Gestión de inventario: Cómo conseguir una perspectiva de 360° con S&OP

Pregunta: ¿Cuál es el secreto peor guardado en cualquier negocio?

Respuesta: Que los diferentes departamentos tienen objetivos diferentes. Y, como cualquier persona en el equipo de la cadena de suministro sabe, estas metas a menudo entran en conflicto a la hora de gestionar el inventario.

¿Quién no ha visto a alguien en el equipo de ventas lamentar la falta de inventario en el almacén? ¿O a alguien en finanzas rechazar una orden de compra porque, en su opinión, es un mal uso del capital circulante?

Es una de las grandes complejidades en los negocios. ¿Cómo podemos ser remotamente rentables si los distintos equipos reman en direcciones diferentes? El inventario es fundamental en muchas empresas, y estas diferentes perspectivas a menudo llevan a decisiones que no son óptimas.

El problema es que los departamentos en tu empresa necesitan metas diferentes. Para lograr grandes resultados, los objetivos de los miembros del equipo de finanzas naturalmente van a diferir de aquellos que trabajan en compras o en cualquier otro departamento.

Ventas quiere vender… a cualquier coste. Marketing por su parte quiere un más presupuesto. Tu equipo en almacén querrá más espacio. Y operaciones quiere reducir los “incendios” que debe apagar.

Cada equipo en tu empresa necesita compartir sus expectativas y alinear sus estrategias sobre cómo lograrlas… para beneficio de todos.

Solo así se puede trabajar hacia una mejor planificación de la cadena de suministro.

En el post de hoy, exploramos cómo puedes utilizar el S&OP como una plataforma para unificar a todos los departamentos de un negocio para tomar mejores decisiones.

 

Perspectivas diferentes del éxito en la gestión de inventario

El éxito en la cadena de suministro significa cosas diferentes según la persona. Eso incluye a los diferentes departamentos de tu negocio.

Y esto se traduce en la creación de silos de conocimiento, una comunicación deficiente y resultados negativos.

Veamos las distintas perspectivas según cada departamento.

Ventas

Para ventas, inventario significa ‘oportunidad’.

Esa es la palabra clave para el equipo comercial cuando piensan en inventario.

Si no tienes stock, no cumplirás con las expectativas de tu cliente. Puedes perder ventas y reputación de marca.

Los incentivos de los departamentos de ventas suelen basarse en incentivos relacionados con la facturación, y no por alcanzar objetivos de margen de beneficio.

Esto puede llevar a expectativas poco realistas sobre lo que debería ser tu inventario. O peor aún, comprar inventario en anticipación a un gran pedido que puede que nunca se materialice.

Finanzas

Para finanzas, el inventario significa ‘dinero’.

El stock es un activo con un alto riesgo asociado.

Y aunque el inventario es más líquido que otros activos, como los bienes raíces, es menos líquido que el efectivo.

Además, parte del inventario puede quedar obsoleto y no llegar a convertirse nunca en efectivo.

Desde la perspectiva de finanzas, esto puede llevar a ver el inventario como un coste que se debe gestionar.

Finanzas entiende más que la mayoría el valor del inventario. Si logras tener un promedio de 1 unidad en stock y haces 12 ventas al año, eso es más rentable que tener 4 unidades en stock para hacer las mismas 12 ventas.

Por otro lado, en finanzas están relativamente menos preocupados por la depreciación y sí le presta más atención a los posibles problemas de cashflow.

Es posible que finanzas exija reducir las inversiones de capital circulante. Aquí el problema es que es más fácil lograr ahorros en el stock que rota mucho… que irónicamente es el inventario que deseas.

Una consideración importante al lidiar con problemas de cashflow es ver dónde puedes recortar.

Operaciones

El inventario para operaciones significa ‘eficiencia’.

Las personas en logística, almacenamiento y transporte tienen el objetivo de optimizar procesos.

