Lagerhantering: Att uppnå ett 360°-perspektiv med S&OP

Något som de flesta vet, men som talas för lite om, är att olika avdelningar har olika mål. Som alla i leveranskedja-teamet vet står dessa mål ofta i konflikt med varandra.

Vem har inte sett någon i säljteamet beklaga sig över att det inte finns tillräckligt med varor på lagret? Eller någon på ekonomiavdelningen som nekar en inköpsorder eftersom de anser att rörelsekapitalet används på ett dåligt sätt? Eller inköpsavdelningen som nekar finansavdelningen på grund av det stora kontrakt som företaget tecknade förra veckan och som ingen känner till ännu…?

Dessa olika mål som står i konflikt med varandra är en av de stora komplexiteterna i affärsvärlden. Hur kan vi vara ens tillnärmelsevis lönsamma om alla springer åt olika håll? Lager är kärnan i många företag och dessa olika perspektiv leder ofta till suboptimalt beslutsfattande.

Problemet är att avdelningarna i ert företag behöver olika mål. För att uppnå bra resultat kommer naturligtvis målen för medarbetarna i finansteamet att skilja sig från målen för dem som arbetar med inköp, eller någon annan avdelning för den delen.

Försäljningsavdelningen vill sälja till varje pris, marknadsföring vill ha en större budget och lagerteamet vill ha mer utrymme. Men varje team i ert företag måste bli bättre på att dela med sig av sina olika förväntningar och anpassa sina strategier för hur de ska uppnå dem. Detta kommer vara till allas fördel, inklusive den övergripande verksamhetens.

Först då kan ni arbeta mot en bättre planering av leveranskedjan.

I dagens artikel utforskar vi hur ni kan använda S&OP som en plattform för att få samtliga i verksamheten att fatta bättre beslut.

Olika perspektiv på framgångsrik lagerhantering

Framgång i leveranskedjan betyder olika saker för olika personer. Det gäller även de olika avdelningarna i ert företag. Detta leder till stuprörsplanering, dålig kommunikation och negativa resultat. Låt oss undersöka några olika perspektiv på lagerhantering utifrån olika avdelningar inom organisationen.

Försäljning

För försäljningsavdelningen betyder lager “möjlighet”

Det är vad säljarna kommer att tänka på när de tänker på lager.

Om ni inte har varan i lager kommer ni inte att uppfylla kundens förväntningar. Ni kan förlora försäljning eller varumärkeskännedom, eller helt enkelt göra det svårare att sälja längre fram.

Er försäljningsavdelning drivs ofta av kommersiella incitament och inte av att uppfylla marginalmål. Det kan leda till orealistiska förväntningar på hur stort ert lager bör vara. Eller ännu värre, att ni köper in lager i väntan på en stor order som kanske aldrig kommer att realiseras.

Eftersom varje del av lagret är en möjlighet kommer säljarna regelbundet att begära mer, utan en rimlig plan för hur de ska omvandla det till vinst.

Finans

För finansavdelningen betyder lager “pengar”

Varulager är en tillgång med hög tillhörande risk. Även om varulager är mer likvida än andra tillgångar, som fastigheter, är de mindre likvida än pengar. Detta då vissa inventarier kan vara föråldrade och inte kunna omvandlas till pengar utan betydande insatser. Ur ett finansiellt perspektiv kan detta leda till att lagret ses som en kostnad som måste hanteras.

Finansbranschen förstår, mer än de flesta, värdet av lagerhållning. Om ni lyckas ha i genomsnitt 1 enhet i lager och göra 12 försäljningar per år, är det mer lönsamt än att ha 4 enheter i lager och göra 12 försäljningar.

Å andra sidan bryr sig finansavdelningen relativt lite om avskrivningar och tar mer hänsyn till kassaflödesfrågor. De kanske ber om att få minska investeringarna i rörelsekapital och problemet är att det är lättare att minska rörelsekapitalet för lager som rör sig. Vilket är det lager ni vill ha. Ett viktigt övervägande när man har problem med kassaflödet är att se över var man kan skära ned.

Verksamhet

För avdelningen som styr verksamheten betyder lager “effektivitet”

Medarbetarna inom logistik, lagerhållning och transport är födda till att optimera.

