¿Qué es el Sales and Operation Planning (S&OP)?

No es fácil mantener a los equipos alineados y menos en la cadena de suministro. Para lograrlo, existe un método de planificación denominado Sales and Operation Planning (S&OP).

El objetivo de esta herramienta es mantener diversas áreas involucradas y conseguir generar valor para todos los integrantes de la cadena. Contar con un proceso S&OP es clave para la eficiencia operacional y en este artículo conocerás todo sobre el Sales and Operation Planning, desde su definición, hasta cómo implementarla.

Definición: ¿Qué es el Sales & Operations Planning (S&OP)?

El Sales and Operation Planning (S&OP) o en español, Planificación de Ventas y Operaciones, es un aspecto de la planificación de la cadena de suministro con la finalidad de la creación de un plan de negocios unificado y basado en consenso. Es una práctica corporativa cuyo objetivo es mejorar la ejecución de la Cadena de la Suministro mediante una alineación con otras divisiones distintas a la de Supply Chain.

Esta herramienta de gestión obtiene información de las áreas funcionales clave de una organización, incluidas ventas, marketing, fabricación, distribución y finanzas. La colaboración multifuncional da como resultado planes que todas las partes interesadas comprenden y están comprometidos a respaldar.

El Sales and Operation Planning suele ser una disciplina avanzada ya que esta herramienta permite agregar funcionalidades como la planificación de la demanda y la planificación del suministro a medida que las empresas lo necesitan. Es por esto que las organizaciones suelen buscar un método de S&OP una vez que comienzan a vender una mayor cantidad de productos diferenciados.

¿Por qué utilizar el método Sales & Operations Planning (S&OP)?

Algunas actividades de planificación, como la previsión estadística, pueden producir excelentes resultados. Sin embargo, estos resultados tienden a tener un alcance bastante limitado. Por ejemplo, un buen pronóstico estadístico se basará en algoritmos y en el historial de un artículo para producir estimaciones.

Pero otros datos, como las proyecciones de ingresos y beneficios, así como los eventos de marketing, a menudo no forman parte formal de la previsión estadística. Como consecuencia, falta la colaboración con los componentes clave del negocio.

Por el contrario, el objetivo del Sales and Operation Planning (S&OP) es obtener una visión panorámica de la planificación al extender el proceso de previsión a los equipos de ventas, marketing, finanzas y operaciones, los que podrán aportar desde su perspectiva.

Mejor estructura de planificación

El S&OP mejora indudablemente la estructura de planificación. La mayoría de los procesos de pronóstico generan pronósticos utilizando únicamente el historial de un artículo. Por el contrario, el Sales and Operation Planning normalmente coloca esos datos en contexto, como dentro de un mercado o cliente determinado.

Esta herramienta crea esta estructura de planificación proporcionando datos a nivel agregado a través de grupos enteros de clientes o familias de productos. Con esta vista del panorama general, los planificadores pueden obtener información importante al detectar fácilmente similitudes en el historial de pedidos de ventas y las características de marketing en grupos agregados.

Principales objetivos del S&OP

A continuación nombraremos los diferentes objetivos entorno al Sales and Operation Planning, fundamental a la hora de preguntarnos el por qué nuestra compañía necesita de planes de ventas y operaciones.

Objetivos estratégicos:

Mejorar la comunicación horizontal logrando sinergias entre departamentos de la empresa.

Reducir costos debidos a una mala gestión de inventario.

Fidelizar más al cliente a través de un servicio superior y enfocado.

Incrementar la competitividad.

Anticipar los problemas externos del mercado para solucionarlos de forma más proactiva.

Reducciones de recortes de último minuto para compensar pérdidas y costos imprevistos.

Objetivos operativos:

Intercambio de informaciones para la gestión de forecast de ventas.

Estandarización de promociones o eventos especiales a mediano y largo plazo (1-24 meses).

Reducción de inventario.

Disminución de desabastecimientos y  mejora de nivel de servicio al cliente final.

Reducción de los obsoletos.

Mejor precisión del forecast.

Reducción de la complejidad en la gestión del portafolio.

