IBP (Integrated Business Planning): qué es, importancia y por qué necesitas una estrategia para respaldarlo

Imagina que te despiertas a las 4 de la mañana.

Es la segunda vez que te ocurre recientemente. La primera vez, te preocupaba perder tu trabajo. Las ventas eran bajas y había desconexión entre los departamentos de la empresa. Sin embargo, creías tener la solución a tu problema: el Plan de Negocio Integrado – Integrated Business Planning (IBP)

Ahora, estás despierto de nuevo a las 4 de la mañana, pero la sensación es diferente. Estás lleno de ilusión. Tienes una reunión con el consejo de administración a las 9 de la mañana y te convertirás en el salvador de la empresa.

¿Cómo lo has conseguido? ¿Y qué papel ha jugado el IBP para que te conviertas en el héroe del momento?

Alinear la estrategia empresarial y la de la cadena de suministro

Puede que te preguntes cómo se relacionan el IBP y tu estrategia empresarial.

La mayoría de las empresas intentan constantemente encontrar un equilibrio entre servicio, capital circulante (working capital) y costes. Y la supply chain está en el centro de todo ello. Esta es la razón por la que ahora existen los Directores de la Cadena de Suministro y su voz es tan crucial en la sala de juntas. No es casualidad. Se debe a la importancia de su papel en la empresa.

Cada decisión que tomas, desde la sala de juntas hasta el almacén, tiene el poder de influir directa o indirectamente en el EBIT (beneficio antes de impuestos) de la empresa y en el retorno que se obtiene del capital invertido (ROI).

Combinar estas decisiones de manera correcta es lo que te llevará a una estrategia adecuada. De esta forma, conseguirás no solo impulsar tu cadena de suministro, sino que también contribuirás significativamente al éxito general de la empresa.

¿Qué es el IBP?

Antes de profundizar en el tema, es necesario definir el concepto de IBP. Integrated Business Planning (IBP) es un proceso de planificación empresarial que busca alinear y coordinar diversas funciones dentro de una organización para lograr objetivos estratégicos comunes.

Este enfoque integra la planificación financiera, de ventas y operativa, así como otras funciones comerciales clave, con el objetivo de mejorar la toma de decisiones y la eficiencia operativa.

El IBP va más allá de la planificación tradicional al incorporar información en tiempo real, tecnologías de análisis avanzado y herramientas de colaboración. Permite a las empresas tener una visión holística de su rendimiento y tomar decisiones más informadas y ágiles.

Caminos que debes evitar en tu viaje hacia el IBP

Algunas empresas comienzan su andadura hacia el IBP y se centran en conseguir la tecnología más puntera y brillante para resolver sus problemas.

Consideran las nuevas tecnologías como una bala de plata para resolver todos los problemas de la empresa de un plumazo.

Pero la Inteligencia Artificial y el Machine Learning no son ninguna garantía de que alcances tus objetivos.

Y eso es porque no existe una bala de plata. Y es muy probable que nunca la haya. Tanto si hablamos de IBP como de cualquier otra cosa.

La clave del éxito del Integrated Business Planning (IBP)

No ignores a tus equipos, ni tus procesos ni tu forma de liderazgo.

Una planificación empresarial integrada sólida y eficaz empieza por tener una visión clara. Todos los miembros de la empresa deben comprender su papel en la consecución de los objetivos generales.

Si tus procesos no están diseñados para funcionar de forma eficiente y eficaz, es que no están lo suficientemente bien diseñados.

Debe existir una alineación entre los distintos departamentos y la tecnología adecuada para ejecutar la estrategia. Además, debe haber responsabilidades claras, una clara matriz RACI (Responsable, Aprobador, Consultado e Informado) y RAPID (Recomendar, Acordar, Realizar, Aportar y Decidir), así como un plan de formación, desarrollo profesional y gestión del cambio para los equipos.

Para algunos, la mera creación de estos elementos en la empresa llevará meses o incluso más tiempo. Para otros, la necesidad de tener que definirlos ya supondrá un obstáculo a la hora de implantar el IBP.

Pero no debería ser así. Porque el camino hacia la excelencia en IBP y en la supply chain es el cambio y mejora continua.

Los líderes de tu empresa deben considerar el IBP como algo más que una mera mejora del proceso de planificación.

Debe ser una iniciativa empresarial de toda la empresa, en la que el proceso tenga sentido para el responsable de la cuenta de resultados de la compañía y no sólo para algunas personas concretas dentro de la compañía.

Esto ayudará a tu empresa a tomar decisiones eficaces.

Pero he aquí el problema …

Según McKinsey, solo el 29% de las empresas considera el IBP como una estrategia a largo plazo, con los responsables del negocio liderando el proceso.

Más allá de eso, únicamente el 20% de las empresas disponen de datos, perspectivas y posibles escenarios que se comparten en las reuniones de los consejos de administración.

Y tan solo un 9% de las empresas comparten métricas entre departamentos para ayudar a promover la responsabilidad interdepartamental.

Y esto es un problema.

Estadísticamente, el 91% no está yendo lo suficientemente lejos en su enfoque IBP para marcar la diferencia en la estrategia del éxito de la cadena de suministro.

Cómo evitar un proceso de IBP fallido

Hay tres principios que pueden evitarte acabar con un proceso de implantación de IBP fallido.

En primer lugar, debes contar con el apoyo de la alta dirección. Hay que creer en el IBP y apoyarlo, y no considerarlo un ejercicio de disrupción del funcionamiento habitual de la compañía.

