Asignación de inventarios en la red: ¿Cómo pueden los retailers encontrar el equilibrio perfecto?

Los retailers se enfrentan a un verdadero dilema. Por un lado, todo, desde el coste de las materias primas hasta las rentas de los locales comerciales, está aumentando drásticamente. Por otro lado, los clientes son cada vez más exigentes y no aceptan subidas de precios. Por este motivo, los minoristas intentan minimizar los costes operativos para mantener los márgenes y, en este contexto, cobra mucha importancia la asignación de inventarios.

En última instancia, para sobrevivir en el sector minorista, las empresas deben hacer todo lo posible para impulsar la eficiencia en todos los aspectos de su negocio. Sin embargo, a medida que los clientes aprovechan cada vez más la comodidad de los canales de compra online, los retailers deben esforzarse más que nunca para garantizar que sus tiendas tradicionales sigan aportando valor a la experiencia de compra en general.

 

qué es inventory allocation

¿Cómo conseguir una asignación de inventario óptima?

En pocas palabras, para los minoristas que operan en el complejo entorno omnicanal de hoy en día, conseguir la asignación de inventario perfecta a lo largo de todas sus ubicaciones nunca ha sido tan difícil… ¡Ni tan costoso!

Ante la presión de los clientes para que las empresas dispongan de una oferta y una disponibilidad excepcionales, ¿Cómo pueden los retailers lograr una distribución equilibrada del inventario en todos los canales?

En este artículo analizamos cómo puedes adoptar un enfoque más estratégico de la distribución de inventario. Los secretos que aquí desvelaremos han ayudado a nuestros clientes a lograr mejoras significativas en la disponibilidad de producto al mismo tiempo que minimizan riesgos como el de obsolescencia.

En esencia, la asignación o distribución de inventario se refiere a todas las decisiones tomadas en torno a cómo debe distribuirse el inventario a lo largo de la cadena.

El problema para muchos minoristas es que su red se compone de una compleja mezcla de ubicaciones y canales centralizados y descentralizados. Por consiguiente, intentar determinar una asignación óptima del inventario es un ejercicio realmente complejo.

Sin embargo, dada la importancia de la disponibilidad en todas las ubicaciones (tiendas, centros de distribución, tiendas…), se trata de un aspecto que no puedes pasar por alto. Además, hay que tener en cuenta que el coste de una asignación de stocks incorrecta es enorme.

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¿Cómo es una estrategia eficaz de “inventory allocation” en retail?

En entornos minoristas complejos, con muchos almacenes, tiendas y múltiples canales e-commerce, es vital que la estrategia de retail de asignación de inventarios esté bien estudiada y se comunique eficazmente a toda la empresa. Al fin y al cabo, la asignación a las tiendas del inventario disponible tiene un profundo impacto en el indicador de ventas y obsoletos.

La asignación en el retail consiste en determinar los niveles de servicio adecuados para cada ubicación y equilibrar el inventario en consecuencia. En este sentido, una estrategia eficaz debe tener en cuenta también los factores de la demanda local y el comportamiento de compra de los clientes en cada ubicación para determinar el nivel óptimo de inventario que debe enviarse a las tiendas. Si esto se consigue, el resultado es una asignación óptima a las tiendas que maximiza las ventas gracias a una mayor disponibilidad y minimiza el riesgo de obsolescencia.

Al distribuir eficazmente el inventario en toda la cadena de suministro, los retailers se aseguran de que las existencias adecuadas estén disponibles en el momento y el lugar adecuados. Esencialmente, una asignación óptima del inventario garantizará que se maximice la satisfacción del cliente y se aproveche al máximo la oportunidad de obtener beneficios. Sin embargo, ¿Qué ocurre si el inventario no se asigna correctamente?

Si la estrategia de asignación no está bien alineada con la estrategia general de la empresa, el resultado económico de la empresa se resentirá. Algunos de los problemas resultantes son muy visibles, como las estanterías vacías en algunas ubicaciones, en otros casos se puede traducir en pasillos desordenados o trastiendas repletas de existencias. Sin embargo, una mala distribución también puede tener un profundo impacto en las ventas y los márgenes, ya que la empresa se ve afectada por costes de la cadena de suministro evitables y oportunidades de venta perdidas.