Además, un proceso de S&OP también debería ayudar a responder las siguientes preguntas básicas:

• ¿Cómo se compara la demanda proyectada con la oferta proyectada?
• ¿Cuáles son los requisitos de recursos proyectados para cumplir con los objetivos de servicios y costos?
• ¿Qué acciones se requieren para asegurar que los niveles apropiados de recursos estén disponibles cuando sea necesario?

Cómo funciona el método Sales and Operation Planning (S&OP)

El método Sales and Operation Planning suele estar a cargo de la alta dirección y, por lo general, se ejecuta mensualmente.

Es un proceso periódico en el que los resultados de un ciclo de planificación se comparan con el siguiente, para proporcionar a la administración información de tendencias de toda la empresa. Los participantes evalúan las proyecciones de la oferta y la demanda por fases, con el fin de garantizar que los planes tácticos en todas las funciones comerciales y geografías estén alineadas y respalden la estrategia de la empresa.

Con las empresas tradicionales “basadas en silos”, las funciones de ventas, fabricación y financieras a menudo compiten entre sí. Sin un plan consolidado, los pequeños problemas pueden convertirse rápidamente en problemas mucho mayores. Estos se pueden identificar rápidamente y abordar de manera proactiva a través de informes S&OP y otras medidas.

Beneficios e impacto del Sales & Operation Planning (S&OP)

En este cuadro, ejemplificamos los beneficios y las mejoras que tiene la implementación del modelo Sales and Operation Planning (S&OP) en su negocio y el impacto que estos tendrán en tu compañía:

Pasos generales para implementar el S&OP

Si bien el proceso de planificación de ventas y operaciones puede diferir enormemente entre las organizaciones, suele haber ciertos pasos importantes que siguen prácticamente todos los planificadores. Los siguientes fueron desarrollados por Thomas Wallace y Robert Stahl, coautores del libro, Sales and Operations Planning The How-To Handbook.

1. Recopilación / gestión de datos:

Recopilar información sobre ventas pasadas, analizar tendencias e informes de pronósticos. Ejecutar el análisis de Pareto para asignar parámetros de pronóstico (es decir, artículo frente a grupo). Administrar artículos nuevos y descontinuar artículos viejos.

2. Planificación de la demanda:

Validar los pronósticos, comprender las fuentes de la demanda, tener en cuenta la variabilidad y revisar las políticas de servicio al cliente; como los planes de promoción, eventos únicos y lanzamientos de nuevos productos y clientes.

3. Planificación de suministros:

Evaluar la capacidad de satisfacer la demanda mediante la revisión de la capacidad disponible, el inventario y la programación de las operaciones requeridas. Establecer objetivos de inventario y planificar el suministro por nivel de carga y / o persecución de la demanda.

4. Conciliación de planes (Pre S&OP):

Hacer coincidir los planes de oferta y demanda con consideraciones financieras.

5. Finalizar y publicar el S&OP:

Finalizar el plan y liberarlo para su implementación.

El objetivo final de S&OP es crear un plan que unifique todas las actividades de planificación de la oferta y la demanda en torno a un plan basado en el consenso. La colaboración entre equipos es clave.

Alcanzar recuerdos es mucho más fácil cuando las actividades de S&OP están estrechamente integradas con otros aspectos de la planificación de la cadena de suministro, como la planificación del inventario, la planificación de la demanda y del suministro. Un software de planificación de la cadena de suministro proporciona dicha integración y puede facilitar sustancialmente tu camino hacia la creación de planes de S&OP que mejoren el servicio al cliente, reduzcan los costos y generen una mayor rentabilidad.

Sales & Operation Planning (S&OP) junto a Slimstock

Slim4 proporciona la estructura para ayudar a reconocer y descubrir excepciones comerciales que requieren una revisión para respaldar su proceso de planificación de ventas y operaciones. Slim4 respalda todos los aspectos de un proceso de S&OP relacionados con la gestión del surtido, la gestión de ventas y la gestión de suministros.

Si tu proceso de S&OP está luchando para producir buenos resultados, ¡permítenos ayudarte a alcanzar el éxito! Contáctanos y permítenos entregarte mayor información sobre qué tipo de soluciones se pueden acomodar mejor a las necesidades de tu negocio.

Si te interesa obtener más información relacionada al Supply Chain Management, Gestión de Inventarios, Planificación y Gestión de la Demanda, te invitamos a inscribirte en el siguiente formulario: