Gestione delle scorte: metodi principali e 5 passi per ridurre i costi

La gestione efficiente delle scorte è un fattore critico per creare vantaggi competitivi nell’ambiente aziendale odierno. L’equilibrio tra eccesso di scorte e carenza può influenzare significativamente i costi e le vendite. In questo articolo, esploreremo i 5 passi chiave che consentiranno di raggiungere il livello ottimale di inventario, massimizzando l’efficienza e minimizzando i costi.

Cos’è la gestione delle scorte?

La gestione delle scorte, nota anche come gestione dell’inventario, è un processo aziendale che coinvolge la pianificazione, il controllo e l’ottimizzazione delle quantità di beni materiali (prodotti finiti, componenti, materiali grezzi, etc.) detenuti da un’organizzazione in un dato momento. L’obiettivo principale della gestione delle scorte è raggiungere un equilibrio tra la disponibilità dei prodotti necessari per soddisfare la domanda dei clienti e minimizzare i costi associati al mantenimento e alla gestione delle scorte stesse.

La gestione delle scorte è una parte critica della supply chain e può influenzare diversi aspetti dell’azienda, tra cui:

• Riduzione dei Costi: Mantenere livelli di scorta ottimali aiuta a evitare eccessi di scorte che possono comportare costi di stoccaggio e obsolescenza, nonché carenze che possono portare a perdite di vendite.
• Servizio Clienti: Garantire la disponibilità dei prodotti richiesti aiuta a soddisfare la domanda dei clienti in modo tempestivo, migliorando l’esperienza complessiva del cliente.
• Efficienza Operativa: La gestione delle scorte ben pianificata può contribuire a ottimizzare le operazioni aziendali, riducendo al minimo il tempo dedicato alla gestione degli approvvigionamenti e delle scorte.
• Pianificazione della Produzione: L’ottimizzazione delle scorte aiuta a prevedere quando e quanto produrre, consentendo una produzione più efficiente e mirata.
• Riduzione del Rischio: Mantenere scorte di sicurezza adeguate può contribuire a mitigare il rischio di carenze dovute a variazioni impreviste nella domanda o nel processo di fornitura.

La gestione delle scorte coinvolge decisioni strategiche e tattiche, tra cui la determinazione dei livelli di scorta ottimali, l’identificazione dei fornitori, la pianificazione delle riordinazioni, il monitoraggio delle scorte attuali e l’adattamento alle variazioni della domanda e dell’offerta. Un’adeguata gestione delle scorte richiede l’utilizzo di dati accurati, previsioni di domanda affidabili e strumenti software appositi per aiutare nell’analisi e nell’ottimizzazione dei processi di approvvigionamento e stoccaggio.

Quali sono i metodi di gestione delle scorte di magazzino?

Esistono diversi metodi e approcci per la gestione delle scorte, ciascuno dei quali è adatto a diverse situazioni e tipi di aziende. Ecco alcuni dei metodi più comuni:

Metodo del Rifornimento Continuo (Reorder Point, ROP)

Questo metodo si basa sulla definizione di un punto di riordino. Quando le scorte scendono al di sotto di questo punto, viene avviato un nuovo ordine per riportare le scorte al livello desiderato. È un approccio reattivo che tiene conto della domanda e dei tempi di riordino.

Metodo dell’Approvvigionamento Periodico

In questo metodo, gli ordini vengono effettuati a intervalli di tempo prefissati, come settimanalmente o mensilmente. La quantità ordinata può variare in base alla domanda prevista e alle scorte attuali.

Metodo EOQ (Economic Order Quantity)

Il metodo EOQ (Lotto economico di adquisto) mira a determinare la quantità ottimale da ordinare in modo da minimizzare i costi totali, compresi i costi di ordinazione e i costi di detenzione delle scorte. Si basa su un equilibrio tra i costi di ordine e i costi di mantenimento delle scorte.

Metodo del Giusto a Tempo (Just-in-Time, JIT)

Questo approccio mira a ridurre al minimo le scorte detenute, cercando di ricevere i materiali o i prodotti proprio quando sono necessari per la produzione o la vendita. Richiede una pianificazione precisa e una stretta collaborazione con i fornitori.

Metodo ABC

Nel metodo ABC le scorte vengono suddivise in categorie (A, B, C) in base alla loro importanza economica. Gli articoli di alta priorità (categoria A) ricevono una gestione più attenta e frequente, mentre gli articoli a minor importanza (categoria C) possono essere gestiti con meno attenzione.

Altri metodi:

• Metodo del Modello a Lotti: Questo approccio prevede l’acquisto di quantità fisse (lotti) di materiale o prodotti. I lotti possono essere pianificati in base a fattori come la capacità di produzione o i costi di consegna.
• Metodo del Livello di Servizio: Questo metodo mira a garantire un determinato livello di servizio al cliente, mantenendo scorte di sicurezza sufficienti per gestire la variabilità della domanda.
• Metodo del Kanban: Utilizzato spesso nel contesto della produzione, questo metodo si basa su segnali visivi o indicatori per iniziare un riordino quando una determinata quantità di prodotto viene utilizzata o venduta.

Quanto è competitiva la tua gestione delle scorte? 

