Gestionarea stocurilor: Optimizarea și strategiile cheie pentru maximizarea profitabilității

Gestionarea stocurilor este un proces de afaceri care influențează în mod direct profitabilitatea și competitivitatea unei companii. Cheia constă în atingerea unui echilibru între existența unui stoc suficient pentru a satisface cererea și minimizarea costurilor de depozitare și a riscului de obsolescență. În acest articol, vom detalia ce presupune gestionarea stocurilor.

Ce este gestionarea stocurilor?

Gestionarea stocurilor este procesul de supraveghere și control al fluxului de produse în cadrul unei întreprinderi, de la achiziționare la depozitare și, eventual, distribuție sau vânzare. Scopul este de a menține un echilibru între disponibilitatea produselor și costurile de inventar.

Gestionarea eficientă a stocurilor permite companiilor să răspundă în mod eficient la cererea de pe piață, fără a depăși stocurile, ceea ce duce adesea la probleme financiare și operaționale.

Provocările actuale în gestionarea stocurilor

Complexitatea crescândă a lanțurilor de aprovizionare și evoluția așteptărilor clienților au amplificat provocările legate de gestionarea stocurilor. Mai jos sunt prezentate trei dintre cele mai semnificative provocări cu care ne confruntăm în prezent.

1. Creșterea costurilor de depozitare

Costul tot mai mare al spațiului de depozitare, împreună cu cheltuielile cu forța de muncă, a crescut costul total al menținerii unor stocuri mai mari pentru a asigura o disponibilitate ridicată.

2. Riscul de obsolescență

Având în vedere schimbările rapide ale tendințelor pieței și progresele tehnologice, păstrarea unor cantități mari de stocuri crește riscul ca anumite produse să devină caduce.

3. Condiții de finanțare mai stricte

Accesarea creditului sau a finanțării pentru acoperirea stocurilor mari poate fi o provocare pentru unele companii, afectându-le fluxul de numerar. Studiile sugerează că valoarea stocurilor poate reprezenta mai mult de 30% din activele unei companii, subliniind importanța implementării unor procese eficiente de gestionare a stocurilor pentru a reduce riscurile financiare și a spori profitabilitatea.

Pași pentru gestionarea eficientă a stocurilor

De la strategia de afaceri la operațiuni

Primul lucru de luat în considerare este că gestionarea eficientă a stocurilor începe cu alinierea clară la strategia de afaceri a companiei. În funcție de poziționarea companiei, gestionarea stocurilor va varia.

Conform modelului lui Treacy și Wiersema, există trei abordări strategice principale:

• Poziția de lider în materie de produse: Necesită inovare constantă și o gamă largă de produse, ceea ce înseamnă adesea menținerea unor volume mai mari de stocuri pentru a evita epuizarea stocurilor.
• Excelență operațională: Aici, accentul este pus pe eficiența proceselor. Scopul este de a minimiza costurile de depozitare și de a maximiza cifra de afaceri a produselor.
• Intimitatea cu clienții: Prioritatea este de a oferi clienților exact ceea ce au nevoie, atunci când au nevoie, ceea ce poate implica menținerea unui inventar diversificat și evitarea cu orice preț a rupturilor de stoc.

Identificarea uneia dintre aceste strategii care domină compania dumneavoastră vă va permite să vă concentrați mai bine deciziile privind stocurile. De exemplu, dacă societatea dumneavoastră este specializată în excelență operațională, provocarea dumneavoastră va fi să reduceți la minimum nivelul stocurilor, în timp ce o societate care excelează în intimitatea cu clienții va trebui să acorde o atenție deosebită prevenirii lipsei stocurilor.

Clasificarea produselor: Metoda ABC

Una dintre tacticile cheie în gestionarea stocurilor este clasificarea ABC, bazată pe principiul lui Pareto, care indică faptul că 20% din produse generează 80% din venituri.

Aceasta înseamnă că produsele cele mai valoroase pentru companie ar trebui să beneficieze de mai multă atenție și control, în timp ce cele cu impact mai redus pot fi gestionate mai simplu.

• Categoria A: Produse cu cifră de afaceri ridicată sau cu valoare ridicată care generează majoritatea profiturilor.
• Categoria B: Produse care au un impact moderat asupra vânzărilor sau marjelor și care necesită o supraveghere de nivel mediu.
• Categoria C: Articole cu cifră de afaceri scăzută sau cu valoare redusă care necesită o gestionare minimă, în mod ideal complet automatizate.

Această abordare ajută întreprinderile să prioritizeze resursele pe produsele cele mai profitabile și să evite risipa de timp și efort pe cele care adaugă mai puțină valoare.

Gestionarea și controlul ciclului de viață al produsului

Gestionarea sortimentului de produse este unul dintre cele mai complexe domenii ale gestionării stocurilor. Companiile trebuie să determine ce produse să păstreze în stoc, când să introducă produse noi și când să le elimine treptat pe cele care nu mai sunt profitabile. Această sarcină este simplificată cu instrumente precum matricele de sortiment, care ajută la luarea unor decizii mai raționale și mai puțin emoționale cu privire la gestionarea portofoliului de produse.

