Lagerstyrning: Optimering och nyckelstrategier för att maximera lönsamheten

Lagerhantering är en affärsprocess som direkt påverkar ett företags lönsamhet och konkurrenskraft. Nyckeln ligger i att uppnå en balans mellan att ha tillräckligt med lager för att möta efterfrågan samtidigt som man minimerar lagringskostnader och risken för inkurans. I den här artikeln går vi igenom vad lagerstyrning innebär. 

Vad är lagerstyrning? 

Lagerhantering är processen att övervaka och kontrollera flödet av produkter inom ett företag, från inköp till lagring samt eventuell distribution eller försäljning. Målet är att upprätthålla en balans mellan produkttillgänglighet och lagerkostnader. 

En effektiv lagerhantering gör det möjligt för företag att effektivt svara på marknadens efterfrågan utan överlager, som ofta innebär finansiella och operativa problem. 

Dagens utmaningar inom lagerstyrning

Den ökade komplexiteten inom leveranskedjor och kundernas förändrade förväntningar har förstärkt utmaningarna inom lagerhantering. Nedan beskrivs tre av de viktigaste utmaningarna som vi står inför idag. 

1. Stigande lagringskostnader

Kostnaden för lagerutrymme har tillsammans med arbetskraftskostnaden ökat, vilket har ökat den totala kostnaden av att driva större lager.  

2. Risk för föråldring

Med de snabba förändringarna i marknadstrender och tekniska framsteg, ökar risken för att vissa produkter blir föråldrade om man håller stora mängder i lager. 

3. Strängare finansieringsvillkor

Att få tillgång till kredit eller finansiering för att täcka stora lager kan vara en utmaning för vissa företag, vilket påverkar deras kassaflöde. Studier visar att värdet på varulagret kan utgöra mer än 30% av ett företags tillgångar, vilket understryker vikten av att implementera effektiva processer inom lagerhantering för att minska de finansiella riskerna och förbättra lönsamheten. 

Steg till effektiv lagerhantering

Från affärsstrategi till verksamhet

Det första man bör tänka på är att en effektiv lagerhantering börjar med en tydlig anpassning till företagets affärsstrategi. Beroende på företagets positionering kommer lagerhanteringen att variera. 

Enligt Treacy och Wiersemas modell finns det tre huvudsakliga strategiska tillvägagångssätt: 

• Produktledarskap: Kräver ständig innovation och ett brett produktsortiment, vilket ofta innebär att man måste hålla större lagervolymer för att undvika slutförsäljning. 

• Operativ excellens: Här ligger fokus på processeffektivitet. Målet är att minimera lagringskostnaderna och maximera produktomsättningen. 

• Kundnära service: Prioriteringen är att förse kunderna med vad de behöver, när de behöver det, vilket kan innebära att man måste ha ett varierat lager och till varje pris undvika att det blir slut på lagret. 

Genom att identifiera vilken av dessa strategier som dominerar ditt företag kan du bättre värdera dina lagerbeslut. Om ditt företag till exempel är specialiserat på operativ excellens kommer din utmaning att vara att minimera lagernivåerna, medan ett företag som utmärker sig inom kundnärhet måste ägna särskild uppmärksamhet åt att förhindra lageravbrott. 

Produktklassificering: ABC-metoden

En av de viktigaste metoderna inom lagerhanteringen är ABC-klassificeringen, som bygger på Paretos princip, som innebär att 20% av produkterna genererar 80% av intäkterna. 

Detta innebär att de produkter som är mest värdefulla för företaget bör få större uppmärksamhet och kontroll, medan de som har mindre inverkan kan hanteras enklare. 

• Kategori A: Produkter med hög omsättning eller högt värde som genererar majoriteten av vinsten. Kräver betydande hantering. 

• Kategori B: Produkter som har måttlig påverkan på försäljning eller måttligt värde och som kräver tillsyn på medelnivå. 

• Kategori C: Artiklar med låg omsättning eller lågt värde som kräver minimal hantering, helst helt automatiserade. 

Detta tillvägagångssätt hjälper företagen att prioritera resurserna på de mest lönsamma produkterna och undvika att slösa tid och kraft på dem som tillför mindre värde. 

Hantering och kontroll av produktlivscykeln

Hantering av produktsortimentet är ett av de mest komplexa områdena inom lagerstyrning. Företagen måste avgöra vilka produkter som ska finnas i lager, när nya produkter ska introduceras och när de produkter som inte längre är lönsamma ska fasas ut. Denna uppgift förenklas med verktyg som sortimentmatriser, som hjälper till att fatta mer rationella beslut om produktportföljhantering. 

