Integrated Business Planning: Hvad er det, og hvorfor er det vigtigt?

Forestil dig, at du vågner kl. 4 om morgenen.

Det er anden gang, det sker for nylig. Første gang var du bekymret for at miste dit job. Salget var lavt, og der var en afbrydelse i hele virksomheden. Og det var meningen, at du skulle have svaret lige ved hånden.

Men på en eller anden måde leverede du løsningen: Integreret forretningsplanlægning (IBP).

Nu er du vågen igen kl. 4 om morgenen, men følelsen er anderledes. Du er fuld af spændt forventning. Du har et bestyrelsesmøde kl. 9 om morgenen, og det finder sted for at udråbe dig til virksomhedens frelser.

Så hvordan gjorde du det? Og hvilken rolle har IBP spillet i at gøre dig til dagens helt?

 

Tilpasning af forretnings- og forsyningskædestrategi

Du undrer dig måske over, hvordan integreret forretningsplanlægning og forretningsstrategi hænger sammen.

De fleste virksomheder forsøger hele tiden at finde en balance mellem service, arbejdskapital og omkostninger. Og forsyningskæden er kernen i dette. Det er grunden til, at der nu findes Chief Supply Chain Officers, og at de er en så vigtig stemme i bestyrelseslokalet. Det er ikke tilfældigt. Det skyldes vigtigheden af deres rolle i din virksomhed.

Hver eneste beslutning, du træffer, fra bestyrelseslokalet til lageret, kan direkte eller indirekte påvirke dit EBIT og afkastet af den investerede kapital.

Det er den komplekse dans mellem disse elementer, der definerer den rigtige strategi. En strategi, der ikke kun driver din forsyningskæde, men også bidrager væsentligt til din virksomheds overordnede succes.

Den kan definere den eller underminere den. Men for at førstnævnte skal være en mulighed, skal din strategi være dynamisk.

Når alt kommer til alt, er disruption i høj grad den nye normal. Den er både allestedsnærværende og uforudsigelig, hvad enten den skyldes energikriser, krig, stigende inflation, klimakriser eller fremkomsten af kunstig intelligens.

Der er uro, uanset hvor man kigger hen. Så at have en plan, der kan tilpasses, er den eneste måde at få succes på.

 

Veje, du skal undgå på din rejse

Nogle virksomheder starter deres IBP-rejse med at fokusere på at få den mest skinnende, nyeste og mest fantasifulde teknologi til at løse deres problemer.

De ser på ny teknologi som en sølvkugle, der kan løse alle virksomhedens problemer på én gang.

Den vil være drevet af kunstig intelligens eller maskinlæring, love alverden og holde meget lidt.

Og det er fordi, der ikke findes nogen mirakelkur. Og det vil der højst sandsynligt aldrig komme. Uanset om vi taler om IBP eller noget andet.

 

Hvad er IBP (Integrated Business Planning)?

Før vi dykker dybere ned i emnet, er det nødvendigt at definere begrebet IBP. Integrated Business Planning (IBP) er en forretningsplanlægningsproces, der søger at tilpasse og koordinere forskellige funktioner i en organisation for at nå fælles strategiske mål.

Denne tilgang integrerer finansiel, salgs- og operationel planlægning samt andre vigtige forretningsfunktioner med det formål at forbedre beslutningstagning og operationel effektivitet.

IBP går videre end traditionel planlægning ved at inkorporere realtidsinformation, avancerede analyseteknologier og samarbejdsværktøjer. Det gør det muligt for virksomheder at få et holistisk syn på deres præstationer og træffe mere informerede og fleksible beslutninger.

 

Nøglen til at ændre din IBP (Integrated Business Planning)-succes

Du må ikke ignorere dine medarbejdere, processer og ledelse.

En stærk og effektiv integreret forretningsplanlægning begynder med en klar vision. Alle i din virksomhed skal forstå deres roller i forhold til at nå dine overordnede mål.

Hvis dine processer ikke er designet til at køre effektivt med de rigtige input og output, er de ikke designet godt nok.

Der skal være overensstemmelse mellem de forskellige forretningsfunktioner, og den rigtige teknologi til at understøtte strategien. Derudover skal der være klar governance, klar RACI (responsible, accountable, consulted and informed) og RAPID (Recommend, Agree, Perform, Input and Decide) og en plan for L&D og forandringsledelse.

For nogle vil det tage måneder eller endnu længere bare at skabe disse elementer i deres virksomhed. For andre vil nødvendigheden af deres eksistens være en barriere for at implementere IBP i første omgang.

Men det burde ikke være tilfældet. For vejen til IBP og supply chain excellence er en løbende proces.

Lederne i din virksomhed skal behandle IBP som mere end en opgradering af planlægningsprocessen.

Det skal være et initiativ, der omfatter hele virksomheden, hvor processen er designet til P&L-ejeren og ikke kun individuelle funktioner i din virksomhed.

Det vil hjælpe din virksomhed med at træffe effektive beslutninger.

 

Men her er problemet…

Ifølge McKinsey er det kun 29 % af virksomhederne, der ser IBP som en langsigtet strategi, hvor virksomhedsledere sidder for bordenden på bestyrelsesmøder.

Derudover har kun 20% af virksomhederne data, indsigter og potentielle beslutningsscenarier, der deles på bestyrelsesmøder.

Og et forbløffende lavt antal på 9% af virksomhederne har fælles målinger og ansvarlighed for at fremme tværfunktionelt ansvar.

Og det er et problem.

Statistisk set går 91% ikke langt nok i deres tilgang til IBP til at gøre en grundlæggende forskel i strategien for deres supply chain-succes.

 

 

Ud over en mislykket IBP-proces

Der er tre principper, som kan skåne dig for en mislykket IBP-implementeringsproces.

