Come si può sfruttare la tecnologia per ottenere un migliore Business Planning?
In ambienti volatili ed in continuo cambiamento, il Sales & Operations Planning aiuta le aziende a lavorare in modo molto più agile.
Se l’obiettivo è quello di intraprendere il cammino verso l’eccellenza operativa, il S&OP consente alle aziende di colmare il divario tra la strategia e gli obiettivi operativi quotidiani. Tuttavia, affinché il S&OP funzioni efficacemente, le persone, i processi e la tecnologia devono essere perfettamente allineati.
Con il supporto di un consulente esperto e la giusta formazione, potresti scoprire che sei a metà dell’opera. Ma la vera sfida consiste nell’allineare e coordinare i team interfunzionali per consentire una collaborazione efficace.
In che modo la tecnologia può integrare le persone e i processi della tua azienda? E soprattutto, come può uno strumento di pianificazione avanzata come Slim4 aiutarti a sbloccare tutto il potenziale del S&OP nella tua azienda?
In questo articolo approfondiremo i fondamenti del S&OP e le sfide che le aziende devono affrontare per implementarlo. Esploreremo inoltre come Slim4 possa essere alla base di ogni fase del tuo processo, per aiutarti a raccogliere i frutti di questo potente sistema strategico.
Strategia e tattica nel processo S&OP
Nel contesto del Sales and Operations Planning (S&OP), la strategia e la tattica sono componenti interconnesse che svolgono ruoli distinti nel processo di pianificazione generale. I termini Above the line e Below the line sono comunemente usati per distinguere queste prospettive chiave.
S&OP strategico: Above the line
Above the line (noto anche come S&OP top-down o strategico) si riferisce al processo di pianificazione di alto livello che si concentra sulle decisioni strategiche relative al portafoglio prodotti, alla domanda e all’offerta. Comporta discussioni e decisioni a livello esecutivo sulle previsioni di vendita a lungo termine, sulle strategie aziendali, sulle tendenze di mercato e sull’allocazione delle risorse. Il S&OP above the line copre in genere un orizzonte di pianificazione più lungo, spesso di mesi o addirittura di anni.
S&OP tattico: Below the line
Il Below the line S&OP (noto anche come S&OP operativo o S&OP tattico) si riferisce al processo di pianificazione dettagliata che si svolge a livelli più operativi dell’organizzazione.
Si tratta di tradurre le decisioni strategiche prese above the line in piani attuabili per prodotti, regioni o tempi specifici. Il S&OP below the line si concentra su orizzonti di pianificazione a più breve termine, in genere settimane o mesi, e coinvolge considerazioni quali la programmazione della produzione, la gestione delle scorte, l’approvvigionamento e la pianificazione della distribuzione.
Strategia contro tattica
Le principali differenze tra S&OP Above the line e Below the line possono essere riassunte come segue:
Approccio strategico vs. tattico
Il S&OP Above the line si concentra sul processo decisionale strategico e sulla pianificazione a lungo termine, mentre il S&OP Below the line si concentra sulla pianificazione tattica e operativa.
Vista high level vs. vista dettagliata
Il S&OP Above the line comporta discussioni e decisioni di alto livello, mentre il S&OP Below the line comporta una pianificazione ed esecuzione più dettagliata.
Pianificazione a breve vs. a lungo termine
Il S&OP Above the line copre di solito un orizzonte di pianificazione più lungo, mentre il S&OP Below the line copre orizzonti a più breve termine.
Sia l’Above the line che il Below the line, sono componenti importanti di un processo S&OP efficace, in quanto contribuiscono ad allineare gli obiettivi strategici con l’esecuzione operativa e a garantire che l’organizzazione sia ben preparata a soddisfare le richieste dei clienti ottimizzando le proprie risorse.
La sfida del S&OP
La sfida per molte aziende è che la strategia above the line è spesso scollegata dall’esecuzione tattica e operativa below the line. Inoltre, con strumenti e processi disparati tra i vari team dell’organizzazione, il raggiungimento di una pianificazione pienamente integrata sarà sempre una battaglia in salita.
Negli ultimi 30 anni abbiamo sviluppato la nostra piattaforma Slim4 per la pianificazione della supply chain, che si colloca al centro del processo S&OP. Collegando i team attorno a un’unica fonte di verità, le comunicazioni diventano improvvisamente fluide e trasparenti. Ma soprattutto, la fiducia tra i team aumenta perché tutti comprendono l’impatto cruciale che le loro decisioni e azioni hanno sugli obiettivi aziendali più ampi.
Slim4: una piattaforma per il successo S&OP
Con Slim4 è possibile ottimizzare le fasi fondamentali di un processo S&OP per creare visibilità e favorire la collaborazione tra i team.
