S&OP à l’ère du numérique

Dans des environnements volatiles et changeants, le S&OP (planification des ventes et des opérations) aide les entreprises à travailler de manière beaucoup plus efficace.

Si vous aspirez à atteindre l’excellence opérationnelle, le S&OP offre aux entreprises la possibilité de réduire l’écart entre leur stratégie et leurs objectifs opérationnels au quotidien. Toutefois, pour que le S&OP fonctionne efficacement, les équipes, les processus et la technologie doivent être parfaitement connectés.

Avec l’aide d’un consultant expert et d’une formation adaptée, est possible de considérer que la moitié du chemin a été parcourue. Mais le véritable défi consiste à aligner et à coordonner les équipes interfonctionnelles pour permettre une collaboration efficace.

Comment la technologie peut-elle permettre d’intégrer les équipes et les processus dans l’ensemble de votre entreprise ? Plus important encore, comment un outil de planification avancé comme Slim4 peut-il vous aider à exploiter pleinement potentiel du S&OP dans votre entreprise ?

Cet article examinera les principes fondamentaux du S&OP ainsi que les difficultés auxquels les entreprises font face en l’intégrant. De plus, nous aborderons la manière dont Slim4 peut accompagner chaque étape de votre processus, vous permettant ainsi, et à votre équipe, de tirer pleinement profit de cette solide approche stratégique.

 

Stratégie et tactique du processus S&OP

Dans le contexte de la planification des ventes et des opérations (S&OP), la stratégie et la tactique sont des éléments interconnectés qui jouent des rôles distincts dans le processus de planification global. Les termes “Above the line” (“au-dessus de la ligne” ou “en amont”) et “Bellow the line” (“sous la ligne” ou “en aval”) sont couramment utilisés pour faire la distinction entre ces deux perspectives clés.

S&OP stratégique : Above the line

Above the line (également connu sous le nom de S&OP descendant ou stratégique) fait référence au processus de planification de haut niveau qui se concentre sur les décisions stratégiques liées au portefeuille de produits, à la demande et à l’offre. Il implique des discussions et des décisions au niveau de la direction sur les prévisions de vente à long terme, les stratégies commerciales, les tendances du marché et l’affectation des ressources. Le S&OP “Above the line” couvre généralement un horizon de planification plus long, souvent des mois, voire des années.

S&OP tactique : Below the line

D’autre part, le S&OP “Bellow the line” (également connu sous le nom de S&OP opérationnel ou S&OP tactique) fait référence au processus de planification détaillé qui a lieu à des niveaux plus opérationnels de l’organisation.

Il s’agit de traduire les décisions stratégiques prises “au-dessus de la ligne” en plans réalisables pour des produits, des régions ou des délais spécifiques. Le S&OP “sous la ligne” se concentre sur des horizons de planification à plus court terme, généralement des semaines ou des mois, et implique des considérations telles que la programmation de la production, la gestion des stocks, l’approvisionnement et la planification de la distribution.

 

Stratégie VS tactique

Les principales différences entre le S&OP “Above the line” et “Below the line” peuvent être résumées comme suit :

Approche stratégique ou tactique

Le S&OP “Above the line” se concentre sur la prise de décision stratégique et la planification à long terme, tandis que le S&OP “Below the line” se concentre sur la planification tactique et opérationnelle.

Vue d’ensemble ou vue détaillée

Le S&OP “Above the line” implique des discussions et des décisions de haut niveau, tandis que le S&OP “Below the line” implique une planification et une exécution plus détaillées.

Planification à court terme ou à long terme

Le S&OP “Above the line” couvre généralement un horizon de planification plus long, tandis que le S&OP “Below the line” couvre des horizons à plus court terme.

Le S&OP “Above the line” et le S&OP “Below the line” sont des éléments clés d’un processus S&OP efficace, car ils permettent d’aligner les objectifs stratégiques sur l’exécution opérationnelle et de garantir que l’organisation est bien préparée à répondre aux demandes des clients tout en optimisant ses ressources.

