Voorraadbeheer: een 360°-perspectief bereiken met S&OP  

Vraag: Wat is het slechtst bewaarde geheim in een bedrijf?

Het antwoord is dat verschillende afdelingen verschillende doelen hebben. En zoals iedereen in het supply team weet, zijn deze doelen vaak tegenstrijdig. Wie heeft niet meegemaakt dat iemand in het verkoopteam zich beklaagde over het gebrek aan voorraad in het magazijn? Of iemand bij financiën die een inkooporder weigert vanwege, naar zijn mening, een slecht gebruik van werkkapitaal?

Of de afdeling inkoop die de weigering van financiën afwijst vanwege het grote contract dat het bedrijf vorige week heeft getekend en waar nog niemand vanaf weet…? Het is een van de grootste complexiteiten in het bedrijfsleven. Hoe kunnen we ook maar enigszins winstgevend zijn als iedereen in verschillende richtingen rondrent? Inventarisatie vormt de kern van veel bedrijven en deze verschillende perspectieven leiden vaak tot suboptimale besluitvorming.

Het probleem is dat de afdelingen in je bedrijf verschillende doelen moeten hebben. Om goede resultaten te behalen, zullen de KPI’s van de leden van het financiële team natuurlijk verschillen van die van de medewerkers van inkoop, of eerlijk gezegd, van elke andere afdeling.

Verkoop wil verkoop. En dat tegen elke prijs. Marketing wil daarentegen een groter budget en jouw magazijnteam wil meer ruimte. Maar elk team in je bedrijf moet beter worden in het delen van hun verschillende verwachtingen en het afstemmen van hun strategieën over hoe ze die kunnen bereiken. En dat in ieders voordeel, inclusief dat van het overkoepelende bedrijf.  Alleen dan kun je werken aan een betere planning van de supply chain.

In deze blog onderzoeken we hoe je S&OP kunt gebruiken als een platform om iedereen in het bedrijf te verenigen om betere beslissingen te nemen.

Verschillende perspectieven op succes in voorraadbeheer

Succes in de supply chain betekent verschillende dingen voor verschillende mensen. Dat geldt ook voor de verschillende afdelingen van jouw bedrijf. En dit leidt tot slechte communicatie en negatieve resultaten. Laten we eens wat verschillende perspectieven verkennen.

Voorraadbeheer perspectief op verkoop

Voor verkoop betekent voorraad ‘kansen’.

Verkoop is het sleutelwoord voor verkopers als ze aan voorraad denken. Als je het niet op voorraad hebt, voldoe je niet aan de verwachtingen van je klant. Je zou omzet kunnen verliezen, imagoschade kunnen oplopen en het voor langere tijd moeilijk voor je zelf te maken. Je verkoopafdeling wordt vaak gedreven door commerciële prikkels en niet door het behalen van margedoelstellingen.

Dit kan leiden tot onrealistische verwachtingen van wat je voorraad zou moeten zijn. Of erger nog, een voorraad aanleggen in afwachting van een grote order die misschien nooit zal uitkomen.

Omdat elk artikel dat op voorraad ligt een kans is, zal de verkoop regelmatig om meer vragen, zonder een gericht stappenplan om het in winst om te zetten.

Voorraadbeheer perspectief op financiën

Voor Financiën betekent voorraad ‘geld’.

Voorraad is een activum met een hoog bijbehorend risico. En hoewel voorraden liquider zijn dan andere activa, zoals onroerend goed, zijn ze minder liquide dan contant geld. En zelfs dan kan een deel van de voorraad verouderd zijn en niet zonder grote inspanningen in geld worden omgezet. Vanuit financieel oogpunt kan dit ertoe leiden dat voorraad wordt gezien als een kostenpost die je moet beheren.

Finance begrijpt meer dan de meeste anderen de waarde van voorraden. Als je erin slaagt om gemiddeld 1 eenheid op voorraad te hebben en 12 verkopen per jaar te doen, is dat winstgevender dan 4 eenheden op voorraad te hebben om 12 verkopen te doen. Aan de andere kant heeft Finance relatief weinig last van afschrijvingen en meer aandacht voor cashflowkwesties.  Het kan zijn dat ze vragen om de investeringen in werkkapitaal te verlagen, waarbij het probleem is dat het gemakkelijker is om het werkkapitaal te verlagen voor voorraad die beweegt. Wat ironisch genoeg de voorraad is die je wilt.  Een belangrijke overweging bij het omgaan met cashflowproblemen is om te kijken waar je kunt bezuinigen.

Voorraadbeheer perspectief op operations

Voorraad op de werkvloer betekent ‘efficiëntie’.

Mensen in logistiek, magazijn en transport zijn geboren om te optimaliseren. Waarom zou je de moeite nemen om een pakket te openen, als het veel gemakkelijker is om een volle pallet te versturen? Voor het magazijn is efficiëntie een kernovertuiging en het is soms moeilijk voor hen om te zien waarom sommige inefficiënties nodig zijn, of om zelfs maar op te merken dat hun efficiëntie op de lange termijn eigenlijk geld kost. Omdat die volle vrachtwagenlading misschien maanden in de voorraad blijft zitten.

Voorraadbeheer perspectief op inkoop

Voorraad voor de inkoopafdeling staat gelijk aan ‘inkoopkosten per eenheid’.

“Kunnen we een omweg maken om boter te halen bij die kruidenier 10 minuten verderop? Ze hebben nogal een promotie.”  Zo worden inkoopteams vaak gezien door andere afdelingen. Ze vinden de beste deal en zijn moordende onderhandelaars. Het is hun natuurlijke talent om alles uit een leverancier te persen. Maar de impact op supply chains? Dat is moeilijker te kwantificeren.

Grote minimale bestelhoeveelheden (MOQ) kunnen de totale eigendomskosten van een artikel enorm verhogen. Lange doorlooptijden vergroten de behoefte aan meer voorraad. Moet je een container vullen? We kunnen kijken naar een voorraad van 1-6 maanden. Inkoopteams worden vaak gestimuleerd door uitgavenoverwegingen. Hoe minder ze per eenheid uitgeven, hoe beter. Kortingen kunnen leiden tot onderhandelingen over nieuwe contracten.

Conflictbeheer met S&OP

Deze verschillende perspectieven kunnen leiden tot conflicten in je bedrijf en/of hebben dat ongetwijfeld al gedaan. Conflicten die je onderaan de streep beïnvloeden en een belangrijke oorzaak worden van frustratie en burn-out. Daarom moet je bedrijf beter op één lijn zitten, niet alleen wat betreft je doelen en verwachtingen, maar ook wat betreft de richting waarin je gaat als er problemen ontstaan.  Je teams moeten zich bewust zijn van de beperkingen waarbinnen je bedrijf mag opereren. Dus hoe kun je dit bereiken?

De puntjes op de i zetten met sales and operations planning

Sales & Operations Planning (S&OP) is een gevestigd proces waarbij afdelingen maandelijks samenkomen om zowel de afstemming van verkoop en vraag als de operationele invulling van die vraag te bespreken. Sommigen vergelijken het S&OP-proces met dat van een orkest.  Het kan bestaan uit veel getalenteerde individuen die goed werken op zichzelf, maar een veel mooier resultaat wordt bereikt wanneer er harmonie is. S&OP is het proces van harmonisatie of synchronisatie.

Het is niet de bedoeling van deze blog om het S&OP-proces in detail te bespreken, maar we willen wel benadrukken dat het de meest voor de hand liggende omgeving is om conflicten tussen je afdelingen op te lossen. Iedereen die betrokken is bij de planning van de supply chain moet zich realiseren hoe belangrijk het is om voorraden aan te houden voor klanten op het moment dat zij die nodig hebben, en de noodzaak om samen te werken met Verkoop om dat te bereiken. Elke planner moet weten wanneer er een krappe kas dreigt te ontstaan. Samen met de verkoopafdeling kan de finance afdeling een kastekort beperken door ongewenste producten van de hand te doen, in plaats van ze alleen maar te verplaatsen zodat de toekomstige verkoop niet in gevaar komt.

Inkoop kan contracten ontwerpen op basis van totale eigendomskosten. Veel verkopers zijn waarschijnlijk bereid om mee te werken aan jouw eisen om artikelen te verkopen tegen lagere hoeveelheden en hogere prijzen of hogere hoeveelheden en lagere prijzen.

In de praktijk zul je waarschijnlijk moeten toegeven dat je economische bestelhoeveelheden gemakkelijk kunt afronden naar eenheden die zinvol zijn. Misschien is het wel zo dat het verzenden van drie koffiekopjes slechts iets goedkoper is dan het verzenden van een volledig pak. Optimaliseren tot achter de komma heeft vaak nadelige effecten. En aangezien de meeste parameters waarmee je werkt nooit 100% exact zijn, kan het verschil verwaarloosbaar zijn.