È più facile essere coerenti e determinati quando tutti i team sanno cosa devono fare e cosa sta accadendo all’interno dell’organizzazione. Riunendo tutti con una piattaforma di pianificazione unificata, Slim4 aiuta le aziende a intraprendere azioni strategiche, tattiche e operative con piena fiducia.
Vediamo più da vicino alcuni dei principali processi S&OP e come sono supportati da Slim4:
Raccolta e convalida dei dati
Affinché il S&OP funzioni efficacemente, sono necessari dati accurati e affidabili.
Fortunatamente, le aziende creano una grande quantità di dati. E con la combinazione di dati provenienti da clienti, fornitori e altri partner della supply chain, non mancano i dati da utilizzare.
Tuttavia, la cattura di questi insight essenziali e la loro convalida è il punto in cui molti si trovano in difficoltà. Senza l’accesso ai dati giusti, sia la visibilità che le capacità decisionali dei tuoi team saranno gravemente ostacolate. In parole povere, gestire il processo S&OP con i nostri dati affidabili è come guidare al buio senza luci.
Slim4 raccoglie automaticamente i dati di vendita e di magazzino dal tuo ERP. Inoltre, incorporando dati esterni, Slim4 consente alle aziende di creare una visione completa dell’intera operatività aziendale, creando una solida base per un efficace processo decisionale.
Processo di revisione della gestione dei prodotti
Gestire il portafoglio prodotti non è un’impresa da poco. Determinare quali articoli debbano essere inclusi nell’assortimento e quali debbano essere gestiti al di fuori richiede tempo e spesso comporta grandi rischi.
Se non disponi di un sistema che ti consenta di prendere queste decisioni in modo agile e razionale, la tua attività potrebbe essere esposta alle insidie di eccesso di scorte e di scorte obsolete.
Dalla pianificazione dell’assortimento, al lancio di nuovi prodotti, ai ritiri, alle promozioni e alla pianificazione di eventi, Slim4 supporta l’intero processo di revisione della gestione dei prodotti all’interno di un’unica piattaforma unificata.
Il grande vantaggio di un processo S&OP è che promuove la collaborazione e la comunicazione. Comunicare tempestivamente le modifiche al portafoglio prodotti facilita non solo il raggiungimento dei benefici aziendali, ma anche l’armonia tra i team interfunzionali.
Consentendo lo scambio continuo di informazioni e approfondimenti tra tutti i membri del team, Slim4 unisce i team vendite, marketing e operations per prendere decisioni allineate sul portafoglio.
Inoltre, automatizzando l’esecuzione dei processi di assortimento e fornendo avvisi dinamici basati sulle eccezioni, Slim4 aiuta a liberare il tempo del tuo team, pur mantenendo i tuoi decision makers saldamente al posto di guida.
Approfondiamo un po’ la questione.
Introduzione di nuovi prodotti
Se stai pensando di lanciare un nuovo prodotto sul mercato, di introdurre un nuovo marchio nel catalogo o semplicemente di ampliare l’assortimento in generale, questi sono tutti esempi di decisioni strategiche above the line. Tuttavia, spesso hanno un impatto diretto sull’esecuzione operativa, ovvero sul below the line.
Ad esempio, se sei in procinto di lanciare un nuovo prodotto in un mercato specifico, si tratta di una decisione strategica. Tuttavia, ci sono anche azioni operative da intraprendere, come l’adeguamento dell’etichettatura, la determinazione della logistica di trasporto, il rispetto dei requisiti locali di salute e sicurezza, e così via.
Per un product manager, il time to market è la cosa più importante e prepararsi all’ingresso sul mercato in anticipo e con le giuste iniziative è fondamentale. Bisogna sapere quanto ordinare al fornitore o quanto produrre se si vuole entrare nel mercato con un buon margine e un prodotto di qualità.
In previsione del lancio di nuovi prodotti, Slim4 ti consente di rimanere strategicamente concentrati e di fornire al tuo team l’agilità necessaria per rispondere alle dinamiche del mercato. Creando una visibilità sull’intero assortimento e segnalando al team le famiglie di prodotti che stanno perdendo vendite o i lanci di mercato che stanno sovraperformando, è possibile adottare misure proattive per ridurre al minimo i rischi e massimizzare le opportunità.
Pianificazione di promozioni, eventi, introduzioni di prodotti e richiami di prodotti
Che si tratti di iniziative a livello di prodotto, di categoria, di canale di vendita o addirittura a livello di mercato, la pianificazione di eventi e promozioni è una responsabilità fondamentale per i Brand manager e per i Product manager.
Dalla pianificazione delle campagne festive, degli eventi di vendita una tantum e delle offerte del Black Friday, alle campagne per i nuovi prodotti, fino alla gestione dei richiami di prodotto, Slim4 aiuta il tuo team ad anticipare rapidamente l’impatto di tali attività. Tenendo conto delle promozioni passate e delle condizioni di mercato, Slim4 aiuta ad anticipare il fattore di incremento (uplift factor) per determinare il potenziale aumento del volume delle vendite.
Tutti questi piani servono al team di vendita e marketing come strumento per stimolare la domanda di prodotti, rafforzare l’immagine del marchio e mantenere e conquistare i clienti. Slim4 cattura tutti questi piani e li traduce in fabbisogni di distribuzione, produzione e/o acquisto. Di conseguenza, l’intera attività operativa a monte è orientata a garantire che le scorte arrivino al punto vendita, massimizzando così l’opportunità di vendita prevista dalla promozione.
Inoltre, in un’unica schermata, Slim4 fornisce una panoramica completa dello stato e delle prestazioni di ogni promozione. Confrontando le vendite realizzate con quelle pianificate, il team può valutare gli effetti promozionali come l’effetto alone, la cannibalizzazione e la saturazione per ottimizzare le promozioni future.
Processo di revisione della domanda
Uno degli obiettivi fondamentali del S&OP è ottenere un’unica visione della domanda futura su cui l’intera organizzazione possa fare affidamento. Se esiste un’unica versione della verità, condivisa e compresa da tutti, la sincronizzazione di strategie, tattiche e piani in ogni reparto diventa ancora più facile.
Raggiungere questo singolo numero è un po’ più complicato. Per sostenere le decisioni above e below the line, infatti, è necessario comprendere il livello di vendite previsto al livello di aggregazione appropriato e pertinente rispetto al quale confrontare le nostre aspettative e ambizioni come azienda o budget.
Comprendere la domanda prevista a tutti i livelli rilevanti per l’azienda.
Poiché ogni team dispone di conoscenze e informazioni nella propria area di responsabilità, il “numero” deve poter essere creato e confrontato a diversi livelli. Per esempio, un export manager vorrà vedere come saranno le previsioni di vendita nei diversi mercati o Paesi di espansione.
Al contrario, un Regional sales manager vorrà vedere le sue previsioni di vendita raggruppate per territori di vendita locali. Un Global operations manager potrebbe anche volere le stesse informazioni, ma raggruppate in base alle vendite per regioni o continenti.
Un channel manager vorrà avere visibilità sulla domanda nei diversi canali, come distributori, filiali, grandi catene di supermercati, rivenditori, franchising e online. Infine, i brand manager, i category manager e i product manager vorranno vedere informazioni aggregate per marchio, categoria e famiglia.
Con Slim4 è possibile creare aggregazioni personalizzate a partire da una matrice che attraversa più componenti geografiche e più componenti di assortimento. inoltre, Slim4 offre la possibilità di tenere conto o isolare la domanda promozionale dal piano della domanda. Di conseguenza, l’azienda può creare un quadro solido della domanda futura a tutti i livelli aziendali.
Definire l’orizzonte di pianificazione
Anche l’orizzonte di pianificazione è una considerazione importante. Dal punto di vista della pianificazione, dobbiamo chiederci: Quali sono i rischi? Sono gestibili? C’è un’opportunità nel mercato? I nostri clienti stanno cambiando il loro comportamento?
Dall’ anticipare i tempi di consegna e le interruzioni della supply chain alla pianificazione di modifiche della nostra capacità produttiva, di nuovi macchinari o addirittura della creazione di nuovi impianti di produzione, dobbiamo pianificare con il giusto orizzonte.
In Slim4 è possibile determinare l’orizzonte di pianificazione più appropriato, che sia di 12, 24 o 36 mesi, e includere la componente di stagionalità nel piano di previsione.
Tradurre l’unità di misura
Il passo successivo consiste nel tradurre “il numero” nelle diverse lingue, ovvero nelle diverse unità di misura. Mentre il team commerciale vorrà vedere il piano della domanda in euro, le operations vorranno vederlo in unità, il finance team vorrà vederlo in margine e la logistica in pallet o container.
Slim4 consente di visualizzare lo stesso piano di domanda in un massimo di 11 unità di misura diverse, compreso il prezzo della linea di vendita del POS, in modo che le vendite nette siano integrate nel piano di previsione della domanda.
Crescita organica e creazione del budget
Le variazioni annuali dei listini e gli aumenti strutturali delle vendite fanno parte delle nostre previsioni sulla domanda. Slim4 ci permette di valutare la crescita organica prevista in base agli aumenti di prezzo e agli aumenti di volume delle vendite a tutti i livelli di aggregazione.
Poiché non è facile creare il budget annuale, spesso si tratta di un aumento percentuale rispetto alle vendite dell’anno precedente. Slim4 assiste le aziende nella creazione del budget calcolando il contributo percentuale sulle vendite passate o future a tutti i livelli, compresa la componente di crescita organica.
