Dynamisk lagerpåfyllning: så förbättrar ni er process

Lagerpåfyllning förr

Fram till ungefär slutet av förra seklet var fysiska papper en stor komponent i processen av att fylla på lagret i butikerna.

Inte bara kvitton var på denna tid fysiska, utan även orderböckerna. Det var gigantiska listor över alla produkter som kunde beställas. Det var även någon som gick runt i butiken och antecknade vad som behövdes för att sedan faxa det till huvudkontoret.

Det var enklare tider då, men inte på något sätt bättre. Förmågan att fylla på lagret på ett korrekt och effektivt sätt hängde på magkänslan och den analytiska förmågan hos den person som gjorde beställningarna “på plats”. Vilket är ett stort ansvar att lägga på endast en person. Lyckligtvis har den personens jobb nu blivit mycket enklare i takt med utvecklingen av avancerad digital teknik.

Detaljhandelskedjorna införde företagsomfattande ERP-system och automatiserade POS-system som automatiskt spårade lagernivåer och butiksförsäljning. Detta resulterade i en mer effektiv planeringsprocess.

Baserat på ett statiskt och permanent min/max-system kunde ERP-systemet själv beräkna vilka produkter, och hur många, som behövde fyllas på för en viss butik. Men trots att detta effektiviserade beställningsprocessen, kunde det inte förbättra kvaliteten på besluten om påfyllning.

Det fanns antingen för mycket eller för lite på hyllorna.

Ett statiskt ERP-system har ingen större kommersiell betydelse. Det förutspår inte trender och tar inte hänsyn till säsongsvariationer. Det beställer helt enkelt efter minimi- och maximiparametrar. Det är alltså en statisk lösning på ett rörligt problem.

Lagerpåfyllning idag

Från år 2010 ändrades saker och ting ytterligare i utvecklingen inom leveranskedjan. Ett mer avancerat lagerhanteringssystem blev standard och efterfrågan kunde prognostieras på en detaljerad nivå. Optimala påfyllningsordrar kunde beräknas per produkt, per butik och per dag. De kunde skilja mellan online- och offlinekanaler, förutse lokala försäljningsmönster, säsonger, trender, helgdagar och kampanjer. Detta var mycket mer avancerat och effektivt än en checklista på papper som faxas över till huvudkontoret.

Idag kan de senaste generationerna av programvaror för planering av leveranskedjan göra allt ni önskar att de ska göra som återförsäljare.

I takt med att artificiell intelligens (AI) växer fram kan ni använda den i er process för en målsättning av en perfekt påfyllningspolicy. Ni kan använda tekniken för att optimera era processer utan att ni eller medarbetare behöver ingripa.

5 fördelar med att använda teknik i er policy för påfyllning

1. 50% färre uteblivna försäljningar

Man kan inte sälja något man inte har, åtminstone inte direkt. Om ni gör er lagerpåfyllning dynamisk så kan ni minska antalet uteblivna försäljningar med 50%.

2. Mindre lager

Om ni inte vet hur mycket lager ni behöver, kommer ni troligen att lägga på 15 % som en buffert. Att försöka uppskatta hur stort lager man behöver och göra gissningar kommer leda till överskott . Överskott av lager innebär att ni går miste om marginal. Ni kommer sannolikt att uppleva högre kostnader , inkurans och onödiga rabatter.

3. Färre förluster

Om era produkter har ett bäst före-datum är svinn ett av de största problemen, i alla fall ur ett marginalperspektiv. Dynamiska beställningssystem ger er bättre prognoser , differentierade servicenivåer, smartare påfyllning och en minskning av svinnet med 30%.

4. Effektiv logistik

Dynamisk butikspåfyllning kan minska antalet orderrader med upp till 30%. Ni får bredare flöden med färre orderplock, vilket ökar effektiviteten i hela kedjan.

5. Ett bättre varumärkesrykte

Genom att ha välfyllda hyllor och fulla produktlinjer ger ett bättre intryck till era kunder. Det ökar också chansen för återkommande kunder, nya kunder och ett bättre rykte.

