Medir el éxito de un proceso S&OP con KPIs: Cuando el resultado necesita esfuerzo

Implementar un proceso S&OP no está exento de esfuerzo. Requiere energía, disciplina y tenacidad. La compañía debe dedicar recursos y personas para que sea un éxito. Los equipos involucrados de todas las áreas funcionales de la compañía dedicarán horas de su tiempo a diseñar el proceso, ponerlo en marcha y, por supuesto, mantenerlo.

Y es que no hay recompensa sin esfuerzo, como no hay compañía que no espere resultados. Y uno puede afirmar que ha obtenido resultados cuando efectivamente ve que algo ha cambiado para mejor.

¿Pero cómo vamos a saber si nuestro proyecto S&OP consigue resultados?

Pongamos un ejemplo práctico. Si sales a correr un día al mes y corres durante 5 minutos, probablemente no serás el candidato ideal para correr una maratón.

Si sales a correr tres veces a la semana durante una hora, es posible plantearse correr una maratón en un futuro no muy lejano.

Si te apuntas a una maratón y consigues llegar a la meta, ya tienes un resultado.

Lo mismo sucede con los resultados de un proceso S&OP. Si de forma disciplinada repetimos mensualmente el mismo proceso, practicamos y lo mejoramos mes a mes, será más fácil conseguir los resultados esperados.

 

¿Qué resultados podemos esperar de un proceso S&OP?

Hablar de resultados significa que podemos demostrar que, efectivamente, entregamos valor a nuestros clientes, con los productos y servicios adecuados. Cuando además entregamos el producto en la cantidad necesaria y en el momento adecuado, entonces conseguimos clientes felices y leales.

Dentro de un proceso S&OP, hablar de resultados significa que somos capaces de identificar aquello que podemos mejorar y que además aporta valor. Ya sea tangible o intangible.

Resultados intangibles

Un bien intangible aporta un beneficio pero no es fácilmente cuantificable. No es un bien material que podemos ubicar en nuestro almacén, tampoco es fácilmente convertible a euros ni siquiera se puede ver, tocar o sentir.

Todas las compañías tienen bienes intangibles. Una marca, el conocimiento profundo de la organización sobre una determinada materia o el talento de las personas y los equipos son bienes intangibles.

Imagina el poder de la marca de grandes empresas -Coca Cola, Apple- o el conocimiento profundo de grandes empresas farmacéuticas. Aquellas que salvaron al mundo del virus COVID o todas las compañías que tienen un grandísimo capital humano.

Pues bien, en un proceso S&OP, algunos resultados de los que obtenemos son intangibles. Es el caso de la mejora del trabajo en equipo y la comunicación. El S&OP habilita y facilita el acceso a los datos y a la información y permite canales más transparentes de comunicación, lo que facilita el aprendizaje dentro de la compañía. De esta forma, se toman mejores decisiones y se fomenta y anima el liderazgo a todos los niveles.

Resultados tangibles

Un resultado es tangible cuando es cuantificable. Por ejemplo, un incremento neto anual de la facturación, un porcentaje de ahorro en una determinada área funcional o proceso, un ingreso especifico puntual o un impacto directo en el resultado de la compañía.

Los resultados sin duda se han de medir. Es la forma de hacerlos visibles y demostrarlos. Cuando los demostramos conseguimos que el equipo nos preste atención y, si son buenos o muy buenos, conseguimos auténticos devotos a nuestro proyecto S&OP.

Principales KPI del proceso S&OP: Cómo medir los resultados

Si queremos medir resultados, nuestro primer paso es definir nuestros KPIs.

Un KPI es una medida de rendimiento que nos permite cuantificar si las acciones que estamos llevando a cabo, dentro de un proceso de negocio son efectivas y si estamos obteniendo los resultados esperados.

Por ejemplo, si nuestro objetivo es incrementar nuestros niveles de servicio, podemos dedicar tiempo y esfuerzo en mejorar nuestras operaciones logísticas de almacén, pero si no tenemos los productos adecuados en cantidad y a tiempo, difícilmente podremos mejorar el servicio. Así, nuestro objetivo no solo debería medir el tiempo de procesado de un pedido en el almacén, sino también el número de urgencias en un periodo determinado, el cumplimiento de los plazos de entrega de nuestros proveedores (OTIF) y el nivel de precisión de nuestras previsiones (Forecast accuracy)

Idealmente, durante la implementación de un proceso S&OP, diseñaremos una torre de control de nuestros principales KPIs que nos permita asociar a cada actividad que realizamos un indicador de rendimiento. Para ello escogeremos cuidadosamente aquellos KPIs que sean razonables y posibles, ya que no todos los objetivos y actividades se pueden medir.