Para operaciones, la eficiencia está en el centro de su cometido, y a veces les resulta difícil ver por qué algunas ineficiencias son necesarias, o incluso notar que su eficiencia en realidad cuesta dinero a largo plazo. Porque enviar un camión completo, que a priori podría parecer eficiente, puede no serlo porque ese producto es excesivo y estará meses en stock.

Compras

El inventario para compras se traduce en ‘costes de adquisición por unidad’.

“¿Podemos hacer un desvío para comprar mantequilla en esa tienda de comestibles a 10 minutos? Tienen una gran promoción”.

Así es como a menudo se ven los equipos de compras por otros departamentos. Encuentran la mejor oferta y son negociadores implacables.

Es su talento natural exprimir todo de un proveedor. Pero ¿Cuál es el impacto en las cadenas de suministro? Eso es más difícil de cuantificar.

Grandes cantidades mínimas de pedido pueden aumentar enormemente el coste total de propiedad (TCO), es decir, todos los costes que supone un artículo desde que se adquiere hasta que se vende, más allá del precio del propio ítem. Por otra parte, los largos plazos de entrega aumentan la necesidad de más inventario.

A menudo, los equipos de compras están incentivados para conseguir los mejores precios. Cuanto menos gasten por unidad, mejor.

 

 

Gestión de conflictos con S&OP

Estas perspectivas diferentes pueden llevar a conflictos en tu negocio. Conflictos que impactan en tu resultado final y se convierten en una de las principales causas de frustración y agotamiento.

Por lo tanto, tu negocio necesita alinearse mejor. No solo en cuanto metas y expectativas, sino también en la forma en la que enfocar la resolución de los problemas.

Entonces, ¿cómo puedes lograr esto?

Conectando los puntos a través del S&OP

Sales & Operations Planning (o S&OP, por sus siglas en inglés) es un proceso bien establecido donde los departamentos se reúnen mensualmente para discutir tanto la alineación de las ventas y la demanda, como el cumplimiento operativo de esa demanda.

Algunos comparan el proceso de S&OP con el de una orquesta.

Puede estar compuesto por muchos individuos talentosos que trabajan bien por separado, pero se logra un resultado mucho más hermoso cuando hay armonía. El S&OP es el proceso de armonización o sincronización.

No es la intención de este artículo discutir el proceso de S&OP en detalle, pero me gustaría enfatizar que es uno de los métodos más eficaces para resolver conflictos entre tus departamentos.

Cualquier persona involucrada en la planificación de la cadena de suministro debería darse cuenta de la importancia de disponer inventario para responder a la demanda de los clientes, y de la necesidad de colaborar con el departamento comercial para lograrlo.

Del mismo modo, cualquier planner de tu empresa debería saber cuándo es probable que te encuentres con escasez de capital circulante.

Compras, por su parte, debería diseñar estrategias para reducir el TCO.

Muchos proveedores probablemente estén dispuestos a cooperar con tus demandas para vender artículos en cantidades más bajas y a precios más altos… o en cantidades más altas y a precios más bajos.

 

¿Cómo puede el S&OP mejorar la gestión de stock?

La Planificación de Ventas y Operaciones (S&OP) es una parte crucial del proceso de gestión de inventario. Juega un papel fundamental en mejorar la colaboración entre diferentes equipos dentro de tu empresa.

Alineación interdepartamental

S&OP reúne a actores clave de varios departamentos, incluyendo ventas, operaciones, finanzas, marketing y cadena de suministro. Al involucrar a representantes de diversos equipos, S&OP asegura que todos estén alineados con los objetivos de gestión de inventario de la empresa.

Compartir datos y transparencia

S&OP se basa en juntar datos precisos y tan actualizados como sea posible diferentes departamentos. Esto permite que los equipos compartan información de manera transparente y mantengan una única fuente de verdad. Cuando los equipos tienen acceso a los mismos datos, se fomenta la confianza y se promueve la toma de decisiones colaborativas.

