Gestione delle scorte: Ottimizzazione e strategie chiave per massimizzare la redditività

La gestione delle scorte è un processo aziendale che influenza direttamente la redditività e la competitività di un’azienda. La chiave sta nel raggiungere un equilibrio tra la disponibilità di scorte sufficienti a soddisfare la domanda e la riduzione al minimo dei costi di stoccaggio e del rischio di obsolescenza. In questo articolo spiegheremo cosa comporta la gestione delle scorte.

Che cos’è la gestione delle scorte?

La gestione delle scorte è il processo di supervisione e controllo del flusso di prodotti all’interno di un’azienda, dall’acquisizione allo stoccaggio, fino alla distribuzione o alla vendita. L’obiettivo è mantenere un equilibrio tra la disponibilità dei prodotti e i costi di magazzino.

Un’efficace gestione consente alle aziende di rispondere in modo efficiente alla domanda del mercato, senza accumulare scorte eccessive, che spesso causano problemi finanziari e operativi.

Le sfide nella gestione delle scorte oggi

La crescente complessità delle catene di approvvigionamento e l’evoluzione delle aspettative dei clienti hanno amplificato le sfide della gestione delle scorte. Di seguito sono riportate tre delle sfide più significative che si devono affrontare oggi.

1. Aumento dei costi di stoccaggio

Il costo crescente dello spazio di magazzino, insieme alle spese di manodopera, ha aumentato il costo complessivo del mantenimento di scorte più ampie per garantire un’elevata disponibilità.

2. Rischio di obsolescenza

Con i rapidi cambiamenti delle tendenze di mercato e i progressi tecnologici, mantenere grandi quantità di scorte aumenta il rischio che alcuni prodotti diventino obsoleti.

3. Condizioni di finanziamento più rigide

L’accesso al credito o ai finanziamenti per coprire grandi scorte può essere difficile per alcune aziende, con ripercussioni sul loro flusso di cassa. Alcuni studi suggeriscono che il valore delle scorte può rappresentare più del 30% delle attività di un’azienda, evidenziando l’importanza di implementare processi efficienti di gestione delle scorte per ridurre i rischi finanziari e migliorare la redditività.

Passi per una gestione efficiente delle scorte

Dalla strategia aziendale alle operazioni

La prima cosa da considerare è che una gestione efficace delle scorte inizia con un chiaro allineamento con la strategia commerciale dell’azienda. A seconda del posizionamento dell’azienda, la gestione delle scorte potrà variare.

Secondo il modello di Treacy e Wiersema, esistono tre approcci strategici principali:

• Leadership di prodotto: Richiede un’innovazione costante e un’ampia gamma di prodotti, il che spesso significa mantenere grandi volumi di scorte per evitare di esaurirle.
• Eccellenza operativa: In questo caso, l’attenzione è rivolta all’efficienza dei processi. L’obiettivo è ridurre al minimo i costi di stoccaggio e massimizzare il fatturato dei prodotti.
• Intimità con il cliente: La priorità è fornire ai clienti esattamente ciò di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno, il che può comportare la necessità di mantenere un inventario diversificato e di evitare a tutti i costi le scorte.

Identificare quale di queste strategie domina la vostra azienda vi permetterà di focalizzare meglio le vostre decisioni sulle scorte. Ad esempio, se la vostra azienda è specializzata nell’eccellenza operativa, la vostra sfida sarà quella di ridurre al minimo i livelli di scorte, mentre un’azienda che eccelle nell’intimità con il cliente dovrà prestare particolare attenzione a prevenire gli stockout.

Classificazione dei prodotti: Il metodo ABC

Una delle tattiche chiave nella gestione delle scorte è la classificazione ABC, basata sul principio di Pareto, che indica che il 20% dei prodotti genera l’80% delle entrate.

Ciò significa che i prodotti di maggior valore per l’azienda dovrebbero ricevere maggiore attenzione e controllo, mentre quelli di minor impatto possono essere gestiti in modo più semplice.

• Categoria A: Prodotti ad alto fatturato o ad alto valore che generano la maggior parte dei profitti.
• Categoria B: Prodotti che hanno un impatto moderato sulle vendite o sui margini e che richiedono una supervisione di medio livello.
• Categoria C: Articoli a basso fatturato o a basso valore che richiedono una gestione minima, idealmente completamente automatizzata.

Questo approccio aiuta le aziende a dare priorità alle risorse sui prodotti più redditizi, evitando di sprecare tempo e sforzi su quelli che aggiungono meno valore.

Gestione e controllo del ciclo di vita del prodotto

La gestione dell’assortimento dei prodotti è una delle aree più complesse della gestione delle scorte. Le aziende devono stabilire quali prodotti tenere in magazzino, quando introdurne di nuovi e quando eliminare quelli che non sono più redditizi. Questo compito è semplificato da strumenti come le matrici di assortimento, che aiutano a prendere decisioni più razionali e meno emotive sulla gestione del portafoglio prodotti.

