Lista de materiales (BOM): qué es, cómo hacerla, importancia y casos reales

En la supply chain, todo comienza con la fabricación de un producto. El primer eslabón de la cadena es el que se corresponde con las empresas fabricantes y es en el único punto de la supply chain en el que las materias primas y/o los productos semielaborados se transforman para dar lugar a un producto acabado. Cuando ya se dispone de este artículo final, este empieza a desplazarse por la cadena de suministro hasta llegar al consumidor final.

El hecho de que la producción de los artículos tan solo se produzca en un eslabón concreto de la cadena de suministro, provoca que las empresas fabricantes lleven a cabo sus operaciones de una forma sensiblemente distinta a la de distribuidores y retailers. Del mismo modo, también precisan de disponer de ciertos elementos específicos para gestionar la fabricación como son el Bill of Materials (más conocido por su acrónimo BOM o lista de materiales en español), los Planes Maestros de Producción (MPS por las siglas en inglés) y la Planificación de Materiales (MRP por sus siglas en inglés).

En este artículo vamos a analizar uno de estos elementos: el Bill of Materials o BOM. Vamos a ver en detalle qué es, desgranaremos todos los elementos que lo conforman y cómo gestionarlo de forma óptima, entre otros aspectos.

 

¿Qué es una Lista de materiales o Bill of Materials (BOM)?

El Bill of Materials (BOM) es un documento esencial en la fabricación que detalla la lista completa de componentes, materiales y productos semielaborados requeridos para ensamblar un producto final. Funciona como una guía en la que se enumeran todos los elementos, incluyendo cantidades y descripciones, necesarios para la fabricación. Esta relación de componentes y materias primas permite hacerse una idea exacta de lo que se necesita para fabricar un producto determinado.

El BOM es crucial para garantizar la consistencia en la producción, minimizar los errores y el desperdicio de materiales, facilitar la planificación y la gestión de inventarios y asegurar la calidad y precisión en la fabricación de productos. Cabe decir el nivel de complejidad del Bill of Materials puede variar mucho. En empresas con procesos productivos complejos -como pueden ser en la industria electrónica o aeronáutica- la lista de materiales puede ser muy amplia y diversa. En cambio, el BOM para fabricar una taza será mucho más simple.

 

¿Qué información contiene un BOM?

De nuevo, la información que encontraremos en el BOM será sensiblemente distinta dependiendo de la complejidad de la fabricación del producto. En este sentido, podemos diferenciar entre el BOM de un único nivel (para productos más simples) y el BOM multinivel (para productos más complejos). Veamos sus características:

BOM de un único nivel

Estructura Simple

En un BOM de un nivel, se enumeran solo los componentes directamente utilizados en la fabricación del producto final. Estos son las piezas que se ensamblan directamente en el artículo que se comercializará, sin reflejar los subcomponentes.

Nivel Superficial

La estructura es de un solo nivel, lo que significa que no se profundiza en los subcomponentes utilizados para fabricar los componentes principales.

Simplifica la visualización

Este tipo de BOM es más simple y fácil de visualizar en comparación con el multinivel. Esto lo hace adecuado para productos menos complejos o cuando lo que se pretende es simplemente poder identificar de forma ágil los componentes principales de un producto determinado.

BOM multinivel

Estructura jerárquica

En un BOM multinivel, se detallan todos los niveles de componentes necesarios para fabricar un producto, incluidos los materiales, subcomponentes, los componentes principales y, por supuesto, el producto final.

Niveles de profundidad

Este tipo de BOM muestra la estructura a través de múltiples niveles de profundidad, lo que permite una vista detallada de cómo se ensamblan los productos.

Mayor complejidad

Un BOM multinivel es más complejo y ofrece una visión más detallada de la estructura de componentes, lo que es especialmente útil para productos altamente complejos o que incluyen ensamblajes dentro de ensamblajes.