För verksamhetsteamet är effektivitet en grundläggande övertygelse. Ibland kan det vara svårt för dem att se varför viss ineffektivitet är nödvändig, eller att ens märka att deras effektivitet faktiskt kostar pengar på lång sikt eftersom den fulla lastbilslasten kanske ligger kvar på lagret i flera månader.

Upphandling

Lager för upphandlingsavdelningen motsvarar “anskaffningskostnad per enhet”

“Kan vi ta en omväg och köpa smör i livsmedelsbutiken 10 minuter bort? De har en riktigt bra kampanj.” Det är så upphandlingsteam ofta betraktas av andra avdelningar. De hittar den bästa affären och är skickliga förhandlare.

Det är deras naturliga talang att pressa ut allt ur en leverantör, men effekterna på leveranskedjorna är svårare att kvantifiera.

Stora minsta orderkvantiteter kan öka den totala ägandekostnaden (TCO) för en artikel enormt. Långa ledtider ökar behovet av mer lager och om ni behöver fylla en container kan det röra sig om 1-6 månaders lagerhållning.

Upphandlingsteam motiveras ofta av kostnadsöverväganden. Ju mindre de spenderar per enhet, desto bättre. Rabatter kan leda till förhandlingar om nya kontrakt.

 

 

Hantera konflikter med S&OP

Dessa olika perspektiv kan leda till konflikter i ert företag och kanske har de redan gjort det. Konflikterna kan påverka ert resultat och bli en ledande orsak till frustration och utbrändhet.

Därför behöver er verksamhet anpassas bättre. Inte bara när det gäller mål och förväntningar utan också när det gäller vilken riktning ni ska ta när problem uppstår. Era team måste vara medvetna om de begränsningar inom vilka ert företag får bedriva sin verksamhet.

Så hur kan ni uppnå detta?

Att förbättra ert interna samarbete med hjälp av Sales & Operations Planning

Sales & Operations Planning (eller S&OP) är en väletablerad process där avdelningarna träffas varje månad för att diskutera både anpassningen av försäljning och efterfrågan, och det operativa uppfyllandet av denna efterfrågan.

Vissa jämför S&OP-processen med en orkester. Den kan bestå av många begåvade individer som arbetar bra på egen hand, men ett mycket vackrare resultat uppnås när det finns harmoni.

S&OP är en process för harmonisering eller synkronisering. Avsikten med den här artikeln är inte att diskutera S&OP-processen i detalj, men vi vill betona att det är den mest sannolika platsen för er att lösa konflikter mellan era avdelningar.

Alla som arbetar med planering av leveranskedjan bör inse vikten av att hålla lager för kunderna när de vill ha det, och behovet av att samarbeta med säljavdelningen för att uppnå detta.

Alla planerare bör veta när det är sannolikt att det kommer att uppstå en likviditetsbrist. Tillsammans med säljavdelningen kan finansavdelningen mildra en likviditetsbrist genom att göra sig av med oönskade produkter istället för att bara flytta dem, så att framtida försäljning inte äventyras.

Upphandlingsavdelningen kan utforma kontrakt utifrån den totala ägandekostnaden.

Många leverantörer är förmodligen villiga att samarbeta med era krav på att få sälja varor i mindre kvantiteter och till högre priser, eller i större kvantiteter och till lägre priser.

Med verksamhetsavdelningen måste ni förmodligen hålla med om att era ekonomiska orderkvantiteter enkelt kan avrundas till enheter som är rimliga. Kanske är det så att det bara är lite billigare att skicka tre kaffekoppar än ett helt paket.

Att försöka optimera in i sista decimalen får dock ofta negativa effekter. De flesta parametrar som ni arbetar med är aldrig 100 % exakta, därför kan skillnaden vara försumbar.

Hur kan S&OP bidra till bättre lagerstyrning?

Sales and Operations Planning (S&OP) är en viktig del av lagerhanteringsprocessen. Den spelar en avgörande roll för att förbättra samarbetet mellan olika team inom företaget.

Tvärfunktionell anpassning:

S&OP samlar viktiga intressenter från olika avdelningar, inklusive försäljning, verksamhet, finans, marknadsföring och distribution. Genom att involvera representanter från dessa olika team säkerställer S&OP att alla är överens om företagets mål och syften med lagerhanteringen.