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Estrategias para definir nuestros KPIs de S&OP (Sales and operations planning)

El objetivo principal cuando definimos nuestra torre de control de KPIs es que nos permita realizar las siguientes actividades:

  1. Realizar un seguimiento de la evolución del KPI, siguiendo siempre el mismo standard de medida, mediante la observación y recogida de datos.
  2. Controlar que no nos desviamos de nuestros objetivos. Así podremos identificar qué necesita mayor atención, cuáles son sus causas y qué ajustes necesita el proceso para volver a estar en línea con lo planificado.
  3. Dirigir a la organización hacia un objetivo común, facilitando el liderazgo y la motivación de las personas que forman parte.

Existen diferentes enfoques a la hora de decidir cuales son los mejores KPIs, pero en líneas generales deberíamos poder aspirar a medir:

  1. Cómo nos ven nuestros clientes
  2. En qué debemos ser los mejores
  3. Cómo podemos crear valor para la compañía
  4. Cómo nos ven nuestros socios accionistas

Una buena forma de hacerlo es asociar para cada fase del S&OP un KPI que resulte relevante para medir el beneficio y el resultado esperado.

Principales KPIs para la revisión del catálogo de producto

Durante nuestro proceso de revisión de la cartera de producto podríamos definir que queremos incrementar ventas y reducir la tasa de obsoletos. Por tanto, para ello deberíamos mejorar él éxito de nuestras promociones, el time to market, la gestión del ciclo de vida de los artículos. Así nuestros KPI podrían ser:

  • Reducción de Obsoletos
  • Volumen de Promoción planificado vs Volumen de Promoción real
  • Ventas Planificadas Nuevos Artículos vs Ventas Reales en Nuevos artículos
  • % sobre el Total Inventario según Ciclo de Vida

Principales KPIs para la revisión de la demanda

Durante nuestro proceso de revisión de la demanda, podríamos definir que deseamos incrementar ventas e incrementar la tasa de retención del cliente. Por tanto, para ello deberíamos mejorar nuestro nivel de servicio, reducir nuestros plazos de entrega al cliente, reducir número de roturas. Así, nuestros KPIs podrían ser:

  • Plazo Entrega Cliente Promedio
  • Backorders
  • Número de repeticiones de compra
  • Número de incidencias de clientes

Principales KPIs para la revisión de inventario y suministros

Durante el proceso de revisión de inventario y suministros, nos interesará saber nuestros niveles de inventario, frecuencia de roturas, OTIF -o KPI para medir la capacidad de compromiso de nuestros proveedores- y CVP, conocido como KPI para medir el porcentaje de cumplimiento de nuestros proveedores.

Principales KPIs para la reunión previa a la reunión ejecutiva mensual

Antes de llegar a la reunión mensual ejecutiva con dirección, los principales responsables de los equipos necesitan reunirse para evaluar si el plan a nivel S&OP tiene limitaciones, oportunidades o riesgos que se deban valorar. El resultado de esta reunión debe permitir elaborar una agenda concreta con aquellos puntos que durante la reunión ejecutiva mensual se discutirán y sobre los que se tomarán decisiones al más alto nivel.

En esta reunión donde podemos evaluar diferentes escenarios, decidir qué decisiones deben ser escaladas a la reunión ejecutiva, identificar riesgos financieros – como podría ser un cashflow insuficiente- y confirmar los principales KPI’s.

Es en este momento que adoptamos una perspectiva holística en cuanto a los KPIs del proceso y donde los comparamos con los objetivos financieros de la compañía de forma que es posible confirmar que nuestro plan está entregando los resultados esperados.

Principales KPIs de una reunión ejecutiva mensual

Al finalizar el proceso mensual S&OP presentaremos los KPI que nos permiten evaluar el estado actual de la compañía. Los principales objetivos de esta sesión son tomar decisiones a nivel de compañía y aprobar el plan S&OP. Algunos de los KPIs que se pueden evaluar son:

  • Cuota de mercado,
  • Expansión geográfica,
  • Crecimiento de la compañía
  • O, uso de la capacidad, entre otros

 

Buenas prácticas en la definición de KPIs

Para finalizar, ten en cuenta que a veces seleccionar los KPIs adecuados puede resultar un poco complicado. Optar por la solución más fácil y sencilla es un buen punto de partida. No por medir mucho, vas a conseguir mejores resultados. Es quizá mejor unos pocos KPIs que aporten información relevante que no muchos que no aporten información significativa de cómo estás ejecutando tu proceso S&OP.

