Voorraadallocatie: hoe vinden retailers de perfecte balans?

Regels voor voorraadallocatie: Welke parameters moeten er zijn?

Elk bedrijf is anders. Daarom moeten de parameters voor een effectieve allocatie van voorraden worden afgestemd op de bijzonderheden van de activiteit in kwestie. In omgevingen waar de vraag bijvoorbeeld stabiel en gemakkelijk te voorspellen is, kan het toewijzen van de volledige voorraad de beste manier zijn om de supply chain-kosten te minimaliseren.

In modeomgevingen bijvoorbeeld, waar de vraag per locatie zeer onzeker is, zou het toewijzen van 100% van de beschikbare voorraad op dag één een riskante beslissing kunnen zijn. In plaats daarvan kan het zinvol zijn om 50% van de beschikbare voorraad in eerste instantie aan winkels toe te wijzen en de rest later aan de best presterende locaties. Daarom moeten de voorraadtoewijzingsregels dit weerspiegelen.

Bij het bepalen van regels voor de allocatie van voorraden, kunnen bedrijfsleiders overwegen:

• Het risico van voorraadtekort versus het risico van verspilling
• Gemakkelijk en snel voorraad distribueren van DC naar winkels
• Beschikbare magazijnruimte in het DC
• Beschikbare schapruimte in de winkel
• Kosten om voorraad te herdistribueren
• Niveau van beschikbare voorraad

Hoe kun je de valkuilen van slecht voorraadbeheer vermijden?

De factoren en prioriteiten voor het nemen van een voorraadbeslissing verschillen van retailer tot retailer. Er zijn echter een aantal principes die alle bedrijfsleiders in overweging moeten nemen om ervoor te zorgen dat de toewijzing van de voorraad zowel aan de vraag van de klant voldoet als waarde voor het bedrijf oplevert.

1. De allocatie telkens als eerste goed regelen

Voor veel retailers veroorzaakt de eerste allocatie de grootste hoofdpijn. Dit is niet verrassend, aangezien een van de meest voorkomende vermijdbare oorzaken van veroudering en verspilling een slechte eerste voorraadallocatie is. Bij het uitrollen van een product naar winkels is de verleiding groot om alle voorraad vanaf dag één toe te wijzen. Het heeft echter weinig zin om producten toe te wijzen aan een winkel waar ze waarschijnlijk niet worden verkocht. Neem bijvoorbeeld de allocatie van voorraden damesschoenen. Er zal altijd meer vraag zijn naar schoenen in gemiddelde maten en daarom is het logisch om deze toe te wijzen aan winkels.

Maar hoe zit het met extreem grote of kleine maten? De vraag hiernaar in een specifieke winkel is waarschijnlijk veel lager en daarom is het risico op overschotten en incourantheid veel groter. Zodoende is het zinvol om de allocatie van extreme maten te centraliseren en aan de vraag te voldoen via de webshop of naar winkels te pushen wanneer dat nodig is.

2. Presentatie is alles

Bij de eerste allocatie is minder meer. Er is echter altijd een ondergrens aan de voorraad die in eerste instantie aan winkels moet worden toegewezen. Er moet gezorgd worden dat winkels over voldoende voorraad beschikken wanneer er een nieuw product gelanceerd wordt. De voorraad moet voldoende zijn, tot dat de voorraad weer kan worden aangevuld.

Er bestaat altijd een risico dat het niveau van de presentatievoorraad te hoog is, en omdat de presentatievoorraad meestal wordt aangestuurd door het bestaande planogram, is het essentieel dat de supply chain-teams goed zijn afgestemd op het visual merchandising-team om het risico van redundantie en veroudering te minimaliseren.

3. Laat geautomatiseerd voorraadbeheer voor jou werken

Zoals hierboven is benadrukt, is het niet aan te raden om alle voorraad meteen toe te wijzen. In plaats daarvan moeten retailers vertrouwen op hun voorraadprocessen om de voorraadniveaus in de winkel regelmatig aan te vullen. Als het op voorraad houden aankomt, is het essentieel dat retailers ervoor zorgen dat de juiste artikelen, maten en kleuropties op de juiste locatie op voorraad zijn. Immers, zonder een consistente beschikbaarheid gedurende het hele verkoopperiode hebben klanten weinig andere keuze dan elders te gaan kijken.