Slim4 valuta e monitora le vendite e le previsioni su base mensile e ne riferisce attraverso diversi KPI. Misurando sempre da una base e confrontando con l’anno, il trimestre o il mese precedente, è possibile sapere se le vendite sono aumentate o meno, e rilevare in tempo quanto siamo vicini o lontani dal nostro budget.
Accuratezza delle previsioni
Un processo di S&OP è uno sport di squadra e il successo o il fallimento dipenderà in larga misura sia dai “numeri” che dalle persone. Pertanto, dovremo misurare la bontà del nostro processo S&OP. Vogliamo sapere se stiamo condividendo abbastanza informazioni, con i nostri clienti, fornitori e compagni di squadra, e quanto siano valide queste informazioni.
Slim4 misura l’accuratezza delle previsioni automaticamente su base mensile. Ciò significa confrontare le vendite effettive con quelle previste e quindi poter valutare se sono stati inclusi tutti quei fattori esterni di cui solo i team sono a conoscenza, come l’andamento del mercato e dei clienti più importanti, le promozioni e gli eventi.
Integrare le direttive, le iniziative a lungo termine
La nostra valutazione delle condizioni di mercato e dei nostri concorrenti condizionerà le nostre decisioni strategiche. La facilità di ingresso in un nuovo mercato può spingerci a intraprendere una nuova iniziativa o ad aprire un nuovo magazzino regionale in un mercato emergente.
O, al contrario, forse l’arrivo di concorrenti in un determinato mercato ci spingerà verso iniziative che prevedono il lancio di nuovi prodotti e linee di produzione o nuovi accordi con fornitori strategici.
Slim4 mostra in un’unica schermata le strategie dell’azienda o le direttive e le loro diverse iniziative o leve. Concentrandosi sui diversi compiti, ci permette di avere un quadro reale dell’avanzamento dei piani concordati durante il processo S&OP, consentendo di gestire responsabilità e scadenze.
Slim4 consente di creare rapidamente iniziative per ogni livello di aggregazione, rendendo più agile il processo decisionale. Slim4 traduce l’impatto atteso nella previsione secondo il calendario di esecuzione previsto. Questo permette di avere visibilità sul piano d’azione annuale per raggiungere gli obiettivi di budget.
Inoltre, è possibile decidere se spostare l’impatto dell’iniziativa a livello di SKU o mantenerlo a livello aggregato, facilitando il collegamento tra i livelli di pianificazione più alti e quelli più granulari (below the line).
Inventory & Supply Review Process
Una volta completato il processo di revisione della domanda, è necessario valutare se abbiamo una capacità sufficiente per soddisfare il piano. Questo processo comprende la valutazione dei nostri fornitori e della nostra capacità produttiva. Slim4 ti aiuta a capire i tuoi fornitori per essere più competitivi. Quando un fornitore non è in grado di consegnare l’intero ordine alla data concordata, possiamo misurare la sua capacità di impegno futuro o OTIF.
È inoltre necessario misurare la quantità effettivamente consegnata rispetto alla quantità inizialmente ordinata. In questo modo sappiamo quale percentuale del volume previsto CVP (Confirmed Volume percentage) è stata soddisfatta.
Utilizzando questi due indicatori, possiamo prevedere il comportamento futuro dei nostri fornitori e valutare il passato e quindi agire: dobbiamo cercare nuovi fornitori, dobbiamo cambiare quel componente del prodotto che ci permette di minimizzare il rischio di stock-out, dobbiamo aumentare il budget per gli acquisti, se sì, quanto rischio siamo disposti a correre?
È inoltre possibile gestire il budget di acquisto per ogni regione, paese, famiglia, sottofamiglia. In questo modo, i budget di acquisto sono in linea con il rischio che si vuole correre.
Conclusioni sul S&OP e su come Slim4 può aiutarti
Il successo della supply chain è possibile solo se persone, processi e tecnologia sono veramente connessi. Slim4 è progettato per supportare ogni fase del S&OP, sia strategico che tattico. Unificando il processo all’interno di un’unica piattaforma, è possibile eliminare processi e strumenti eterogenei per garantire che tutti in azienda siano sulla stessa pagina.
Gli obiettivi principali di un processo S&OP sono massimizzare le opportunità, ridurre al minimo i rischi e prendere decisioni appropriate in base al reale beneficio atteso per l’intera azienda. È proprio su questo beneficio complessivo che i team devono concentrarsi.
Ma l’implementazione di un processo S&OP non è priva di sfide. Educare e motivare le persone al nuovo paradigma, progettare un buon processo, allineare gli obiettivi del team, non ingigantire le aspettative generate e allo stesso tempo ottenere risultati rapidi… Non è un compito facile.
Se vuoi iniziare un processo di S&OP, ricorda che è un viaggio che non finisce mai e che devi scegliere un buon compagno di viaggio.
