La revolución del reaprovisionamiento dinámico de stock

Papel, ¿eh? Muy de los 90

Hasta finales del siglo pasado, el papel era la principal herramienta de reaprovisionamiento de una tienda.

Al igual que todos los recibos que se entregaban eran físicos, también lo eran los libros de pedidos. Listas gigantescas de todos los productos que se podían pedir. Alguien recorría la tienda, tomaba nota de lo que se necesitaba y lo enviaba por fax a la oficina central.

Eran tiempos más sencillos. Pero desde luego no eran mejores tiempos.

Tu capacidad para reponer tu stock con precisión y eficacia dependía de la intuición y la capacidad analítica de la persona que hacía los pedidos “a ojo”. Mucha responsabilidad para una sola persona.

Por suerte, el trabajo de esa persona se hizo mucho más fácil con la llegada de tecnologías más avanzadas.

Las compañías de retail implantaron sistemas ERP y otros sistemas para realizar un seguimiento automático de los niveles de inventario y de las ventas en tienda. El resultado: un proceso de planificación mucho más eficiente.

Basándose en un sistema estático y rígido de mínimo/máximo, el ERP podía calcular por sí mismo qué productos y en qué cantidad debían reponerse para una tienda concreta. Aunque esto hacía más eficiente el proceso de pedidos, no podía mejorar la calidad de las decisiones de reaprovisionamiento.

Resultado: había demasiado o demasiado poco producto en las estanterías

Un sistema ERP estático tiene poco sentido comercial. No predice tendencias ni tiene en cuenta las fluctuaciones estacionales. Se limita a realizar pedidos según sus parámetros de mínimo y máximo. Es una solución estática a un problema dinámico.

A partir de 2010, las cosas cambiaron aún más

A partir de entonces, los sistemas más sofisticados de gestión de inventarios se convirtieron en habituales. Podían prever la demanda a un nivel detallado.

Los pedidos óptimos de reposición podían calcularse por producto, por tienda y por día. Del mismo modo, estos sistemas permitían distinguir entre canales online y offline, anticipar patrones de venta locales, temporadas, tendencias, vacaciones y promociones.

Mucho más sofisticado que una lista en papel enviado por fax a la oficina central. Hoy en día, las últimas generaciones de software de planificación pueden cubrir la mayoría de las necesidades de los retailers en la cadena de suministro. A medida que la inteligencia artificial (IA) cobra protagonismo, los retailers pueden aproximarse más a la reposición perfecta sin que prácticamente tengas que intervenir en el proceso.

5 ventajas de incorporar la tecnología a tu política de reaprovisionamiento

1. 50% menos de ventas perdidas

No puedes vender lo que no tienes. Al menos en ese momento. Sin embargo, si dinamizas el reaprovisionamiento, podrás reducir el número de ventas perdidas en un 50%.

2. Reducción de stock

Si no sabes cuánto stock necesitas, siempre te cubrirás las espaldas con un 15% extra de colchón. Es la historia de siempre. Jugar a las adivinanzas conduce a un exceso de stock. Y el exceso significa que estarás perdiendo margen: aumentarán los costes de inventario, la obsolescencia y los descuentos innecesarios.

3. Menos desperdicios

Los sistemas dinámicos avanzados de pedidos te ofrecerán una mejor previsión, niveles de servicio diferenciados según canal, zona geográfica, tipo de tienda… y un reaprovisionamiento más inteligente. De media, podrías reducir las mermas un 30%.

4. Logística más eficaz

El reabastecimiento dinámico de las tiendas puede reducir el número de líneas de pedido hasta en un 30%. La preparación de pedidos será más simple, lo que aumenta la eficiencia en toda la cadena.

5. Una mejor imagen de marca

¿Están tus estanterías medio llenas? ¿O medio vacías? La respuesta es cuestión de perspectiva, pero cualquiera de las dos da mala impresión. Las estanterías bien surtidas dejan un mejor sabor de boca al cliente.