Dessutom är det viktigt att kontrollera produkternas livscykel för att förhindra lageruppbyggnad som framöver kan bli föråldrad. De flesta produkter går igenom olika stadier: introduktion, tillväxt, mognad och nedgång. Lagernivåerna måste anpassas efter produktens livscykel. De största riskerna för inkurans uppstår i början och slutet av livscykeln, när efterfrågan är som mest osäker. 

En av de mest effektiva metoderna för att avgöra om en produkt ska lagerföras är att använda ett aktieindex, som det som visas nedan:

Definiera säkerhetslager: När och hur mycket du ska beställa

Säkerhetslager är en extra reserv av produkter som hålls för att täcka oförutsedda omständigheter, exempelvis en plötslig ökning av efterfrågan eller leveransförseningar från leverantörer. Att bestämma när och hur mycket som ska beställas av en produkt, är ett av de viktigaste besluten inom lagerhanteringen. 

Beräkningen av säkerhetslagret bör baseras på faktorer som t.ex: 

• Servicenivå: Detta återspeglar hur många gånger ett företag kan uppfylla en order. 

• Felaktiga efterfrågeprognoser: Felaktiga efterfrågeprognoser påverkar hur stora lagernivåer som krävs för att undvika slutförsäljning. 

• Leveranssäkerhet: Att ta hänsyn till variationer i leveranstiderna är avgörande för att undvika överraskningar. Leveranssäkerhet är i själva verket viktigare än att efterfrågeprognoserna är korrekta. 

Beräkning av ekonomisk orderkvantitet (EOQ)

Economic Order Quantity (EOQ) är en matematisk metod som hjälper företag att fastställa den optimala mängden produkter som ska beställas. EOQ syftar till att balansera beställningskostnader med lagringskostnader, vilket minimerar de totala lagerrelaterade kostnaderna. Läs mer om EOQ och dess formel. 

Undantagshantering och automatiserat beslutsfattande

När lagerkomplexiteten växer och produktsortimenten utökas är det viktigt att implementera verktyg för undantagshantering. Med hjälp av dessa verktyg kan du fokusera på de mest kritiska produkterna, medan mindre viktiga artiklar kan hanteras automatiskt med hjälp av programvara. 

Undantagshantering gör det möjligt för lagerteamen att ägna tid och resurser åt att lösa problem som verkligen påverkar lönsamheten, vilket gör att automatiserade system kan hantera mindre viktiga produkter. 

Viktiga KPI:er inom lagerstyrning

Inom lagerhanteringen är det viktigt att mäta prestandan för att identifiera förbättringsområden och säkerställa att lagerverksamheten är effektiv och lönsam. Prestationen mäts med hjälp av KPI:er (Key Performance Indicators). 

Låt oss gå igenom några av de viktigaste KPI:erna inom lagerhantering: 

Omsättning i varulagret

Lageromsättningen mäter hur många gånger det totala varulagret har sålts eller använts under en viss period. En hög omsättning indikerar vanligtvis att produkterna säljs snabbt, medan en låg omsättning kan tyda på dålig hantering, vilket kan leda till föråldrade produkter. 

Servicenivå

Servicenivån anger hur stor andel av beställningarna som ett företag kan uppfylla med hjälp av sitt tillgängliga lager utan att vara beroende av nödbeställningar. En hög servicegrad innebär att företaget har rätt mängd lager för att möta kundernas efterfrågan. 

Inkuransgrad

Detta nyckeltal visar hur stor andel av lagret som blir inaktuellt och inte kan säljas framöver. En stigande inkuransgrad kan tyda på dålig planering eller bristande anpassning mellan lagernivåer och marknadens efterfrågan. 

Påfyllnadstid eller ledtid 

Ledtid mäter den tid som förflyter från det att en order läggs hos en leverantör till dess att produkterna kommer in i lager. Att minska denna tid är avgörande för att förbättra den operativa effektiviteten och sänka det nödvändiga säkerhetslagret. 

Lagerhantering inom olika sektorer

Lagerhanteringen varierar avsevärt beroende på bransch. Varje sektor har sina egna utmaningar och nyanser som formar hur de hanterar sina lager. 

Nedan undersöker vi hur metoderna för lagerhantering skiljer sig åt inom tillverkning, distribution, detaljhandel och e-handel. 

Lagerstyrning inom tillverkningsindustrin

Lagerstyrning inom tillverkningsindustrin fokuserar främst på att balansera tillgången av råvaror med effektiv produktion. 