Ett enhetligt perspektiv på påfyllningspolicy

Precis som med många andra aspekter av leveranskedjan finns det ingen universallösning för dynamisk lagerpåfyllning . Vilken metod som fungerar bäst beror på bransch, företagsstorlek, avdelning, nisch och undersektor.

Även inom samma företag, ser personer med olika funktioner lagret på olika sätt. Företagets ekonomichef vill exempelvis ha så låga kapitalkostnader och transportkostnader som möjligt. Försäljningsavdelningen vill istället ha så mycket varor på hyllorna som möjligt, medan arbetarna inom logistik bara vill ha effektivitet.

Utmaningen för den ansvariga för framgång i leveranskedjan är att väga dessa intressen mot varandra.

Hur skapar man en optimal påfyllningsprocess?

Här är tre steg för att hitta en optimalt fungerande påfyllningsverksamhet.

Steg 1: Definiera er påfyllningsstrategi

Varje detaljhandelsföretag bör ha en strategi för att definiera vilket kundlöfte man vill uppfylla och hur man vill differentiera sig.

Den avgörande frågan är vad ni har som målsättning: Satsar ni på kundnärhet? Produktledarskap? Eller operativ excellens? Svaret kommer att göra stor skillnad för er process.

Inom en detaljhandelsstrategi är det viktigt att beskriva de servicenivåer som ni strävar efter inom olika produktkategorier och försäljningskanaler för att lyckas. Detta är en top-down-strategi.

Era företagsledare måste leda processen. De bör också skapa rutiner att följa för när det gäller presentation av lager. Har ni fulla hyllor? Eller är de glesa och selektiva? Vilka observationer kommer era kunder att göra om varje alternativ?

Om en återförsäljare av lyxvaror visar upp färre varor på sina hyllor hade det troligen inte skadat deras varumärke. Men om en stormarknad hade färre varor på hyllorna hade det kanske skadat varumärket. Er lagerstrategi är alltså en konsekvens av er övergripande företagsvision.

Steg 2: Översätt strategin till taktiska beslutsregler

När ni har definierat er strategi kan ni konfigurera ert påfyllningssystem. En viktig del av detta är prognosfunktionen som beräknar förväntad försäljning per artikel och per butik.

Ert system måste kunna beräkna korrekta påfyllningsorder baserat på robusta prognoser, aktuella lagernivåer och era affärsparametrar…

En bra process ser ut på följande sätt:

1. Vad är försäljningsprognosen för artikeln i den butiken?

Baserat på trendmönster, säsonger, helgdagar, livscykel och planerade kampanjer

2. Vad är det optimala lagret per artikel och per butik?

Baserat på önskad servicenivå, säkerhetslager och presentationslager

3. Vilken är den optimala påfyllningsordningen för denna artikel och denna butik?

Med hänsyn till logistikkapacitet, lagerbrist, risk för svinn, påfyllningsintervall per butik och optimala orderkvantiteter.

Oavsett vilken bransch ni är verksamma i kommer ni att bli snabbare och bättre ju mer ni kan automatisera. Det skulle bli svårt att hantera era konton med enbart huvudräkning.

Ett bra lagerhanteringssystem kan arbeta bättre och mycket snabbare än vad ni kan.

Steg 3: Ge era medarbetare möjlighet att fatta bättre beslut

Bara för att ni har ett avancerat system för planering av leveranskedjan betyder det inte att era mänskliga planerare inte längre behövs. Ni kommer fortfarande att behöva era medarbetare och deras roll är till och med nu ännu viktigare.

I en optimal värld skulle er påfyllningsprocess fungera smidigt, tillgängligheten skulle vara felfri och prognoserna tillförlitliga. Lastbilarna skulle vara fulla och leverantörerna skulle komma i tid. Men saker och ting går tyvärr sällan så här smidigt.

Kanske säljer en produkt plötsligt mycket snabbare än förväntat? Vad händer om en leverantör inte kan fullfölja sina leveranser? Eller om en kampanj inte går hem? När teknologin gör det tunga jobbet måste era medarbetare fokusera sin tid på att övervaka resultatet för att identifiera möjligheter och förutse risker.

