Organización y gestión de almacén: estrategias para solucionar los problemas de espacio

Seguramente tu equipo de la cadena de suministro se estará acostumbrando a la escasez. La primera sacudida fue el stock. La disminución forzosa de las entregas y la prolongación de los lead times dejaron a muchos clientes insatisfechos.

El siguiente reto fueron los cuellos de botella en los puertos de carga. Con la repentina escasez de contenedores, el problema se agravó aún más. Y desde entonces, el carrusel de ‘escaseces’ no se ha detenido.

Pero ahora nos encontramos en medio de una nueva crisis.

El hecho de que el 50% de las empresas señalen la escasez de espacio de almacenamiento como su mayor reto en la actualidad habla por sí mismo. Y si a los crecientes costes de los almacenes le añadimos los problemas derivados de la escasez de mano de obra, no es algo que se pueda pasar por alto.

A medida que las presiones del mercado obligan a los equipos de la cadena de suministro a hacer más con menos, ¿Qué puedes hacer para superar la gran escasez de espacio en organización y gestión de almacén?

Aprender del pasado para optimizar el espacio de almacén

Se suele decir que la historia se repite. Así que veamos algunas de las medidas que puede que hayas tomado anteriormente para hacer frente a las turbulencias en la cadena de suministro de los últimos años.

Es probable que tu empresa invirtiera en stock por razones correctas, como pueden ser:

  • Aprovechar las economías de escala
  • Proteger el negocio de los plazos de entrega poco fiables de los proveedores
  • Mitigar la volatilidad de la demanda
  • Estar preparado para las subidas de precios

Y este aumento del stock sin duda habrá sido útil en cierta manera. Sobre todo, para superar las fluctuaciones provocadas por factores externos, que últimamente han sido numerosos.

Hubo la crisis del canal de Suez, enormes problemas en los puertos, el continuo dolor de cabeza (figurado y literal) del COVID y, por si fuera poco, todo esto acompañado por un par de Años Nuevos chinos.

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Pero el mundo ha cambiado desde entonces. Y no es un fracaso admitir que uno en algún momento has experimentado la escasez en tus propias carnes.

Tal vez no supiste identificar a tiempo el patrón cambiante de la demanda. ¿O es posible que te hayas acostumbrado tanto a los altos niveles de stock que simplemente has perdido la perspectiva y ya no detectas los excesos?

Sea como sea, lo cierto cada vez tienes menos espacio disponible en tu almacén. Y lo que es peor, puede que tengas un gran volumen de stock que no puedes –ni posiblemente podrás- vender.

Si todavía no has alcanzado el límite de capacidad en tu almacén, seguro que no tardarás en hacerlo. Debes tomar medidas para atajar o anticiparte a esta peligrosa situación.

Este artículo te ayudará precisamente a esto. En él exploramos los pasos a seguir para hacer frente a la escasez de warehouse space.

Pero antes es necesario comprender la magnitud del problema del “warehouse space” (espacio de almacenamiento de inventario)

Antes de poder resolver tus problemas, primero tienes que comprender la magnitud de los mismos.

¿Has visto alguna vez el tamaño de la parte sumergida de un iceberg? Pues con tu falta de espacio en el almacén sucede lo mismo, solo estás viendo una pequeña parte del problema.

Así que tratemos de ver la imagen completa.

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Problema nº 1: No hay espacio suficiente en los almacenes

Es posible que, si nos lees desde España o Latinoamérica, no te sientas del todo identificado con estos problemas de escasez de espacio en el almacén. Sin embargo, es interesante ver las tendencias en el mundo anglosajón, ya que a menudo anticipan lo que está por venir.

Dicho esto, en EE. UU, la tasa de desocupación de almacenes es, inferior al 4%. Pero la situación es aún peor en el Reino Unido, por ejemplo, las tasas de desocupación de almacenes cayeron a un mínimo histórico del 3%.

Problema nº 2: Los costes de almacenaje se disparan

Y así, con la demanda disparada poca oferta, naturalmente suben los precios, y los costes de almacenaje se disparan.

Lo que plantea otro reto. Aunque encuentres un almacén, ¿Podrás permitírtelo?

Es cierto que la evolución de los alquileres de naves logísticas es desigual en función de la zona geográfica en la que nos encontremos. En España, las situaciones más preocupantes se producen en algunos de los principales hubs logísticos: solo en el primer trimestre de 2023 el alquiler de las naves aumentó un 3% en Barcelona, mientras que en Valencia la tasa de disponibilidad ha bajado hasta el 2,4%, según estudios de CBRE.

Problema nº 3: El personal de almacén también escasea

La escasez de personal para llevara a cabo las labores de gestión del almacén es otro problema con el que se encuentran numerosas empresas. Volviendo al Reino Unido, hasta un 80% de las compañías tienen problemas para contratar personal de almacén.

En el caso de España, aunque la falta de mano de obra no es tan acuciante, la logística será el segundo sector que generará más empleo durante los meses de verano. Esto puede ser indicativo de que, de cara al futuro, la escasez de personal especializado en gestión de almacén también podría ser una realidad.

Explora soluciones para la escasez de warehouse space

Probablemente muchos responsables de la cadena de suministro lean esto y piensen: “Pero, ¡Si buscar un nuevo almacén es algo que ya tenía previsto!”.

¡Entonces perfecto!

Claro, si necesitas más espacio de almacenamiento para apoyar un crecimiento estratégico controlado, eso es una cosa. Pero una carrera alocada para encontrar una nueva instalación porque inesperadamente has superado tu límite de capacidad y ahora tienes dificultades en la gestión de almacén es un problema diferente.

Este artículo se ha escrito pensando en estos últimos. Pero si tú eres uno de los pocos afortunados que pertenecen a la primera categoría, lo que sigue también te interesa.

Los consejos, tácticas y estrategias que exploraremos son igualmente relevantes para ti. De hecho, podrían ahorrarte disgustos y dolores de cabeza en el futuro.

Entonces, ¿Cuál es la solución? ¿Cómo combatir la falta de espacio en el almacén?

Si puedes hacer más con el espacio del que ya dispones, automáticamente, tienes más espacio. Eso no significa leer un libro sobre feng shui de almacenes. Tampoco significa pagar más para aumentar el espacio del almacén.

Significa que almacenar los productos adecuados debe convertirse en una de tus máximas prioridades. Al mismo tiempo, estocar los productos equivocados se convierte en uno de los mayores errores que puedes cometer en tu cadena de suministro.

En resumen, tienes que optimizar tu inventario hasta alcanzar el nivel justo como si se tratara de una cuestión de vida o muerte (al menos desde la perspectiva de tu empresa).

La práctica hace al maestro.

Es posible, sin embargo, que no hayas estado especialmente centrado en la optimización del inventario de tu empresa últimamente.

Según un estudio, la gran mayoría de las empresas sólo se han centrado “un poco” en la optimización del inventario en los últimos 2 años.

Es comprensible no estar centrado en todas y cada una de las partes de tu negocio el 100% del tiempo. Además, en los últimos años los equipos de la cadena de suministro han saltado de una crisis a otra.

La combinación de la falta de espacio en los almacenes, el aumento de los precios y los problemas de personal te obligan a actuar.

Por tanto, debes volver a incluir la optimización del inventario en tu agenda de prioridades.

La buena noticia es que tu problema de espacio en el almacén tiene solución.

 

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El primer peldaño de la escalera

Naturalmente, hay momentos en los que tiene sentido abastecerse. Al igual que hay momentos en los que tiene sentido no hacerlo.

Esto es algo que ya sabes. Pero también sabes que no puedes hacer desaparecer el exceso de stock que está atascando tu almacén.

Entonces, ¿Qué se puede hacer? ¿Esconder la cabeza bajo tierra y rezar? Por supuesto que esto no es una opción.

Las empresas con más éxito son las que son capaces de anticiparse a lo que se avecina y tienen los medios para actuar. ¿Cómo puedes empezar a actuar como una de estas organizaciones?

Cada año ayudamos a miles de equipos de la cadena de suministro a optimizar sus procesos. Las empresas que obtienen resultados más rápidamente son las que comprenden 3 factores clave que sustentan el éxito de la cadena de suministro:

1. La importancia de una mayor visibilidad

Son capaces de centrarse en lo que de verdad importa

Mejoran el control general

Pero lo que es determinante es que persiguen estos objetivos con un convencimiento total.

Si quieres saber cómo tu empresa puede hacer lo mismo, sigue leyendo…

Mayor visibilidad

La precisión de las previsiones es el motor que impulsa una buena toma de decisiones en materia de inventario.

Si no confías en el forecast, podrías intentar compensar esta desconfianza con stock adicional. Pero ahora ya no tienes espacio en el almacén para permitirte ese lujo.

Por lo tanto, el primer paso es tomar medidas para mejorar la precisión de las previsiones.

Entonces, ¿Cómo puede utilizar la abundancia de datos en tu empresa para tomar decisiones mejores y más sólidas?

Hacer previsiones en base a suposiciones es un error

Claro que las conjeturas están muy bien. Incluso los mejores confían de vez en cuando simplemente en su instinto.

Pero ten cuidado: si haces suposiciones basadas en “sensaciones” generales del mercado, cometerás errores que te costarán muy caro.

Te quedarás sin stock. Te enfrentarás a la obsolescencia. Habrá mermas…

E incluso tus productos “estables” acabarán con niveles de inventario por las nubes.

Demasiadas empresas han previsto anteriormente la demanda a un nivel demasiado amplio, a menudo por falta de tiempo… Pero esto no es suficiente en el entorno actual.

Para tomar buenas decisiones en la cadena de suministro, se necesita visibilidad, sí. Pero, lo que es igual de importante, se necesita visibilidad con el nivel adecuado de granularidad.

Entonces, ¿Cómo anticiparse a la demanda de forma fiable?

Lo más probable es que haya lagunas en tus datos. Tu trabajo es remediarlo y contar con toda la información.

Para despejar el parabrisas y ver bien la carretera, hay algunas áreas principales en las que debes centrarte para llevar a cabo proceso de demand planning y previsión precisas de la demanda:

¿De cuánto historial de demanda dispones? ¿Son fiables tus datos?

Muchos modelos de previsión se basan en datos históricos para construir una imagen precisa del futuro. Y, por supuesto, cuantos más datos haya disponibles, más nítida será esta imagen.

Pero es más complejo que esto…

¿Y si el producto en cuestión es un nuevo lanzamiento? En este caso, no dispondrás de datos históricos de ventas.

Igualmente, ¿Qué hacemos con los años COVID?

Algunos sectores experimentaron un enorme crecimiento gracias al COVID, otros lo contrario y otros se mantuvieron. Claro, tienes los datos. Pero, ¿Es prudente seguir adelante como si no hubiera pasado nada? ¿O deberías tratar este periodo como una anomalía prolongada y excluirlo completamente de tus planes?

En pocas palabras, los datos son uno de los activos más valiosos de tu empresa. Pero para sacarles todo su potencial, requieren de un mantenimiento adecuado y regular.

Para mantener tus datos en perfecto estado, haz clic aquí para consultar nuestro artículo sobre datos maestros.

Define el horizonte de tus planificaciones

Los horizontes de planificación son importantes. Eso es evidente.

En algunos sectores, las empresas necesitan anticipar sus necesidades de inventario meses o incluso años para garantizar el suministro. Las bicicletas son un ejemplo perfecto.

Ante la escasez generalizada de suministros y los pedidos pendientes, muchas empresas de este sector prevén ahora una demanda a varios años vista.

Para algunas empresas es esencial que la previsión para las próximas semanas o incluso días sea acertada. Por ejemplo, en la industria alimentaria. Dada la corta vida útil de los productos, tener visibilidad sobre la volatilidad de la demanda diaria a corto plazo es mucho más importante que anticipar cuántas coles se venderán (o no) dentro de 5 años.