La difficulté du S&OP

Pour de nombreuses entreprises, le défi réside dans le fait que la stratégie de haut niveau est souvent déconnectée de l’exécution tactique et opérationnelle en aval. De plus, avec des outils et des processus disparates entre les différents services, il sera toujours difficile de parvenir à une planification totalement cohérente.

Au cours des 30 dernières années, nous avons développé notre plateforme de planification de la Supply Chain Slim4 pour qu’elle soit au cœur du processus S&OP. En reliant les équipes à une seule source d’information fiable, les échanges deviennent instantanément plus fluides et transparentes. Plus important encore, la confiance entre les équipes se renforce car chacun saisit l’importance décisive de ses choix et de ses actions sur les objectifs globaux de l’entreprise.

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Slim4 : une plateforme complète pour le succès du S&OP

Avec Slim4, vous pouvez optimiser les étapes fondamentales d’un processus S&OP pour créer de la visibilité et encourager la collaboration entre les équipes.

Il est plus facile d’être cohérent et engagé lorsque toutes les équipes savent ce qu’elles ont à faire et ce qui se passe au sein de l’organisation. En réunissant tout le monde sur une plateforme de planification unifiée, Slim4 aide les entreprises à prendre des mesures stratégiques, tactiques et opérationnelles en toute confiance.

Examinons de plus près quelques-uns des processus S&OP clés et la manière dont ils sont pris en charge par Slim4 :

Collecte et validation des données

Pour que le S&OP fonctionne efficacement, il faut des données précises et fiables.

Heureusement, les entreprises créent de grandes quantités de données. Et avec la combinaison des données provenant des clients, des fournisseurs et d’autres partenaires de la Supply Chain, les sources de données à exploiter ne manquent pas.

Cependant, la collecte de ces informations essentielles et leur validation constituent un point délicat pour de nombreuses entreprises. Sans l’accès aux bonnes informations, la visibilité et les capacités de prise de décision de vos équipes seront sérieusement entravées. En d’autres termes, exécuter votre processus S&OP sans disposer de données fiables, c’est comme conduire dans l’obscurité sans phares.

Slim4 collecte automatiquement les données de vente et de stock à partir de votre ERP. De plus, en incorporant des données externes, Slim4 permet aux entreprises de créer une vision globale de l’ensemble des opérations tout en établissant une base solide pour une prise de décision efficace.

Evaluation de la gestion des produits

La gestion d’un portefeuille de produits représente un défi substantiel. Sélectionner les articles à inclure dans votre assortiment et décider des suppressions nécessaires prend du temps et s’accompagne souvent d’un risque important.

Si vous ne disposez pas d’un système vous permettant de prendre ces décisions de manière souple et rationnelle, votre entreprise risque de se retrouver exposée aux pièges de l’excès de stock et des stocks obsolètes.

Qu’il s’agisse de la planification des assortiments, du lancement de nouveaux produits, des rappels, des promotions ou de la planification d’événements, Slim4 prend en charge l’ensemble du processus de révision de la gestion des produits au sein d’une seule et même plateforme unifiée.

Le grand avantage d’un processus S&OP est qu’il favorise la collaboration et la communication. La communication en temps utile des modifications apportées au portefeuille de produits facilite non seulement l’amélioration des performances commerciales, mais contribue également à instaurer une meilleure collaboration entre les équipes interfonctionnelles.

En permettant l’échange transparent d’informations et de connaissances entre tous les membres de l’équipe, Slim4 rassemble les Ventes, le Marketing et Opérations pour des décisions alignées sur le portefeuille de produits.

En outre, grâce à l’automatisation de l’exécution des processus de sélection et à la génération d’alertes dynamiques en cas d’exceptions, Slim4 contribue à libérer du temps au sein de votre équipe tout en maintenant vos responsables aux commandes.

Approfondissons un peu la question.

Introduction de nouveaux produits

Que vous envisagiez de lancer un nouveau produit sur le marché, d’introduire une nouvelle marque dans le catalogue ou simplement d’élargir l’assortiment en général, il s’agit là d’exemples de décisions stratégiques “Above the line”. Cependant, elles ont souvent un impact direct sur votre exécution opérationnelle, c’est-à-dire en aval.