Además, en el BOM se puede incluir información acerca de los componentes más allá de la cantidad que sea necesaria para ensamblar el producto final, como por ejemplo:

• Proveedor o línea/máquina donde se produce
• Tiempo de entrega
• Coste unitario del componente
• Imágenes del componente
• Notas o instrucciones de ensamblaje
• Estado o disponibilidad en el inventario…

Y la lista podría seguir hasta alcanzar el nivel de detalle que se desee.

 

Importancia y beneficios de un Bill of materials bien elaborado

Ya hemos visto qué es y qué información debería contener una lista de materiales. ¿Pero cuál es el objetivo último de todo esto? En definitiva, que el proceso de producción sea más eficiente. Estos son algunos de los beneficios para el proceso de fabricación de disponer de un Bill of Materials actualizado y bien elaborado.

Mayor visibilidad para todos los implicados en la producción

Internamente, las personas de la organización tendrán acceso al BOM para poder conocer los componentes de un artículo así como su coste y toda la información que se recoja en la lista de materiales. También existe la posibilidad de que el BOM se comparta con los proveedores cuyos componentes se utilizarán en la fabricación, lo que ayuda a mejorar todavía más visibilidad durante todo el proceso si hay colaboración.

Gestión más eficiente y reducción de los desperdicios

Una mayor visibilidad tiene como resultado una gestión más precisa del stock al proporcionar una visión clara de los componentes necesarios. Esto reduce la probabilidad de exceso o falta de inventario. Por lo tanto, se reducen los posibles excesos de stock que conllevan riesgo de obsolescencia a la vez que también se mitiga el riesgo de rotura de stock.

Seguimiento preciso del coste de producción

La información detallada de los componentes y sus costes unitarios permite un cálculo preciso del coste total de producción. Esto ayudará a fijar precios competitivos, ajustarse al presupuesto y maximizar los márgenes de beneficio.

Para los fabricantes es más importante optimizar que nunca

Itho Daaldrop es un productor de sistemas de bomba de calor líder en su sector. Su lista de piezas y repuestos abarcan un total de unas 6.000 referencias que son suministradas por 600 proveedores diferentes, por lo que es fácil hacerse una idea de hasta que punto debe llevar a cabo una gestión eficiente de sus BOM.

Tras implementar Slim4, la compañía ha conseguido reducir los componentes y repuestos almacenados en un 15%, con la correspondiente reducción de costes que ello supone.

Las empresas fabricantes son las que más han sufrido los incrementos de los costes energéticos de los últimos tiempos al hacer un uso intensivo de la electricidad. Por este motivo, tienen que hacer un esfuerzo extra para mantener sus márgenes de rentabilidad.

Lee el caso completo de Itho Daaldrop.

Buenas prácticas para gestionar correctamente el BOM

Para sacar todo el jugo del BOM, es imprescindible seguir algunas indicaciones que permitan mantenerlo de forma óptima. En ningún caso la lista de materiales es un documento que se puede elaborar una vez y esperar que su utilidad se mantenga en el tiempo. Los principales requisitos para un BOM optimizado son los siguientes:

Mantenimiento constante

Actualiza y revisa regularmente el BOM para reflejar cambios en el diseño, los materiales, los procesos de producción o los precios de los componentes o materias primas. Esto evita la obsolescencia de la información y garantiza que el BOM sea siempre preciso.

Automatización del proceso de mantenimiento Utiliza un software de software de planificación de la supply chain que se integre con tu sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) que faciliten la creación, el seguimiento y la gestión del BOM. La mayoría de datos del BOM son dinámicos, por lo que actualizarlos manualmente, sin automatizar el proceso, puede ser farragoso y en casos de producciones complejos incluso inviable.

Jerarquía clara

Organiza el BOM en una estructura jerárquica que refleje de forma clara e inequívoca la relación entre los componentes y subcomponentes. Esto facilita la comprensión de cómo se ensamblan los productos.

Estandarización de la nomenclatura

Utiliza una nomenclatura estandarizada para describir componentes y materiales. Esto facilita la búsqueda y la comprensión de los elementos en el BOM.

