S&OP KPI’s om het succes van een proces te meten

Het implementeren van een S&OP-proces gaat niet vanzelf. Het vereist energie, discipline en vasthoudendheid. Jouw bedrijf moet middelen en mensen inzetten om het tot een succes te maken. De betrokken teams uit alle functionele gebieden van het bedrijf zullen uren van hun tijd besteden aan het ontwerpen van het proces, het invoeren ervan en, natuurlijk, het onderhouden ervan. Er is geen beloning zonder inspanning, net zoals er geen bedrijf is dat geen resultaten verwacht. Maar we kunnen pas beweren dat we resultaten hebben geboekt als we daadwerkelijk zien dat er iets ten goede is veranderd.

Maar hoe weten we of ons S&OP-project resultaten oplevert? Laten we een praktisch voorbeeld nemen. Als je één dag per maand 5 minuten gaat hardlopen, ben je waarschijnlijk niet de ideale kandidaat om een marathon te lopen. Maar als je 3 keer per week een uur gaat hardlopen, kun je misschien overwegen om in niet al te lange tijd een marathon te gaan lopen. En als je meedoet aan een marathon en de finish haalt, kun je zeggen dat je inderdaad een resultaat hebt behaald.

Hetzelfde geldt voor de resultaten van een S&OP-proces. Als je gedisciplineerd bent in het maandelijks herhalen van hetzelfde proces en het maand na maand oefent en verbetert, zal het gemakkelijker zijn om de verwachte resultaten te behalen.

Welke resultaten kunnen we verwachten van een S&OP-proces?

Een goed resultaat betekent dat je kunt aantonen dat je in staat bent waarde te leveren aan je klanten door hen de juiste producten en diensten te leveren. Maar als je ook het juiste product in de juiste hoeveelheid op het juiste moment levert, dan krijg je tevreden, loyale klanten. Binnen een S&OP-proces betekent een goed resultaat dat je in staat bent om vast te stellen wat je kunt verbeteren en wat waarde toevoegt. Of dat nu tastbaar of ontastbaar is.

Immateriële resultaten

Een immaterieel ‘goed’ brengt een voordeel met zich mee, maar het is niet gemakkelijk kwantificeerbaar. Het is geen materieel ‘goed’ dat we in ons magazijn kunnen plaatsen. Het is niet gemakkelijk om te zetten in euro’s en het kan zelfs niet gezien, aangeraakt of gevoeld worden.

Alle bedrijven hebben immateriële activa. Een merk, de diepgaande kennis van de organisatie over een bepaald onderwerp of het talent van mensen en teams zijn allemaal immateriële activa.  Stel je de merkkracht voor van grote bedrijven, zoals Coca Cola of Apple.  Of de diepgaande kennis van die grote farmaceutische bedrijven die de wereld hebben gered van het COVID-virus.

Welnu, in een S&OP-proces zijn sommige resultaten die we behalen ongrijpbaar. Bijvoorbeeld beter teamwerk en betere communicatie. S&OP maakt toegang tot gegevens en informatie mogelijk en zorgt voor transparantere communicatiekanalen, wat het leren binnen het bedrijf vergemakkelijkt. Op deze manier worden betere beslissingen genomen en wordt leiderschap op alle niveaus gestimuleerd.

Tastbare resultaten

Een resultaat is tastbaar als het kwantificeerbaar is, bijvoorbeeld een netto jaarlijkse omzetstijging, een percentage besparingen in een bepaald functioneel gebied of proces, een specifieke eenmalige inkomstenpost of een directe impact op het bedrijfsresultaat. Resultaten moeten worden gemeten. Het is de manier om ze zichtbaar te maken en te demonstreren. Als we ze dan daadwerkelijk demonstreren, krijgen we de aandacht van het team en als ze goed of zeer goed zijn, krijgen we echte toewijding voor ons S&OP-project.

Hoe resultaten te meten: de belangrijkste KPI’s in het S&OP-proces

Als we resultaten willen meten, is onze eerste stap het definiëren van onze KPI‘s. Een KPI is een prestatiemaatstaf waarmee we kunnen kwantificeren of de acties die we binnen een bedrijfsproces uitvoeren effectief zijn en of we de verwachte resultaten behalen. Als ons doel bijvoorbeeld is om onze serviceniveaus te verhogen, dan kunnen we tijd en moeite steken in het verbeteren van onze magazijnlogistiek, maar als we niet de juiste producten in voldoende hoeveelheden en ‘op tijd’ hebben, dan zullen we nauwelijks in staat zijn om onze service te verbeteren.

Onze doelstelling moet dus niet alleen de verwerkingstijd van een bestelling in het magazijn meten, maar ook het aantal noodgevallen in een bepaalde periode, de prestaties van onze leveranciers op het gebied van tijdige levering (OTIF) en de mate van nauwkeurigheid van onze prognoses (forecast nauwkeurigheid).

Idealiter ontwerpen we tijdens de implementatie van een S&OP-proces een dashboard van onze belangrijkste KPI’s, zodat we een prestatie-indicator kunnen koppelen aan elke activiteit die we uitvoeren. Hiervoor kiezen we zorgvuldig de KPI’s die redelijk en mogelijk zijn, aangezien niet alle doelstellingen en activiteiten kunnen worden gemeten.

Welke strategie moeten we volgen om onze KPI’s te bepalen?