Para saber si vas por el buen camino en tu estrategia de asignación de inventario, fíjate en las siguientes señales:

Estrategia de asignación óptima Estrategia de asignación ineficaz
😃Altos niveles de disponibilidad 😭Tiendas desorganizadas
😃 Transferencias mínimas entre tiendas 😭 Exceso de stock en toda la cadena
😃Máximo rendimiento de los productos 😭Problemas de disponibilidad en todos los canales online
😃 Reducción al mínimo de los días de existencias 😭Alto índice de agotamiento de existencias en las tiendas
😃Máxima satisfacción del cliente 😭 Elevada tasa de reducción de precios

Normas de asignación de stock: ¿Qué parámetros deben establecerse?

Cada empresa es diferente. Por ello, los parámetros para una asignación eficaz de las existencias deben establecerse teniendo en cuenta los detalles de la operativa de la compañía. Por ejemplo, en entornos en los que la demanda es constante y fácil de predecir, asignar todo el stock puede ser la mejor forma de minimizar los costes de la cadena de suministro.

Sin embargo, en el sector de la moda, por ejemplo, donde la demanda por ubicación es muy incierta, asignar el 100% del inventario disponible desde el principio podría ser una decisión arriesgada. En su lugar, puede tener sentido asignar el 50% del inventario disponible a las tiendas en un primer momento y luego asignar el resto a las ubicaciones con mejores resultados más adelante. Las normas de asignación de inventario deben tener en cuenta estas especificidades.

A la hora de determinar las normas de asignación de inventarios, estos son aspectos que se deberían tener en cuenta:

  • El riesgo de rotura de stock frente vs el riesgo de despilfarro
  • La facilidad y rapidez de distribución del inventario del centro de distribución a las tiendas
  • El espacio de almacenamiento disponible en el centro de distribución
  • El espacio disponible en las estanterías de las tiendas
  • El coste de redistribución de existencias
  • El nivel de stock disponible

¿Cómo evitar los daños de una mala gestión del inventario?

Los factores y prioridades a la hora de tomar una decisión sobre el inventario variarán de un retailer a otro. Sin embargo, hay una serie de principios a tener en cuenta para garantizar que la asignación de inventarios satisfaga las demandas del cliente y aporte valor a la empresa.

1. Conseguir siempre la asignación correcta

Para muchos retailers, la asignación inicial causa el mayor quebradero de cabeza. No es de extrañar, ya que una de las causas evitables más comunes de obsolescencia y despilfarro es una mala asignación inicial del inventario. Cuando se lanza un producto a las tiendas, la tentación es asignar todo el inventario desde el primer día. Sin embargo, no tiene mucho sentido asignar productos a una tienda en la que el producto no se va a vender.

Tomemos como ejemplo la asignación de existencias de zapatos de mujer: la demanda siempre será mayor para los zapatos de la talla 38. Por tanto, tiene sentido asignarlos a la tienda. Pero ¿Qué ocurre con las tallas extremas bien sean grandes (42) o pequeñas (34)?

Es probable que la demanda de estas tallas en una tienda específica sea mucho menor y, por tanto, el riesgo de exceso de stock y obsolescencia es mucho mayor. En consecuencia, tiene más sentido asignar las tallas extremas al centro de distribución para satisfacer la demanda a través de la web o enviarlas a las tiendas solo cuando sea necesario.

2. La importancia de la presentación

Cuando se trata de la asignación inicial, menos, es más. Sin embargo, siempre hay un límite mínimo de stock que debe asignarse a las tiendas en un primer momento. El objetivo en este caso es garantizar que las tiendas disponen de una cantidad suficiente de stock de presentación a la hora de lanzar un nuevo producto en la tienda, así como ser capaces de cubrir la demanda hasta que se pueda reponer el inventario.

