Vikten av IBP och varför ni behöver en strategi bakom er strategi

IBP är en förkortning av Integrated Business Planning, som på svenska blir integrerad affärsplanering, och kan vara en lösning på många problem inom en verksamhet. Exempel på dessa problem kan vara låg försäljning eller lösa trådar internt inom företaget. IBP utgör en viktig roll när det kommer till det strategiska arbetet inom verksamheten.

Koordinera strategin för verksamheten och leveranskedjan

Integrerad affärsplanering hänger ihop med affärsstrategi. Majoriteten av företag försöker hela tiden att hitta en balans mellan service, rörelsekapital och kostnader. Leveranskedjan är en central del i detta vilket är orsaken till att chefer inom supply chain nu finns och är en så viktig röst i styrelserummet. Dessa roller har en stor betydelse för företagen.

Varje beslut ni fattar, från styrelserummet till lagergolvet, kan direkt eller indirekt påverka ert rörelseresultat (EBIT) och avkastningen på sysselsatt kapital. Därför är det viktigt att definiera en strategi som känns rätt. En strategi som inte bara styr er supply chain utan också bidrar väsentligt till er verksamhets övergripande framgång. För att uppnå detta bör ni ta fram en dynamisk strategi då störningar tyvärr är det nya normala för de flesta företag idag. Dessutom är störningarna både överallt och oförutsägbara, oavsett om de beror på energikriser, krig, stigande inflation, klimatkriser eller AI:s framväxt. Det är oroligt vart man än vänder blicken och därför är det viktigt att ha en plan som är anpassningsbar om man som företag vill lyckas.

IBP-processen

Vissa företag börjar sin IBP-process med att skaffa den senaste, mest flashiga och avancerade tekniken för att lösa sina problem. Detta beror på att de ser ny teknik som en enkel lösning på alla verksamhetens utmaningar och processen kommer drivas av AI och maskininlärning som kan lova mycket men leverera lite. För faktum är att det tyvärr inte finns någon snabb lösning, och förmodligen kommer det aldrig att finnas, oavsett om det gäller IBP eller något annat.

Nyckeln till att förändra din IBP-framgång

För att lyckas med er IBP är det viktigt att inte glömma bort era medarbetare, processer och styrning. En stark och effektiv integrerad affärsplanering börjar med en tydlig vision och alla på företaget måste förstå sin roll när det gäller att uppnå de övergripande målen.

Om era processer inte är utformade för att fungera effektivt och ändamålsenligt, med rätt input och output, är de inte tillräckligt väl utformade. Det måste finnas en samsyn mellan era olika affärsfunktioner och rätt teknik för att underbygga strategin. Utöver detta bör det finnas en tydlig styrning, tydliga RACI (Responsible, Accountable, Consulted and Informed) och RAPID (Recommend, Agree, Perform, Input and Decide) samt en plan för L&D och förändringshantering.

För vissa företag kommer det att ta månader eller ännu längre att bara skapa dessa element i sin verksamhet. För andra företag kommer behovet av att dessa element finns vara ett hinder för att överhuvudtaget kunna implementera IBP.

Men det är viktigt att ha i åtanke att vägen till IBP och optimering av sin supply chain är en ständigt pågående process. Ledarna i ert företag måste se IBP som mer än en uppgradering av planeringsprocessen. Det måste vara ett företagsövergripande initiativ där processen är utformad för den med P&L-ansvar, och inte bara för enskilda funktioner inom företaget. Detta kommer att hjälpa ert företag att fatta effektiva beslut.

Problemet många företag har idag

Enligt McKinsey ser endast 29% av företagen IBP som en långsiktig strategi. Utöver detta har bara 20% av företagen data, insikter och potentiella beslutsscenarier som delas vid styrelsemöten. Chockerande låga 9% av företagen har gemensamma mätetal och ansvarsfördelning för att främja tvärfunktionellt ansvarstagande. Detta är såklart ett problem.

Statistiskt sett går 91% av företag inte tillräckligt långt i sitt arbete med IBP för att göra en grundläggande skillnad i strategin för att lyckas med sin supply chain.

Bortom en misslyckad IBP-process

Det finns tre principer som hjälper er att lyckas med en framgångsrik och effektiv IBP.

För det första måste den sponsras av högsta ledningen. Den måste förespråkas och stödjas och inte ses som en rutinövning eller ett störningsmoment. För att IBP ska vara effektivt krävs att ledningen deltar i arbetet, till och med den som leder verksamheten, VD, koncernchef, COO, generaldirektör etc.

För det andra måste det finnas ett tvärfunktionellt samarbete och ansvar. Detta är helt avgörande för en lyckad IBP. Samarbetet omfattar åtminstone försäljning, marknadsföring, drift, leveranskedja, produktutveckling, finans och ledning.

För det tredje måste den hanteras på rätt detaljnivå. Varje enskild medarbetare som är involverad i processen måste vara rätt person för jobbet och känna till sin roll utan och innan i förhållande till att göra det lyckat.

Som visualiserat i diagrammet nedan ökar detaljnivån när vi går från övergripande strategiska planer till den operativa slutpunkten för leverans- och inköpsplaner.

1) Strategisk plan för 3 år

Förståelse för försäljningsprognoser, expansion, aktivering av nya varumärken, nedläggningar och investeringar.

Det är på denna första nivå som strategin definieras. Vilken ny produktlinje är på gång? Vilken ny marknad kan vara värd att utforska? Vad händer om vi öppnar en ny butik? Dessa frågor är strategiska och kan besvaras i detta skede.

2) AOP

Årlig operativ plan med månatliga försäljningsmål per BU och kategori.

Det är här som strategin drivs.

3) Plan för försäljning och efterfrågan

Anpassning mellan publicerad försäljningsplan och prognostiserad efterfrågan. Anpassa kring godkänd variation och validera med högsta ledningen.

4) Plan för leverans/inköp

Förväntade POs (purchase order) som genereras enligt validerad efterfrågan och överenskomna OSA/Inventory/Cashflow Targets. Anpassning till OTB (open to buy) och revideringar om PO>OTB för en given period.

Detta ger oss en definierad förståelse för hela inriktningen av IBP.

Utvecklingen av IBP

Integrerad affärsplanering är en utvecklingsprocess och det är troligt att ni inte kommer att få till det precis i början. Men i takt med att ni förbättrar er och går igenom de olika stegen kommer ni med tiden nå dit.

Fas A

Många företag börjar i en låg mognadsgrad där det finns en bristande koppling mellan olika processer. Det förekommer brandsläckning mellan olika team och fokus ligger på det förflutna.

I takt med att IBP blir en allt viktigare prioritering fortsätter utvecklingen. Grunden läggs och organisationen, verktygen och processerna utvecklas. Men det finns en tendens att verksamheten fortfarande arbetar i silos. Det kan finnas gemensamma nyckeltal och ansvarsområden, men teamen arbetar fortfarande för sin egen skull.

En kapabel IBP är nästa steg

Det finns en integration med den årliga planen och scenarierna, och simuleringar körs för att implementera en mer formell och formulerad process. Högsta ledningen blir en del av planen och håller detaljerade planeringsmöten med regelbundna genomgångar.

Fas B

Detta är målet för de flesta företag när de utvecklar sin IBP. De bör fokusera på kundupplevelsen. Det finns ett värdekedjefokus och det är strategiskt drivet med en delegering och stöttning av teamet.

Endast härifrån kan du gå vidare till en Low Touch IBP.

En Low Touch IBP innebär att många av de beslut ni fattar som företag är “Low Touch”. Alltså att de inte kräver några stora insatser eller strategiskt tänkande från flera intressenter. I själva verket är de nästan automatiserade till den punkt där ni bekvämt kan gå vidare till det sista steget i utvecklingen;

Kognitiv IBP.

Kognitiv IBP handlar om maskininlärning och AI för att förutse risker, möjligheter och framtida problem som i sin tur kan driva verksamheten på ett mer automatiserat sätt.

Den perfekta bilden av IBP

De flesta företag idag tittar på IBP och lägger fokus på tekniken för att skapa framgång. Men de glömmer bort processerna och människorna som är två helt avgörande bitar i IBP-pusslet.

1. Det handlar inte om att göra saker rätt, utan att göra rätt saker.
2. IBP ska inte ägas av supply chain.

Utvecklingen bör omfatta hela verksamheten och alltså varje enskild affärsfunktion och enskilt team. Den bör innefatta en hög grad av detaljnivå i beslutsprocessen. Utan dessa element blir det svårt att lyckas med en förändring av din verksamhet.

Vi lever idag i en värld med ständiga förändringar och därför är det viktigt att vara väl förberedd för turbulens. För att implementera IBP i verksamheten och ta sig an omvandlingsprojektet på bästa sätt finns det som tur är effektiva verktyg till ditt förfogande. Dock är bara en del av dessa en programvara.

Som ett programvaruföretag kanske det låter konstigt för oss att säga att bara en del av pusslet bakom er framgång är teknik, men så är faktiskt fallet. Naturligtvis är det bra att ha den bästa tekniken till hands, men bara om det faktiskt hjälper era medarbetare att implementera bra processer för styrning och framgång i er IBP-utveckling.