Especificar la unidad de medida

Especifica la cantidad necesaria de cada componente y la unidad de medida utilizada (por ejemplo, unidades, piezas, metros, kilogramos, etc.).

Documentación tan detallada como sea posible

Proporciona documentación detallada para cada componente, incluyendo especificaciones técnicas, instrucciones de ensamblaje y requisitos de calidad.

Identificación de proveedores

Agrega información sobre los proveedores o fuentes de cada componente. Esto facilitará el proceso de compras

Control del acceso

Como hemos visto, el BOM es un elemento sensible, por lo que puede que no sea buena idea que cualquier persona pueda editarlo. Controla el acceso a la lista de materiales para garantizar que solo las personas autorizadas puedan realizar cambios. También se recomienda utilizar un sistema de control de cambios para ver quién y cuándo introduce variaciones en el Bill of Materials.

 

La complejidad del forecasting o previsión de la demanda de los componentes de un BOM

Conocer con precisión la demanda prevista es uno de los principales retos para cualquier profesional de la supply chain. Para realizar la previsión de la demanda para un producto terminado deben tenerse en cuenta factores como las ventas históricas, la estacionalidad, el ciclo de vida del producto, eventos extraordinarios, promociones…

En el caso del forecast del BOM, la previsión de la demanda debe tener en cuenta todos los semielaborados, componentes y materias primas que son necesarios para fabricar el producto final. Por lo tanto, la complejidad se multiplica. Estos son algunos de los factores que entran en juego e incrementan la dificultad a la hora de prever la demanda del BOM.

Gran cantidad de componentes

Un BOM puede contener numerosos componentes, cada uno con su propia demanda individual. Esto aumenta la complejidad del forecasting, ya que se deben prever las necesidades de múltiples elementos para ensamblar el producto final, además algunos de los componentes pueden estar en más de una lista de materiales.

Dependencia de la demanda del producto final

El forecasting del BOM depende directamente de la demanda del producto final. Si la demanda del producto final cambia, esto afectará a la demanda de los componentes, lo que requiere una estrecha coordinación y ajustes en su previsión.

Variabilidad de plazos de entrega

Los componentes del BOM pueden provenir de diversos proveedores, cada uno con sus propios plazos de entrega. El forecasting debe tener en cuenta lead times variables para evitar interrupciones en la producción. En cualquier caso, una fluctuación de la demanda aumentará el riesgo de problemas en la producción cuantos más componentes deban tenerse en cuenta para cumplir con dicho forecast.

Mayor riesgo de exceso de inventario

La complejidad del forecasting del BOM aumenta el riesgo de caer en excesos de inventario si no se gestionan adecuadamente. Se necesita una planificación cuidadosa para evitar la acumulación de componentes no utilizados o la obsolescencia de inventario.

 

Automatizar el BOM, imprescindible para fabricaciones complejas

Si tu empresa fabrica tazas y tan solo produce una referencia, es posible que tengas la tentación de elaborar tu BOM manualmente, y probablemente tengas éxito. Pero la realidad es que los fabricantes que pueden permitirse fabricar tan solo un tipo de artículo que se componga de tan solo 2 o 3 materiales pueden contarse con los dedos de las manos.

La mayoría de compañías productoras deben enfrentarse a procesos mucho más complejos, lo que se traduce un BOMs de muchos niveles.

La complejidad de estas listas de materiales hace prácticamente imprescindible – y podríamos prescindir del “prácticamente”- contar tecnología avanzada para gestionar todos los componentes, sus respectivos volúmenes de demanda y ser capaces de gestionar las particularidades y posibles interrupciones de los proveedores que nos los proporcionan. Todo esto, al mismo tiempo que tratamos de no caer en excesos ni roturas de stock.

Por lo tanto, no exageramos si decimos que, si eres un fabricante y tus procesos productivos entrañan cierta dificultad, es imprescindible que automatices la gestión de tu BOM.