Una visión unificada de la política de reaprovisionamiento

Como ocurre con muchos aspectos de la cadena de suministro, no existe un enfoque único para el reaprovisionamiento dinámico de stock. Las “mejores prácticas” varían según el sector, el tamaño de la empresa, el departamento, el nicho y el subsector.

Incluso dentro de una misma empresa, las personas que desempeñan distintas funciones tienen una visión distinta del inventario.

Tu director financiero, por ejemplo, quiere gastar el menor capital posible y minimizar os costes de transporte. El departamento comercial, por el contrario, quiere el mayor stock posible en las estanterías.

Mientras que el departamento de logística seguramente sólo querrá la máxima eficiencia.

El reto para ti, como responsable de la cadena de suministro, es sopesar estos intereses entre sí.

¿Cómo se crea un proceso de reaprovisionamiento óptimo?

He aquí 3 pasos para encontrar una operación de reaprovisionamiento que funcione óptimamente.

Paso 1: Define tu estrategia de stock

Todo retailer debe tener una estrategia para definir qué cuál es su compromiso con el cliente y cómo quiere diferenciarse.

Esta es la pregunta clave: ¿Buscas la máxima satisfacción del cliente? ¿El liderazgo de producto? ¿O la excelencia operativa?

La respuesta a esta pregunta marcará una gran diferencia en tu proceso de reaprovisionamiento.

En una estrategia de venta retail, buena parte el éxito dependerá de definir los niveles de servicio a los que se aspira en las distintas categorías de productos y canales de venta. Y este es un enfoque descendente (la estrategia debe definirla el management).

También debes tener claro cómo quieres que sea tu stock de de presentación. ¿Quieres unas estanterías bonitas y bien nutridas? ¿O más bien con poco producto pero muy selectivo? ¿Cuál sería la opinión de tus clientes según la opción que escojas?

Nadie acusaría a un retailer de artículos de lujo de perjudicar su marca con menos artículos expuestos. En cambio, a un supermercado si le perjudicaría.

Tu estrategia de stock debe derivarse de una visión corporativa más amplia.

Paso 2: Traducir la estrategia en reglas automáticas de reaprovisionamiento

Una vez definida la estrategia, puedes configurar tu sistema de reaprovisionamiento. Llegados a este punto la función de previsión para calcular las ventas previstas por artículo y por tienda, es crucial.

Tu sistema debe ser capaz de calcular con precisión los pedidos de reposición basándose en previsiones sólidas, los niveles de stock y los parámetros determinados por tu estrategia empresarial…

Un buen proceso responde a las siguientes preguntas teniendo en cuenta distintos factores:

1. ¿Cuál es la previsión de ventas del artículo en una tienda?

Deben tenerse en cuenta las tendencias, las temporadas, las vacaciones, el ciclo de vida del producto en cuestión y las promociones previstas.

2. ¿Cuál es el stock óptimo por artículo y por tienda?

En función del nivel de servicio deseado, stock de seguridad y stock de presentación.

3. ¿Cuál es el pedido de reposición óptimo por artículo y por tienda?

Teniendo en cuenta la capacidad logística, la escasez de existencias, el riesgo de mermas, los intervalos de reposición por tienda y las cantidades óptimas de pedido.

Sea cual sea tu negocio, cuanto más puedas automatiza, mejor te irá. ¿A que no gestionarías tus finanzas personales haciendo las cuentas mentalmente?

Un buen sistema de gestión de inventarios trabaja mejor y más rápido de lo que tú eres capaz.

Paso 3: Forma a tu personal para tomar mejores decisiones

El hecho de que dispongas de un sofisticado sistema de planificación de la cadena de suministro no significa que tus planners “humanos” vayan a perder su trabajo.

Seguirás necesitando a tu equipo. Quizás más que nunca

En un mundo perfecto, tu proceso de reaprovisionamiento funcionaría a la perfección. La disponibilidad sería impecable y las previsiones 100% fiables. Los camiones estarían llenos y los proveedores llegarían siempre a tiempo. Pero las cosas no suelen ir tan bien.

¿Qué sucede si de repente un producto se venda mucho más rápido de lo esperado? ¿Y si un proveedor no puede cumplir sus entregas? ¿O si una promoción no tiene el éxito que se previó inicialmente?