Bovendien moet het aanvullen in retailomgevingen zorgvuldig worden gepland. Als artikelen te vroeg worden aangevuld, kan dit resulteren in een overschot op de ene locatie, terwijl een andere locatie verderop in de keten te weinig voorraad heeft. Ook wanneer artikelen te laat in het seizoen worden aangevuld, is het mogelijk dat deze artikelen niet op tijd worden doorverkocht, wat leidt tot vermijdbare afprijzingen. Een effectieve aanvulstrategie zorgt voor de perfecte balans tussen het voorkomen van voorraadtekorten, het minimaliseren van overschotten en het bereiken van een hoge klanttevredenheid.

Strategieën voor effectieve voorraadallocatie

Het belang van voorraadtoekenning ligt in het vinden van de juiste balans tussen klanttevredenheid en financiële efficiëntie. Als je te veel voorraad aan een bepaald kanaal toewijst, loop je het risico op overtollige voorraad en alle bijbehorende kosten die dat met zich meebrengt. Bijvoorbeeld voorraadkosten, de kosten van extra opslagcapaciteit en het risico van veroudering. Aan de andere kant, als jij te weinig voorraad toewijst, kan de beschikbaarheid hieronder lijden, wat leidt tot omzetverlies en ontevredenheid bij de klant. Om dit evenwicht te bereiken, heb je een dynamische allocatiestrategie nodig die zich aanpast aan schommelingen in de vraag op de verkooppunten.

Hieronder staan vijf van de meest effectieve allocatiestrategieën:

1. Universele allocatieregels

Dit is de eenvoudigste en misschien ook de minst effectieve methode. Alleen de belangrijkste artikelen krijgen een gedifferentieerde allocatie aan winkels, afhankelijk van waar ze de meeste waarde genereren en waar ze het meest nodig zijn. De rest van de SKU’s wordt gelijk verdeeld over elke locatie. Zo’n eenvoudige strategie is, voorspelbaar, niet efficiënt en zorgt ervoor dat winkels worden bevoorraad met de verkeerde hoeveelheden voorraad.

2. Gedifferentieerde allocatie

Bij deze strategie worden de winkels gegroepeerd op belangrijkheid, wat resulteert in groepen “A”, “B” en “C”. De belangrijkste, “A”-winkels, zijn degenen die het meest verkopen, terwijl de “C”-winkels het minst verkopen.  Dit kan een probleem zijn, want als een “C”-winkel zijn prestaties verbetert, zal hij niet meer kunnen verkopen omdat hij simpelweg niet genoeg voorraad heeft. Bovendien houdt deze methode geen rekening met het feit dat een bepaald artikel efficiënter kan worden verkocht in een “C”-winkel dan in een “A”-winkel.

3. Allocatie per winkelgroep

Net als bij de vorige strategie worden winkels gegroepeerd. Maar in plaats van op omzet worden ze gegroepeerd op formaat. Winkelclustering is een meer verfijnde aanpak dan gelaagdheid. Retailers wijzen producten toe aan winkels met gemeenschappelijke kenmerken. Winkelformules kunnen bijvoorbeeld vlaggenschiplocaties, outlets en pop-ups omvatten.  Je kunt er echter de voorkeur aan geven om ze te groeperen op basis van geografische locatie, waarbij winkels in het zuiden en die in het noorden verschillend worden behandeld. Maar wat als een grote winkel in het noorden meer gemeen heeft met lokale verkooppunten dan een vergelijkbare grote winkel in het zuiden en vice versa? Zoals je kunt zien, is het probleem hier dat het vaak moeilijk is om een winkel te definiëren aan de hand van één kenmerk.

4. Allocatie op basis van demografische gegevens

Deze strategie kan zinvol zijn in specifieke gevallen waarbij de demografische samenstelling van een winkelomgeving heel bijzonder is. In het geval van een kledingwinkel in de buurt van een universiteitscampus kan het bijvoorbeeld zinvol zijn om meer hoodies en sportkleding toe te wijzen om aan de vraag van de gangbare klant te voldoen.