Integración de demanda y oferta

S&OP permite que los equipos sincronicen sus esfuerzos y alineen las previsiones de demanda con las capacidades de la cadena de suministro.

Los equipos de ventas y marketing proporcionan información valiosa sobre la demanda del mercado, mientras que los equipos de operaciones y cadena de suministro proporcionan datos sobre la capacidad de producción y distribución. Colaborativamente, estos equipos trabajan para equilibrar la oferta y la demanda, y así reducir el riesgo de roturas o excesos de stock.

Planificación de escenarios

S&OP allows teams to compare various scenarios to address different market conditions and uncertainties.

By collaborating on these “what-if” scenarios, your teams can anticipate potential issues and develop strategies to mitigate risks. This collaborative approach enhances agility and preparedness.

Toma de decisiones por consenso

Las reuniones de S&OP a menudo implican discusiones, negociaciones y -finalmente-construcción de consensos entre tus equipos. Las decisiones se toman colectivamente, teniendo en cuenta la contribución y preocupaciones de cada equipo.

Este proceso de toma de decisiones colaborativo asegura que tu estrategia de gestión de inventario esté bien equilibrada y sea aceptable para todos los implicados.

Mejora continua

S&OP no es un evento único, sino un proceso continuo.

Tus equipos deben reunirse regularmente para revisar y perfeccionar tu plan. Es un ciclo de mejora continua que anima a tus equipos a colaborar para encontrar mejores formas de optimizar los niveles de inventario, reducir costes y satisfacer eficientemente las demandas de los clientes.

Comunicación y responsabilidad

S&OP establece canales de comunicación claros entre equipos. Cada equipo es responsable de acciones y resultados específicos, y sus responsabilidades están claramente definidas en el proceso de S&OP.

Esta responsabilidad asegura que los equipos estén motivados para colaborar eficazmente para alcanzar sus objetivos.

Enfoque centrado en el cliente

La colaboración a través de S&OP se centra en satisfacer las necesidades de tus clientes. Al alinear todos los equipos con un enfoque centrado en el cliente, puedes asegurar que tus decisiones de gestión de inventario prioricen la satisfacción del cliente, lo cual es esencial en los mercados competitivos de hoy en día.

Métricas de rendimiento y KPIs

S&OP a menudo incluye indicadores clave de rendimiento (KPIs) que se monitorean de manera colaborativa. Tus equipos pueden ver el impacto de sus acciones en la rotación de inventario, los niveles de servicio y otras métricas relevantes, lo que fomenta la colaboración continua para lograr mejores resultados.

Antes de deshacer toda la estrategia de la empresa, que quede claro que no estoy sugiriendo que todos los KPIs de tu negocio deban estar perfectamente alineados. Diferentes departamentos significan diferentes personas y, por lo tanto, diferentes incentivos para tener éxito.

Es la mezcla mágica la que hace que las empresas tengan éxito. Sin embargo, debes trabajar para lograr una alineación razonable, y S&OP es un gran proceso que te permite lograr esto.

 

Reflexiones finales

S&OP es una de las mejores soluciones en la organización empresarial moderna para alinear los deseos -a menudo diferentes- de tus departamentos.

Si bien no es ninguna fórmula mágica, es un método increíblemente efectivo para mantener tu conseguir satisfacer la demanda de tus clientes de forma eficiente.

Significa que ventas comprenderá las restricciones de finanzas. Y finanzas entenderá por qué ventas actúa de la manera en que lo hacen. Ayudará a tu equipo de compras a entender el punto de vista del departamento de marketing. Y podría ayudar a tu director de cadena de suministro a dormir más tranquilamente por las noches.

Pero por encima de todo, reúne a tu negocio bajo un mismo techo estratégico, trabajando en colaboración hacia un objetivo único. Es una propuesta de 360° para asegurar que tu empresa esté al tanto del panorama general mientras haces frente a un mercado cada vez más incierto.

Para obtener más información sobre cualquiera de los temas discutidos en el artículo de hoy, ponte en contacto con un experto de Slimstock.