Het belangrijkste doel bij het definiëren van onze KPI doelstellingen is om ons in staat te stellen de volgende activiteiten uit te voeren:

• De status van de KPI volgt door observatie en gegevensverzameling, altijd volgens dezelfde meetstandaard.
• Nagaan of we afwijken van onze doelstellingen. Dan kunnen we vaststellen wat de oorzaken zijn, wat meer aandacht nodig heeft en welke aanpassingen het proces nodig heeft om ons weer in lijn te brengen met het plan.
• Leidt de organisatie naar een gemeenschappelijk doel en faciliteert het leiderschap en de motivatie van de mensen die er deel van uitmaken.

Er zijn verschillende benaderingen om te bepalen wat de beste KPI’s zijn, maar in grote lijnen moeten we in staat zijn om ze te identificeren en te meten:

1. Hoe onze klanten ons zien
2. Waar we het beste in moeten zijn
3. Hoe we waarde kunnen creëren
4. Hoe onze aandeelhouders ons zien

Een goede manier om dit te doen is om aan elke fase van het S&OP een KPI te koppelen die het voordeel en het verwachte resultaat meet.

Belangrijkste KPI’s voor de herziening van de productcatalogus

Tijdens het herzien van onze productportefeuille kunnen we vaststellen dat we de verkoop willen verhogen en het aantal verouderde artikelen willen verminderen. Daarom moeten we het succes van onze promoties, de time-to-market en het life cycle management van de artikelen verbeteren. Onze KPI’s zouden dus kunnen zijn: vermindering van verouderde artikelen, gepland promotievolume vs. daadwerkelijk promotievolume, geplande verkoop van nieuwe artikelen vs. daadwerkelijke verkoop van nieuwe artikelen, percentage van de totale voorraad volgens een levenscyclus.

Belangrijkste KPI’s voor een vraagbeoordeling

Tijdens ons evaluatieproces van de vraag kunnen we vaststellen dat we de verkoop willen verhogen en de klantenbinding willen verbeteren. Daarom moeten we ons serviceniveau verbeteren, de doorlooptijd voor onze klanten verkorten en het aantal breuken verminderen. Onze KPI’s zouden dus kunnen zijn: gemiddelde doorlooptijd voor klanten, nabestellingen, aantal herhalingsaankopen, aantal incidenten met klanten.

Belangrijkste KPI’s voor inventarisatie en levering

Tijdens het inventarisatie- en leveringsbeoordelingsproces zijn we geïnteresseerd in onze voorraadniveaus, breukfrequentie, OTIF (een KPI om te meten in hoeverre onze leveranciers in staat zijn zich te committeren) en CVP (een KPI om te meten in hoeverre onze leveranciers zich aan de afspraken houden).

Belangrijkste KPI’s voor een vergadering

Voorafgaand aan de maandelijkse directievergadering moeten de belangrijkste teamleiders bijeenkomen om te beoordelen of het plan op S&OP-niveau beperkingen, kansen of risico’s heeft. Het resultaat van deze vergadering moet een agenda zijn die elk punt bevat dat tijdens de maandelijkse directievergadering zal worden besproken en waarover op het hoogste niveau beslissingen zullen worden genomen.  Tijdens deze ‘voorvergadering’ kunnen we verschillende scenario’s evalueren, beoordelen welke beslissingen moeten worden geëscaleerd naar de directievergadering, financiële risico’s identificeren – zoals onvoldoende cashflow – en belangrijke KPI’s bevestigen.

Op dit punt bekijken we de proces-KPI’s in hun geheel en vergelijken we ze met de financiële doelstellingen van het bedrijf om te bevestigen of ons plan de verwachte resultaten oplevert.

Belangrijkste KPI’s voor een maandelijkse directievergadering

Aan het einde van het maandelijkse S&OP-proces presenteren we de KPI’s waarmee we de huidige staat van het bedrijf kunnen evalueren. De belangrijkste doelstellingen van deze sessie zijn het nemen van beslissingen op bedrijfsniveau en het goedkeuren van het S&OP-plan. Enkele van de KPI’s die kunnen worden geëvalueerd zijn marktaandeel, geografische uitbreiding, bedrijfsgroei en capaciteitsbenutting.

Goed oefenen bij het definiëren van KPI’s

Houd er tot slot rekening mee dat het soms lastig kan zijn om de juiste KPI’s te selecteren. Kiezen voor de makkelijkste en snelste oplossing is een uitgangspunt. Alleen omdat je veel meet, zul je geen betere resultaten krijgen. Het is misschien beter om een paar KPI’s te hebben die relevante gegevens opleveren dan veel KPI’s die geen zinvolle informatie geven over hoe je je S&OP-proces uitvoert.

Hier zijn enkele ideeën om je te helpen beslissen: 

1. Ga niet steeds aanpassen. Bepaal de KPI en houd je er zoveel mogelijk aan.
2. Definieer KPI’s die je gemakkelijk kunt meten en die geen negatieve invloed hebben op de operationele processen.
3. Communiceer KPI’s effectief. Je team moet weten wat er gemeten gaat worden, waarom en met welk doel.
4. Richt de KPI op positieve motivatie. Probeer persoonlijke stimulansen en bedrijfsstimulansen op elkaar af te stemmen.
5. Stem je KPI’s af op je bedrijfsstrategie. Als je strategie gebaseerd is op klantenvertrouwen, dan heb je hoge voorraadniveaus nodig. Maar als je strategie gebaseerd is op operationele uitmuntendheid, zul je op zoek gaan naar kostenefficiëntie.
6. Gebruik Key Behavioural Indicators (KBI), om jouw immateriële resultaten te meten, zoals betrokkenheid bij jouw S&OP-proces en de mate van samenwerking.