Par exemple, si vous avez pour mission de lancer un nouveau produit sur un marché spécifique, il s’agit d’une décision stratégique. Toutefois, des mesures opérationnelles doivent également être prises, telles que l’adaptation de l’étiquetage, la détermination de la logistique de transport, le respect des exigences locales en matière de santé et de sécurité, etc.

Pour un chef de produit, le délai de mise sur le marché est la chose la plus importante et il est fondamental de pouvoir préparer l’entrée sur le marché à l’avance et avec les bonnes initiatives. Il faut savoir quelle quantité commander au fournisseur ou quelle quantité produire si l’on veut entrer sur le marché avec une bonne marge et un produit de qualité.

En prévision du lancement de nouveaux produits, Slim4 vous permet de rester concentré sur votre stratégie tout en offrant à votre équipe la souplesse nécessaire pour répondre à la dynamique du marché. En créant une visibilité sur l’ensemble de votre assortiment et en alertant votre équipe sur les familles de produits qui perdent des ventes ou sur les lancements de marché qui sont plus performants, vous pouvez prendre des mesures proactives pour minimiser les risques et maximiser les opportunités.

Planification des promotions, des événements, des lancements de produits et des rappels de produits

Qu’il s’agisse d’initiatives concernant un produit, une catégorie, un canal de vente ou même l’ensemble du marché, la planification d’événements et de promotions est une responsabilité essentielle pour les responsables de marques et les responsables de produits.

Qu’il s’agisse de planifier des campagnes festives, des événements de vente ponctuels, des offres du Black Friday, des campagnes de nouveaux produits ou même de gérer des rappels de produits, Slim4 aide votre équipe à anticiper rapidement l’impact d’une telle activité. En considérant les promotions précédentes et les conditions du marché, Slim4 contibue à anticiper le coefficient d’augmentation afin de définir l’augmentation potentielle du volume des ventes.

L’ensemble de ces stratégies sert d’outil à l’équipe de vente et de marketing pour stimuler la demande de produits, rehausser la réputation de la marque, et maintenir ou attirer de nouveaux clients. Slim4 capte ces stratégies et les convertit en besoins concrets de distribution, production et/ou approvisionnement. Ainsi, l’ensemble de vos opérations en amont sont préparées pour garantir que le stock arrive au point de vente, maximisant ainsi l’opportunité de vente attendue de la promotion.

De plus, Slim4 offre une vue d’ensemble complète de l’état et des résultats de chaque promotion sur une seule interface. En comparant les ventes effectives par rapport au plan, votre équipe peut analyser les effets promotionnels tels que l’effet d’entraînement, la cannibalisation et la saturation, en vue d’optimiser les futures initiatives promotionnelles.

Processus d’examen de la demande

L’un des objectifs fondamentaux du S&OP est d’obtenir une vision unique de la demande future sur laquelle l’ensemble de l’organisation peut s’appuyer. S’il n’existe qu’une seule version de la vérité, partagée et comprise par tous, la synchronisation des stratégies, des tactiques et des plans dans tous les services devient d’autant plus facile.

L’obtention de ce chiffre unique est un peu plus compliquée. Après tout, pour étayer les décisions en amont et en aval, il faut comprendre le niveau attendu des ventes au niveau d’agrégation approprié et pertinent auquel nous comparerons nos attentes et nos ambitions en tant qu’entreprise ou en tant que budget.

Comprendre la demande attendue à tous les niveaux significatifs pour l’entreprise.

Comme chaque équipe dispose de connaissances et d’informations dans son domaine de responsabilité, les “chiffres” doivent pouvoir être créés et comparés à différents niveaux. Par exemple, un responsable Export voudra savoir à quoi ressembleront les prévisions de ventes sur les différents marchés ou pays d’expansion.