În plus, controlul ciclului de viață al produsului este esențial pentru a preveni acumularea de stocuri care pot deveni în cele din urmă caduce. Majoritatea produselor trec prin diferite etape: introducere, creștere, maturitate și declin. Nivelul stocurilor trebuie ajustat în funcție de etapa de viață a produsului. Cele mai mari riscuri de obsolescență apar la începutul și la sfârșitul ciclului de viață, atunci când cererea este cea mai incertă.

Una dintre cele mai eficiente metode de a decide dacă să stocați un produs este utilizarea unui indice bursier, precum cel prezentat mai jos:

Definirea stocurilor de siguranță: Când și cât de mult să comandați

Stocul de siguranță este o rezervă suplimentară de produse păstrată pentru a face față unor situații neprevăzute, cum ar fi o creștere bruscă a cererii sau întârzieri ale livrărilor de la furnizori. A decide când și cât de mult să comandați este una dintre cele mai importante decizii în gestionarea stocurilor.

Calculul stocurilor de siguranță ar trebui să se bazeze pe factori precum:

• Nivelul de serviciu: Acesta reflectă procentul de ori în care o companie poate îndeplini o comandă.
• Eroarea prognozei cererii: Inexactitatea previziunilor privind cererea afectează în mod direct nivelurile de stoc necesare pentru a evita epuizarea stocurilor.
• Fiabilitatea livrării: Luarea în considerare a variabilității termenelor de livrare este esențială pentru evitarea surprizelor. Fiabilitatea livrării este, de fapt, mai importantă decât acuratețea previziunilor privind cererea.

Calcularea cantității economice de comandă (EOQ)

Economic Order Quantity (EOQ) este o metodă matematică care ajută întreprinderile să determine cantitatea optimă de produse care trebuie comandate. EOQ urmărește să echilibreze costurile de comandă cu costurile de depozitare, minimizând cheltuielile generale legate de inventar. Aflați mai multe despre EOQ și formula sa.

Gestionarea excepțiilor și luarea automată a deciziilor

Pe măsură ce complexitatea inventarului crește și sortimentele de produse se extind, este esențial să implementați instrumente de gestionare a excepțiilor. Aceste instrumente vă permit să vă concentrați asupra celor mai importante produse, în timp ce articolele mai puțin importante pot fi gestionate automat prin software.

Gestionarea excepțiilor permite echipelor de inventariere să își dedice timpul și resursele rezolvării problemelor care au un impact real asupra profitabilității, lăsând sistemele automate să gestioneze produsele mai puțin importante.

Principalii indicatori cheie de performanță în gestionarea stocurilor

În gestionarea stocurilor, măsurarea performanței este esențială pentru identificarea domeniilor de îmbunătățire și pentru a garanta că operațiunile de inventariere sunt eficiente și profitabile. Această performanță este măsurată prin intermediul KPI (Key Performance Indicators).

Să trecem în revistă câțiva dintre cei mai importanți KPI în gestionarea stocurilor:

Rotația stocurilor

Rotația stocurilor măsoară de câte ori stocul total a fost vândut sau utilizat într-o anumită perioadă. O cifră de afaceri ridicată indică, de obicei, că produsele se vând rapid, în timp ce o cifră de afaceri scăzută poate sugera o gestionare deficitară, ceea ce poate duce la apariția unor produse învechite.

Nivelul serviciilor

Nivelul de serviciu indică procentul de comenzi pe care o întreprindere le poate îndeplini din stocul său disponibil, fără a se baza pe comenzi de urgență. Un nivel ridicat al serviciilor înseamnă că societatea dispune de stocuri suficiente pentru a satisface cererea clienților.

Rata de obsolescență

Acest KPI reflectă procentul de stocuri care devin caduce și nu pot fi vândute. O rată de obsolescență în creștere poate indica o planificare deficitară sau o neconcordanță între nivelurile stocurilor și cererea pieței.

Timp de reaprovizionare sau timp de livrare

Timpul de livrare măsoară timpul scurs de la plasarea unei comenzi la un furnizor până la sosirea produselor în stoc. Reducerea acestui timp este esențială pentru îmbunătățirea eficienței operaționale și reducerea stocului de siguranță necesar.

Gestionarea stocurilor în diferite sectoare

Gestionarea stocurilor variază semnificativ în funcție de industrie. Fiecare sector are propriile provocări și nuanțe care influențează modul în care își gestionează stocurile.

În cele ce urmează, vom analiza modul în care abordările privind gestionarea stocurilor diferă între producție, distribuție, comerț cu amănuntul și comerț electronic.

Gestionarea stocurilor în producție

Gestionarea stocurilor în producție se concentrează în principal pe echilibrarea disponibilității materiilor prime cu o producție eficientă.