Un IBP eficaz requiere la participación activa de la dirección, incluido el presidente, el CEO, el director de operaciones…

En segundo lugar, debe haber colaboración y responsabilidad entre departamentos. Esto es absolutamente crucial.

Se debe implicar, como mínimo, a ventas, marketing, operaciones, cadena de suministro, desarrollo de productos, finanzas y dirección.

En tercer lugar, debe gestionarse con el nivel de detalle adecuado. Cada empleado que participe en el proceso debe ser la persona adecuada para el trabajo y conocer a la perfección su función para que el proceso sea un éxito.

Como puedes ver en el gráfico siguiente, a medida que pasamos de los planes estratégicos globales al punto final operativo de los planes de aprovisionamiento y compras, el nivel de detalle aumenta.

1) Planes estratégicos trienales

Comprensión de las proyecciones de ventas, expansión geográfica, activaciones de nuevas marcas, cierres, inversiones.

En este primer nivel se define la estrategia. ¿Qué nueva línea de productos está por lanzarse? ¿Qué nuevo mercado merece la pena explorar? ¿Qué pasa si abrimos una nueva tienda?

Estas cuestiones son estratégicas y deben abordarse en esta fase.

2) AOP

Plan operativo anual con objetivos de ventas mensuales por unidad de negocio y categoría.

Aquí es donde se dirige la estrategia.

3) Plan de ventas y demanda

Alineación entre el plan de ventas y la demanda prevista. Alineación de la variabilidad aceptada y validación con la alta dirección.

4) Plan de suministros/compras

Pedidos (Purchase Orders – POs) previstos según la demanda validada y los objetivos acordados de disponibilidad/inventario/flujo de caja. Alineación con el OTB (Open to buy – Disponible para comprar) y revisiones si las compras son mayores que la cantidad disponible para compras (PO>OTB) en un periodo determinado.

Esto nos da una visión definida de toda la alineación del IBP.

¿Cómo funciona un IBP? La transformación del Integrated Business Planning

El IBP es un proceso de transformación.

Es muy probable que no lo hagas bien al principio. Pero a medida que vayas avanzando, mejorarás y los resultados llegarán.

Fase A

Muchas empresas empiezan en la fase de baja madurez. Hay desconexión entre los procesos, enfrentamientos entre equipos y un enfoque centrado en cómo se hacían las cosas en el pasado en el que no se mira hacia adelante.

A medida que el IBP se convierte en una prioridad, la transformación avanza.

Se sientan las bases y la organización, las herramientas y los procesos evolucionan. Pero existe la tendencia a que la empresa siga trabajando en silos. Puede que haya responsabilidades y KPIs compartidos, pero los equipos siguen trabajando por su cuenta.

La siguiente etapa es un IBP capaz

Hay una integración con el plan anual y los escenarios previstos y se hacen simulaciones para implantar un proceso más formal.

Los altos directivos participan en el plan y celebran sesiones de planificación detalladas con revisiones constantes.

Fase B

Este es el objetivo de la mayoría de las empresas a la hora de madurar su IBP.

Se centra en la experiencia del cliente. El foco se pone en la cadena de valor y se consigue a través de la delegación y la capacitación del equipo.

Solo a partir de aquí se puede pasar a un IBP de mínimo esfuerzo

¿Y qué es unIBP de mínimo esfuerzo?

Significa que muchas de las decisiones que se toman en una empresa son de “mínimo esfuerzo”. No requieren grandes aportaciones ni sesiones de reflexión estratégica de múltiples partes interesadas.

De hecho, las decisiones están casi automatizadas.

Hasta el punto de poder pasar cómodamente a la fase final de la transformación del IBP.

El IBP cognitivo.

Esto implica utilizar el Machine Learning y la IA para predecir riesgos, oportunidades y problemas futuros, con el fin de impulsar el negocio de forma más automatizada.

El resultado de un IBP (Integrated Business Planning) exitoso

La mayoría de las empresas de hoy en día se centran en la tecnología para lograr el éxito en su IBP. Pero se olvidan de los procesos y de las personas: dos piezas absolutamente cruciales del puzle de la gestión empresarial.

1. No se trata de hacer las cosas bien, sino de hacer las cosas que se deben.
2. La cadena de suministro no debe ser la que lidereel IBP.

El IBP debe ser una transformación de toda la empresa. Debe abarcar todas las funciones y equipos de la compañía. Debe implicar un alto nivel de granularidad en el proceso de toma de decisiones.

Sin estos elementos, es poco probable que consigas transformar tu empresa.

El escenario imaginario al principio de este artículo, de despertarse a las 4 de la mañana, es de hecho una historia real. Y le ocurrió a un clienta de Slimstock. Pasó de las noches de insomnio por perder su trabajo, a noches de insomnio por la emoción debido al éxito en la implementación de IBP.

En un mundo ideal, no perderías el sueño. Pero no vivimos en un mundo ideal.

Y por eso, es mejor estar lo más preparado posible. Te conviene implantar el IBP en tu empresa y afrontar el proyecto de transformación con las mejores herramientas a tu disposición.

Pero el software solo es una pequeña parte.

Puede resultar sorprendente que una empresa de software diga que sólo una parte del rompecabezas de su éxito es la tecnología. Pero es muy cierto.

Por supuesto, contar con la mejor herramienta y asesoramiento ayuda. Pero solo si contribuye a implantar buenos procesos, facilita el liderazgo de los procesos y ayuda a alcanzar el éxito en la transformación del IBP.