Inversement, un directeur régional des ventes voudra voir ses prévisions de ventes regroupées par territoires de vente locaux. Un responsable des opérations au niveau mondial peut même souhaiter obtenir ces mêmes informations, mais en les regroupant par régions ou continents.

Un gestionnaire de canaux voudra avoir une visibilité sur la demande dans différents canaux tels que les distributeurs, les garages, les grandes chaînes de supermarchés, les détaillants, les franchises, en ligne. Enfin, les responsables de marques, de catégories et de produits voudront voir des informations agrégées par marque, catégorie et famille.

Avec Slim4, il est possible de créer des agrégations personnalisées à partir d’une matrice qui recoupe plusieurs composantes géographiques et plusieurs composantes d’assortiment. En outre, Slim4 offre la possibilité de prendre en compte ou d’écarter du plan la demande promotionnelle. En conséquence, les entreprises peuvent créer une image fiable de la demande future à tous les niveaux de l’entreprise.

Définir l’horizon de planification

L’horizon de planification est également un élément important. Du point de vue de la planification, nous devons nous poser les questions suivantes : Quels sont les risques ? Sont-ils gérables ? Y a-t-il une opportunité sur le marché ? Nos clients changent-ils de comportement ?

Qu’il s’agisse d’anticiper les délais et les ruptures dans la supply chain ou de planifier les modifications de notre capacité de production, l’acquisition de nouvelles machines ou même la création de nouvelles installations de production, nous devons planifier à l’horizon approprié.

Dans Slim4, vous pouvez déterminer l’horizon de planification le plus approprié, qu’il soit de 12, 24 ou 36 mois, et inclure la composante saisonnière dans le plan de prévision.

Conversion de l’unité de mesure

L’étape suivante consiste à traduire le “chiffre” dans les différentes langues, c’est-à-dire dans les différentes unités de mesure. Alors que l’équipe de vente voudra voir le plan de demande en euros, les opérations voudront le voir en unités, les finances voudront le voir en marges et la logistique en palettes ou en conteneurs.

Slim4 permet d’afficher le même plan de demande dans 11 unités de mesure différentes, y compris le prix de la ligne de vente du point de vente, de sorte que les ventes nettes sont intégrées dans le plan de prévision de la demande.

Croissance organique et création de budgets

Les modifications annuelles des listes de prix et les augmentations structurelles des ventes font partie de nos prévisions de la demande. Slim4 nous permet d’évaluer la croissance organique attendue par les augmentations de prix et par les augmentations du volume des ventes à tous les niveaux d’agrégation.

Comme il n’est pas facile d’établir le budget annuel, il s’agit souvent d’un pourcentage d’augmentation par rapport aux ventes de l’année précédente. Slim4 aide les entreprises à établir le budget en calculant le pourcentage de contribution sur les ventes passées ou futures à tous les niveaux, y compris la composante de croissance organique.

Slim4 évalue et contrôle les ventes et les prévisions sur une base mensuelle et établit des rapports à l’aide de différents indicateurs clés de performance. En mesurant toujours à partir d’une base de référence et en comparant avec l’année, le trimestre ou le mois précédent, il est possible de savoir si nous avons augmenté les ventes ou non, et de détecter à temps si nous sommes proches ou éloignés de notre budget.

Précision des prévisions

Un processus S&OP est un sport d’équipe et le succès ou l’échec dépendra dans une large mesure autant des “chiffres” que des personnes. Nous devrons donc mesurer la qualité de notre processus S&OP. Nous voulons savoir si nous partageons suffisamment d’informations avec nos clients, nos fournisseurs et nos coéquipiers, et quelle est la qualité de ces informations.

Slim4 mesure la précision des prévisions automatiquement sur une base mensuelle. Il s’agit de comparer les ventes réelles aux ventes prévues et d’évaluer ainsi si tous les facteurs externes que seules les équipes connaissent ont été pris en compte, tels que les tendances du marché et les tendances de nos clients les plus importants, les promotions et les événements.

