arriba-abajo como de abajo-arriba, los estándares han de estar relacionados y han de poder seguirse de manera independiente. Por consiguiente, las medidas de rendimiento a nivel estratégico, de gestión y operación, también han de estar relacionadas.

Valores correctos para indicadores de rendimiento en la gestión de inventario

El determinar los indicadores es una cosa, pero el establecer si una empresa procede de la manera adecuada es otra muy distinta. La gerencia ha de establecer los valores límites adecuados. Esto no es tarea fácil, ya que los factores relevantes a la hora de establecer indicadores de rendimiento en la gestión de inventarios, parten desde la estrategia de la empresa y su lugar en el mercado.

Para una empresa Líder de Producto, puede ser muy importante medir el Time to Market. Así también, para una empresa enfocada a la Excelencia Operativa, puede ser relevante medir la disponibilidad. Además, las condiciones financieras también podrían tomar un rol clave en estas mediciones.

Por ejemplo, puede suceder que una empresa sólo pueda financiar parte del inventario requerido. Por esta razón, se debe proceder con cautela a la hora de determinar los objetivos a medir. Lo que es aplicable para una empresa A puede no ser aplicable para B.