Datadelning och transparens:

S&OP bygger på korrekt data i realtid från olika avdelningar. Detta gör det möjligt för teamen att dela information på ett transparent sätt och att upprätthålla en enda sanningskälla. När teamen har tillgång till samma data skapas förtroende och ett gemensamt beslutsfattande uppmuntras.

Integration av utbud och efterfrågan:

S&OP gör det möjligt för teamen att synkronisera sina insatser genom att anpassa efterfrågeprognoserna till leveranskedjans kapacitet.

Försäljnings- och marknadsföringsteam ger värdefulla insikter om marknadens efterfrågan, medan drift- och distributionsteam tillhandahåller data om produktions- och distributionskapacitet. Tillsammans arbetar de för att balansera utbud och efterfrågan och på så sätt minska risken för lagerbrist eller överlager.

Scenarioplanering:

S&OP ger teamen möjlighet att jämföra olika scenarier för att hantera olika marknadsförhållanden och osäkerheter.

Genom att samarbeta kring dessa “vad händer om”-scenarier kan teamen förutse potentiella problem och utveckla strategier för att minska riskerna. Denna samarbetsstrategi förbättrar flexibiliteten och beredskapen.

Beslutsfattande genom konsensus:

S&OP-möten innebär ofta diskussioner, förhandlingar och konsensusbyggande mellan era team. Besluten fattas kollektivt, med hänsyn tagen till synpunkter och farhågor från varje team.

Denna gemensamma beslutsprocess säkerställer att er lagerhanteringsstrategi är välbalanserad och acceptabel för alla intressenter.

Kontinuerlig förbättring:

S&OP är inte en engångsföreteelse utan en fortlöpande process.

Era team måste träffas regelbundet för att granska och förfina er plan. Det är en kontinuerlig förbättringscykel som uppmuntrar era team att samarbeta för att hitta bättre sätt att optimera lagernivåerna, minska kostnaderna och möta kundernas krav på ett effektivt sätt.

Kommunikation och ansvarsskyldighet:

S&OP skapar tydliga kommunikationskanaler mellan teamen. Varje team ansvarar för specifika åtgärder och resultat, och deras ansvarsområden är tydligt definierade i S&OP-processen.

Detta ansvarstagande säkerställer att teamen är motiverade att samarbeta effektivt för att uppnå sina mål.

Kundorienterad strategi:

Samarbete genom S&OP är centrerat kring att uppfylla kundernas behov. Genom att anpassa alla team med ett kundcentrerat fokus kan ni säkerställa att era lagerhanteringsbeslut prioriterar kundnöjdhet, vilket är avgörande på dagens konkurrensutsatta marknader.

Prestationsmätningar och KPI:er:

S&OP innehåller ofta nyckeltal (KPI:er) som spåras och övervakas gemensamt. Teamen kan se hur deras åtgärder påverkar lageromsättning, servicenivåer och andra relevanta mått, vilket uppmuntrar till kontinuerligt samarbete för att uppnå bättre resultat.

Innan ni river upp hela företagsstrategin föreslår vi dock inte att ni ska anpassa varje enskild KPI i er verksamhet. Olika avdelningar innebär olika personer och därmed olika incitament för att lyckas. Det är den magiska mixen som gör företag framgångsrika. Ni måste dock arbeta för att uppnå en rimlig anpassning och S&OP är en bra process som gör det möjligt för er att uppnå detta.

Avslutande tankar om S&OP

S&OP är en av de bästa lösningarna inom modern handel för att samordna de olika avdelningarnas ofta skilda önskemål.

Även om det inte på något sätt är en patentlösning för en effektiv lagerstrategi, är det en otroligt framgångsrik metod för att hålla verksamheten på rätt spår och erbjuda kunderna ett meningsfullt sätt att tillgodose deras behov.

Det innebär att säljarna kommer att ha förståelse för finansiella restriktioner och finansavdelningen förstår varför säljarna agerar på det sätt de gör. Det kommer att hjälpa ert inköpsteam att se marknadsavdelningens synvinkel och tillsammans kommer ni att kunna skapa en harmonisk orkester.

Men framför allt samlar det ert företag under ett strategiskt tak där ni arbetar tillsammans mot ett enda mål. Det är ett 360°-förslag som säkerställer att ert företag är medvetet om den större bilden när ni navigerar på alltmer svåra marknader.

Om ni vill ha mer information om något av de ämnen som diskuterats i denna artikel kan du kontakta en Slimstock-expert här.