Intégrer les stratégies de l’entreprise, les projets à long terme et les leads

Notre évaluation des conditions du marché et de nos concurrents déterminera nos décisions stratégiques. La facilité d’entrée sur un nouveau marché peut nous inciter à entreprendre une nouvelle initiative ou à ouvrir un nouvel entrepôt régional sur un marché émergent.

Ou, à l’inverse, l’arrivée de concurrents sur un marché particulier nous poussera peut-être à prendre des initiatives impliquant le lancement de nouvelles lignes de produits et de production ou de nouveaux accords avec des fournisseurs stratégiques.

Slim4 montre sur un seul écran les stratégies de l’entreprise ou les directives et leurs différentes initiatives ou leviers. En se concentrant sur les différents plans de travail, il nous permet d’avoir une image réelle de l’avancement des plans convenus au cours du processus S&OP, ce qui permet de gérer les responsabilités et les délais.

Slim4 permet de créer rapidement des initiatives pour chaque niveau d’agrégation, ce qui rend la prise de décision plus agile. Slim4 traduit l’impact attendu dans la prévision selon le calendrier d’exécution prévu. Cela permet d’avoir une visibilité sur le plan d’action annuel pour atteindre les objectifs budgétaires.

En outre, vous pouvez décider de déplacer l’impact de l’initiative au niveau de SKU ou de le maintenir au niveau agrégé, ce qui facilite la connexion entre les niveaux de planification supérieurs et les niveaux plus granulaires (below the line).

Processus d’examen des stocks et de l’approvisionnement

Une fois le processus d’examen de la demande achevé, il est nécessaire d’évaluer si nous disposons d’une capacité suffisante pour respecter le plan. Ce processus comprend l’évaluation de nos fournisseurs et de notre capacité de production. Slim4 vous aide à comprendre vos fournisseurs afin que vous puissiez être plus compétitif. Lorsqu’un fournisseur n’est pas en mesure de livrer la totalité de la commande à la date convenue, nous pouvons mesurer sa capacité d’engagement futur ou OTIF.

Il est également nécessaire de mesurer la quantité effectivement livrée par rapport à la quantité initialement commandée. Nous savons ainsi quel pourcentage du volume attendu CVP (Confirmed Volume percentage) a été atteint.

Grâce à ces deux indicateurs, nous pouvons prédire le comportement futur de nos fournisseurs et évaluer le passé, ce qui nous permet d’agir : devons-nous chercher de nouveaux fournisseurs, devons-nous changer ce composant du produit qui nous permet de minimiser le risque de rupture de stock, devons-nous augmenter le budget d’achat ? Si oui, quel risque sommes-nous prêts à prendre ?

Vous pouvez également gérer votre budget d’achat pour chaque région, pays, famille, sous-famille. Ainsi, les budgets d’achat sont en adéquation avec le risque que vous souhaitez prendre.

 

Conclusions sur le S&OP et comment Slim4 peut vous aider

 

Le succès de la supply chain n’est possible que si les personnes, les processus et la technologie sont réellement connectés. En soutenant chaque étape de votre S&OP, Slim4 est conçu pour soutenir à la fois votre S&OP stratégique et tactique. En unifiant le processus au sein d’une plateforme unique, vous pouvez éliminer les processus et les outils disparates pour vous assurer que tout le monde dans l’entreprise est sur la même longueur d’onde.

Les objectifs clés d’un processus S&OP sont de maximiser les opportunités, de minimiser les risques et de prendre des décisions appropriées basées sur le bénéfice réel attendu pour l’ensemble de l’entreprise. C’est précisément sur ce bénéfice global que les équipes doivent se concentrer.

Mais la mise en œuvre d’un processus S&OP n’est pas sans poser de problèmes. Former et motiver les gens au nouveau mode de fonctionnement, concevoir un bon processus, aligner les objectifs de l’équipe, ne pas amplifier les attentes générées et en même temps obtenir des gains rapides…. Ce n’est pas une tâche facile.

Si vous souhaitez lancer un processus S&OP, n’oubliez pas qu’il s’agit d’un voyage sans fin et que vous devez choisir un bon compagnon de voyage.