Viktiga aspekter inom denna sektor inkluderar: 

• Hantering av komponenter: Material och komponenter kan vara dyrt eller svårt att få tag på, vilket gör det viktigt att upprätthålla optimala säkerhetslagernivåer för att förhindra produktionsstopp. 

• Intern logistik och kvalitetskontroll: Till skillnad från andra sektorer kräver tillverkningsindustrin att lagerhanteringen integreras med internlogistiken för att säkerställa att material och komponenter flödar smidigt genom produktionslinjerna. 

• Komplexa efterfrågeprognoser: Prognoser för efterfrågan är avgörande inte bara för slutprodukterna utan också för de material som behövs för att producera dem. 

Lagerstyrning inom distribution

Inom distributionssektorn är den främsta utmaningen att hantera stora volymer av produkter som rör sig mellan olika punkter i leveranskedjan, från tillverkare till återförsäljare. 

De viktigaste aspekterna inom denna sektor inkluderar: 

• Optimera förvaringen: Distributörer hanterar ofta stora lagervolymer, vilket gör det viktigt att optimera lagerutrymmet. System som Warehouse Management Systems (WMS) hjälper till att effektivt hantera mottagning, lagring och leverans av produkter. 

• Flera olika platser: Distributörer arbetar vanligtvis med flera logistikcenter. Samordning mellan dessa lager är avgörande för att säkerställa att produkterna finns tillgängliga när och där de behövs, vilket innebär komplex lagerhantering på flera platser. 

• Att hålla leveranstider: Distributionssektorn är starkt beroende av att bestämda leveranstider hålls. För att uppnå detta måste lagret vara strategiskt placerat nära slutkunderna. 

 Lagerstyrning inom detaljhandeln

Detaljhandelssektorn står inför flera utmaningar när det gäller lagerhantering. Detta beror på den höga omsättningen av produkter och behovet av att omedelbart möta kundernas efterfrågan. 

De viktigaste faktorerna i denna sektor är bl.a: 

• Lagerhantering i butik eller på lager: Inom detaljhandeln är lagret uppdelat mellan centrallager och fysiska butiker. Att säkerställa att produkterna finns tillgängliga på rätt försäljningsplatser är viktigt för att undvika lagerbrist i butikerna och för att optimera lagerutrymmet. 

• Hög produktomsättning: Detaljhandeln kännetecknas av en hög omsättning av produkter, vilket innebär att lagret måste hanteras snabbt för att undvika lageruppbyggnad och inkurans. Detta är särskilt viktigt i branscher som mode eller teknik, där trenderna förändras snabbt. 

• Prognostisering av säsongsbunden efterfrågan: Försäljningen inom detaljhandeln varierar kraftigt beroende på säsong (till exempel under högtider eller rea-perioder). En effektiv lagerstyrning inom detaljhandeln måste vara flexibel och kunna anpassas till dessa förändringar för att förhindra att det uppstår slut- eller överlager. 

• Hantering av returer: Returlogistik är en stor utmaning inom detaljhandeln, särskilt med tanke på den alltmer populära e-handeln. Effektiv hantering av returer är avgörande för att minimera förluster och optimera lagerutrymmet. 

Målet med lagerstyrning: Optimera verksamheten

I slutändan är målet med lagerstyrning att optimera verksamheten och öka effektiviteten. Detta minskar kostnaderna för att lagra, beställa och distribuera produkter. Det är till exempel vanligt att företag har ordervolymer som inte har setts över på flera år, vilket kan leda till överlager eller slutförsäljning, beroende på tidpunkten. 

Att implementera ett effektivt lagerhanteringssystem innebär flera fördelar för företagen: 

• Kostnadsminskning: Både lagrings- och driftskostnaderna kan sänkas avsevärt. 

• Förbättrat kassaflöde: Bättre lagerhantering frigör kapital som kan användas inom andra delar av verksamheten. 

• Nöjda kunder: Effektiv hantering säkerställer att lagret alltid finns tillgängligt när kunden behöver det, vilket förbättrar kundens upplevelse. 

• Konkurrensfördel: I en globalt konkurrensutsatt miljö kan en effektiv lagerhantering bli en viktig fördel gentemot konkurrenterna. 

Utmaningen är att hitta rätt balans mellan lagerhållningskostnader och beställningskostnader. Att omdefiniera orderkvantiteterna med hjälp av metoder som Economic Order Quantity (EOQ) kan leda till betydande besparingar. Genom att integrera system kan man dessutom automatisera processer och ständigt övervaka kostnader och lagernivåer.