For det første skal det sponsoreres af topledelsen. Det skal fremmes og støttes og ikke ses som en afkrydsningsøvelse eller en forstyrrelse.

Effektiv IBP kræver praktisk deltagelse fra ledelsen, op til og med lederen af virksomheden, President, CEO, COO, General Manager og Managing Director.

For det andet skal der være samarbejde og ansvar på tværs af funktioner. Det er helt afgørende.

Det involverer som minimum salg, marketing, drift, forsyningskæde, produktudvikling, økonomi og ledelse.

Og for det tredje skal den styres på det rigtige niveau. Hver eneste medarbejder, der er involveret i processen, skal være den rette person til jobbet og kende sin rolle ud og ind i forhold til at gøre den til en succes.

Som du kan se i grafikken nedenfor, stiger detaljeringsgraden, når vi bevæger os fra overordnede strategiske planer til det operationelle slutpunkt med forsynings- og indkøbsplaner.

 

 

1) Strategiske planer for 3 år

Forståelse af salgsprognoser, udvidelse af fodaftryk, nye brandaktiveringer, lukninger, investeringer.

Dette første niveau er der, hvor strategien defineres. Hvilken ny produktlinje er på vej? Hvilket nyt marked kan være værd at udforske? Hvad sker der, hvis vi åbner en ny butik?

Disse spørgsmål er strategiske og kan behandles på dette stadium.

2) AOP

Årlig driftsplan med månedlige salgsmål pr. BU og kategori.

Det er her, strategien bliver lagt.

3) Sales & Demand Plan

Tilpasning mellem offentliggjort salgsplan og forventet efterspørgsel. Afstemning om accepteret variation og validering med topledelsen.

4) Forsynings-/indkøbsplan

Forventede PO’er genereret i henhold til valideret efterspørgsel og aftalte OSA/lager/ cashflow-mål. Tilpasning til OTB og revisioner, hvis PO>OTB for en given periode.

Det giver os en defineret forståelse af hele IBP’s opbygning.

 

Forvandlingen af IBP

Integreret forretningsplanlægning er en transformationsrejse.

Det er meget sandsynligt, at du ikke får det rigtigt i starten. Men efterhånden som du forbedrer dig og bevæger dig gennem de forskellige trin, vil du komme i mål.

Phase A

Mange virksomheder starter på det lave modenhedstrin. Der er en manglende forbindelse mellem processer. Der er ildkamp mellem teams og fokus på fortiden.

Efterhånden som IBP bliver en større prioritet, fortsætter transformationen.

Fundamentet er på plads, og organisationen, værktøjerne og processerne udvikler sig. Men her er der en tendens til, at virksomheden stadig arbejder i siloer. Der kan være fælles KPI’er og ansvarlighed, men holdene arbejder stadig for sig selv.

En kompetent IBP er den fase, der følger efter dette.

Der er en integration med den årlige plan og scenarier, og der køres simuleringer for at implementere en mere formel og formuleret proces.

Topledelsen bliver en del af planen og afholder detaljerede planlægningssessioner med regelmæssige gennemgange.

Phase B

Det er målet for de fleste virksomheder, når de modner deres IBP.

De bør fokusere på kundeoplevelsen. Der er fokus på værdikæden, og det er strategisk drevet med en uddelegering og bemyndigelse af teamet.

Først herfra er du i stand til at flytte til en IBP med lav berøring.

Hvad er en low touch IBP?

Det betyder, at mange af de beslutninger, du træffer som virksomhed, er “low touch”. De kræver ikke store input eller strategiske tænkesessioner fra flere interessenter.

Faktisk er de næsten automatiserede.

Til det punkt, hvor du komfortabelt kan gå videre til den sidste fase af transformationen.

Kognitiv IBP.

Det indebærer maskinlæring og kunstig intelligens til at forudsige risici, muligheder og fremtidige problemer for at drive virksomheden på en mere automatiseret måde.

 

Det perfekte billede af IBP

Langt de fleste virksomheder ser i dag på IBP og fokuserer på teknologien til at skabe succes. Men de glemmer processerne og menneskene: 2 helt afgørende brikker i IBP-puslespillet.

1. Det handler ikke om at gøre tingene rigtigt, det handler om at gøre de rigtige ting.
2. IBP bør ikke være ejet af forsyningskæden.

Det bør være en transformation, der omfatter hele virksomheden. Det skal være på tværs af hver eneste forretningsfunktion og team. Det bør involvere en høj grad af granularitet i beslutningsprocessen.

Uden disse elementer er det usandsynligt, at du får succes med at transformere din virksomhed.

Det imaginære scenarie i begyndelsen af denne artikel, hvor man vågner kl. 4 om morgenen, er faktisk en virkelig historie. Og det skete for en af Slimstocks kunder. Vi tog hende fra søvnløse nætter over at miste sit job til søvnløse nætter på grund af begejstring over hendes succes med at implementere IBP.

I en ideel verden ville du slet ikke ligge søvnløs.

Men vi lever ikke i en ideel verden.

Og derfor er det bedre at være så godt forberedt, som man kan være, i en tid med konstant disruption. Det er bedre at implementere IBP i din virksomhed og tage fat på transformationsprojektet med de bedste værktøjer til rådighed.

Men kun en del af det er software.

Det er måske usædvanligt for en softwarevirksomhed at sige, at kun en del af puslespillet bag jeres succes er teknologi. Men det er i høj grad tilfældet.

Selvfølgelig hjælper det at have det bedste lige ved hånden. Men kun hvis det hjælper dine bedste folk med at implementere gode processer til styring på højt niveau og ultimativ succes i din IBP-transformation.