6 Tips til at forbedre din produkttilgængelighed

Tony Wild, ekspert i lagerbeholdning, sagde engang: »Lagerbeholdning er resultatet af mangel på data.«

Men hvad med mangel på lagerbeholdning?

Selvfølgelig er dårlige data også en vigtig årsag til problemer med produkttilgængelighed. Men dette problem i forsyningskæden er også et symptom på manglende fokus, tid, dårlige processer og kommunikationsproblemer.

I teorien lyder det alt sammen som hurtige og nemme løsninger. Men når man graver lidt dybere, er problemer med tilgængelighed ofte langt mere komplekse.

Produkttilgængelighed forklaret

Tag for eksempel følgende scenarie…

Dit team er allerede overbebyrdet med masser af problemer, der skal løses.

De skal holde styr på tusinder og atter tusinder af produkter.

Der er en generel mangel på indsigt, og ofte bliver du først opmærksom på et problem, når dine kunder begynder at klage.

Lyder det bekendt?

Og tro nu ikke, at vi kun taler om produkttilgængelighed i detailhandlen.

Mange af de virksomheder, vi arbejder med, kender kun alt for godt til disse udfordringer. Derfor befinder supply chain-teams sig typisk i en endeløs cyklus af brandslukning: at løse problemer, der kunne have været forhindret, i stedet for at tilføre reel værdi.

Det er derfor, vi har skrevet denne artikel: for at hjælpe din virksomhed med at tage kontrol over sine lagerprocesser og skabe forbedringer i hele forsyningskæden!

Før vi går videre, er der én ting, vi ikke har råd til at ignorere.

Du vil sandsynligvis møde mange problemer med produkttilgængelighed på en given dag. Her er blot nogle få eksempler, du kan støde på:

8 udfordringer med produkttilgængelighed

• Forkrøblende problemer med tilgængelighed
• Flaskehals i forsyningskæden
• Uventede kundeordrer
• Fejl i prognoser
• Problemer med leverandører
• Manglende data
• Vrede kunder
• Problemer med leverandørbetaling
• Forstyrrede processer
• Listen kunne blive ved og ved…

Alle disse problemer kræver din opmærksomhed.

Og du kan ikke bare feje dem ind under gulvtæppet og lade, som om de forsvinder på magisk vis. Men her er den store elefant i rummet: Du kan ikke ordne alt. I hvert fald ikke hurtigt.

Så du er nødt til at prioritere. Men hvordan kan du afgøre, hvilke opgaver der er vigtige, og hvilke du kan tillade dig at ignorere?

Desværre findes der ingen tryllestav. Du kan ikke bare kaste en trylleformular og få alle dine lagerproblemer til at forsvinde (hvis bare det var muligt …).

Men bare rolig. I dette afsnit vil vi udforske nogle enkle taktikker, der kan hjælpe dig med at optimere din arbejdsbyrde, så du får udført de vigtigste opgaver effektivt uden at blive kørt fast af uvigtige problemer.

Hvordan kan man forbedre produkttilgængeligheden?

Tip 1: Identificer dine presserende mod vigtige tilgængelighedsproblemer

Vi ved alle, at beslutninger om forsyningskæden smitter af på hele organisationen. Uløste problemer i forsyningskæden opfører sig på samme måde. Men nogle problemer vil altid være langt vigtigere end andre. Det er vores opgave at identificere disse opgaver og løse dem så godt, vi kan.

For det første kan alle opgaver inddeles i to hovedkategorier:

Vigtigt – det er opgaver, som direkte hjælper os med at nå specifikke mål.

Hastende – Det er opgaver, der kræver opmærksomhed. Men disse opgaver er ofte forbundet med at hjælpe andre med at nå deres mål.

Hvordan ser disse opgaver ud i vores verden?

I forbindelse med forsyningskæden kunne et eksempel på en »vigtig« opgave være at gennemgå undtagelser fra prognoser.

Det er vigtigt, fordi denne opgave hjælper os med at træffe bedre beslutninger omkring lagerbeholdningen.

Derfor hjælper denne opgave os med at nå vores mål om at sikre produkttilgængelighed eller minimere omkostningerne i forsyningskæden.

Et eksempel på en »presserende« opgave kunne være at placere en luftfragtordre i sidste øjeblik for at opfylde en sælgers løfte til en kunde. Det har måske ikke direkte indflydelse på dit teams mål. Men konsekvensen af ikke at gøre det er umiddelbar – hvis du f.eks. ikke bestiller lageret, går salget tabt.

Ofte bliver supply chain-teamet oversvømmet med ‘presserende’ problemer. Men samtidig skal de normale, daglige, vigtige opgaver stadig udføres. Der skal ikke meget til, før dit hårdtarbejdende team bliver overvældet!

Lad mig nu stille det brændende spørgsmål: Hvilket af de to ovenstående eksempler ville du gøre først?

Forestil dig nu, at du kun har tid til at udføre én af disse to opgaver – hvilken ignorerer du?

Når det gælder spørgsmål om produkttilgængelighed, ved Eisenhower bedst!