El horizonte de planificación “adecuado” depende totalmente de tu empresa. Si es demasiado corto, puedes perder de vista el panorama general. Del mismo modo, si tus horizontes de planificación son demasiado amplios, puedes ser demasiado lento a la hora de reaccionar ante cambios repentinos en la demanda.

Cómo enriquecer tus previsiones con información de mercado

Las necesidades de tus clientes mañana pueden ser muy distintas a las que creíais que serían hace un año. Las cosas cambian y el mundo avanza. El problema es que los datos históricos no nos dicen mucho.

Por lo tanto, puede que necesites enriquecer tus previsiones con información sólida sobre el mercado.

Esta valiosa información puede proceder de diversas fuentes. Por ejemplo, es probable que tu equipo de ventas tenga una relación íntima con los clientes. Y, por tanto, puede que ellos posean información valiosísima sobre los planes y ambiciones de tus clientes para el futuro.

Puede que tu información venga directamente de la fuente: tus clientes. Si ellos te comparten previsiones de compra, son datos fantásticos que puedes utilizar para alinear tus propios planes de la cadena de suministro.

Tanto si esta información de mercado procede de tu equipo de ventas, directamente del cliente o de otra fuente, el reto consiste en garantizar que estos datos sean fiables.

Y para ello necesitamos una colaboración eficaz…

¿Cómo puedes validar tus previsiones mediante la colaboración?

Así que, llegados a este punto, tienes dos perspectivas de la demanda futura. Por un lado, tienes las previsiones estadísticas basadas en los sólidos datos históricos de la demanda. Y por otro, tienes una previsión basada en la inteligencia de mercado.

Para elaborar la previsión más precisa, de alguna manera hay que combinar estas dos perspectivas para lograr una única fuente de verdad.

Afortunadamente, aquí es donde el S&OP puede ayudarnos (Planificación de Ventas y Operaciones)

S&OP es la canción que todos deberían cantar en la empresa con el objetivo de que todos los departamentos la canten en armonía.

Sin duda el S&OP sustenta muchos procesos empresariales. Además, cuando se trata de validar previsiones, S&OP es una herramienta muy útil. Al proporcionar una plataforma en la que varios equipos pueden colaborar y cuestionarse mutuamente de forma constructiva, se puede llegar a un consenso sobre cuál debe ser la previsión final.

2. ¿Cómo puedes centrarte en lo que importa en cuanto a warehouse space?

Hemos visto la importancia de una previsión sólida. Pero incluso la mejor previsión carece de sentido si no se dispone del tiempo necesario para ejecutarla. El problema de muchas empresas es que se distraen con demasiadas cosas que aportan poco valor.

Mira tu gestión de almacén. ¿Está lleno hasta los topes de los productos más importantes? ¿O está abarrotado con productos que ofrecen escasos márgenes y se venden poco?

Cuando hay que gestionar miles de productos, , es muy fácil perderse en la maraña.

Sin embargo, es aún más fácil distraerse apagando incendios, en lugar de centrarse en las tareas que realmente aportan valor.

El resultado es que los niveles de inventario aumentan y pronto te encuentras ahogado dentro de tus propiasexistencias.

Por lo tanto, necesitas centrarte en lo que importa.

Realiza un análisis ABC

La primera pregunta que debes hacerte es: “¿Estamos almacenando los productos adecuados?”.

En segundo lugar, ¿Sabes qué productos son importantes y por qué?

Cada producto de tu almacén debe ganarse el puesto. Pero incluso así, los distintos productos pueden aportar diferente valor. Por tanto, ¿Dónde debes priorizar tu inversión de tiempo y dinero en lo referente al stock?

Afortunadamente, un simple análisis ABC puede darte la respuesta.

Si basas tus decisiones de inventario lanzando una moneda al aire cometes un grave error. Pero un análisis ABC sólido puede proporcionarte rápidamente una información inestimable sobre qué productos merecen tu tiempo y dinero.