Sin embargo, sigue existiendo el riesgo de que el nivel de existencias de presentación sea excesivo. Dado que el stock de presentación suele depender del planograma de la tienda, es vital que los equipos de la cadena de suministro estén bien alineados con el equipo de visual merchandising para minimizar el riesgo de exceso y obsolescencia.

3. Automatizar los procesos de gestión de inventarios

Como hemos señalado anteriormente, no es aconsejable asignar todo el inventario de inmediato. En su lugar, los retailers deben confiar en sus procesos de reabastecimiento para reponer periódicamente los niveles de inventario en tienda. En lo que respecta al estocaje, es fundamental que los minoristas se aseguren de que los artículos, tallas y combinaciones de colores correctos se almacenan en el lugar adecuado. Al fin y al cabo, sin una disponibilidad constante durante todo el periodo de venta, los clientes no tendrán más remedio que buscar en otra parte.

Sin embargo, el reaprovisionamiento en entornos minoristas requiere un cuidadoso cálculo del tiempo. Si los artículos se reponen demasiado pronto, puede producirse un excedente en un establecimiento y dejar a otro con pocas existencias más adelante. Del mismo modo, si los artículos se reponen demasiado tarde en la temporada, es posible que no se vendan a tiempo y se tengan que llevar a cabo rebajas que, de otra forma, serían evitables. Una estrategia de aprovisionamiento eficaz logra el equilibrio perfecto entre evitar las roturas de stock, la minimización de los excesos y altos niveles de satisfacción del cliente.

Estrategias comunes para una asignación de inventario

La importancia de la asignación de inventario radica en encontrar un equilibrio adecuado entre la satisfacción del cliente y la eficiencia financiera. Si se asigna demasiado inventario a un canal en particular, se corre el riesgo de tener exceso de stock, con todos los costes asociados que ello supone, como los gastos de inventario, tener que contratar almacenamiento adicional o el riesgo de obsolescencia. Por otro lado, si se asigna muy poco inventario, se puede tener una falta de disponibilidad -lo que nos llevará a sufrir ventas perdidas– y provocará la insatisfacción del cliente.

Para conseguir este equilibrio, es necesario seguir una estrategia de asignación dinámica que se adapte a las fluctuaciones de la demanda en los puntos de venta. Estas son 5 de las estrategias de asignación más comunes:

estrategias de asignacion de stock en retail

1. Asignación universal

Es el método más simple y quizás también el menos efectivo. Tan solo las referencias más relevantes tendrán una asignación diferenciada en la cadena de suministro en función de donde puedan aportar más valor y ser más necesarias. El resto de SKUs se reparten de forma equitativa en los puntos de venta. Una estrategia tan simple, como es de prever, no es eficiente y provoca que se suministre a las tiendas cantidades erróneas de stock.

2. Asignación por niveles

Esta estrategia supone agrupar las tiendas por grupos “A”, “B”, y “C”, en definitiva, estamos hablando de asignación mediante el método ABC. Las tiendas “A” son las que más venden y las “C” las que menos. Esto puede suponer un problema ya que, si una tienda “C” mejora su rendimiento no podrá vender más porque, simplemente, no dispone de suficiente stock. Además, este método tampoco tiene en cuenta que una determinada referencia se puede vender mejor en una tienda “C” que en una “A”.

3. Asignación por grupos de tiendas

Igual que en el anterior caso, se lleva a cabo una agrupación de tiendas, pero en vez de por el nivel de ventas, por su formato.

La agrupación de tiendas es un enfoque más refinado que la clasificación por niveles. Los minoristas asignan productos a tiendas con características comunes. Por ejemplo, la agrupación por formatos agrupa los flagships, los outlets y los popups. En cambio, la agrupación por climas trataría de forma diferente a las tiendas del sur y a las del norte. El problema es que no se puede definir una tienda por una sola propiedad. Las tiendas insignia del norte pueden tener más en común con los outlets locales que con las tiendas insignia del sur.

