IBP (Integrated Business Planning): o que é, sua importância e por que você precisa de uma estratégia para a sua estratégia

Imagine que você perde o sono às 4h da manhã.

É a segunda vez que isso acontece recentemente. Na primeira vez, você estava preocupado em perder o emprego. As vendas estavam baixas; havia uma desconexão em toda a empresa. E você deveria ter a resposta na ponta da língua.

Mas, de alguma forma, você entregou a solução: Planejamento Integrado de Negócios (IBP).

Agora, você está acordado novamente às 4h da manhã, mas a sensação é diferente. Você está cheio de expectativa. Você tem uma reunião com a diretoria às 9h, e ela está sendo realizada para anunciá-lo como o salvador da empresa.

Então, como você fez isso? E qual foi o papel do IBP em fazer de você o herói do momento?

Alinhamento da estratégia de negócios e da cadeia de suprimentos

Talvez você se pergunte como o Integrated Business Planning e a Estratégia de Negócios estão ligados.

A maioria das empresas está constantemente tentando encontrar um equilíbrio entre serviço, capital de giro e custo. E a cadeia de suprimentos está no centro disso tudo. Essa é a razão pela qual os diretores de cadeia de suprimentos existem atualmente e são uma voz tão importante na sala de reuniões. Isso não acontece por acaso. Isso se deve à importância da função deles em sua empresa.

Cada decisão que você toma, desde a sala da diretoria até o chão do depósito, tem o poder de afetar direta ou indiretamente seu EBIT e o retorno sobre o capital empregado.

É a complexa dança entre esses elementos que define a estratégia correta. Uma estratégia que não apenas direciona sua cadeia de suprimentos, mas também contribui significativamente para o sucesso geral de seus negócios.

Ela pode defini-la ou enfraquecê-la. Mas para que a primeira opção seja possível, sua estratégia deve ser dinâmica.

Afinal de contas, a disrupção é o novo normal. Ela é onipresente e imprevisível, seja por crises de energia, guerras, aumento da inflação, crises climáticas ou o surgimento da IA.

Há turbulência para onde quer que você olhe. Portanto, ter um plano que seja adaptável é a única maneira de ter sucesso.

Estradas a serem evitadas em sua jornada IBP

Algumas empresas começam sua jornada de IBP e se concentram em obter a tecnologia mais brilhante, mais nova e mais sofisticada para resolver seus problemas.

Eles veem a nova tecnologia como uma bala de prata para resolver todos os problemas da empresa de uma só vez.

Ele será alimentado por inteligência artificial ou aprendizado de máquina, prometerá o mundo e entregará muito pouco.

E isso se deve ao fato de que não existe uma bala de prata. É muito provável que nunca exista. Quer estejamos falando de IBP ou de qualquer outra coisa.

A chave para mudar o sucesso de seu Integrated Business Planning (IBP)

Não ignore seu pessoal, seus processos e sua governança.

Um Planejamento Empresarial Integrado forte e eficaz começa com uma visão clara. Todos em sua empresa devem entender suas funções para atingir seus objetivos gerais.

Se seus processos não foram projetados para funcionar de forma eficiente e eficaz, com as entradas e saídas corretas, eles não foram projetados suficientemente bem.

Deve haver alinhamento entre as diferentes funções de negócios e a tecnologia certa para sustentar a estratégia. Além disso, deve haver uma governança clara, RACI (responsible, accountable, consulted and informed) e RAPID (Recommend, Agree, Perform, Input and Decide) e um plano para L&D e gerenciamento de mudanças.

Para alguns, a simples criação desses elementos em seus negócios levará meses ou até mais. Para outros, a necessidade de sua existência será uma barreira para a implementação do IBP em primeiro lugar.

Mas esse não deveria ser o caso. Porque o caminho para a excelência do IBP e da cadeia de suprimentos é contínuo.

Os líderes da sua empresa devem tratar o IBP como mais do que uma atualização do processo de planejamento.

Deve ser uma iniciativa de negócios para toda a empresa, em que o processo é projetado para o proprietário do P&L, e não apenas para funções individuais em sua empresa.

Isso ajudará sua empresa a tomar decisões eficazes.

Mas aqui está o problema…

De acordo com a McKinsey, apenas 29% das empresas veem o IBP como uma estratégia de longo prazo, com os líderes empresariais presidindo as reuniões do conselho.

Além disso, apenas 20% das empresas têm dados, percepções e possíveis cenários de decisão que são compartilhados nas reuniões de diretoria.

E um número surpreendentemente baixo de 9% das empresas compartilha métricas e responsabilidades para ajudar a promover a responsabilidade multifuncional.

E isso é um problema.

Estatisticamente, 91% não estão indo longe o suficiente em sua abordagem ao IBP para fazer uma diferença fundamental na estratégia de sucesso de sua cadeia de suprimentos.

Como ir além de um processo IBP fracassado?

Há três princípios que podem evitar que você se sinta envergonhado por causa de um processo de implementação de IBP fracassado.

Em primeiro lugar, ela deve ser patrocinada pela alta gerência. Deve ser defendida e apoiada, e não visto como um exercício de caixa de seleção ou uma interrupção.

O IBP eficaz exige a participação prática da gerência, incluindo o líder da empresa, o presidente, o CEO, o COO, o gerente geral e o diretor administrativo.