Aquí van algunas ideas que te pueden ayudar a decidir:

  1. No apuestes por la prueba y error. Decide el KPI y mantenlo en la medida de lo posible.
  2. Define KPIs que puedas medir fácilmente y que no impacten en los procesos operativos de forma negativa.
  3. Comunica los KPIs efectivamente. Tu equipo necesita saber qué se va a medir, por qué y para qué.
  4. Enfoca el KPI hacia la motivación positiva. Trata de alinear los incentivos personales vs los incentivos de compañía.
  5. Alinea tus KPI a tu estrategia como compañía. Si tu estrategia es intimidad con tu cliente necesitarás niveles de inventario altos mientras que si tu estrategia se basa en la excelencia operacional, buscarás eficiencia en costes.
  6. Emplea los KBIs, Key Behavioural Indicators, para medir tus resultados intangibles como por ejemplo el compromiso en tu proceso S&OP, el nivel de cooperación y la colaboración.

 

Conclusión: El futuro de las compañías pasa por la transformación digital y la colaboración

En un entorno altamente disruptivo como el actual, la normalidad es el constante cambio. Las compañías se enfrentan a retos como el cambio climático, los altos precios de la energía, clientes más exigentes y la escasez de talento.

Este estado permanente de hiper alerta empresarial obliga a permanecer en constante transformación y reinvención.

Implantar un S&OP es un proyecto cuyo objetivo debe ser obtener beneficios, mejoras y resultados, pero también es un proyecto de cambio y que busca sustentar el cambio. Las compañías evolucionan, pero también deben evolucionar las personas que la componen.

Un proyecto S&OP facilita ese proceso de transformación y la tecnología es su gran aliada. Lo que pueden hacer las máquinas que lo hagan las máquinas. Deja que tus equipos dediquen tiempo y esfuerzo a crear, mejorar y hacer crecer a la compañía. Solo así conseguirás resultados.

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Preguntas frecuentes sobre KPIs en S&OP

¿Qué es S&OP y por qué es importante para las empresas?

El Sales and Operations Planning (S&OP) es un proceso empresarial estratégico que alinea ventas, marketing y operaciones para asegurar un enfoque que satisfaga la demanda de los clientes. Es crucial para las empresas, ya que ayuda a optimizar recursos, mejorar la comunicación entre departamentos y potenciar la eficiencia operativa en general.

¿Cómo sé si mi empresa necesita implementar un proceso de S&OP?

Considera implementar un proceso de S&OP si tu empresa enfrenta desafíos relacionados con la gestión de inventario, la satisfacción del cliente o la coordinación entre ventas y operaciones. Si buscas una mejor predicción de la demanda, mejorar el servicio al cliente y tomar decisiones más acertadas, el S&OP podría ser beneficioso para tu negocio.

¿Qué KPIs sirven para medir el éxito de un proceso de S&OP?

El éxito de un proceso de S&OP puede medirse a través de varios KPIs. Algunos de estos KPIs son el tiempo de entrega al cliente, los pedidos pendientes, la reducción de artículos obsoletos, niveles de inventario y la precisión de las previsiones de ventas. Resultados tangibles como el aumento de ingresos y ahorro de costos también son KPIs muy importantes.

 

¿Con qué frecuencia se debe llevar a cabo un proceso de S&OP y qué implica?

Los procesos de S&OP suelen llevarse a cabo mensualmente para facilitar alineación entre ventas y operaciones. El proceso implica fases como la revisión del surtido, la revisión de la demanda y la revisión del inventario y la oferta. Una reunión ejecutiva mensual, donde se presentan los indicadores clave de rendimiento y se toman decisiones a nivel de empresa, es la culminación del proceso mensual.

¿Qué papel juega la tecnología en el éxito de un proyecto de S&OP?

La tecnología juega un papel significativo en el éxito de un proyecto de S&OP. Facilita la toma de decisiones basada en datos, mejora la comunicación a través de información accesible y agiliza todo el proceso en general. El uso de tecnología, como herramientas avanzadas de pronóstico y plataformas colaborativas, permite que los equipos se centren en aspectos estratégicos, mejorando la eficiencia y efectividad del proceso de S&OP.