I 1954 tog præsident Eisenhower fat på denne klassiske arbejdsbyrde:

»Jeg har to slags problemer: de presserende og de vigtige, og de vigtige er aldrig presserende.«

Baseret på Eisenhowers principper tog Steven Covey, der er førende inden for forretningsverdenen, dette koncept et skridt videre og populariserede Covey Matrix.

Dette enkle værktøj hjælper os med at tænke over vores prioriteringer (især i tider som disse!):

Tip 2: Anvend Covey-matrixen til at nå dine mål for produkttilgængelighed

Der er mange ting, du kan gøre for at håndtere problemer med produkttilgængelighed. Nogle af dem vil være vigtigere end andre. Så brug Covey-matrixen til at prioritere din arbejdsbyrde.

Hvis du gør det godt, vil du snart se fantastiske resultater, når dit team fokuserer på det, der betyder noget!

Her er et eksempel på, hvordan du kan kategorisere specifikke opgaver:

Top tip: Ved at segmentere dit sortiment efter strategisk vigtighed kan du fokusere din tid og energi på at sikre høj lagertilgængelighed på de produkter, der betyder mest. Klik her for at læse mere om sortimentsplanlægning.assortment planning.

Tip 3: Brug en management by exception-tilgang for at garantere høj produkttilgængelighed

Når det handler om at identificere dine prioriteter i praksis, er management by exception nøglen! Men hvad er management by exception?

Management by exception handler om at automatisere opgaver, der er gentagne, kedelige og tilføjer begrænset værdi, og samtidig fokusere så meget tid og opmærksomhed som muligt på de problemer, der virkelig skal løses.

Ved at lade en maskine gøre det tunge arbejde behøver du (og dine kolleger, der ikke er robotter) ikke at bekymre dig om de små, gentagne opgaver: Det kan alt sammen automatiseres! I stedet kan du investere tid og energi i de opgaver, der kræver en smule menneskelig intuition.

Management by exception-tilgangen giver dig mulighed for at fokusere på problemer, der kan opstå i horisonten. Forestil dig f.eks., at salget pludselig stiger, så kaldes denne tilgang for »exceptionel« adfærd og vil gøre opmærksom på det, så du kan gøre noget ved det.

I stedet for at gå i stå med »business as usual« kan du derfor løse årsagerne til udsolgte varer og tilgængelighed, længe før de rammer dine kunder.

Men hvad tæller som exceptionelt?

Hvilken slags undtagelser taler vi om? I forbindelse med produkttilgængelighed er der i bund og grund to hovedtyper af undtagelser, vi skal bekymre os om: prognoser og lagerbeholdning.

Undtagelser fra lagerbeholdningen

Målet for forsyningskædeteamet er at opretholde det optimale lagerniveau. Derfor ser vi efter følgende, når vi taler om undtagelser fra lagerets produkttilgængelighed:

1) Der er ikke nok på lager til at tilfredsstille kundernes efterspørgsel – Hvis du ikke gør noget ved det, vil du miste salg og skuffe kunderne.

2) For stort lager – Hvis du ikke gør noget, vil du låse uvurderlig arbejdskapital, som kunne være investeret andre steder. Dette skal gennemgås dagligt, da dine risici kan ændre sig.

Målet med en god prognose er at forsøge at forudse den fremtidige efterspørgsel så tæt som muligt på den realiserede efterspørgsel.

Hvis prognosen er drastisk forskellig fra den faktiske efterspørgsel, er det, hvad vi kan betragte som »usædvanligt«. For eksempel kan vi holde øje med følgende:

1) Prognosen afviger massivt fra det, du forventer

2) De data om efterspørgselshistorik, du har brug for, er enten ufuldstændige eller måske ikke troværdige (f.eks. var sidste måneds salg enormt i forhold til alle andre måneder, og du forstår ikke hvorfor).

Medmindre disse problemer håndteres korrekt, vil du mangle det nødvendige grundlag for at opbygge robuste prognoser. Det vil igen gøre det vanskeligt at træffe strategiske beslutninger om lagerbeholdningen. Men hvad kan vi gøre for at rette op på disse problemer?

Få mere at vide om undtagelser fra lagerbeholdningen.

Trin 1: Tag en sikkerhedskopi

Det lyder sikkert fjollet. Jeg mener, hvem ville ikke tage en hurtig backup? Alligevel springer mange virksomhedsledere dette trin over på deres egen risiko.

Når du foretager store ændringer som f.eks. prognosekorrektioner, skal du tage en backup af din nuværende position. Hvis du begår en fejl, er livet trods alt meget lettere, hvis du kan foretage en simpel gendannelse af data!

Top tip: For at træffe gode beslutninger har du brug for robuste data. Klik her for at læse vores guide til master data management.

Trin 2: Identificer de ting, du skal justere

Efter en større forstyrrelse forsøger nogle virksomheder at foretage generelle prognosejusteringer på tværs af hele sortimentet. Det kan betyde, at man simpelthen implementerer en regel for hele sortimentet om at ignorere efterspørgselshistorikken for perioden med afbrydelsen. Alternativt kan det betyde, at man øger eller sænker prognosen for hver enkelt vare med XX %.