Inoltre, il controllo del ciclo di vita del prodotto è essenziale per evitare l’accumulo di scorte che potrebbero diventare obsolete. La maggior parte dei prodotti attraversa varie fasi: introduzione, crescita, maturità e declino. I livelli delle scorte devono essere regolati in base alla fase di vita del prodotto. I maggiori rischi di obsolescenza si verificano all’inizio e alla fine del ciclo di vita, quando la domanda è più incerta.

Definire le scorte di sicurezza: Quando e quanto ordinare

Le scorte di sicurezza sono una riserva aggiuntiva di prodotti per far fronte a circostanze impreviste, come un improvviso aumento della domanda o ritardi nelle consegne da parte dei fornitori. Decidere quando e quanto ordinare è una delle decisioni più importanti nella gestione delle scorte.

Il calcolo dello stock di sicurezza deve basarsi su fattori quali:

• Livello di servizio: Riflette la percentuale di volte in cui un’azienda è in grado di soddisfare un ordine.
• Errore di previsione della domanda: L’imprecisione delle previsioni della domanda influisce direttamente sui livelli di inventario necessari per evitare le scorte.
• Affidabilità delle consegne: Considerare la variabilità dei tempi di consegna è fondamentale per evitare sorprese. L’affidabilità delle consegne è infatti più critica dell’accuratezza delle previsioni della domanda.

Calcolo delle lotto economico di acquisto (EOQ)

L’EOQ o il lotto economico di acquisto è un metodo matematico che aiuta le aziende a determinare la quantità ottimale di prodotti da ordinare. L’EOQ mira a bilanciare i costi di ordinazione con quelli di stoccaggio, riducendo al minimo le spese complessive legate all’inventario. Per saperne di più sulla EOQ e sulla sua formula.

Management by exception e processi decisionali automatizzati

Quando la complessità dell’inventario cresce e gli assortimenti di prodotti si ampliano, è fondamentale implementare strumenti di management by exception. Questi strumenti consentono di concentrarsi sui prodotti più critici, mentre gli articoli meno importanti possono essere gestiti automaticamente dal software.

La management by exception consente ai team di inventario di dedicare il proprio tempo e le proprie risorse alla risoluzione dei problemi che hanno un reale impatto sulla redditività, lasciando ai sistemi automatizzati la gestione dei prodotti meno significativi.

KPI chiave nella gestione delle scorte

Nella gestione dell’inventario, la misurazione delle prestazioni è essenziale per identificare le aree di miglioramento e garantire che le operazioni di inventario siano efficienti e redditizie. Le prestazioni vengono misurate attraverso i KPI (Key Performance Indicators).

Passiamo in rassegna alcuni dei KPI più importanti nella gestione dell’inventario:

Fatturato di magazzino

La rotazione delle scorte misura quante volte il totale delle scorte è stato venduto o utilizzato in un determinato periodo. Un elevato turnover di solito indica che i prodotti si vendono rapidamente, mentre un basso turnover può suggerire una cattiva gestione, che potrebbe portare a prodotti obsoleti.

Livello di servizio

Il livello di servizio indica la percentuale di ordini che un’azienda è in grado di evadere dalle scorte disponibili senza ricorrere a ordini di emergenza. Un livello di servizio elevato significa che l’azienda ha la giusta quantità di scorte per soddisfare la domanda dei clienti.

Tasso di obsolescenza

Questo KPI riflette la percentuale di scorte che diventano obsolete e non possono essere vendute. Un tasso di obsolescenza in aumento può indicare una scarsa pianificazione o un disallineamento tra i livelli di scorte e la domanda del mercato.

Tempo di rifornimento o lead time

Lead time misura il tempo che intercorre tra l’invio di un ordine a un fornitore e l’arrivo dei prodotti in magazzino. La riduzione di questo tempo è fondamentale per migliorare l’efficienza operativa e diminuire le scorte di sicurezza necessarie.

Gestione delle scorte in diversi settori

La gestione delle scorte varia in modo significativo a seconda del settore. Ogni settore ha le proprie sfide e sfumature che determinano la gestione delle scorte.

Di seguito analizziamo come gli approcci alla gestione delle scorte differiscano tra produzione, distribuzione, vendita al dettaglio e commercio elettronico.

Gestione delle scorte nella produzione

La gestione delle scorte nel settore manifatturiero si concentra principalmente sull’equilibrio tra la disponibilità delle materie prime e l’efficienza della produzione.