Dynamisk påfyllning: ett verkligt kundexempel

Med sin innovativa karaktär och unika stil i sina kreationer sätter Desigual riktmärket inom modebranschen. Återförsäljaren grundades i Barcelona 1984 och har byggt upp ett nätverk av distributionscentraler i Europa, Amerika och Asien. Idag är Desigual verksamt i mer än 100 länder via ett brett utbud av både fysiska och digitala kanaler.

Genom att dra nytta av Slim4:s effektfulla funktioner för planering av leveranskedjan optimerade Desigual allokering och påfyllning i hela sitt butiksnät för att uppnå:

• 4% ökad tillgänglighet i butik
• 27% minskning av lager, frigörande av rörelsekapital
• Ökad effektivitet i hela butiksnätet

Klicka här för att läsa hela artikeln

Vad ni behöver för att bygga ett mer responsivt påfyllningssystem

Involvera högsta ledningen

Som med i stort sett allt annat i ert företag kommer det inte att hända något om de högsta cheferna inte är involverade i utformningen, genomförandet och samarbetet kring en viss rutin. Oavsett om vi talar om personalförmåner, mångfaldsinitiativ eller påfyllningsprocesser.

Ledningens uppgift är att fastställa den övergripande strategi som i slutändan styr er strategi för påfyllning.

Involvera ert centrala team för leveranskedjan

De bästa detaljhandlarna hanterar sina påfyllningsprocesser centralt. Ett team som inte vet vad som pågår är dömt att fatta felaktiga beslut och teoretiska kunskaper kommer inte att räcka till.

Om ni involverar dem i den dagliga driften på verkstadsgolvet kommer de att fatta bättre beslut snabbare och med större precision.

Gör korrekta inköpsprocesser

Ni kan ha världens bästa programvara för påfyllning och ändå misslyckas med att göra ert företag framgångsrikt om ni inte följer upp den med rätt uppgifter. Det verkliga arbetet måste göras på verkstadsgolvet då det är där försäljningen sker. Det är där kunderna återvänder till er butik.

Är produkterna på rätt plats? Är de frontade? Är hyllorna snygga? Finns det ett ruttet äpple som gömmer sig bland produkterna? Personalen spelar en nyckelroll i detta och behöver stödjas så mycket som möjligt för att se till att butikerna är välskötta.

De måste också göra sin del för att stödja datan med hur det ser ut i verkligheten, vilket det tyvärr oftast inte finns någon genväg till.

Gör effektivitet till din högsta prioritet

Ju effektivare ni är, desto bättre går det för er. Men effektivitet börjar och slutar inte i styrelserummet utan den genomsyrar hela verksamheten som en kärna.

Det är svårt att hitta kompetent personal och detta problem gäller inte bara dem ni anställer direkt, utan hela er leveranskedja. Lagerpersonal, chaufförer, butikspersonal, lagerplanerare – efterfrågan på dessa personer är större än utbudet. Vilket innebär att kvaliteten på dem ni accepterar kan vara lägre.

Det första steget på vägen mot framgång är att se till att era medarbetare har all kunskap och alla verktyg de behöver för att kunna utföra sitt arbete på ett effektivt sätt. Om ni upptäcker att den initiala kompetensen hos dessa personer är lägre än normalt, faller det på era axlar att utbilda dem ordentligt. Detta gäller även för hantering av knapphet i hela verksamheten.

Lastbalansering, det vill säga hantering av påfyllningsorder för att optimalt utnyttja tillgänglig kapacitet, är avgörande.

Dynamisk lagerpåfyllning är en absolut nödvändighet i dagens detaljhandel

Om du fortfarande använder papper ligger du långt efter dina konkurrenter. Fördelarna med att anamma teknik i era processer är tydliga och uppenbara, och programvara som Slim4 kan ta ert företag till nivåer som ni för närvarande bara kan drömma om.

Men enbart effektiv programvara kommer inte att förändra situationen. Följ råden i den här artikeln så kommer ni kunna optimera era processer. Om ni behöver ytterligare hjälp på vägen kan ni kontakta oss för att få råd från experter som har erfarenhet av just dessa situationer.