Hoja de ruta para la planificación de ventas y operaciones (S&OP)

Convertir la estrategia de tu compañía en excelencia operativa puede resultar complejo y confuso, al igual que navegar por aguas desconocidas. Para explicarlo, utilicemos un ejemplo de alguien que hizo precisamente eso, Cristóbal Colón, a quien a menudo se cita como el descubridor de América.

Cristobal Colón y su hoja de ruta para la planificación de ventas y operaciones (S&OP)

Lo primero que hizo Colón fue pensar en una estrategia para llegar hasta su destino. Pensó en una ruta, hizo una previsión de los suministros que serían necesarios, cuántos miembros de la tripulación habría que contratar…

Llegados a este punto, seguramente creó un plan más detallado sobre cómo cumplir esta estrategia. ¿Hacia dónde navegaría primero? ¿Dónde podría reabastecerse? ¿Cuáles eran sus planes de contingencia? Habría cargado el barco y se habría puesto en marcha.

Por el camino, Colón se encontró con algunos problemas. Por ejemplo, se sabe que desembarcó varias veces en el Caribe, pero algunos expertos afirman que incluso es posible que nunca llegara a poner un pie en América.

¿Qué pudo pasar? ¿Quizás sus mapas estaban mal? ¿O el hombre al mando del timón había bebido demasiado ron? Nunca lo sabremos. Pero si su equipo hubiera conocido el proceso S&OP, su desembarco en suelo americano podría ser corroborado a día de hoy.

Si quieres acortar la distancia entre tus planes teóricos y tus resultados reales mejor que Colón, sigue leyendo. Tenemos algo que puede ayudarte.

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Define tu estrategia para la cadena de suministro

Horizonte: 3-5 años

Revisión: Anualmente

Supply Chain Excellence Explorers

La definición y revisión de la estrategia de la cadena de suministro debe hacerse cada año. Esta estrategia debería ser la perspectiva operativa de tu estrategia empresarial global. Debes prestar especial atención a los próximos 3-5 años de tus planes empresariales y tratar de responder la siguiente pregunta: ¿Qué tenemos que hacer para convertir nuestra ambición en realidad?

¿Cómo lograr el éxito?

Para crear un plan viable, es necesario tener claro qué necesitamos para lograr el crecimiento deseado. Es necesario dotar el plan con presupuesto suficiente y elaborarlo con el objetivo de que sea SMART (específico, medible, alcanzable, realista y oportuno por sus siglas en inglés). Eso significa una planificación detallada, con plazos a priori inamovibles, roles bien definidos y la inversión adecuada.

Debes tener en cuenta que la única forma de saber si estás teniendo éxito es medir y analizar continuamente. Como sabes, lo que crees que va a pasar y lo que realmente acaba pasando son dos cosas distintas. Por eso hay que analizar los riesgos y medir los resultados.

Los pilares de la excelencia operativa

La clave de una estrategia eficaz de la cadena de suministro es traducir los objetivos empresariales en tácticas concretas. Estos serán los pilares alcanzar tus metas empresariales.

¿Tus pilares (tácticas) pueden soportar las ambiciones de la empresa? ¿O alguno en particular cederá ante la presión? Para dar respuestas a estas preguntas, deberás validar tus actuales alianzas en la cadena de suministro y revisar la composición de tu cartera de productos.

Crear el plan táctico

Horizonte: 1 año

Revisión: Trimestral

 

Supply Chain Excellence Compass

 

Tus tácticas en torno a la cadena de suministro deben basarse en tu estrategia de nivel superior. En pocas palabras, ¿Qué podemos hacer este año para que nuestra estrategia de la cadena de suministro sea un éxito?

¿Tengo el surtido adecuado para conseguir mis objetivos?

No te distraigas centrándote únicamente en nuevos productos. Los lanzamientos de artículos solo son una pequeña parte de la gestión del surtido. ¿Los productos de tu portfolio están rindiendo como se esperaba? ¿Necesitas evaluar tu estrategia de precios?

Establecer KPIs en torno a tu estrategia

Las revisiones periódicas son cruciales para garantizar que tu capacidad de suministro se ajusta a la demanda y, de esta forma, poder hacer seguimiento del cumplimiento de tus objetivos. Si tus tácticas son correctas, tus KPIs lo reflejarán.

“Cerrar la brecha”

La gestión del gap —es decir, la brecha entre los objetivos de la empresa y los resultados que se obtienen— es uno de los elementos más importantes de tu plan táctico. En este sentido, debes plantearte algunas preguntas: ¿Estás por debajo o por encima del rendimiento esperado a nivel de productos, división o región? Si una división concreta tiene un rendimiento superior, ¿Cómo podrías aprovecharlo al máximo? Si el rendimiento de un producto concreto es inferior al que se preveía, ¿Cómo puedes invertir la tendencia?

Enfócate en el plan

Las acciones que se toman como parte de un proceso de planificación empresarial integrado (IBP) garantizan el éxito de tu plan táctico de la cadena de suministro.

Gestionar el plan trazado

Horizonte: 1 año

Revisión: Semanal/ Mensual

 

Supply Chain Excellence Watercolour

 

¿Dónde están los puntos débiles de tu plan? ¿Cómo puedes detectarlos lo antes posible y adaptar las tácticas de tu cadena de suministro para paliar los riesgos y aprovechar las oportunidades? ¿Dónde debes concentrar tus esfuerzos, tiempo y recursos?

Rapidez, agilidad y una visión sólida

Debes tener acceso a información que te muestre, dónde estás rindiendo mejor y dónde peor. Esto es crucial para tomar decisiones sólidas y precisas.

Tu planificación será ineficaz si se apoya en hojas de cálculo Excel

Aumenta la eficacia y la precisión, dotándote de la agilidad necesaria para acortar el ciclo de planificación con sistemas que sean más visuales.

¿Quién está al mando?

El plan es “quien” debería estar al mando. Debes ser rápido, abierto de mente y no debes dejarte encorsetar por métodos heredados. Permitir que todos tengan acceso a la información es clave. Los equipos deben disponer de los mismos números e información para ayudar a que el proceso S&OP se desarrolle lo mejor posible.

Ejecutar según lo previsto

Horizonte: Trimestral

Revisión: Diario/Semanal

 

Supply Chain Excellence Ship

 

¿Tus operaciones están realmente orientadas a las exigencias de la demanda? ¿Estás erradicando los cuellos de botella en el funcionamiento diario de la empresa? ¿Ofreces el nivel de servicio que deseas al mismo tiempo que optimizas los costes de tu cadena de suministro?

La importancia del Sales and Operation Execution (S&OE: Ejecución de las Ventas y Operaciones)

S&OE (Ejecucción de ventas y operaciones) es el puente entre la planificación periódica y la ejecución dinámica. Deberías tener en cuenta los posibles problemas a corto plazo, como los picos de demanda imprevistos o los retrasos en los envíos, y preparar a todos los equipos implicados en el proceso para que también estén preparados. De esta forma, Ventas se familiariza con los problemas de Producción, el departamento de la supply chain sabrá dónde están aumentando las ventas… Tu estructura de ejecución y operaciones (S&OE) debe ser capaz de resolver problemas y ejecutar planes al detalle.

Automatizar en la medida de lo posible

Si puedes automatizar partes de tu proceso, hazlo. Siempre que puedas ahorrar tiempo y recursos, tú y tu equipo agradeceréis la libertad de poder centraros en tareas de mayor valor añadido.

Foco, foco y foco

Mantener el foco es clave en la ejecución de tu plan de la cadena de suministro. Para ello, asegúrate de que todas las decisiones se tomen de la forma más informada posible.

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Preguntas frecuentes sobre tu hoja de ruta hacia S&OP

¿Qué es la estrategia de la cadena de suministro y por qué es importante?

Para desarrollar tu estrategia de la cadena de suministro necesitarás un enfoque cuidadosamente planificado que alinee las actividades de la cadena de suministro de tu organización con tus objetivos empresariales generales. Tu estrategia de la cadena de suministro debe guiar todas las decisiones operativas y tácticas en torno a la planificación del surtido, el aprovisionamiento, la producción, los pedidos y la reposición. Una estrategia de la cadena de suministro bien definida es esencial porque permite a las empresas optimizar las operaciones, reducir costes, mejorar la satisfacción del cliente y obtener una ventaja competitiva en el mercado.

¿Cómo contribuye la planificación de ventas y operaciones (S&OP) a la gestión del plan de la cadena de suministro?

La planificación de ventas y operaciones (S&OP) desempeña un papel crucial en la configuración, gestión y ejecución del plan de la cadena de suministro. Al facilitar una coordinación y colaboración eficaces entre las distintas funciones de una organización, tu proceso de S&OP debe integrar las ventas, el marketing, las operaciones, las finanzas y otros departamentos clave para crear un plan que equilibre la demanda y la oferta.

Al reunir a equipos interfuncionales, el S&OP fomenta la colaboración y la comunicación, lo que permite tomar decisiones proactivas y resolver posibles conflictos antes de que se produzcan. Como resultado, las organizaciones están mejor posicionadas para prever con precisión la demanda futura, evaluar las necesidades de capacidad, alinear los niveles de inventario y sincronizar los programas de producción.

¿Qué es la Ejecución de Ventas y Operaciones (S&OE) y cómo complementa el S&OP?

La ejecución de ventas y operaciones (S&OE) se refiere al aspecto operativo de la gestión de la cadena de suministro. Se centra en la ejecución diaria del plan de ventas y operaciones (S&OP). Mientras que el S&OP suele ser un proceso estratégico que alinea planes y objetivos a largo plazo, el S&OE es de naturaleza más táctica y operativa. Implica la supervisión y el control detallados de actividades operativas clave, como la programación de la producción, la gestión de inventarios, la realización de pedidos y la coordinación logística.

Al permitir una mayor visibilidad y crear una plataforma para la toma rápida de decisiones, S&OE complementa a S&OP para ayudar a las empresas a estrechar la brecha entre la planificación y la ejecución, garantizando que la cadena de suministro funcione sin problemas y con eficacia.

¿Qué papel desempeña la colaboración en la consecución de la excelencia en la cadena de suministro?

La colaboración eficaz es clave para alcanzar la excelencia en la cadena de suministro. Trabajando juntos y compartiendo información con todas las personas implicadas en la red de la cadena de suministro, las empresas pueden comprender mejor la demanda de los clientes, anticiparse a las limitaciones operativas y responder a las desviaciones que aparezcan. Como resultado, las empresas pueden crear cadenas de suministro más resilientes, eficientes y sostenibles.