S&OP na era digital

Em ambientes voláteis e em constante mudança, o S&OP ajuda as empresas a trabalhar de forma muito mais ágil. Se o seu objetivo é embarcar no caminho da excelência operacional, o S&OP permite que as empresas fechem a lacuna entre sua estratégia e os objetivos operacionais do dia a dia. Entretanto, para que o S&OP funcione de forma eficaz, as pessoas, os processos e a tecnologia devem estar perfeitamente conectados.

Com o apoio de um consultor especializado e o treinamento adequado, você pode achar que metade da batalha já foi vencida. Mas o verdadeiro desafio está em alinhar e coordenar as equipes multifuncionais para permitir uma colaboração eficaz.

Então, como a tecnologia pode integrar as pessoas e os processos em sua empresa? Mais importante ainda, como uma ferramenta avaçada de planejamento, como o Slim4 pode ajudá-lo a desbloquear todo o potencial do S&OP em sua empresa?

Neste artigo, vamos nos aprofundar nos fundamentos do S&OP e nos desafios que as empresas enfrentam ao implementá-lo. Também exploraremos como o Slim4 pode apoiar cada etapa do seu processo, ajudando você e sua equipe a colher os frutos dessa poderosa estrutura estratégica.

 

Estratégia e tática no processo de S&OP

No contexto do Planejamento de Vendas e Operações (S&OP), a estratégia e a tática são componentes interconectados que desempenham funções distintas no processo geral de planejamento. Para diferenciar esses dois componentes fundamentais, são frequentemente utilizados os termos “de cima para baixo” e ‘’ de baixo para cima’’.

Planejamento de vendas e operações estratégico: de cima para baixo

De cima para baixo (também conhecido como top-down ou S&OP estratégico) se refere ao processo de planejamento de alto nível que se concentra em decisões estratégicas relacionadas ao portfólio de produtos , demanda e ao fornecimento . Envolve discussões e decisões em nível executivo sobre previsões de vendas de longo prazo, estratégias de negócios, tendências de mercado e alocação de recursos. O S&OP de cima para baixo normalmente abrange um horizonte de planejamento mais longo, geralmente meses ou até anos.

Planejamento de vendas e operações tático: de baixo para cima

Por outro lado, o S&OP de baixo para cima (também conhecido como S&OP operacional ou S&OP tático) refere-se ao processo de planejamento detalhado que ocorre em níveis mais operacionais da organização.

Ele envolve a tradução de decisões estratégicas tomadas de cima para baixo em planos acionáveis para produtos, regiões ou prazos específicos. O S&OP de baixo para cima concentra-se em horizontes de planejamento de curto prazo, normalmente semanas ou meses, e envolve considerações como programação de produção, gerenciamento de estoque, suprimento e planejamento de distribuição.

Estratégia versus tática

As principais diferenças entre o S&OP cima para baixo e de baixo para cima podem ser resumidas da seguinte forma:

Abordagem estratégica vs. tática

O S&OP de cima para baixo concentra-se na tomada de decisões estratégicas e no planejamento de longo prazo, enquanto o S&OP de baixo para cima concentra-se no planejamento tático e operacional.

Visão geral vs. visão detalhada

O S&OP de cima para baixo envolve discussões e decisões de alto nível, enquanto o S&OP baixo para cima envolve planejamento e execução mais detalhados.

Planejamento de curto prazo vs. planejamento de longo prazo

O S&OP de cima para baixo geralmente cobre um horizonte de planejamento mais longo, enquanto o S&OP de baixo para cima cobre horizontes de prazo mais curto.

Tanto o S&OP de cima para baixo quanto o de baixo para cima são componentes importantes de um processo S&OP eficaz, pois ajudam a alinhar os objetivos estratégicos com a execução operacional e garantem que a organização esteja bem preparada para atender às demandas dos clientes e, ao mesmo tempo, otimizar seus recursos.

A situação difícil do S&OP

O desafio para muitas empresas é a fronteira entre a estratégia e a execução tática e operacional, pois essa linha pode ser intransponível. Além disso, com ferramentas e processos díspares entre as várias equipes da organização, conseguir um planejamento totalmente integrado sempre será uma batalha difícil.

Ao longo dos últimos 30 anos, desenvolvemos nossa plataforma de planejamento da cadeia de suprimentos Slim4 para estar no centro do processo de S&OP. Ao conectar as equipes em torno de uma única fonte de verdade, as comunicações tornam-se repentinamente contínuas e transparentes. Porém, o mais importante é que a confiança entre as equipes aumenta à medida que todos compreendem o impacto crucial que suas decisões e ações têm sobre as metas comerciais mais amplas.