4. Asignación demográfica

Esta estrategia puede tener sentido en casos específicos donde la composición demográfica del entorno de una tienda es muy particular. Por ejemplo, en el caso de una tienda de ropas situada cerca de un campus universitario, puede tener sentido reforzar las piezas más juveniles en el surtido.

5. Asignación basada en la demanda

Es la asignación más eficaz, ya que se basa en la previsión de la demanda de cada punto de venta. Si la previsión es correcta y la operativa funciona correctamente, el resultado es que se reparte el stock de forma adecuada entre todas las tiendas, consiguiendo el nivel de servicio deseado, pero sin excesos de inventario. No obstante, esta estrategia también es la más complicada y compleja, y para llevarla a cabo suele ser necesario contar con el apoyo de tecnología específica como nuestro software Slim4.

La asignación de inventarios es un entorno multicanal

Lo visto anteriormente hace referencia a estrategias de asignación de inventario en el retail tradicional, donde todas las ventas se materializan en la tienda física. Sin embargo, es evidente que la realidad en la actualidad es más compleja, con nuevos canales de venta que en ningún caso se pueden ignorar.

Particularidades de la asignación de inventarios en e-commerce

Algunas de las especificidades de la venta a través de canales online a la hora de la asignación de inventario son:

Un surtido en general más amplio que una tienda física. Por lo tanto, la asignación de producto deberá hacerse teniendo en cuenta el amplio catálogo de la tienda online.

Por este motivo, las empresas de comercio electrónico, sobre todo los pure players, suelen contar con un centro de distribución para centralizar el inventario en una o pocas localizaciones de gran tamaño.

Un retailer puede vender sus productos en internet a través de múltiples canales (web propia, Marketplace de un tercero, directamente desde redes sociales…). Cada canal puede tener especificidades distintas (por ejemplo, es posible que el nivel de servicio deseado sea mayor en la web propia que en la tienda de un tercero), por lo que la asignación de producto también será distinta.

El alcance geográfico es mucho mayor, pudiendo tener que servir a clientes de ámbito regional o nacional. Esto supone tener que disponer parte del producto en ubicaciones que faciliten el envío de los pedidos de clientes en zonas lejanas.

Las devoluciones en los e-commerce son numerosas, y esto se debe tener en cuenta, ya que se necesitará espacio en el almacén para recibirlas y gestionarlas.

Particularidades de la asignación de inventarios en click and collect

En cuanto al click and collect, el método híbrido que combina la compra online con la recogida en tienda, también tiene algunas particularidades:

Inventario descentralizado

A diferencia del comercio electrónico convencional, donde el inventario está centralizado, en el caso del click and collect habrá que reservar un espacio en la tienda para este tipo de pedidos.

Recursos intensivos

Los pedidos de click and collect requieren un procesamiento eficiente para garantizar una experiencia de recogida sin problemas. La asignación de inventario debe considerar la disponibilidad de personal, espacio de almacenamiento y recursos necesarios para preparar los pedidos dentro del plazo de recogida deseado.

Integración de principio a fin

Una integración fluida entre la plataforma de pedidos online y el sistema en el punto de venta en la tienda es crucial para una asignación precisa de inventario en el click and collect.

Algunos problemas de escasez en la cadena de suministro en Europa en 2023

Aunque la situación de la supply chain es mucho mejor que durante la pandemia y los meses posteriores, eso no significa que los problemas de suministro ya sean historia. Por poner algunos ejemplos, estas han sido algunas de las disrupciones en la supply chain solo en 2023:

La larga crisis de los semiconductores que se alarga desde 2020

Es un tema recurrente desde que estalló el covid-19: la escasez de chips semiconductores. Este problema ha afectado a multitud de industrias como la informática -tarjetas gráficas y ordenadores entre otros productos-, smartphones, videojuegos y, como no, a los automóviles. Las causas de esta crisis han sido una tormenta perfecta que ha mezclado distintos ingredientes como la pandemia, la guerra comercial entre China y Estados Unidos o los incendios en diversas instalaciones especializadas en estos tipos de componentes.