5. Vraaggestuurde allocatie

Vaak is dit de meest efficiënte allocatiestrategie, omdat het gebaseerd is op de vraagvoorspelling van elk verkooppunt. Als de voorspelling juist is en de operatie correct verloopt, is het resultaat dat de voorraad op de juiste manier wordt verdeeld over alle winkels, zodat het gewenste serviceniveau wordt bereikt, maar zonder overtollige voorraad. Dit is echter ook de meest gecompliceerde en complexe strategie, en om deze effectief uit te voeren is het verstandig om ondersteuning te krijgen van specifieke technologie.

Voorraadallocatie in een omgeving met meerdere kanalen

Tot nu toe hebben we het gehad over voorraadallocatiestrategieën in de context van een traditionele retailomgeving, waar alle verkopen plaatsvinden in een fysieke winkel. De realiteit van vandaag is echter complexer. Met meer verkoopkanalen dan ooit tevoren moeten we ook nadenken over hoe je aanpak van voorraadallocatie moet worden aangepast om een omgeving met meerdere kanalen te ondersteunen.

Nuances van voorraadtoekenning in e-commerce

Enkele specifieke uitdagingen op het gebied van voorraadallocatie bij verkoop via online kanalen zijn:

Bredere assortimenten

Over het algemeen bieden online kanalen een veel breder assortiment in vergelijking met een fysieke winkel. Bij de toewijzing van producten moet daarom rekening worden gehouden met de uitgebreide catalogus van de online winkel. Hierom centraliseren e-commercebedrijven, vooral echte spelers, hun voorraad vaak in een van de twee grote distributiecentra.

Gedifferentieerde strategieën per kanaal

Een retailer kan zijn producten op het internet verkopen via verschillende kanalen. Bijvoorbeeld via zijn eigen website, via marktplaatsen van derden en/of rechtstreeks of via sociale netwerken om er maar een paar te noemen. Elk kanaal kan verschillende specifieke kenmerken hebben. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat het gewenste serviceniveau hoger is voor de eigen website in vergelijking met een winkel van derden. Daarom moet de allocatiestrategie dienovereenkomstig worden aangepast.

Geografisch divers klantenbestand

De geografische reikwijdte is veel groter en kan betekenen dat je klanten bedient op regionaal, nationaal of zelfs internationaal niveau. Dit kan betekenen dat je je netwerk dienovereenkomstig moet inrichten om bestellingen van klanten op afgelegen plaatsen uit te voeren.

Retourzendingen

Retourzendingen in e-commerce komen vaak voor en daar moet rekening mee worden gehouden. In het magazijn is er ruimte nodig om ze te ontvangen, beheren en verwerken.

Nuances van voorraadallocatie voor Click & Collect-activiteiten

Het hybride model voor Click & Collect combineert online aankopen met afhalen in de winkel. Dit model kent enkele specifieke eigenschappen:

Gedecentraliseerde voorraad

In tegenstelling tot pure play e-commerce waar de voorraad gecentraliseerd is, moet er in het geval van Click & Collect mogelijk een bepaalde hoeveelheid voorraad op de locatie worden aangehouden. Bovendien moet er mogelijk ruimte in de winkel worden gereserveerd om dit soort bestellingen te verwerken.

Intensief gebruik van hulpbronnen

Het uitvoeren van Click & Collect bestellingen vereist een efficiënt proces om een soepele klantervaring te garanderen. Bij het toewijzen van voorraden moet rekening worden gehouden met de beperkingen op het gebied van personeel, opslagruimte en middelen.

Integratie van begin tot eind

Naadloze integratie tussen het online bestelplatform en het kassasysteem in de winkel is cruciaal voor een nauwkeurige toewijzing van de Click & Collect-voorraad.

Laatste gedachten over voorraadallocatie

In het huidige retailklimaat moeten retailers elke kans grijpen om hun marges te verbeteren. Als een van de belangrijkste oorzaken van overvloed en verspilling zal het optimaliseren van de voorraadallocatieprocessen retailers ongetwijfeld helpen om vermijdbare kosten te minimaliseren. Door het beslissingsproces te rationaliseren, zullen retailers bovendien profiteren van de hogere verkoopcijfers als gevolg van een hogere beschikbaarheid in de hele keten.

Welke stappen heb je ondernomen om je toewijzingsaanpak te optimaliseren? Welke impact heeft dit gehad op jouw bedrijf?