 

Slim4: uma plataforma completa para o sucesso do S&OP

Com o Slim4, é possível otimizar as etapas fundamentais de um processo de planejamento de vendas e operações para criar visibilidade e incentivar a colaboração entre as equipes.

É mais fácil ser consistente e comprometido quando todas as equipes sabem o que precisam fazer e o que está acontecendo na organização. Ao reunir todos com uma plataforma de planejamento unificada, o Slim4 ajuda as empresas a tomar ações estratégicas, táticas e operacionais com confiança.

Vamos dar uma olhada mais de perto em alguns dos principais processos de planejamento de vendas e operações e como eles são apoiados pelo Slim4:

Coleta e validação de dados

Para que o S&OP funcione de forma eficaz, você precisa de dados precisos e confiáveis.

Felizmente, as empresas criam uma grande quantidade de dados. E com a combinação de dados provenientes de clientes, fornecedores e outros parceiros da cadeia de suprimentos, não há escassez de pontos de dados a serem utilizados.

No entanto, é na captura desses insights essenciais e na validação deles que muitos têm dificuldades. Sem o acesso aos insights corretos, tanto a visibilidade quanto a capacidade de tomada de decisões de suas equipes serão seriamente prejudicadas.

O Slim4 coleta automaticamente os dados de vendas e estoque do seu ERP. Além disso, ao incorporar dados externos, o Slim4 permite que as empresas criem uma visão abrangente de toda a operação, estabelecendo uma base sólida para a tomada de decisões eficazes.

Processo de revisão do gerenciamento de produtos

Gerenciar o portfólio de produtos não é tarefa fácil. Determinar quais itens devem ser incluídos em seu sortimento e quais devem ser gerenciados leva tempo e, muitas vezes, acarreta grandes riscos. A menos que você tenha um sistema que lhe permita tomar essas decisões de forma ágil e racional, sua operação pode ficar exposta às armadilhas do excesso e da obsolescência.

Desde o planejamento do sortimento, lançamentos de novos produtos, recalls, promoções e planejamento de eventos, o Slim4 oferece suporte a todo o processo de revisão do gerenciamento de produtos em uma única plataforma unificada.

A grande vantagem de um processo de S&OP é que ele promove a colaboração e a comunicação. A comunicação das mudanças no portfólio de produtos em tempo hábil facilita não apenas a melhoria dos benefícios comerciais, mas também a harmonia entre as equipes multifuncionais.

Ao permitir a troca contínua de informações e insights entre todos os membros da equipe, o Slim4 reúne as áreas de Vendas, Marketing e Operações para tomar decisões alinhadas sobre o portfólio.

Além disso, por meio da automação da execução dos processos de sortimento e do fornecimento de alertas dinâmicos baseados em exceções, o Slim4 ajuda a liberar o tempo da sua equipe e, ao mesmo tempo, mantém os tomadores de decisão no comando.

Vamos nos aprofundar um pouco mais nesse assunto.

Introdução de novos produtos

Se você está pensando em lançar um novo produto no mercado, introduzir uma nova marca no catálogo ou apenas expandir o sortimento em geral, todos esses são exemplos de decisões estratégicas. No entanto, elas geralmente têm um impacto direto em sua execução operacional.

Por exemplo, se você tem a missão de lançar um novo produto em um mercado específico, essa é uma decisão estratégica. No entanto, há também ações operacionais que precisam ser tomadas, como ajustar a rotulagem, determinar a logística de transporte, atender aos requisitos locais de saúde e segurança, e assim por diante.

Para um gerente de produto, o tempo de lançamento no mercado é o mais importante, e é fundamental poder se preparar para entrar no mercado com antecedência e com as iniciativas certas. Você precisa saber quanto pedir ao fornecedor ou quanto vai produzir se quiser entrar no mercado com uma boa margem e um produto de qualidade.

Antecipando o lançamento de novos produtos, o Slim4 permite que você mantenha o foco estratégico e, ao mesmo tempo, ofereça à sua equipe a agilidade necessária para responder à dinâmica do mercado. Ao criar visibilidade sobre todo o seu sortimento e alertar a sua equipe sobre as famílias de produtos que estão perdendo vendas ou sobre os lançamentos no mercado que estão tendo um desempenho superior, você pode tomar medidas proativas para minimizar os riscos e maximizar as oportunidades.

Planejamento de promoções, eventos, lançamentos de produtos e recalls de produtos

Quando se trata de iniciativas em nível de produto, categoria, canal de vendas ou até mesmo em nível de mercado, o planejamento de eventos e promoções é uma das principais responsabilidades dos gerentes de marca e de produto.