El objetivo final, por supuesto, es identificar cuáles son tus productos A, B y C. Y con esto, puedes determinar niveles de servicio más apropiados, optimizar los procesos de pedido e incluso eliminar los artículos que no aportan valor.

Por desgracia, no se puede realizar un análisis ABC y pensar que todo el trabajo ya está hecho.

Tu surtido de productos es dinámico. Hay muchos factores que influyen en él.

Por ejemplo, ¿Tus prioridades cambian según la época del año y la estación? No querrás tener un exceso de stock de productos caros en periodos en los que no los necesita. Es un despilfarro para muchas áreas de la empresa.

Del mismo modo, ¿Puedes permitirte priorizar tus productos en función de un único parámetro? Las ventas son obvias, pero ¿Debería revisar también los márgenes para asegurarte de que tus productos aportan valor?

Por último, ¿Deberías centrar tu tiempo en los clientes clave? Es más, ¿Sabes quiénes son tus clientes clave? ¿Y el riesgo que suponen para tu surtido? Después de todo, ¿En qué riesgo de exceso de stock estás incurriendo si un solo cliente es el que compra el 80% de un producto?

También debes racionalizar tu carga de trabajo

Muchos equipos de planificación viven en un estado constante de extinción de incendios. La matriz Covey te ayuda a entender qué es importante y qué no lo es.

Dado que los artículos C probablemente añaden un valor limitado a tu negocio, tiene sentido que cualquier problema con estos productos sea menos prioritario en tu lista de tareas pendientes.

Sin embargo, incluso para los productos “A”, hay que priorizar lo que va a tener mayor impacto (Urgente e Importante).

Se trata de gestionar la carga de trabajo y centrarse en lo más importante.

 

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3. ¿Cómo puedes mejorar el control general?

Hasta ahora nos hemos centrado en los retos en los que tú puedes influir activamente.

Pero hay muchos factores de la cadena de suministro que escapan a tu control.

¿O es que acaso había alguna forma de prever los problemas en los puertos, la escasez de contenedores o los problemas de capacidad de muchos proveedores?

Admitámoslo, la incertidumbre es una de las principales razones por las que tantas empresas tienen ahora niveles tan altos de stock.

Al fin y al cabo, estos acontecimientos tienen enormes repercusiones en la cadena de suministro mundial: plazos de entrega más largos y menos fiables, mayores costes de distribución, falta de confianza en toda la cadena de suministro que provoca un efecto látigo global….

Pero eso no es excusa. Hay medidas que puedes tomar para mitigar el riesgo sin tener que invertir en un stock que resultará excesivo.

Veamos algunos ejemplos…

Trabaja con tus proveedores

En muchos sentidos, tu éxito depende de tus proveedores.

Sin embargo, hasta que no reciben la orden de compra firmada, los proveedores no suelen saber nada. Así que quizá sea hora de darles también a ellos algo de visibilidad.

Esto puede significar compartir previsiones de compra. También puede significar hacer un seguimiento y cuestionar, si los hay, los malos resultados de los proveedores.

El mero hecho de abrir canales de comunicación con tus socios de la cadena de suministro te permitirá establecer relaciones más sólidas. Y generar confianza en toda la cadena de suministro. Esto puede ayudarte mucho a ir un paso por delante de posibles interrupciones en el servicio.

Actualiza los datos de tus proveedores

Ya hemos hablado de la importancia de disponer de buenos datos. Pero, tan importante como los propios datos, es la fiabilidad de los mismos.

Si no has mirado tus datos maestros desde 2019, podrías encontrarte ahora con un problema. Después de todo, si los plazos de entrega ahora son el doble de largos o el MOQ del proveedor ha cambiado, ¿Cómo puedes estar seguro de que estás haciendo los pedidos de forma óptima?

Contar con datos actualizados sobre los proveedores te permitirá realizar los pedidos de forma eficaz. Y esto, a su vez, puede ayudarte a alcanzar tus objetivos de disponibilidad, minimizando al mismo tiempo los niveles de inventario y los costes de la cadena de suministro. Pero alguien tiene que responsabilizarse de estos datos maestros y encargarse de mantenerlos actualizados.