Mientras la máquina hace el trabajo pesado –en este caso el software de gestión de la cadena de suministro-, tu personal debe deducar su tiempo a supervisar su rendimiento para identificar oportunidades y anticiparse a los riesgos.

Reaprovisionamiento dinámico: un ejemplo de cliente real

Con un carácter innovador y el estilo único de sus creaciones, Desigual es un referente en la industria de la moda. Fundada en Barcelona en 1984, la cadena ha dispone de una red de centros de distribución repartidos por Europa, América y Asia. En la actualidad, Desigual opera en más de 100 países a través de una amplia variedad de canales físicos y digitales.

Aprovechando las potentes capacidades de planificación de la cadena de suministro de Slim4, Desigual optimizó la asignación y el reaprovisionamiento en toda su red de tiendas. Y haciendo esto consiguió los siguientes resultados:

• Aumento del 4% de la disponibilidad en las tiendas
• Reducción del 27% de las existencias, liberando capital circulante
• Mayor eficacia en toda la red de tiendas

Descubre la historia completa.

¿Qué necesitas para crear un sistema de reposición con mayor capacidad de respuesta?

Implicar a la alta dirección

Como prácticamente todo en tu empresa, si los altos cargos no se involucran, la implantación de un sistema o de una nueva práctica no se llevará a cabo.

Un nuevo proceso de reposición no es una excepción.

El trabajo de la dirección en este sentido consiste en determinar la estrategia de reaprovisionamiento que, en última instancia, impulsa todo el enfoque de la reposición.

Implica a tu equipo de la cadena de suministro

Los mejores retailers gestionan sus procesos de reaprovisionamiento de forma centralizada.

Un equipo que no visibilidad está condenado a tomar decisiones equivocadas.

Involúcralos en el día a día de la tienda y tomarán mejores decisiones con mayor rapidez y precisión.

Realizar procesos de compra precisos

Puedes tener el mejor software de reaprovisionamiento del mundo, pero te servirá de poco si tus procesos no son los adecuados.

El trabajo crítico se lleva a cabo en las tiendas. Ahí es donde se hacen las ventas y, según la experiencia del cliente en tu establecimiento decidirá o no volver a él.

¿Están los productos en el lugar correcto? ¿Están ordenadas las estanterías? ¿Hay alguna “manzana podrida” expuesta de cara al público?

Tu equipo desempeña aquí un papel clave y necesitas todo su apoyo.

También tienen que poner de su parte para confirmar que los datos se corresponden con la realidad.

Haz de la eficiencia tu máxima prioridad

Cuanto más eficiente seas, mejor será tu negocio. Pero la eficiencia no empieza y acaba en la sala de juntas.

Es difícil encontrar buenos empleados. Y este problema no afecta solo a los empleados directos, sino a toda la cadena de suministro.

Personal de almacén, conductores, personal de tienda, planners… la demanda de estos perfiles es superior a la oferta. Y eso significa, normalmente, que la calidad de los que aceptas puede ser inferior.

Asegurarte de que tu personal dispone de todos los conocimientos y herramientas para hacer su trabajo con eficacia es el primer paso en el camino hacia el éxito. Si descubre que la competencia inicial de esas personas es inferior a lo normal, es tu responsabilidad formarlas adecuadamente.

Lo mismo ocurre con la gestión de la escasez en toda la empresa. Gestionar las órdenes de reaprovisionamiento para repartir el stock disponible entre los distintos puntos de venta es crucial.

La reposición dinámica de stock es una necesidad absoluta en el retail actual.

Si todavía gestionas tu reaprovisionamiento con papel, estás muy atrasado.

Las ventajas de incorporar la tecnología a tus procesos son claras y evidentes. Y un software como Slim4 puede llevar a tu empresa a alcanzar niveles de eficiencia con los que ahora solo puedes soñar

Pero el software por sí solo no cambiará nada. Sigue los consejos de este artículo y no te equivocarás. Y si necesitas ayuda, ponte en contacto con nosotros para contar con el asesoramiento de expertos con experiencia probada.