Desde o planejamento de campanhas festivas, eventos de vendas pontuais, ofertas da Black Friday, novos produtos e até mesmo o gerenciamento de recalls de produtos, o Slim4 ajuda a sua equipe a prever rapidamente o impacto dessa atividade. Ao levar em conta as promoções anteriores e as condições do mercado, o Slim4 ajuda a prever o fator de aumento para determinar o aumento potencial no volume de vendas.

Todos esses planos fornecem insights à equipe de vendas e marketing como uma ferramenta para estimular a demanda do produto, reforçar a imagem da marca, reter e conquistar clientes. O Slim4 captura todos esses planos e os traduz em requisitos de distribuição, produção e/ou compra. Como resultado, toda a sua operação upstream é orientada para garantir que o estoque chegue ao ponto de venda, maximizando assim as oportunidades de vendas esperadas da promoção.

Além disso, em uma única tela, o Slim4 oferece uma visão geral completa do status e do desempenho de cada promoção. Ao comparar as vendas realizadas com o plano, sua equipe pode avaliar os efeitos promocionais, como o efeito halo, canibalização e saturação, para otimizar promoções futuras.

Processo de revisão da demanda

Um dos objetivos fundamentais do S&OP é obter uma visão única da demanda futura com a qual toda a organização possa contar. Se houver uma única versão da verdade e ela for compartilhada e compreendida por todos, a sincronização de estratégias, táticas e planos em todos os departamentos se tornará muito mais fácil.

A obtenção desse número único é um pouco mais complicado. Afinal, para embasar as decisões estratégicas e táticas é essencial comprender o nível esperado de vendas no nível apropriado e relevante de agregação. Assim, é possivel comparar as expectativas e ambições como empresa ou orçamento de forma adequada.

Compreender a demanda esperada em todos os níveis relevantes para a empresa

Como cada equipe tem conhecimento e informações em sua área de responsabilidade, “o número” pode ser criado e comparado em diferentes níveis. Por exemplo, um gerente de exportação desejará ver como será a previsão de vendas em diferentes mercados ou países de expansão.

Por outro lado, um gerente de vendas regional desejará ver a sua previsão de vendas agrupada por territórios de vendas locais. Um gerente de operações globais pode até querer essas mesmas informações, mas agrupadas em vendas por regiões ou continentes.

Um gerente de canal desejará ter visibilidade da demanda em diferentes canais, como distribuidores, armazéns, grandes redes de supermercados, varejistas, franquias e on-line. Por fim, os gerentes de marca, gerentes de categoria e gerentes de produto desejarão ver informações agregadas por marca, categoria e família.

Com o Slim4, é possível criar agregações personalizadas a partir de uma matriz que cruza vários componentes geográficos e vários componentes de sortimento. Além disso, o Slim4 oferece a opção de levar em conta ou descartar a demanda promocional do plano. Como resultado, a empresa pode criar um quadro robusto da demanda futura em todos os níveis da empresa.

Definir o horizonte de planejamento

O horizonte de planejamento também é uma consideração importante. Do ponto de vista do planejamento, temos que nos perguntar: Quais são os riscos? Eles são gerenciáveis? Existe uma oportunidade no mercado? Nossos clientes estão mudando o comportamento?

É importante planejar no horizonte correto. Desde a antecipação de prazos de entrega, interrupções na cadeia de suprimentos, planejamento de mudanças em nossa capacidade de produção, novas máquinas ou até mesmo novas instalações de produção.

No Slim4, é possível determinar o horizonte de planejamento mais adequado, seja ele de 12, 24 ou 36 meses, e incluir o componente de sazonalidade no plano de previsão.

Traduzir a unidade de medida

A próxima etapa é traduzir “o número” para os diferentes idiomas, ou seja, para as diferentes unidades de medida. Enquanto a equipe de vendas desejará ver o plano de demanda em valores monetários, as operações desejarão vê-lo em unidades, as finanças desejarão vê-lo em margem e a logística em paletes ou contêineres.

O Slim4 permite que o mesmo plano de demanda seja exibido em até 11 unidades de medida diferentes, incluindo o preço da linha de vendas do PDV, de modo que as vendas líquidas sejam integradas ao plano de previsão de demanda.

Crescimento orgânico e criação de orçamento

As alterações anuais na lista de preços e os aumentos estruturais de vendas fazem parte de nossas previsões de demanda. O Slim4 nos permite avaliar o crescimento orgânico esperado por meio de aumentos de preços e de volume de vendas em todos os níveis de agregação.

Como não é fácil criar o orçamento anual, ele geralmente é um aumento percentual em cima das vendas do ano anterior. O Slim4 ajuda as empresas a criar o orçamento calculando a contribuição percentual sobre as vendas passadas ou futuras em todos os níveis, incluindo o componente de crescimento orgânico.