Hoe kan S&OP een beter voorraadbeheer mogelijk maken?

Sales and Operations Planning (S&OP) is een cruciaal onderdeel van het voorraadbeheerproces. Het speelt een cruciale rol in het verbeteren van de samenwerking tussen verschillende teams binnen je bedrijf.

Horizontale afstemming:

S&OP brengt de belangrijkste belanghebbenden van verschillende afdelingen samen, waaronder verkoop, werkvloer, financiën, marketing en leveranciers. Door vertegenwoordigers van deze verschillende teams erbij te betrekken, zorgt S&OP ervoor dat iedereen op één lijn zit met de doelen en doelstellingen voor voorraadbeheer van het bedrijf.

Delen van gegevens en transparantie:

S&OP is afhankelijk van nauwkeurige en actuele gegevens van verschillende afdelingen. Hierdoor kunnen teams op een transparante manier informatie delen en een enkele bron van waarheid behouden. Als teams toegang hebben tot dezelfde gegevens, bevordert dat het vertrouwen en de samenwerking bij het nemen van beslissingen.

Integratie van vraag en aanbod:

S&OP stelt teams in staat om hun inspanningen te synchroniseren door vraagprognoses af te stemmen op de mogelijkheden van de supply chain.  Verkoop- en marketingteams verschaffen waardevolle inzichten in de marktvraag, terwijl Operations- en Supply Chain-teams gegevens verschaffen over de productie- en distributiecapaciteit. Samen werken ze aan het in evenwicht brengen van vraag en aanbod, om zo het risico op out of stocks of te grote voorraden te verkleinen.

Scenarioplanning:

Met S&OP kunnen teams verschillende scenario’s vergelijken om verschillende marktomstandigheden en onzekerheden aan te pakken. Door samen te werken aan deze “wat als” scenario’s kunnen jouw teams anticiperen op mogelijke problemen en strategieën ontwikkelen om risico’s te beperken. Deze gezamenlijke aanpak verbetert de wendbaarheid en paraatheid.

Consensus besluitvorming:

S&OP-vergaderingen gaan vaak gepaard met discussies, onderhandelingen en consensusvorming tussen jouw teams. Beslissingen worden collectief genomen, rekening houdend met de input en zorgen van elk team. Dit gezamenlijke besluitvormingsproces zorgt ervoor dat jouw voorraadbeheerstrategie evenwichtig is en aanvaardbaar voor alle belanghebbenden.

Voortdurende verbetering:

S&OP is geen eenmalige gebeurtenis, maar een continu proces. Jouw teams moeten regelmatig bij elkaar komen om jouw plan te bekijken en te verfijnen. Het is een voortdurende verbeteringscyclus, die je teams aanmoedigt om samen betere manieren te vinden om de voorraadniveaus te optimaliseren, de kosten te verlagen en efficiënt aan de vraag van de klant te voldoen.

Communicatie en verantwoording:

S&OP zorgt voor duidelijke communicatiekanalen tussen teams. Elk team is verantwoordelijk voor specifieke acties en resultaten en hun verantwoordelijkheden zijn duidelijk vastgelegd in het S&OP-proces. Deze verantwoordingsplicht zorgt ervoor dat teams gemotiveerd zijn om effectief samen te werken om hun doelstellingen te halen.

Klantgerichte aanpak:

Samenwerking via S&OP is gericht op het voldoen aan de behoeften van jouw klanten. Door alle teams op één lijn te brengen met een klantgerichte focus, kunt jij ervoor zorgen dat jouw voorraadbeheerbeslissingen prioriteit geven aan klanttevredenheid, wat essentieel is in de huidige concurrerende markten.

Prestatiecijfers en KPI’s:

S&OP omvat vaak belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) die gezamenlijk worden gevolgd en gecontroleerd. Jouw teams kunnen de impact van hun acties op de voorraadomzet, serviceniveaus en andere relevante statistieken zien, wat een voortdurende samenwerking stimuleert om betere resultaten te behalen. Maar voordat je de hele bedrijfsstrategie overhoop haalt, moet je niet elke KPI in je bedrijf op één lijn brengen. Verschillende afdelingen betekenen verschillende mensen en daarom verschillende argumenten om te slagen. Het is de magische mix die bedrijven succesvol maakt. Je moet echter werken aan een redelijke afstemming en S&OP is een geweldig proces waarmee je dit kunt bereiken.