Il comportamento di acquisto dei clienti cambia costantemente. Gli assortimenti si evolvono. I modelli di domanda fluttuano. E la tua offerta non è mai stabile. 

Tali cambiamenti rendono fondamentale adeguare i livelli di inventario per garantire che siano in linea con le condizioni di mercato. In ambienti aziendali turbolenti, è importante fermarsi e rivedere regolarmente i processi che possano fornire una gestione dell’inventario economicamente vantaggiosa: 

• Il tuo inventario è gestito con il livello strategico che merita? 
• Conosci quali articoli devono essere stoccati? 
• Hai calcolato quanto di ogni articolo devi immagazzinare per evitare scorte e vendite perse? 
• Hai impostato solidi principi per tenere sotto controllo il tuo inventario? 

Per garantire che il tuo inventario offra vantaggi competitivi tangibili, queste sono domande che non puoi permetterti di ignorare. Ad ogni modo, utilizzando un software intelligente, come la piattaforma di ottimizzazione della supply chain di Slimstock, Slim4, puoi rimanere un passo avanti. 

Come evitare i costi di gestione delle scorte

La base della “buona” gestione delle scorte consiste nel garantire che le merci giuste siano disponibili nella giusta quantità, con il giusto turnover dell’inventario. Tuttavia, con un focus consapevole sulle seguenti 5 aree, è possibile creare processi di gestione dell’inventario che ottimizzino i costi: 

1) Previsione della domanda
2) Master Data
3) Supporto Software
4) Competenze umane
5) Gestione delle relazioni. 

Previsione della domanda 

Previsioni affidabili della domanda sono importanti per creare una buona base per tutte le decisioni relative agli assortimenti, ai volumi di acquisto e alle scorte di sicurezza. I dati storici vengono spesso utilizzati insieme alla conoscenza dei fatturati, dei livelli attuali degli ordini e delle aspettative per le vendite future. 

Qui è importante chiedersi se i processi di previsione esistenti siano aggiornati. Ancora più importante, la qualità della previsione deve essere soddisfacente. Spesso con sforzi modesti, le opportunità di miglioramento possono essere rapidamente identificate. 

Master data 

I processi aziendali di un’azienda sono validi solo quanto i dati su cui sono costruiti. Dati anagrafici scadenti porteranno a un processo decisionale scadente. E le decisioni sbagliate spesso si traducono in costosi eccessi, out-of-stocks paralizzanti e clienti arrabbiati. 

La domanda è: Con quale frequenza vengono rivisti i dati anagrafici dei codici in stock? Sei sicuro di avere i giusti lead times di consegna nel sistema? Le quantità minime d’ordine dei vostri fornitori (MOQ) sono aggiornate? Le regolazioni dei livelli di servizio e le scorte di sicurezza sono appropriate? 

Supporto Software Specializzato

Una gestione dell’inventario cost-effective richiede in genere molti dati e molti algoritmi. Tuttavia, molte aziende lottano con i “fanatici dei fogli di calcolo” che si sforzano di fornire informazioni rilevanti per le decisioni attraverso processi molto manuali. Di conseguenza, molte aziende semplicemente hanno una mancanza di trasparenza per gestire l’inventario in modo efficace. 

Per prendere buone decisioni, i processi di gestione delle scorte dovrebbero essere supportati dagli strumenti giusti. Integrandosi perfettamente con il sistema ERP dell’ azienda, strumenti software come Slim4 possono aiutare a ottimizzare l’inventario; migliorare il servizio clienti e ottenere riduzioni dei costi nel processo. 

Competenze umane 

Le persone svolgono un ruolo fondamentale nella gestione dell’ottimizzazione dell’inventario. È importante creare una panoramica e una comprensione condivisa dei flussi di lavoro dell’inventario. Pertanto, tutti i soggetti coinvolti devono ricevere una formazione sufficiente. 

Ancora più importante, è essenziale che i ruoli e le responsabilità della supply chain siano chiaramente definiti. Ad esempio: chi “possiede” i master data? Chi è responsabile di garantire che le previsioni siano accurate? Chi determina in ultima analisi il livello di servizio? 

Senza la giusta conoscenza e responsabilità, l’intero processo di gestione dell’inventario potrebbe essere ostacolato da errori e inefficienze. 

Gestione delle relazioni 

L’ultima area che contribuisce a una gestione dell’inventario che ottimizza i costi deriva dal modo in cui vengono gestite le relazioni con i fornitori. Nessuna catena è forte in presenza  anche di un solo anello debole. Pertanto, la comunicazione e la condivisione delle informazioni sono fondamentali per prendere decisioni efficaci. E lo stesso vale per intraprendere azioni correttive laddove l’offerta non riesca ad allinearsi con la domanda! 

Avvia il tuo percorso di gestione del magazzino e delle scorte e ottimizzazione dell’inventario

Per garantire una gestione dell’inventario efficiente in termini di costi, queste cinque iniziative non dovrebbero essere considerate esaustive. Sono solo suggerimenti su dove puoi iniziare a ottimizzare le scorte. La speranza è che queste aree chiave possano avviare discussioni sul ruolo e la funzione dell’inventario con l’obiettivo di chiarire dove e in che misura vi sia la necessità o l’opportunità di miglioramento.