O Slim4 avalia e monitora as vendas e as previsões mensalmente e faz relatórios por meio de diferentes KPIs. Medindo sempre a partir de uma linha de base e comparando com o ano, o trimestre ou o mês anterior. É possível saber se aumentamos as vendas ou não e detectar a tempo o quanto estamos próximos ou distantes de nosso orçamento.

Acurácia da previsão

O processo de S&OP é um esporte de equipe e o sucesso ou o fracasso dependerá, em grande parte, tanto dos “números” quanto das pessoas. Portanto, precisaremos medir a qualidade de nosso processo de S&OP. Queremos saber se estamos compartilhando informações suficientes com nossos clientes, fornecedores e colegas de equipe, e qual é a qualidade dessas informações.

O Slim4 mede a acurácia do forecast automaticamente em uma base mensal. Isso significa comparar as vendas reais com as vendas previstas e, assim, poder avaliar se todos os fatores externos que somente as equipes conhecem foram incluídos, como tendências de mercado e tendências de nossos clientes mais importantes, promoções e eventos.

Integrar diretrizes, iniciativas de longo prazo/leads

Nossa avaliação das condições do mercado e de nossos concorrentes moldará nossas decisões estratégicas. A facilidade de entrada em um novo mercado pode nos levar a empreender uma nova iniciativa ou abrir um novo depósito regional em um mercado emergente.

Ou, ao contrário, talvez a chegada de concorrentes em um determinado mercado nos leve a iniciativas que envolvam o lançamento de novos produtos, linhas de produção ou novos acordos com fornecedores estratégicos.

O Slim4 mostra em uma única tela as estratégias ou diretrizes da empresa e suas diferentes iniciativas ou soluções. Ao focar em diferentes modos de visualização, ele nos permite ter uma visão real do progresso dos planos acordados durante o processo de S&OP, permitindo gerenciar responsabilidades e prazos.

O Slim4 permite que as iniciativas sejam criadas rapidamente para cada nível de agregação, tornando a tomada de decisão mais ágil. O Slim4 traduz o impacto esperado na previsão de acordo com o cronograma de execução planejado. Isso permite a visibilidade do plano de ação anual para atingir as metas orçamentárias.

Além disso, você pode decidir se deseja mover o impacto da iniciativa para o nível de SKU ou mantê-lo no nível agregado, facilitando a conexão entre os níveis de planejamento mais altos e os níveis mais granulares.

Processo de revisão de estoque e suprimentos

Com o processo de revisão da demanda concluído, é necessário avaliar se temos capacidade suficiente para cumprir o plano. Esse processo inclui a avaliação de nossos fornecedores e de nossa capacidade de produção. O Slim4 o ajuda a entender seus fornecedores para que você possa ser mais competitivo. Quando um fornecedor não é capaz de entregar todo o pedido na data acordada, podemos medir sua capacidade de compromisso futuro ou pela métrica OTIF.

Também é necessário medir a quantidade efetivamente entregue em relação à quantidade inicialmente pedida. Dessa forma, sabemos qual porcentagem do volume esperado CVP (porcentagem de volume confirmado) foi atingida.

Usando esses dois indicadores, podemos prever o comportamento futuro de nossos fornecedores, avaliar o passado e, assim, agir: devemos procurar novos fornecedores, devemos mudar o componente do produto que nos permite minimizar o risco de falta de estoque, precisamos aumentar o orçamento de compras e, em caso afirmativo, quanto risco estamos dispostos a correr?

Você também pode gerenciar seu orçamento de compra para cada região, país, família, subfamília. Dessa forma, os orçamentos de compra estão de acordo com o risco que você deseja assumir.

Conclusões sobre planejamento de vendas e operações (S&OP) e como o Slim4 pode ajudá-lo

O sucesso da cadeia de suprimentos só é possível se as pessoas, os processos e a tecnologia estiverem realmente conectados. Ao apoiar cada etapa de seu S&OP, o Slim4 foi projetado para apoiar tanto o S&OP estratégico quanto o tático. Ao unificar o processo em uma única plataforma, é possível eliminar processos e ferramentas díspares para garantir que todos na empresa estejam na mesma página.

Os principais objetivos de um processo de S&OP são maximizar as oportunidades, minimizar os riscos e tomar decisões adequadas com base no benefício real esperado para toda a empresa. É exatamente nesse benefício geral que as equipes devem se concentrar.

Mas a implementação de um processo de S&OP tem seus desafios. Educar e motivar as pessoas para o novo paradigma, projetar um bom processo, alinhar os objetivos da equipe, não ampliar as expectativas geradas e, ao mesmo tempo, obter ganhos rápidos… Não é uma tarefa fácil.

Se você quiser iniciar um processo de S&OP, lembre-se de que é uma jornada que nunca termina e que você precisa escolher um bom companheiro de viagem.