Em segundo lugar, deve haver colaboração e responsabilidade multifuncional. Isso é absolutamente crucial.

Envolve, no mínimo, vendas, marketing, operações, cadeia de suprimentos, desenvolvimento de produtos, finanças e gerenciamento.

E, em terceiro lugar, ele deve ser gerenciado no nível certo de granularidade. Cada um dos funcionários envolvidos no processo deve ser a pessoa certa para o trabalho e conhecer a fundo sua função em relação ao sucesso do processo.

Como você pode ver no gráfico abaixo, à medida que passamos dos planos estratégicos gerais para o ponto final operacional dos planos de fornecimento e compra, o nível de detalhes aumenta.

1) Planos estratégicos de 3 anos

Compreensão das projeções de vendas, expansão da área de atuação, ativações de novas marcas, fechamentos e investimentos.

É nesse primeiro nível que a estratégia é definida. Que nova linha de produtos está chegando? Que novo mercado pode valer a pena explorar? O que acontecerá se abrirmos uma nova loja?

Essas perguntas são estratégicas e podem ser abordadas nesse estágio.

2) AOP

Plano operacional anual com metas de vendas mensais por unidade de negócios (BU) e categoria.

É aqui que a estratégia é conduzida.

3) Plano de vendas e demanda

Alinhamento entre o plano de vendas publicado e a demanda projetada. Alinhar a variação aceita e validar com a alta administração.

4) Plano de fornecimento/compra

Geração de POs esperados de acordo com a demanda validada e as metas acordadas de OSA/Inventário/Caixa. Alinhamento com OTB e revisões se PO>OTB para um determinado período.

Isso nos dá uma compreensão definida de todo o alinhamento do IBP.

Como funciona um IBP? A transformação do Integrated Business Planning

O Planejamento Integrado de Negócios é uma jornada de transformação.

É muito provável que você não acerte no início. Mas, à medida que for melhorando e passando pelas várias etapas, você chegará lá.

Fase A

Muitas empresas começam no estágio de baixa maturidade. Há uma desconexão entre os processos. Há brigas entre as equipes e um foco no passado.

À medida que o IBP se torna mais prioritário, a transformação continua.

As bases são estabelecidas e a organização, as ferramentas e os processos evoluem. Mas há uma tendência de que a empresa ainda trabalhe em silos. Pode haver KPIs e responsabilidade compartilhados, mas as equipes ainda estão isoladas.

Um IBP capacitado é o estágio que se segue a esse.

Há uma integração com o plano anual e os cenários, e são realizadas simulações para implementar um processo mais formal e formulado.

A alta gerência passa a fazer parte do plano e realiza sessões de planejamento detalhadas com revisões consistentes.

Fase B

Esse é o objetivo da maioria das empresas ao amadurecer seu IBP.

Eles devem procurar se concentrar na experiência do cliente. O foco na cadeia de valor é estrategicamente orientado, com delegação e capacitação da equipe.

Somente a partir daí você poderá passar para um IBP de baixo contato. .

O que é um IBP de baixo contato?

Isso significa que muitas das decisões que você toma como empresa são de “baixo contato”. Elas não requerem grandes contribuições ou sessões de pensamento estratégico de várias partes interessadas.

De fato, eles são quase automatizados.

Até o ponto em que você possa passar confortavelmente para o estágio final da transformação.

IBP cognitivo.

Isso envolve aprendizado de máquina e IA para prever riscos, oportunidades e problemas futuros, a fim de conduzir os negócios de forma mais automatizada.

O resultado de um IBP (“Integrated Business Planning”) bem-sucedido

Atualmente, a grande maioria das empresas olha para o IBP e se concentra na tecnologia para obter sucesso. Mas elas se esquecem dos processos e das pessoas: duas peças absolutamente cruciais do quebra-cabeça do IBP.

1. Não se trata de fazer as coisas direito, mas sim de fazer as coisas certas.
2. O IBP não deve ser propriedade da cadeia de suprimentos.

Deve ser uma transformação em toda a empresa. Deve abranger todas as funções e equipes de negócios. Deve envolver um alto nível de granularidade no processo de tomada de decisões.

Sem esses elementos, é improvável que você tenha sucesso na transformação de sua empresa.

O cenário imaginário no início deste artigo, de acordar às 4h da manhã, é de fato uma história real. E isso aconteceu com uma cliente da Slimstock. Nós a levamos de noites sem dormir por causa da perda do emprego para noites sem dormir por causa da empolgação devido ao seu sucesso na implementação do IBP.

Agora, em um mundo ideal, você não perderia o sono.

Mas não vivemos em um mundo ideal.

E, por isso, é melhor estar o mais preparado possível para enfrentar a turbulência da interrupção constante. É melhor implementar o IBP em sua empresa e encarar o projeto de transformação de frente com as melhores ferramentas à sua disposição.

Mas apenas parte disso é software.

Agora, pode ser incomum para uma empresa de software dizer que apenas uma parte do quebra-cabeça do seu sucesso é a tecnologia. Mas é bem esse o caso.

É claro que é útil ter o melhor ao seu alcance. Mas somente se isso ajudar seus melhores funcionários a implementar processos excelentes para uma governança de alto nível e o sucesso final da transformação do IBP.