Bestandsmanagement: Tipps und Tricks für eine effektive Lagerverwaltung

Das Bestandsmanagement ist ein Geschäftsprozess, der sich unmittelbar auf die Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens auswirkt. Der Schlüssel liegt darin, eine Balance zwischen einem ausreichenden Bestand zur Deckung der Nachfrage und der Minimierung der Lagerkosten und des Risikos der Veralterung zu erreichen. In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit den Herausforderungen im Bestandsmanagement.

Was ist Bestandsmanagement?

Bei der Bestandsoptimierung geht es um die Überwachung und Kontrolle des Warenflusses innerhalb eines Unternehmens, von der Beschaffung über die Lagerung bis hin zum Absatz oder Verkauf. Ziel ist es, ein Gleichgewicht zwischen Produktverfügbarkeit und Bestandskosten zu wahren.

Ein wirksames Bestandsmanagement ermöglicht es Unternehmen, effizient auf die Marktnachfrage zu reagieren, ohne dass es zu Überbeständen kommt, was häufig zu finanziellen und betrieblichen Problemen führt.

Was ist eigentlich ein “Bestand”?

Wörtlich meint Bestand die vorhandene Menge von etwas bzw. eines Guts. Im wirtschaftlichen Kontext bzw. im Bestandsmanagement sind Bestände als Puffer zu verstehen, die zeitliche und mengenmäßige Unterschiede zwischen Input- und Outputströmen von Gütern ausgleichen. Bestände dienen dazu, gegenüber Kunden und internen Unternehmensbereichen eine reibungslose Versorgung mit entsprechenden Gütern zu gewährleisten und Fehlmengenkosten zu vermeiden.

Was versteht man unter “Management”?

“Management” bezieht sich auf das zielgerichtete Planen, Organisieren und Leiten von Prozessen. Im Bestandsmanagement sind besonders die Unternehmensphilosophie, -politik, Planung und Kontrolle, sowie Führung und Organisation von Bedeutung. Aus diesen Bereichen lassen sich Aufgaben wie Bestandspolitik, -planung und -kontrolle ableiten.

Bestandsmanagement zielt darauf ab, eine Balance zwischen Umlaufvermögen, Betriebskosten und optimalem Servicelevel durch optimierte Güterflüsse zu erreichen.

Arten von Beständen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Bestände zu klassifizieren. Am gebräuchlichsten ist die Unterteilung entlang der logistischen Kette. Demnach werden Bestände unterschieden in Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige Erzeugnisse, sowie fertige Erzeugnisse und Waren.

Rohstoffe sind Güter, die die wesentlichen Bestandteile eines Produktes bilden. Hilfsstoffe gehen auch in das Produkt ein, erfüllen aber nur eine untergeordnete Funktion. Betriebsstoffe werden im Laufe der Produktion verbraucht, fließen aber nicht in das Produkt ein. Unfertige Erzeugnisse sind auch bezeichnet als „Ware in Arbeit“. Es handelt sich um nicht-verkaufsfertige Produkte, die erst einen Teil der notwendigen Wertschöpfung durchlaufen haben. Fertige Erzeugnisse sind verkaufsfertige Produkte.

Eine andere Unterteilung ist die in Fertigwarenbestände, Transportbestände und Veredelungsbestände. Was Fertigwarenbestände (fertige Erzeugnisse) sind, wurde oben bereits erklärt. Transportbestände sind Bestände, die zwischen zwei Lagerpositionen ohne Wertschöpfung unterwegs sind, sei es auf Straßen, Schienen oder in der Luft.  Veredelungsbestände sind Güter, bei denen es im Rahmen des Wertschöpfungsprozesses notwendig ist, eine Zwischenlagerstufe einzurichten, in der keine Bearbeitung erfolgt. Das ist typisch für den Lebens- und Genussmittelbereich (z.B. bei Wein, Whisky oder Bananen).

Aktuelle Herausforderungen und Einflussfaktoren im Bestandsmanagement

Die zunehmende Komplexität der Lieferketten und die sich verändernden Kundenerwartungen haben die Herausforderungen im Bestandsmanagement verstärkt. Sowohl interne als auch externe Faktoren beeinflussen die Bestandsstrategie eines Unternehmens und tragen zu den aktuellen Schwierigkeiten bei. Im Folgenden werden die wichtigsten Einflussfaktoren und Herausforderungen vorgestellt.

Einflussfaktoren auf das Bestandsmanagement

Es gibt verschiedene Faktoren, die die Bestandsführung beeinflussen. Zu den internen Faktoren zählen unter anderem die Fertigungstiefe, die benötigten Lagerstufen und die Flexibilität der Fertigungsorganisationen. Diese internen Einflüsse können durch technologische und organisatorische Gegebenheiten noch verstärkt werden, zum Beispiel durch Standardisierungen auf Teile- und Baugruppenebene oder durch die Vermeidung häufiger Konstruktionsänderungen. Diese internen Faktoren wirken sich direkt auf die Lagerstrategie und die Höhe der Bestände aus.

Externe Faktoren kommen vor allem von der Beschaffungsseite und hängen von den Marktstrukturen ab. Die Marktstellung der Lieferanten und deren Zuverlässigkeit hinsichtlich Qualität, Menge und Termin beeinflussen die Verfügbarkeit von Waren und somit auch die Lagerbestände. Darüber hinaus müssen Unternehmen den sich ständig ändernden Kundenwünschen und der Notwendigkeit, kurzfristig und präzise zu liefern, gerecht werden.

Aktuelle Herausforderungen im Bestandsmanagement

Im Folgenden werden drei der wichtigsten Herausforderungen genannt, denen man sich heute stellen muss.

1. Steigende Lagerkosten

Die steigenden Kosten für Lagerflächen und die Arbeitskosten haben die Gesamtkosten für die Aufrechterhaltung größerer Lagerbestände erhöht, die zur Gewährleistung einer hohen Verfügbarkeit notwendig sind.

2. Risiko der Obsoleszenz

Angesichts des raschen Wandels der Markttrends und des technologischen Fortschritts erhöht sich mit der Haltung großer Lagerbestände das Risiko, dass bestimmte Produkte veralten.

3. Verschärfte Finanzierungsbedingungen

Der Zugang zu Krediten oder Finanzierungen zur Deckung großer Lagerbestände kann für einige Unternehmen eine Herausforderung darstellen und ihren Cashflow beeinträchtigen. Studien deuten darauf hin, dass der Wert der Vorräte mehr als 30 % der Vermögenswerte eines Unternehmens ausmachen kann, was deutlich macht, wie wichtig effiziente Prozesse im Bestandsmanagement sind, um finanzielle Risiken zu verringern und die Rentabilität zu steigern.

Angesichts dieser aktuellen Herausforderungen ist es unerlässlich, die klassischen Instrumente des Bestandsmanagements sowie ein funktionierendes Risikomanagementsystem zu verstehen und gezielt einzusetzen.

Fehlmengen, Lieferverzögerungen, Sicherheitsbestände und Risikomanagement

Eine Fehlmenge ist ein Bedarf, der die verfügbare Menge überschreitet und nicht aus dem Bestand gedeckt werden kann. Es entstehen Fehlmengenkosten (stock-out-costs), die in direkte und indirekte unterteilt werden. Direkte Fehlmengenkosten entstehen bei Produktionsunterbrechungen, etwa in Form von Stilllegung von Maschinen, Wartezeiten von unbeschäftigtem Personal, Überstunden durch Nacharbeit, Konventionalstrafen und Umsatzverlusten. Indirekte Fehlmengenkosten sind Sondermaßnahmen, die drohenden Unterbrechungen der Materialversorgungen entgegenwirken sollen. Dazu zählen erhöhte Transportkosten, überhöhte Materialpreise und erhöhter Personalaufwand. Indirekte Fehlmengenkosten sind weitaus häufiger als direkte. Außerdem gehen sie in der Kostenrechnung unter und sind damit im Einzelfall nicht nachzuweisen.

Auch Lieferverzögerungen können Fehlmengenkosten verursachen. Die Ursachen können vielfältig sein und beispielsweise in der Produktion des Herstellers liegen oder vom Logistikdienstleister verursacht sein. Das Führen eines Sicherheitsbestandes ist demgemäß eine Vorbeugemaßnahme. Überschreitet ein Lieferant wiederholt seine Lieferfristen, kann ein Unternehmen reagieren, indem es Konventionalstrafen mit diesem Lieferanten vereinbart.

Der Sicherheitsbestand dient zur Kompensation von Schwankungen im Materialfluss, die Kosten in Form von Fehlmengen für das Unternehmen verursachen können. Insbesondere bei Lieferungen aus Fernost sind die Bestände einem Risiko ausgesetzt. Der Sicherheitsbestand soll vor allem den folgenden Punkten vorbeugen:

• Verbrauchsabweichungen
• Lieferterminabweichungen
• Abweichungen der Liefermenge von der Bestellmenge (Minderlieferungen und Retouren aufgrund von Qualitätsmängeln)
• Fehler bei der Bestandsführung

Soll der Sicherheitsbestand diese Funktionen erfüllen, muss so bestellt werden, dass die planmäßige Lagerentnahme während der Beschaffungszeit den Sicherheitsbestand nicht in Anspruch nimmt. Ziel ist, dass die neue Lieferung eintrifft, ohne auf den Sicherheitsbestand zurückzugreifen. In anderen Worten: Der Bestellpunktbestand (Meldebestand) schließt den Sicherheitsbestand mit ein.

Risikomanagement hilft Unternehmen, Chancen zu nutzen und gleichzeitig Verluste zu vermeiden. Es umfasst vier Schritte:

• Risikoanalyse: Identifikation aller Risiken im Geschäftsmodell.
• Risikobewertung: Einschätzung des Schadenspotenzials mittels Risikoportfolio.
• Risikosteuerung: Maßnahmen zur Begrenzung von Risiken, z. B. Vermeidung, Diversifikation oder Risikotransfer.
• Risikokontrolle: Laufende Überwachung zur Anpassung an Veränderungen.

Schritte zum erfolgreichen Bestandsmanagement

Von der Unternehmensstrategie zum Betrieb

Zunächst ist zu bedenken, dass ein effektives Bestandsmanagement mit einer klaren Ausrichtung auf die Geschäftsstrategie des Unternehmens beginnt. Je nach der Positionierung des Unternehmens wird das Bestandsmanagement unterschiedliche Ziele verfolgen.

Nach dem Modell von Treacy und Wiersema gibt es drei wichtige strategische Ansätze:

• Produktführerschaft: Erfordert ständige Innovation und ein breites Produktsortiment, was oft bedeutet, dass größere Lagerbestände vorgehalten werden müssen, um Fehlbestände zu vermeiden.
• Operative Exzellenz: Hier liegt der Schwerpunkt auf der Prozesseffizienz. Ziel ist es, die Lagerkosten zu minimieren und den Produktumsatz zu maximieren.
• Kundennähe: Vorrangig geht es darum, den Kunden genau das zu liefern, was sie brauchen, wenn sie es brauchen. Das kann bedeuten, dass ein vielfältiger Lagerbestand aufrechterhalten und Fehlbestände um jeden Preis vermieden werden müssen.

Wenn Sie feststellen, welche dieser Strategien in Ihrem Unternehmen vorherrscht, können Sie Ihre Bestandsentscheidungen gezielter treffen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise auf operative Exzellenz spezialisiert ist, wird Ihre Herausforderung darin bestehen, die Lagerbestände zu minimieren, während ein Unternehmen, das sich durch Kundennähe auszeichnet, besonders darauf achten muss, Fehlbestände zu vermeiden.

Produktklassifizierung: Die ABC-Methode

Eine der wichtigsten Taktiken im Bestandsmanagement ist die ABC-Klassifizierung, die auf dem Pareto-Prinzip beruht, das besagt, dass 20 % der Artikel 80 % des Umsatzes generieren.

Das bedeutet, dass den für das Unternehmen wertvollsten Produkten mehr Aufmerksamkeit und Kontrolle gewidmet werden sollte, während die weniger wichtigen Artikel einfacher verwaltet werden können.

• Kategorie A: Produkte mit hohem Umsatz oder hohem Wert, die den größten Teil des Gewinns erwirtschaften.
• Kategorie B: Produkte, die sich mäßig auf den Umsatz oder die Gewinnspanne auswirken und eine Überwachung auf mittlerem Niveau erfordern.
• Kategorie C: Artikel mit geringem Umsatz oder geringem Wert, die nur minimalen Verwaltungsaufwand erfordern und idealerweise vollständig automatisiert sind.

Dieser Ansatz hilft Unternehmen, ihre Ressourcen auf die rentabelsten Produkte zu konzentrieren und zu vermeiden, dass sie Zeit und Mühe auf Artikel verschwenden, die weniger wertvoll sind.

Management und Kontrolle des Produktlebenszyklus

Die Sortimentsverwaltung ist einer der komplexesten Bereiche des Bestandsmanagements. Unternehmen müssen entscheiden, welche Produkte sie auf Lager halten, wann sie neue Produkte einführen und wann sie Produkte, die nicht mehr rentabel sind, auslaufen lassen. Diese Aufgabe wird durch Instrumente wie Sortimentsmatrizen vereinfacht, die dabei helfen, rationale anstelle von Bauchentscheidungen über das Produktportfolio-Management zu treffen.

Darüber hinaus ist das Management des Produktlebenszyklus von entscheidender Bedeutung, um die Anhäufung von Lagerbeständen zu verhindern, die schließlich veraltet sein könnten. Die meisten Produkte durchlaufen verschiedene Phasen: Einführung, Wachstum, Reife und Rückgang. Die Lagerbestände müssen je nach Lebensphase des Produkts angepasst werden. Die größte Gefahr der Veralterung besteht zu Beginn und am Ende des Lebenszyklus, wenn die Nachfrage am unsichersten ist.

Eine der wirksamsten Methoden, um zu entscheiden, ob ein Artikel bevorratet werden sollte, ist die Verwendung eines Bestandsindexes, wie er unten abgebildet ist: