¿Qué es el Sales and Operation Planning (S&OP)?
Un proceso de Sales and Operations Planning puede resultar fácil y sencillo. Sin embargo, requiere determinadas habilidades y capacidades. La capacidad de liderar y comunicar efectivamente, la influencia y la habilidad consultiva son a menudo la gran clave del éxito, pero también lo son las capacidades técnicas, como poder realizar cálculos estadísticos avanzados, analizar datos y diseñar e implementar métricas y cuadros de mando. No es fácil mantener a los equipos alineados y menos en la cadena de suministro. Para lograrlo, existe un método de planificación denominado Sales and Operation Planning (S&OP).
El éxito del proceso S&OP dependerá, en gran medida, de cómo la compañía es capaz de identificar los recursos necesarios para conseguir sus objetivos estratégicos. El objetivo de esta herramienta es mantener diversas áreas involucradas y conseguir generar valor para todos los integrantes de la cadena. Contar con un proceso S&OP es clave para la eficiencia operacional y en este artículo conocerás todo sobre el Sales and Operation Planning, desde su definición, hasta cómo implementarla.
Definición: ¿Qué es el Sales & Operations Planning (S&OP)?
El Sales and Operation Planning (S&OP) o en español, Planificación de Ventas y Operaciones, es un aspecto de la planificación de la cadena de suministro con la finalidad de la creación de un plan de negocios unificado y basado en consenso. Es una práctica corporativa cuyo objetivo es mejorar la ejecución de la Cadena de la Suministro mediante una alineación con otras divisiones distintas a la de Supply Chain.
Esta herramienta de gestión obtiene información de las áreas funcionales clave de una organización, incluidas ventas, marketing, fabricación, distribución y finanzas. La colaboración multifuncional da como resultado planes que todas las partes interesadas comprenden y están comprometidos a respaldar.
El Sales and Operation Planning suele ser una disciplina avanzada ya que esta herramienta permite agregar funcionalidades como la planificación de la demanda (demand planning) y la planificación del suministro a medida que las empresas lo necesitan. Es por esto que las organizaciones suelen buscar un método de S&OP una vez que comienzan a vender una mayor cantidad de productos diferenciados.
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¿Por qué utilizar el método Sales & Operations Planning (S&OP)?
Algunas actividades de planificación, como la previsión estadística, pueden producir excelentes resultados. Sin embargo, estos resultados tienden a tener un alcance bastante limitado. Por ejemplo, un buen pronóstico estadístico se basará en algoritmos y en el historial de un artículo para producir estimaciones.
Pero otros datos, como las proyecciones de ingresos y beneficios, así como los eventos de marketing, a menudo no forman parte formal de la previsión estadística. Como consecuencia, falta la colaboración con los componentes clave del negocio.
Por el contrario, el objetivo del Sales and Operation Planning (S&OP) es obtener una visión panorámica de la planificación al extender el proceso de previsión a los equipos de ventas, marketing, finanzas y operaciones, los que podrán aportar desde su perspectiva.
Mejor estructura de planificación
El S&OP mejora indudablemente la estructura de planificación. La mayoría de los procesos de pronóstico generan pronósticos utilizando únicamente el historial de un artículo. Por el contrario, el Sales and Operation Planning normalmente coloca esos datos en contexto, como dentro de un mercado o cliente determinado.
Esta herramienta crea esta estructura de planificación proporcionando datos a nivel agregado a través de grupos enteros de clientes o familias de productos. Con esta vista del panorama general, los planificadores pueden obtener información importante al detectar fácilmente similitudes en el historial de pedidos de ventas y las características de marketing en grupos agregados.
Principales objetivos del S&OP (Sales & Operations Planning)
A continuación nombraremos los diferentes objetivos entorno al Sales and Operation Planning, fundamental a la hora de preguntarnos el por qué nuestra compañía necesita de planes de ventas y operaciones.
Objetivos estratégicos:
- Mejorar la comunicación horizontal logrando sinergias entre departamentos de la empresa.
- Reducir costos debidos a una mala gestión de inventario.
- Fidelizar más al cliente a través de un servicio superior y enfocado.
- Incrementar la competitividad.
- Anticipar los problemas externos del mercado para solucionarlos de forma más proactiva.
- Reducciones de recortes de último minuto para compensar pérdidas y costos imprevistos.
Objetivos operativos:
- Intercambio de informaciones para la gestión de forecast de ventas.
- Estandarización de promociones o eventos especiales a mediano y largo plazo (1-24 meses).
- Reducción de inventario.
- Disminución de desabastecimientos y mejora de nivel de servicio al cliente final.
- Reducción de los obsoletos.
- Mejor precisión del forecast.
- Reducción de la complejidad en la gestión del portafolio.
Además, un proceso de S&OP también debería ayudar a responder las siguientes preguntas básicas:
- ¿Cómo se compara la demanda proyectada con la oferta proyectada?
- ¿Cuáles son los requisitos de recursos proyectados para cumplir con los objetivos de servicios y costos?
- ¿Qué acciones se requieren para asegurar que los niveles apropiados de recursos estén disponibles cuando sea necesario?
¿Por qué necesitas un proceso de S&OP?
Uno de los desafíos clave a los que se enfrentan muchas empresas es el de mantener una buena comunicación en toda la organización y garantizar que todos los equipos se concentren en alcanzar un objetivo común.
En los equipos de trabajo es normal y razonable tener diferentes opiniones, perspectivas y expectativas, pero sin los medios efectivos de comunicación, se generan problemas organizacionales que ponen en riesgo el nivel de servicio al cliente e incluso provocan la pérdida de ventas.
¡Aquí es donde entra en juego el S&OP!
Durante el proceso S&OP el equipo desarrolla un único plan de demanda, incorporando los planes de marketing, ventas, desarrollo de producto, producción y finanzas. Y, para ello, se necesita una única fuente de la verdad.
Una vez la compañía ha conseguido crear consenso alrededor de un único plan de demanda, este debe alinearse con los recursos disponibles en la organización en forma de plan de suministro o presupuesto negocio.
El proceso, que se ejecuta al menos una vez al mes, es efectivo cuando facilita el consenso entre equipos, es capaz de balancear demanda y suministro y consigue de forma efectiva unir los planes estratégicos de la compañía al más alto nivel con la ejecución operativa del día a día.
Cómo funciona el método Sales and Operation Planning (S&OP)
El método Sales and Operation Planning suele estar a cargo de la alta dirección y, por lo general, se ejecuta mensualmente.
Es un proceso periódico en el que los resultados de un ciclo de planificación se comparan con el siguiente, para proporcionar a la administración información de tendencias de toda la empresa. Los participantes evalúan las proyecciones de la oferta y la demanda por fases, con el fin de garantizar que los planes tácticos en todas las funciones comerciales y geografías estén alineadas y respalden la estrategia de la empresa.
Con las empresas tradicionales “basadas en silos”, las funciones de ventas, fabricación y financieras a menudo compiten entre sí. Sin un plan consolidado, los pequeños problemas pueden convertirse rápidamente en problemas mucho mayores. Estos se pueden identificar rápidamente y abordar de manera proactiva a través de informes S&OP y otras medidas.
Beneficios e impacto del Sales & Operation Planning (S&OP)
En este cuadro, ejemplificamos los beneficios y las mejoras que tiene la implementación del modelo Sales and Operation Planning (S&OP) en su negocio y el impacto que estos tendrán en tu compañía:
Pasos generales para implementar el S&OP
Si bien el proceso de planificación de ventas y operaciones puede diferir enormemente entre las organizaciones, suele haber ciertos pasos importantes que siguen prácticamente todos los planificadores. Los siguientes fueron desarrollados por Thomas Wallace y Robert Stahl, coautores del libro, Sales and Operations Planning The How-To Handbook.
1. Recopilación / gestión de datos:
Recopilar información sobre ventas pasadas, analizar tendencias e informes de pronósticos. Ejecutar el análisis de Pareto para asignar parámetros de pronóstico (es decir, artículo frente a grupo). Administrar artículos nuevos y descontinuar artículos viejos.
2. Planificación de la demanda:
Validar los pronósticos, comprender las fuentes de la demanda, tener en cuenta la variabilidad y revisar las políticas de servicio al cliente; como los planes de promoción, eventos únicos y lanzamientos de nuevos productos y clientes.
3. Planificación de suministros:
Evaluar la capacidad de satisfacer la demanda mediante la revisión de la capacidad disponible, el inventario y la programación de las operaciones requeridas. Establecer objetivos de inventario y planificar el suministro por nivel de carga y / o persecución de la demanda.
4. Conciliación de planes (Pre S&OP):
Hacer coincidir los planes de oferta y demanda con consideraciones financieras.
5. Finalizar y publicar el S&OP:
Finalizar el plan y liberarlo para su implementación.
El objetivo final de S&OP es crear un plan que unifique todas las actividades de planificación de la oferta y la demanda en torno a un plan basado en el consenso. La colaboración entre equipos es clave.
Alcanzar recuerdos es mucho más fácil cuando las actividades de S&OP están estrechamente integradas con otros aspectos de la planificación de la cadena de suministro, como la planificación del inventario, la planificación de la demanda y del suministro. Un software de planificación de la cadena de suministro proporciona dicha integración y puede facilitar sustancialmente tu camino hacia la creación de planes de S&OP que mejoren el servicio al cliente, reduzcan los costos y generen una mayor rentabilidad.
Sales & Operation Planning (S&OP) junto a Slimstock
Slim4 proporciona la estructura para ayudar a reconocer y descubrir excepciones comerciales que requieren una revisión para respaldar su proceso de planificación de ventas y operaciones. Slim4 respalda todos los aspectos de un proceso de S&OP relacionados con la gestión del surtido, la gestión de ventas y la gestión de suministros.
¿Qué procesos son compatibles con Slim4?
En un proceso S&OP, el plan de demanda se desarrolla a nivel agregado. Esto es la demanda prevista para el conjunto de productos de una misma familia, cliente, categoría o similar. Slim4 juega un papel fundamental en el proceso de S&OP, ya que le dota de toda la información relevante en cuanto a demanda y suministro al nivel más granular posible o SKU.
Gracias a su potente motor de cálculo, Slim4 ayuda a las organizaciones a balancear demanda y suministro. Cuando se trata de la planificación, nuestra solución de planificación de la demanda y optimización de inventario proporciona una “única fuente de la verdad” de la demanda esperada para cada SKU, actualiza rápidamente la necesidad de inventario en función de nuevas prioridades, ayuda a formular escenarios en torno a los ciclos de vida del producto y permite alinear las estrategias de inventario de stock de seguridad con las expectativas del cliente.
Planificación de la cartera de productos:
El primer paso en un proceso efectivo de S&OP es determinar qué productos son más rentables tener en surtido y cómo gestionar su vida útil. Slim4 proporciona información relevante para garantizar una buena toma de decisiones en torno a la introducción de nuevos productos, así como para productos que se acercan al final de su ciclo de vida. Proporcionar esta valiosa información, ayuda a tomar decisiones sobre qué artículos deben almacenarse y qué artículos deberían dejarse de almacenar. Además, Slim4 evita el riesgo de obsolescencia y los excesos de inventario ya que es capaz de anticiparse al final de la vida útil de los productos evitando así riesgos innecesarios en el flujo de caja.
Previsión de la demanda:
Dado que todas las decisiones de inventario se basan en pronósticos, los equipos de la cadena de suministro deben estar seguros de que los números son un reflejo fiable de la demanda anticipada. Usando criterios de excepción sofisticados, Slim4 identifica características de demanda irregulares que podrían afectar su pronóstico. Con estos datos, la solución calcula automáticamente pronósticos precisos basados en estadísticas avanzadas que tienen en cuenta la estacionalidad y las tendencias en evolución. Al proporcionar más pronósticos científicos, puedes estar seguro de que todas las decisiones tomadas durante el proceso de S&OP se basan en datos de pronóstico fiables.
Planificación promocional:
Las promociones requieren una cuidadosa planificación y coordinación entre los diferentes departamentos. Puede ser que estés lanzando un nuevo producto o promocionando artículos de temporada para aumentar las ventas, en ambos casos la capacidad de planificación de promociones dentro de Slim4 está diseñada para cerrar la brecha entre su potencial de crecimiento y el pronóstico de referencia actual. Como resultado, tu negocio estará mejor posicionado para anticipar la demanda promocional, determinar los volúmenes óptimos de pedidos y alinear la planificación de entregas; todo ello maximizando la oportunidad de venta y minimizando el riesgo de exceso al final de la promoción.
Planificación del suministro:
Uno de los propósitos principales de la planificación de ventas y operaciones es identificar y resolver los problemas de inventario para lograr la situación óptima del inventario. La funcionalidad de planificación de pedidos de Slim4 determina automáticamente los requisitos de inventario por fases que se ajustan económicamente. Slim4 también es compatible con el reaprovisionamiento dinámico para ayudar a equilibrar el exceso de existencias en todas las ubicaciones y garantizar que haya disponible la cantidad adecuada de existencias de seguridad para satisfacer incluso las necesidades de los clientes más exigentes sin sacrificar sus ganancias.
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Crear consenso y una única fuente de la verdad nunca fue más fácil. Si tu proceso de S&OP tiene dificultades para conseguir resultados, ¡podemos ayudarte a encarrilarlo! ¡Completa el formulario a continuación para obtener más información sobre cómo Slim4 puede ayudarte en el camino hacia el éxito!