Er det den rigtige tilgang? Næsten helt sikkert ikke!

Der vil sandsynligvis være et meget lille antal scenarier, hvor du er nødt til at justere hele dit sortiment på denne måde. I stedet skal du fokusere på specifikke grupper.

Jeg siger ikke, at du skal gennemgå prognosen for hver enkelt vare – det ville tage en evighed! Men det kan være en god idé at gruppere produkter ud fra en fornuftig (og relevant) logik og justere prognosen i overensstemmelse hermed.

For eksempel:

• Produkter fra samme leverandør
• Produkter i samme kategori
• Produkter, der sælges samme sted
• Produkter, der har samme efterspørgselsprofil (regelmæssige, ujævne eller langsomme salgsmønstre)

Trin 3: Bestem, hvordan prognosen skal justeres for hver produktgruppe

Det er her, du skal tale med dine venner inden for salg og marketing. For at sikre, at prognoserne er en sand afspejling af, hvordan efterspørgslen kan se ud i fremtiden, har du brug for markedsinformation. Og i tider som disse, hvor du har store huller i din efterspørgselshistorik, har du brug for al den indsigt, du kan få.

Baseret på denne indsigt kan du bestemme den bedste tilgang til at forfine prognosen. Her er nogle af de spørgsmål, du måske vil stille dine kolleger:

Hvis efterspørgslen er faldet, hvornår forventer salget så, at kundernes efterspørgsel stiger igen?

• Hvis efterspørgslen er forsvundet på grund af udsolgte varer, vil kunderne så afgive en stor ordre, når varerne igen er på lager?
• Har virksomheden fået nye kunder?
• Er der planer om at afholde særlige kampagner eller events?
• Er nogle kunder flyttet til en konkurrent, og skal vi derfor forvente, at salget falder?

Trin 4: Udfør justeringen

Når du har beriget din basisprognose med markedsinformation, er det tid til at anvende ændringerne. Ud over at foretage de nødvendige ændringer i alle de relevante systemer skal du dokumentere årsagen til prognosejusteringen.

Når alt kommer til alt, vil smerten ved den oprindelige forstyrrelse hurtigt blive glemt. Og hvis ikke din begrundelse for at justere prognosen er dokumenteret, kan det give store hovedpiner på længere sigt!

Top tip: Et klarere billede af den fremtidige efterspørgsel vil hjælpe dig med at træffe bedre beslutninger om lagerbeholdningen. Det vil igen gøre dig i stand til at maksimere lagerets tilgængelighed og samtidig holde styr på lagerbeholdningen. Vi har allerede dækket nogle af de grundlæggende elementer, men klik her for at læse vores komplette guide til efterspørgselsplanlægning.

Tip 5: Fix dine lagerundtagelser for at sikre produkttilgængelighed!

Okay, så nu skal vi sørge for, at vi har nok varer på lager til at tilfredsstille denne efterspørgsel. Men hvor meget lager har vi brug for?

I bund og grund har vi brug for en tilstrækkelig mængde lagerbeholdning til at dække den forventede efterspørgsel, indtil lagerbeholdningen er fyldt op. Længden af denne periode afhænger dog af, hvor i kæden din næste lagerbeholdning befinder sig.

Hvis du har tilstrækkeligt med varer på dit lager til at tilfredsstille efterspørgslen, indtil lagerbeholdningen er fyldt op … fantastisk.

Du behøver ikke at foretage dig noget med det samme. Men det kan være en god idé at overvåge disse varer, hvis efterspørgslen afviger markant fra prognosen.

Men hvad nu, hvis det ikke er tilfældet? Hvad nu, hvis du ikke har nok på lager? Hvad nu, hvis du har så meget på lager, at du kan opfylde efterspørgslen i flere måneder eller endda år? Og endnu værre: Hvad nu, hvis du har endnu mere på vej?

Hvilke problemer med produkttilgængelighed skal du være opmærksom på?

Når vi gennemgår lagerbeholdningen, er der nogle hovedområder, vi skal fokusere på. De to første er fokuseret på potentielle problemer med tilgængelighed:

De næste to udfordringer handler mere om at minimere undgåelige lagerrisici (og omkostninger!).

Tip 6: Smadr dine tilgængelighedsmål!

I denne blog har vi undersøgt, hvordan du kan tage praktiske skridt til hurtigt at identificere, løse og håndtere hovedårsagerne til problemer med produkttilgængelighed, før de går ud over kundetilfredsheden.

For at garantere en konstant høj produkttilgængelighed har du brug for en solid strategi, som understøttes af realtidsindsigt i din lagerbeholdning. Ved at følge disse enkle trin håber vi, at du kan øge tilgængeligheden uden at skulle investere i store mængder overskudslager!

Tag dine lagerprocesser til næste niveau…
For at opnå en kontinuerlig forbedring af ydeevnen er der mange skridt, vi kan tage for at optimere vores end-to-end-drift. Find ud af, hvordan du kan øge effektiviteten og rentabiliteten.