Bill of Materials (BOM) cos’è e come gestirla al meglio

Nel dinamico panorama produttivo odierno, in cui precisione, efficienza ed economicità sono fondamentali, è cruciale comprendere gli elementi fondamentali della produzione.

Gli ambienti produttivi sono unici. Di conseguenza, le loro operations differiscono in modo significativo rispetto alle controparti di distribuzione all’ingrosso e retail. Per questo motivo, i processi della supply chain che sono alla base delle aziende manifatturiere devono comprendere alcuni elementi specifici come la Distinta Base o Bill of Materials (BOM), il Master Production Planning (MPS) ed il Materials Requirements Planning (MRP).

Questo articolo approfondisce uno di questi punti critici della produzione: la Bill of Materials. Ne esploreremo la definizione e sveleremo tutti gli elementi che la compongono. Soprattutto, analizzeremo come l’adozione di un approccio più efficace alla gestione del BOM possa contribuire ad aumentare l’efficienza dell’intera azienda.

 

Cos’è la Distinta Base (BOM)?

La Distinta Base è la traduzione della Bill of materials, è una fonte di informazioni essenziale utilizzata nei processi di produzione che riporta l’elenco completo dei componenti, dei materiali e dei semilavorati necessari per assemblare un prodotto finito. Fornisce una guida che elenca tutti gli elementi necessari per garantire un processo di produzione regolare, comprese le quantità e le descrizioni. In definitiva, la Bill of Materials offre un quadro preciso di ciò che è necessario per realizzare un prodotto finito.

La BOM è fondamentale per garantire la coerenza della produzione, ridurre al minimo gli errori e gli sprechi di materiali e facilitare la pianificazione e la gestione efficace delle scorte. Ma soprattutto, la Bill of Materials contribuisce a garantire la qualità e l’accuratezza dell’intero processo produttivo.

Tuttavia, il livello di complessità della Distinta Base può variare notevolmente. L’elenco dei materiali può essere molto ampio e diversificato nelle aziende con processi produttivi complessi, come nel settore elettronico o aerospaziale. D’altra parte, la Distinta Base per la produzione di un prodotto semplice sarà molto meno complessa.

 

Quali informazioni contiene una Distinta Base?

Anche in questo caso, le informazioni contenute nella Bill of Materials saranno significativamente diverse a seconda della complessità del prodotto in questione. In questo senso, possiamo distinguere tra una Distinta Base a livello singolo per prodotti semplici e una Distinta Base multilivello per prodotti più complessi. Approfondiamo le caratteristiche di ciascuna di esse:

Distinta Base a livello singolo

Struttura semplice

In una Distinta Base a livello singolo sono elencati solo i componenti direttamente utilizzati per la fabbricazione del prodotto finale. Queste parti costituiscono il prodotto finale senza riflettere i sottocomponenti.

Visualizzazione semplice

Questo tipo di Distinta Base è più semplice e più facile da visualizzare rispetto alla Distinta Base multilivello. È adatta a prodotti meno complessi o quando l’obiettivo è identificare rapidamente e con facilità i componenti principali di un prodotto.

Distinta Base multilivello

Struttura gerarchica

In una Distinta Base multilivello, tutti i componenti necessari alla fabbricazione di un prodotto sono dettagliati, comprese le materie prime, i sottocomponenti, i componenti principali e, naturalmente, il prodotto finale. Questa Bill of Materials più dettagliata mostra la struttura attraverso più livelli di profondità, consentendo una visione dettagliata di come i prodotti vengono assemblati.

Aumento della complessità

Una Distinta Base multilivello è in genere molto più complessa. Offre una visione più dettagliata della struttura dei componenti, particolarmente utile per i prodotti molto complessi o per quelli che comprendono assiemi all’interno di assiemi.

La Bill of Materials può comprendere anche dettagli sui componenti che vanno oltre la quantità richiesta per l’assemblaggio del prodotto finale, ad esempio:

• Fornitore
• Tempi di consegna
• Costo unitario del componente
• Immagini del componente
• Note o istruzioni di montaggio
• Stato o disponibilità della scorta in magazzino

L’elenco potrebbe continuare a lungo per includere tutti i dettagli desiderati.