Gli aspetti chiave di questo settore includono:

• Gestione dei componenti: Alcuni materiali o componenti possono essere costosi o difficili da reperire, per cui è fondamentale mantenere livelli ottimali di scorte di sicurezza per evitare interruzioni della produzione.
• Logistica interna e controllo qualità: A differenza di altri settori, l’industria manifatturiera richiede l’integrazione della gestione delle scorte con la logistica interna, per garantire che i materiali e i componenti scorrano senza problemi attraverso le linee di produzione.
• Previsione della domanda complessa: La previsione della domanda è fondamentale non solo per i prodotti finali, ma anche per i materiali necessari alla loro produzione.

Gestione delle scorte nella distribuzione

Nel settore della distribuzione, la sfida principale è la gestione di grandi volumi di prodotti che si muovono tra i diversi punti della catena di approvvigionamento, dai produttori ai rivenditori.

Gli aspetti chiave di questo settore comprendono:

• Ottimizzazione del magazzino: I distributori spesso gestiscono grandi volumi di scorte, rendendo essenziale l’ottimizzazione dello spazio di magazzino. Sistemi come i Warehouse Management Systems (WMS) aiutano a gestire in modo efficiente il ricevimento, lo stoccaggio e la spedizione dei prodotti.
• Più sedi: I distributori operano in genere con diversi centri logistici. Il coordinamento tra questi magazzini è fondamentale per garantire la disponibilità dei prodotti quando e dove sono necessari, il che comporta una complessa gestione delle scorte in più sedi.

Rispetto dei termini di consegna: Il settore della distribuzione si basa molto sul rispetto dei tempi di consegna concordati. A tal fine, le scorte devono essere collocate strategicamente nei centri di distribuzione in prossimità dei clienti finali.

Gestione dell’inventario nel commercio al dettaglio

Il settore della vendita al dettaglio deve affrontare sfide di gestione delle scorte legate all’elevato turnover dei prodotti e alla necessità di soddisfare immediatamente la domanda dei clienti.

I fattori chiave di questo settore sono:

• Gestione dell’inventario in negozio o in magazzino: Nella vendita al dettaglio, le scorte sono suddivise tra magazzini centrali e negozi fisici. Assicurarsi che i prodotti siano disponibili nei punti vendita giusti è essenziale per evitare carenze di scorte nei negozi e per ottimizzare lo spazio del magazzino.
• Elevato turnover dei prodotti: Il commercio al dettaglio è caratterizzato da un’elevata rotazione dei prodotti, il che significa che le scorte devono essere gestite rapidamente per evitare l’accumulo di scorte e l’obsolescenza. Questo aspetto è particolarmente importante in settori come la moda o la tecnologia, dove le tendenze cambiano rapidamente.
• Previsione della domanda stagionale: Le vendite al dettaglio fluttuano in modo significativo a seconda della stagione (ad esempio, durante le festività o i periodi di vendita). Una gestione efficace dell’inventario nel settore della vendita al dettaglio deve essere flessibile e adattabile a questi cambiamenti, per evitare che si verifichino stock o eccedenze di scorte.
• Gestire i resi: La logistica dei resi è una sfida importante nel settore della vendita al dettaglio, soprattutto con la crescente popolarità dell’e-commerce. Una gestione efficiente dei resi è essenziale per ridurre al minimo le perdite e ottimizzare lo spazio di magazzino.

L’obiettivo della gestione delle scorte: Ottimizzare le operazioni

In definitiva, l’obiettivo della gestione delle scorte è ottimizzare le operazioni e aumentare l’efficienza. In questo modo si riducono i costi associati allo stoccaggio, all’ordine e alla distribuzione dei prodotti. Per esempio, è comune che le aziende mantengano volumi di ordini che non sono stati rivisti per anni, il che può portare a un eccesso di scorte o a un esaurimento delle scorte, a seconda del momento.

L’implementazione di un sistema efficiente di gestione dell’inventario offre diversi vantaggi alle aziende:

• Riduzione dei costi: Sia i costi di stoccaggio che quelli operativi possono essere ridotti in modo significativo.
• Miglioramento del flusso di cassa: Una migliore gestione delle scorte libera capitale che può essere utilizzato in altre aree dell’azienda.
• Soddisfazione del cliente: Una gestione efficiente garantisce che lo stock sia sempre disponibile quando il cliente ne ha bisogno, migliorando la sua esperienza.
• Vantaggio competitivo: in un ambiente competitivo a livello globale, un software efficiente per la gestione delle scorte può diventare un vantaggio competitivo fondamentale rispetto alla concorrenza.

La sfida consiste nel trovare il giusto equilibrio tra costi di magazzino e costi di ordinazione. La ridefinizione delle quantità degli ordini, utilizzando metodologie come l’Economic Order Quantity (EOQ), può portare a risparmi significativi. Inoltre, l’integrazione dei sistemi consente l’automazione dei processi e il monitoraggio costante dei costi e dei livelli di scorte.