Aunque la situación actualmente ha mejorado mucho en comparación con un año atrás, el problema sigue siendo real. Una buena muestra de ello es la Ley Europea de Chips, aprobada en febrero de 2023 en el parlamento de la Unión Europea, cuyo objetivo es precisamente tratar de atajar la escasez de semiconductores e impulsar su producción en suelo europeo.

La ‘crisis de los tomates’ azota los supermercados de Reino Unido

Los hogares británicos han tenido dificultades para acceder a ciertas verduras durante los primeros meses de 2023. Ha sido la conocida como ‘crisis de los tomates’, y supuso que durante algunas semanas en las estanterías de los supermercados de Reino Unido escasearan algunos alimentos como los pepinos, pimientos, berenjenas o los propios tomates. El origen de esta escasez lo encontramos en España, que es el primer país proveedor de vegetales de Reino Unido. Unas temperaturas inusualmente bajas durante los meses anteriores y que provocaron que las cosechas se resintieran.

Escasez de medicamentos en España

Las autoridades sanitarias en España definen el problema de suministro de medicamentos como “una situación en la que las unidades disponibles de un medicamento en el canal farmacéutico son inferiores a las necesidades de consumo nacional”. Tomando esta definición como referencia, durante 2022 la escasez afectó a 403 medicamentos, un 150% más que el año anterior. La problemática se ha mantenido durante 2023 y afecta a fármacos como Paracetamol, Otix, Primperan,

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Preguntas frecuentes sobre la asignación de inventarios

¿Qué es la asignación de inventario?

La asignación de inventario, o inventory allocation en inglés, se refiere al proceso de asignar y distribuir los productos (inventario) disponible de una empresa a través de su red de suministro. Consiste en determinar qué cantidad de productos se asignará a cada ubicación, como almacenes, tiendas minoristas o centros de distribución, con el fin de satisfacer la demanda de los clientes de manera eficiente.

¿Cuál es la diferencia entre la asignación de inventario y el reaprovisionamiento?

Tal y como veíamos anteriormente, la asignación de inventario se refiere al proceso de asignar y distribuir el stock a lo largo de la cadena de suministro. El reaprovisionamiento, o replenishment en inglés, es el proceso de reabastecer o reponer el inventario en las ubicaciones asignadas. Implica determinar cuándo y en qué cantidad se deben enviar productos desde una ubicación central, como un almacén central o un centro de distribución, o hacer un pedido a proveedor hacia las ubicaciones de venta o consumo. El objetivo del reaprovisionamiento es mantener los niveles de inventario adecuados para satisfacer la demanda continua de los clientes.

¿Cuáles son los beneficios para la empresa de una asignación de inventario eficiente?

Algunos de los beneficios de una buena asignación de inventario en la empresa son:

  • Incremento de la satisfacción del cliente al asignar correctamente el stock y, por tanto, garantizando que los productos estén disponibles en las ubicaciones y momentos adecuados.
  • Optimización del espacio de almacenaje, permitiendo que no se produzcan roturas de stock en algunos emplazamientos y sobrestocks en otros
  • Reducción de gastos operativos, como pueden ser de transporte, al tener bien distribuido desde un inicio el inventario. Esto permite reducir y optimizar trayectos y evitar devoluciones al centro de distribución al acabar la temporada o por riesgos de obsolescencia
  • Incremento de la agilidad y flexibilidad de la empresa. Gracias a la distribución estratégica del inventario, se consigue una mejor adaptación a las fluctuaciones de la demanda.

¿Qué dificultades se deben superar para llevar a cabo una asignación de inventario efectiva?

Algunas de las dificultades con las que se encuentran las empresas en sus procesos de asignación de inventarios son:

  • Falta de visibilidad en la demanda de las distintas ubicaciones.
  • Complejidad en la red de suministro. A más ubicaciones de venta, centros de distribución, socios comerciales de los que se depende… la operativa se vuelve más complicada
  • Capacidad de almacenamiento limitada en alguna de las ubicaciones
  • Falta de datos o mala interpretación de los mismos. Sin información fiable no se puede llevar a cabo una asignación de stock efectiva.