 

Importanza e vantaggi di una Distinta Base (Bill of materials) accurata

Abbiamo già visto cos’è una distinta base e quali informazioni deve contenere, ma qual è l’obiettivo finale? La risposta è semplice: garantire che il processo produttivo sia il più efficiente possibile.

Tuttavia, ecco alcuni degli altri vantaggi che derivano dal mantenimento di una Bill of Materials aggiornata.

Maggiore visibilità

Una Bill of Materials ben definita crea visibilità per tutti gli stakeholder interni coinvolti nel processo di produzione. La Distinta Base fornisce un quadro chiaro dei componenti di un articolo, dei costi associati e di tutti i dati inerenti alla distinta base. Inoltre, la Distinta Base può essere condivisa con i fornitori che producono a loro volta componenti che svolgono un ruolo importante nel processo di produzione, favorendo una maggiore trasparenza e una migliore collaborazione.

Miglioramento dell’efficienza e riduzione degli sprechi

Una maggiore visibilità si traduce in una gestione più accurata delle scorte. Una visione chiara dei componenti necessari riduce la probabilità di un eccesso o di una carenza di scorte. Di conseguenza, si riduce il rischio di scorte in eccesso, di obsolescenza e di colli di bottiglia.

Controllo accurato dei costi

Informazioni dettagliate sui componenti e sui loro costi unitari consentono di calcolare con precisione il costo totale di produzione. Questo aiuterà a stabilire prezzi competitivi, a rispettare il budget e a massimizzare i margini di profitto.

Un esempio reale di cliente: Itho Daalderop ottimizza il suo processo produttivo per far fronte all’aumento dei costi energetici

Itho Daaldrop è un produttore leader di sistemi a pompa di calore. Con una vasta gamma di parti e componenti che comprende oltre 6.000 articoli provenienti da 600 fornitori diversi, la distinta base è fondamentale per aiutare l’azienda a gestire la complessità delle sue operazioni.

In seguito all’adozione di Slim4, l’azienda ha ottenuto una notevole riduzione del 15% dei componenti a magazzino, con un significativo risparmio sui costi.

Questa decisione strategica si è rivelata particolarmente critica di fronte alle recenti impennate dei costi energetici. Riducendo le spese di produzione, l’azienda ha attenuato l’impatto dell’aumento dei costi energetici, che hanno gravato in modo sproporzionato sulle aziende manifatturiere, dato il loro notevole consumo di elettricità.

Leggi lo studio completo del caso Itho Daalderop (Versione inglese)

 

Le migliori pratiche per la gestione della Distinta Base

Per sfruttare al meglio la tua Distinta Base e mantenerla efficace nel tempo, è essenziale seguire alcune linee guida fondamentali. La Bill of Materials non è un documento statico, ma necessita di una revisione continua. Ecco alcuni criteri chiave per mantenerlo ottimizzato:

Manutenzione continua

Aggiorna costantemente la Distinta Base per allinearla alle variazioni di progetti, materiali, processi produttivi o alle fluttuazioni dei costi dei componenti e delle materie prime. Questo approccio proattivo protegge dalle informazioni obsolete e garantisce l’accuratezza permanente della distinta base.

Automatizzare il processo di manutenzione

I dati della Distinta Base sono dinamici. Di conseguenza, l’aggiornamento manuale della Bill of Materials è complicato e persino impraticabile in ambienti di produzione complessi. È possibile tracciare, adattare e convalidare la Distinta Base in modo proattivo sfruttando una tecnologia avanzata di pianificazione della supply chain che si integra perfettamente con i sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP).

Definire una chiara gerarchia

Organizzare la Distinta Base in una struttura gerarchica che rifletta in modo chiaro e univoco la relazione tra componenti e sottocomponenti. In questo modo è più facile capire come vengono assemblati i prodotti e quali materiali sono necessari.