Construir un mejor proceso

Hay muchas razones por las que las empresas se encuentran en situaciones de mala gestión del almacén.

Muchos directivos de empresas simplemente carecen de las herramientas necesarias para gestionar el inventario de forma estratégica y dinámica. ¿Sabías que el 75% de las empresas dependen de sistemas ERP o de hojas de cálculo para la gestión de su stock?

Sin embargo, hay tantos elementos cambiantes de los que preocuparse que hasta la hoja de cálculo más avanzada del mundo se quedaría corta. Por no hablar de que las hojas de cálculo necesitan una actualización constante.

Incluso los mejores ERP carecen de la flexibilidad necesaria para responder al ritmo de cambio al que se enfrentan la mayoría de las empresas.

Por lo tanto, no es de extrañar que muchos tengan una montaña de stock y no sepan dónde meterlo.

Pero no debería ser tu caso.

Actúa ahora o te arriesgas a quedarte atrás…

Las tornas están cambiando y muchos empiezan a darse cuenta de la realidad de su situación. Aunque es posible que tú y tus competidores hayáis pasado por alto la optimización del inventario en los últimos tiempos, esto ya no es una opción.

De hecho, según algunos estudios, el 64% de las empresas tiene previsto realizar inversiones en sistemas de gestión de inventarios en los próximos 2-3 años.

Así que, estadísticamente, si no eres tú, será tu competidor.

Así que, ¿Te sientas a esperar a que tu competencia avance y cruzas los dedos para que no te superen? ¿O coges el toro por los cuernos y sales al mercado en busca de la mejor herramienta para solucionar tu problema?

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Preguntas frecuentes sobre optimización del espacio de almacén

¿Cómo pueden las empresas garantizar una colaboración y comunicación eficaces entre los equipos de gestión de inventarios y las operaciones de almacén para aprovechar al máximo el espacio?

Si en tu empresa el espacio de almacén es escaso, la planificación de ventas y operaciones (S&OP) puede jugar un papel crucial a la hora de facilitar una colaboración y comunicación eficaces entre los equipos de gestión de inventarios y las operaciones de almacén. Al alinear las decisiones en torno a los niveles de pedido, los plazos de entrega y las limitaciones operativas, un proceso eficaz de S&OP debería facilitar un funcionamiento más eficiente al tiempo que garantiza el uso óptimo del espacio disponible en el almacén.

¿Por qué es importante la gestión de inventarios para las empresas que tienen problemas de espacio en sus almacenes?

Para cualquier empresa que tenga problemas de espacio en el almacén, la gestión eficaz del inventario es crucial. Al fin y al cabo, qué existencias se tienen, cuándo se hacen los pedidos y en qué cantidad, son los factores que determinan el aprovechamiento del espacio disponible. Una gestión eficaz del inventario garantiza que las empresas dispongan de la cantidad adecuada de stock, evitando tanto el exceso como la falta de inventario.

¿Cómo pueden las empresas priorizar su inventario para hacer un uso más eficiente del espacio disponible?

Algunos de tus artículos son más importantes que otros. Y si llenas tu almacén con productos que aporten poco valor a tus clientes o a tu cuenta de resultados, lo más probable es que desperdicies mucho espacio. Por lo tanto, es importante que tengas claro cómo priorizar tu surtido. Si realizas un análisis ABC detallado y aplicas unos objetivos de nivel de servicio bien meditados, podrás ajustar los niveles de inventario en consecuencia y aprovechar al máximo el espacio disponible en el almacén.

¿Qué papel desempeña la tecnología en la mejora de la gestión de inventarios y cómo puede contribuir a solucionar las limitaciones de espacio en los almacenes?

Tu proceso S&OP, en combinación con la tecnología adecuada, puede ayudarte a resolver la escasez de espacio en tu almacén. Por ejemplo, mediante la implementación de herramientas avanzadas de planificación de la demanda basadas en IA, puedes obtener una mejor visibilidad, lo que a su vez puede minimizar el riesgo de sobrestock.