Aspectele cheie ale acestui sector includ:

• Gestionarea componentelor: Unele materiale sau componente pot fi costisitoare sau dificil de procurat, ceea ce face esențială menținerea unor niveluri optime ale stocurilor de siguranță pentru a preveni oprirea producției.
• Logistica internă și controlul calității: Spre deosebire de alte sectoare, industria prelucrătoare necesită integrarea gestionării stocurilor cu logistica internă pentru a se asigura că materialele și componentele trec fără probleme prin liniile de producție.
• Prognoza complexă a cererii: Previziunea cererii este esențială nu numai pentru produsele finale, ci și pentru materialele necesare pentru producerea acestora.

Gestionarea stocurilor în distribuție

În sectorul distribuției, principala provocare este gestionarea volumelor mari de produse care se deplasează între diferite puncte ale lanțului de aprovizionare, de la producători la comercianți.

Aspectele cheie ale acestui sector includ:

• Optimizarea depozitării: Distribuitorii gestionează adesea volume mari de stocuri, ceea ce face esențială optimizarea spațiului de depozitare. Sistemele precum sistemele de gestionare a depozitelor (WMS) ajută la gestionarea eficientă a primirii, depozitării și expedierii produselor.
• Locații multiple: Distribuitorii operează de obicei cu mai multe centre logistice. Coordonarea între aceste depozite este esențială pentru a se asigura că produsele sunt disponibile când și unde sunt necesare, ceea ce implică gestionarea complexă a stocurilor în mai multe locații.
• Respectarea termenelor de livrare: Sectorul distribuției se bazează foarte mult pe respectarea termenelor de livrare convenite. Pentru a realiza acest lucru, stocurile trebuie să fie amplasate strategic în centrele de distribuție din apropierea clienților finali.

Gestionarea stocurilor în comerțul cu amănuntul

Sectorul comerțului cu amănuntul se confruntă cu provocări în materie de gestionare a stocurilor legate de fluctuația ridicată a produselor și de necesitatea de a satisface imediat cererea clienților.

Factorii cheie din acest sector includ:

• Gestionarea inventarului în magazin vs. în depozit: În comerțul cu amănuntul, stocurile sunt împărțite între depozitele centrale și magazinele fizice. Asigurarea disponibilității produselor la punctele de vânzare potrivite este esențială pentru evitarea lipsei de stocuri în magazine și pentru optimizarea spațiului de depozitare.
• Rotirea ridicată a produselor: Comerțul cu amănuntul este caracterizat de o fluctuație ridicată a produselor, ceea ce înseamnă că stocurile trebuie gestionate rapid pentru a evita acumularea de stocuri și obsolescența. Acest lucru este deosebit de important în sectoare precum moda sau tehnologia, unde tendințele se schimbă rapid.
• Previziunea sezonieră a cererii: Vânzările cu amănuntul fluctuează semnificativ în funcție de sezon (de exemplu, în timpul sărbătorilor sau al perioadelor de reduceri). Gestionarea eficientă a stocurilor în comerțul cu amănuntul trebuie să fie flexibilă și adaptabilă la aceste schimbări pentru a preveni epuizarea stocurilor sau supradimensionarea acestora.
• Gestionarea retururilor: Logistica inversă reprezintă o provocare majoră în comerțul cu amănuntul, în special odată cu popularitatea crescândă a comerțului electronic. Gestionarea eficientă a retururilor este esențială pentru minimizarea pierderilor și optimizarea spațiului de depozitare.

Scopul gestionării stocurilor: Optimizarea operațiunilor

În cele din urmă, obiectivul gestionării stocurilor este optimizarea operațiunilor și creșterea eficienței. Acest lucru reduce costurile asociate cu stocarea, comandarea și distribuirea produselor. De exemplu, este frecvent ca întreprinderile să mențină volume de comenzi care nu au mai fost revizuite de ani de zile, ceea ce poate duce la suprastocuri sau la rupturi de stoc, în funcție de moment.

Implementarea unui sistem eficient de gestionare a stocurilor oferă mai multe beneficii pentru întreprinderi:

• Reducerea costurilor: Atât costurile de stocare, cât și cele operaționale pot fi reduse semnificativ.
• Îmbunătățirea fluxului de numerar: O mai bună gestionare a stocurilor eliberează capital care poate fi utilizat în alte domenii ale afacerii.
• Satisfacția clienților: Gestionarea eficientă asigură că stocul este întotdeauna disponibil atunci când clientul are nevoie de el, îmbunătățind experiența acestuia.
• Avantaj concurențial: Într-un mediu concurențial la nivel global, gestionarea eficientă a stocurilor poate deveni un avantaj cheie în fața concurenților.

Provocarea este de a găsi echilibrul corect între costurile de inventar și costurile de comandă. Redefinirea cantităților comandate, utilizând metodologii precum Economic Order Quantity (EOQ), poate duce la economii semnificative. În plus, integrarea sistemelor permite automatizarea proceselor și monitorizarea constantă a costurilor și a nivelului stocurilor.