Specificare l’unità di misura

Quando si tratta di pianificazione della supply chain, tutti devono parlare la stessa lingua. Pertanto, è necessario specificare l’unità di misura di ciascun componente (ad esempio, unità, pezzi, metri, chilogrammi, ecc.).

Attenzione al dettaglio

La Bill of Materials deve fornire dettagli sufficienti a supportare un processo decisionale efficace durante tutto il processo di produzione. Documentando le specifiche tecniche, le istruzioni di assemblaggio, i requisiti di qualità e tutte le altre informazioni necessarie, la Distinta Base si rivelerà una risorsa per tutte le parti interessate.

Non trascurate le informazioni dei fornitori

Aggiungi informazioni sui fornitori o sulle fonti di ciascun componente. Questo faciliterà un processo di approvvigionamento efficiente.

Controllo degli accessi

Come abbiamo visto, la Distinta Base è una risorsa sensibile. Pertanto, è necessario stabilire protocolli chiari su chi può modificarla. Inoltre, le modifiche alla Bill of Materials devono essere registrate e riviste per evitare costosi errori successivi.

 

Come si può utilizzare la Distinta Base per pianificare con precisione?

La previsione accurata della domanda rappresenta una sfida centrale per i professionisti della supply chain. Quando si prevede la domanda di un prodotto finito, diventa indispensabile considerare diversi fattori, tra cui le vendite storiche, la stagionalità, il ciclo di vita del prodotto, gli eventi eccezionali, le attività promozionali, ecc.

Tuttavia, nel caso della previsione della domanda a ciascun livello della Distinta Base, la previsione della domanda deve considerare tutti i semilavorati, i componenti e le materie prime necessarie per la fabbricazione del prodotto finale. Pertanto, la complessità si moltiplica.

Un gran numero di componenti

Una Distinta Base spesso comprende numerosi componenti, ciascuno con un profilo di domanda unico. Questo aggiunge un ulteriore livello di complessità alla previsione, in quanto richiede l’anticipazione delle esigenze di più elementi per assemblare il prodotto finale, e alcuni di questi componenti possono essere presenti in più di una Bill of Materials.

Dipendenza dalla domanda a livello di prodotto finito

La previsione della Distinta Base è strettamente legata alla domanda del prodotto finito. Qualsiasi variazione nella domanda del prodotto finale ha un impatto diretto sui requisiti dei componenti, richiedendo uno stretto coordinamento e aggiustamenti nel processo di previsione.

Variabilità dei tempi di consegna

I componenti della Distinta Base provengono in genere da diversi fornitori, ognuno dei quali ha tempi di consegna specifici. Il processo di pianificazione deve tenere conto di questi tempi di consegna variabili per evitare interruzioni della produzione. In caso di fluttuazioni della domanda, più componenti sono coinvolti nella previsione, maggiore è il rischio di problemi di produzione.

Aumento del rischio di eccedenze di magazzino

La complessità della previsione dei componenti all’interno della Distinta Base aumenta il potenziale di eccedenza delle scorte se non viene gestita con attenzione. Pertanto, una pianificazione accurata è essenziale per evitare l’accumulo di componenti inutilizzati o l’obsolescenza delle scorte.

 

L’automazione è indispensabile per i processi produttivi complessi

Potrebbe essere possibile creare manualmente una Distinta Base per un prodotto semplice come una tazza di ceramica. Tuttavia, i produttori che realizzano un solo prodotto con un numero minimo di materiali sono molto pochi.

La maggior parte delle aziende manifatturiere deve gestire processi più complessi, che si traducono in Distinte Base complesse che coprono molti livelli.

Data la complessità di queste BOM, le aziende hanno bisogno di una tecnologia avanzata per gestire tutti i componenti, la quantità di ciascuno di essi necessaria per gestire in modo proattivo eventuali problemi con i fornitori. Naturalmente, tutto questo deve essere realizzato assicurandosi di non avere né troppo né troppo poco in magazzino.

Tenendo presente tutto questo, se sei un produttore e i tuoi processi produttivi comportano un certo grado di complessità, devi automatizzare la gestione della tua Distinta Base per mantenere il processo il più fluido ed efficiente possibile.