Een praktische S&OP stappenplan voor groei

Je strategie omzetten in operationele uitmuntendheid kan betekenen dat je je op onbekend terrein begeeft. Zelfs met een solide plan kunnen er onderweg obstakels opdoemen, zoals bij het avontuur van Christoffel Columbus. Hoewel hij vaak wordt gecrediteerd met de ontdekking van Amerika, doet het er eigenlijk niet toe of hij Noord-Amerika bereikte. Laten we aannemen dat het oorspronkelijk zijn bedoeling was. Het effectief beheren van deze onverwachte uitdagingen is cruciaal voor succes. Dit vraagt om voortdurende evaluatie, aanpassing en bijsturing van het plan, zoals bij Sales & Operations Planning (S&OP) gebeurt.

Chris Columbus en zijn Sales & Operations Planning (S&OP) stappenplan

Het eerste wat Columbus deed, was een strategie bedenken om er te komen. Hij had de weg in kaart gebracht, nagedacht over voorraden, hoeveel bemanningsleden hij nodig zou hebben en hoe lang hij weg zou zijn.

Daarna zou hij een gedetailleerder plan hebben gemaakt om deze strategie uit te voeren. Waar zou hij eerst naartoe varen? Waar kon hij zijn voorraden aanvullen? Wat waren zijn noodplannen? Hoe zou hij het schip inpakken, de kaas- en wijnrantsoenen controleren en op weg gaan? Onderweg kwam de oude Chris wat problemen tegen. Het is bijvoorbeeld algemeen bekend dat hij een paar keer in het Caribisch gebied is geland, maar misschien nooit echt voet in Amerika heeft gezet. Dit noemen we ‘het plan managen’. Hoe kon hij weer op koers komen? Hoe kon hij zich aan het oorspronkelijke plan houden?

Misschien waren zijn kaarten verkeerd? We zullen het nooit weten. Maar als zijn team op de hoogte was geweest van Sales & Operations Planning (S&OP), zou zijn claim op Amerikaanse bodem tot op de dag van vandaag kunnen worden gesteund. Als je de kloof tussen je ideale plannen en echte resultaten beter beter wilt dichten dan Columbus deed, blijf dan lezen. In deze blog behandelen we de verschillende fases van een supply chain-strategie en de waarde van S&OP .

Definieer jouw supply chain-strategie

Horizon: 3-5 jaar
Herziening: jaarlijks

Supply Chain Excellence Verkenners

Het bepalen en herzien van je supply chain strategie zou elk jaar moeten gebeuren. Jouw supply chain strategie moet een operationeel perspectief zijn van je algemene bedrijfsstrategie. Je moet de nadruk leggen op de bedrijfsplanning voor de komende 3-5 jaar en je gedachte baseren op deze vraag: Wat moeten we doen om onze ambitie waar te maken?

Hoe kun je succes behalen met S&OP?

Om een uitvoerbaar plan te maken, moet je het groeigedeelte van je strategie vertalen. Er moet een eigen budget zijn en de bereidheid om je plan SMART (specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdgebonden) te maken. Dat betekent een gedetailleerde planning, met onwrikbare deadlines, persoonlijk eigenaarschap en de juiste investering.

De enige manier waarop je weet of je succesvol bent, is door onderweg te meten en te analyseren. Zoals je weet, zijn wat je denkt dat er gaat gebeuren en wat er werkelijk gebeurt, twee verschillende dingen. Je moet dus risico’s analyseren en resultaten meten.

De pijlers van operationele effectiviteit

De sleutel tot een effectieve supply chain-strategie is het vertalen van bedrijfsdoelen naar kleinere, unieke tactieken. Of deze nu gebaseerd zijn op operationele middelen, financiële verplichtingen, voorraadplanning of productie en distributie. De belangrijkste vereiste is om toekomstbestendig te zijn.

Kun je de doelstellingen van het bedrijf waarmaken?

En houdt elke pijler de ambities van het bedrijf overeind? Of zal er één in het bijzonder bezwijken onder de druk? Je moet je partnerschappen in de supply chain valideren en nadenken over je productontwikkeling en portfolio.

Het tactische plan maken

Horizon: 1 jaar
Beoordelen: driemaandelijks

Supply Chain Excellence Kompas

Je supply chain tactieken moeten draaien om je supply chain strategie op een hoger niveau te tillen. Simpel gezegd, wat kan je dit jaar doen om onze supply chain-strategie tot een succes te maken?

Wat is jouw positie in de markt?

Laat je niet afleiden door je alleen te richten op nieuwe producten. Ze spelen slechts een kleine rol in je totale portfolio en productmanagement. Zijn er huidige producten die geen waarde creëren? Moet jouw prijsstrategie worden geëvalueerd? Is er een beter dienstenaanbod dat nieuwe business zou kunnen genereren?

KPI’s bepalen voor je S&OP-strategie

Ritmische herzieningen zijn cruciaal om ervoor te zorgen dat je toeleveringscapaciteit aan de vraag kan voldoen. Het heeft weinig zin om producten te maken die niemand koopt. En het heeft nog minder zin om te benchmarken of zelfs personeel aan te nemen voor een verouderde portfolio. Als je tactiek goed is, zullen je KPI’s leveren in lijn met je supply chain-strategie.

De kloof dichten

Het managen van de kloof is een van de belangrijkste elementen van je tactische plan. Simpel gezegd: presteer je te weinig of te veel in een productassortiment, divisie of regio? Als er een bepaalde divisie over presteert, hoe profiteer je daar dan optimaal van? Als een specifiek product ondermaats presteert ten opzichte van het budget, hoe kun je het tij dan keren?

Vind je focus

Gerichte initiatieven als onderdeel van een solide Integrated Business Planning (IBP) proces zorgen ervoor dat je een succes kunt maken van je tactische supply chain plan.

Het plan beheren

Horizon: 1 jaar
Beoordelen: wekelijks/maandelijks

Supply Chain Excellence Aquarel

Waar zitten de gaten in je plan? Hoe kun je deze zo snel mogelijk opsporen en jouw supply chain tactiek aanpassen om eventuele tekortkomingen te verhelpen en kansen te benutten? Waar moet jij jouw inspanningen/tijd/middelen op richten?

Snelheid, wendbaarheid & robuustheid van visie

Je moet toegang hebben tot informatie die laat zien waar je over- en onderpresteert. Dit is cruciaal om robuuste en nauwkeurige beslissingen te kunnen nemen.

Planningen ondersteund door Excel-spreadsheets zijn inefficiënt

Verhoog de efficiëntie en nauwkeurigheid door jezelf de flexibiliteit te geven om de planningscyclus te verkorten met snelle visualisaties en plannen.

Je directieteam moet als laatste worden gehoord

Na voorraadbeleid, KPI-beoordelingen en het benadrukken van risico’s van cruciale items en leveranciers, is jouw belangrijkste focus het managen van de kloof. Het komt erop neer dat je je directieteam in staat stelt om problemen aan te pakken en kansen te maximaliseren met een grotere wendbaarheid. Het is hun taak om beslissingen te nemen, niet om feiten te verzamelen.

Dus wie heeft de leiding?

Het plan is duidelijk. Niet één individu of de agendaverplichtingen van je drukste stakeholder. Je moet snel, open en collectief zijn en vrij van de beperkingen van bestaande methoden. Toegang tot informatie, voor iedereen, is essentieel. Iedereen moet over dezelfde cijfers beschikken om het S&OP-proces zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Volgens plan uitvoeren

Horizon: driemaandelijks
Beoordelen: dagelijks/wekelijks

Supply Chain Excellence Schip

Is jouw bedrijf echt vraaggestuurd? Verminder jij knelpunten in de dagelijkse bedrijfsvoering? Bied jij de service die je wenst en optimaliseer je tegelijkertijd de kosten van jouw supply chain?

De ontbrekende schakel

S&OE is de essentiële brug tussen ritmische planning en dynamische uitvoering. Je moet rekening houden met korte termijn problemen, zoals onvoorziene pieken in de vraag of vertragingen in de verzending. En je moet elk team in het proces in dezelfde richting duwen. Verkoop raakt vertrouwd met problemen qua productie en de afdeling toelevering weet waar de verkoop op gang komt. Je uitvoeringsstructuur moet problemen oplossen en plannen tot in detail uitvoeren.

Automatiseren waar mogelijk

Als je delen van je proces dynamisch kunt automatiseren, doe dat dan. Overal waar je tijd en middelen kunt besparen, zul je dankbaar zijn voor de vrijheid om je te richten op meer tijdrovende taken.

Focus, focus, focus

Focus is altijd de belangrijkste eigenschap bij het uitvoeren van je supply chain plan. Een vlotte uitvoering is onmogelijk als je team niet gefixeerd is op levering. En zorg ervoor dat elke beslissing die wordt genomen, wordt genomen op basis van zo diepgaand mogelijke inzichten. Dat betekent scherpe ondersteunende informatie die rekening houdt met impact en resultaten.

Sales & Operations Planning (S&OP) stappenplan

Verschillende facetten van jouw bedrijf werken met allerlei tijdspannes. Terwijl de supply chain-strategie bijvoorbeeld meestal naar een tijdspad van 3-5 jaar kijkt, worden tactische plannen ontworpen met een vooruitblik van 1 jaar en vereist de uitvoering een bijna onmiddellijke focus. Regelmatige evaluaties op verschillende tijdstippen, van jaarlijks tot dagelijks, zijn noodzakelijk om ervoor te zorgen dat alles op schema blijft.

De supply chain strategie biedt in wezen een operationeel perspectief van de bredere bedrijfsstrategie. Het gaat om het bepalen van de stappen die nodig zijn om de bedrijfsambities binnen een bepaald tijdsbestek te realiseren. Om deze strategieën tot leven te brengen, moeten bedrijven hun overkoepelende doelen opsplitsen in SMART-doelstellingen en ervoor zorgen dat middelen, tijdlijnen en eigenaarschap op de juiste manier worden toegewezen.

Een cruciaal aspect van elke strategie is consistente meting en analyse. Regelmatige evaluaties stellen bedrijven in staat om hun voortgang te begrijpen, risico’s te evalueren en noodzakelijke planaanpassingen te maken. Tactische planning overbrugt de kloof tussen de strategie op hoog niveau en de dagelijkse activiteiten. Het gaat hierbij om een gedetailleerde vooruitblik op supply chain acties voor het jaar, inclusief productevaluaties, prijsstrategieën en serviceaanbiedingen.

Key Performance Indicators (KPI’s) spelen een cruciale rol. Ze moeten naadloos aansluiten op de supply chain strategie en periodiek worden herzien om inzicht te geven in de prestaties ten opzichte van de vastgestelde benchmarks. Voortdurend beheer en bewaking van het plan om de gaten tussen de geplande doelstellingen en de werkelijke resultaten te herkennen en aan te passen, zorgt ervoor dat de doelstellingen worden gehaald.

Bij de uitvoering moet de nadruk liggen op een vraaggestuurde operatie, waarbij de nadruk ligt op het elimineren van knelpunten en een efficiënt dagelijks beheer. Het invoeren van automatisering in repetitieve of tijdrovende processen kan onschatbare tijd en middelen besparen. Door deze automatisering kunnen bedrijven meer energie steken in taken die menselijke intelligentie en focus vereisen. Bovendien is de noodzaak voor focus alomtegenwoordig, van planning tot uitvoering.

Een belangrijk inzicht uit de blog is de ontoereikendheid van verouderde tools, zoals Excel, voor de hedendaagse planningsbehoeften. Moderne visualisatietools en planningssoftware kunnen de efficiëntie en effectiviteit drastisch verbeteren. Samenwerking en open toegang tot gegevens zijn van het grootste belang. Iedere belanghebbende, ongeacht zijn rol, moet op een consistente manier toegang hebben tot gegevens. Deze holistische benadering zorgt ervoor dat beslissingen collectief worden genomen, waardoor het S&OP-proces soepeler verloopt. De primaire rol van het executive team moet bestaan uit het nemen van beslissingen op basis van gegevens en inzichten, en niet uit het ontdekken van deze gegevens.

Concluderend wordt het belang van een goed S&OP stappenplan onderstreept. Dit stappenplan is nodig voor een grondige planning, regelmatige beoordelingen, flexibele uitvoering en voortdurende metingen bij het navigeren door de complexiteit van bedrijfsgroei. Door deze principes te internaliseren en te implementeren, kunnen bedrijven hun groeitraject met meer vertrouwen en effectiviteit sturen.

Veelgestelde vragen over een S&OP stappenplan

Wat is supply chain-strategie en waarom is het belangrijk?

Om jouw supply chain-strategie te ontwikkelen, is een zorgvuldig geplande aanpak nodig die de supply chain-activiteiten van jouw organisatie afstemt op de algemene bedrijfsdoelstellingen. Jouw supply chain strategie moet alle operationele en tactische beslissingen rond portfolioplanning, inkoop, productie, bestellingen en bevoorrading sturen. Een goed gedefinieerde supply chain-strategie is essentieel omdat het bedrijven in staat stelt hun activiteiten te optimaliseren, kosten te verlagen, klanttevredenheid te verbeteren en een concurrentievoordeel op de markt te behalen.

Hoe draagt S&OP bij aan het beheer van het supply chain plan?

Sales and Operations Planning (S&OP) speelt een cruciale rol bij het vormgeven, beheren en uitvoeren van het supply chain plan. Door effectieve coördinatie en samenwerking tussen verschillende functies binnen een organisatie te vergemakkelijken, moet jouw S&OP-proces verkoop, marketing, operations, financiën en andere belangrijke afdelingen integreren om een allesomvattend plan te maken dat vraag en aanbod in evenwicht brengt.

 

Door multifunctionele teams samen te brengen, bevordert S&OP de samenwerking en communicatie, waardoor proactieve besluitvorming mogelijk wordt en potentiële conflicten kunnen worden opgelost. Het resultaat is dat organisaties beter in staat zijn om de toekomstige vraag nauwkeurig te voorspellen, de capaciteitsvereisten te beoordelen, de voorraadniveaus op elkaar af te stemmen en de productieschema’s te synchroniseren

Wat is S&OE en hoe vult het S&OP aan?

Sales and Operations Execution (S&OE) verwijst naar het operationele aspect van supply chain management. De focus ligt hier op de dagelijkse uitvoering van het verkoop- en operatieplan dat via S&OP is opgesteld. Terwijl S&OP meestal een strategisch proces is dat lange termijn plannen en -doelen op elkaar afstemt, is S&OE meer tactisch en operationeel van aard. Het gaat om de gedetailleerde bewaking en controle van belangrijke operationele activiteiten, zoals productieplanning, voorraadbeheer, orderverwerking en logistieke coördinatie.

 

Door een betere zichtbaarheid mogelijk te maken en een platform te creëren voor snelle besluitvorming, vult S&OE S&OP aan om bedrijven te helpen de kloof tussen planning en uitvoering te overbruggen, zodat de supply chain soepel en effectief functioneert.

Welke rol speelt samenwerking bij het bereiken van supply chain excellence?

Effectieve samenwerking is de sleutel tot uitmuntendheid in de supply chain. Door samen te werken en informatie te delen met alle mensen die betrokken zijn bij het supply chain-netwerk, kunnen bedrijven de vraag van de klant beter begrijpen, anticiperen op operationele beperkingen en reageren op verstoringen stroomopwaarts. Het resultaat is dat bedrijven veerkrachtigere, efficiëntere en duurzamere toeleveringsketens kunnen creëren.