¿Cuántos riesgos eres capaz de asumir en tu cadena de suministro?

Hoy en día, parece que el riesgo nos acecha a cada paso, ya sea al navegar por una cadena de suministro fuertemente perturbada, al intentar reservar una cita con el médico o simplemente al subir a un tren.

Parece que el riesgo es la nueva normalidad. Como escribió en una ocasión J.R.R. Tolkien : “Salir de casa es peligroso. Te metes en la carretera y, si no te mantienes en pie, no se sabe adónde puedes ser arrastrado”.

En los últimos años, hemos vivido múltiples acontecimientos “únicos en la vida” que han creado riesgo. La pandemia de Covid, el caos mundial de la cadena de suministro , la guerra de Ucrania, la inflación generalizada, los fenómenos meteorológicos extremos causados por el calentamiento global, los ciberataques… la lista continúa.

Algunos han definido este periodo como una policrisis.

Una “policrisis” es una sucesión de crisis de diversa índole que tienen un profundo impacto en el mundo y en su capacidad para desenvolverse en él. Todo parece un empeoramiento de una situación ya de por sí difícil. Esto nos lleva a preguntarnos “¿estamos preparados?”.

Por supuesto, con los diversos tipos de problemas que hay en el menú, ya sean geopolíticos, económicos o climáticos, una respuesta común a esa pregunta sería “¿preparados para qué?”.

 

¿Estás preparado para lo que te depare el mundo?

Lo más probable es que no. Muchos otros están en la misma situación.

Pero carecer de preparación porque te comportas como si nada hubiera cambiado no es suficiente. No puedes meter la cabeza en la arena y esperar que nada ocurra.

Este enfoque anticuado de la gestión de riesgos no tiene cabida en ninguna parte de su empresa, y mucho menos en su cadena de suministro.

Al fin y al cabo, estos acontecimientos perturbadores pueden tener efectos duraderos en su empresa e incluso afectar a otras empresas, o al mundo en su conjunto.

¿Recuerdas el reciente atasco en el Canal de Suez?

9.600 millones de dólares del comercio mundial a la basura. Innumerables empresas de todo el mundo se vieron interrumpidas durante semanas. Y todo por el encallamiento de un portacontenedores.

Podrías argumentar: “Es una de esas cosas que no podemos controlar”. Pero, ¿qué acontecimiento mundial no puede describirse así?

Sin duda, probablemente usted solo no podría haber hecho nada contra el fatídico viaje del Ever Given. Pero quizá podrías haber tomado medidas para proteger a tu empresa de las consecuencias.

De ahí que el artículo de hoy trate acerca de la planificación de contingencias y el pensamiento estratégico sobre las mismas.

 

Donde hay voluntad, hay un camino

Cuando se trata de planificar riesgos, muchas empresas se fijan en su capacidad para gestionarlos analizando la capacidad de cada departamento.

Quizás haya escuchado preocupaciones similares en su organización:

• “¿Cómo afrontará nuestro departamento financiero otra recesión?”.
• “¿Cómo podemos seguir vendiendo nuestros productos si no podemos conseguir componentes de nuestro proveedor del Este?”.
• “¿Cómo puede nuestro equipo de atención al cliente mantener contenta a la gente si hay un retraso importante en el envío?”.

Este enfoque interno no considera la empresa como una sola entidad. Examina cada departamento e intenta abordar situaciones que son imposibles de manejar individualmente. La cuestión, sin embargo, es que estos problemas suelen afectar a toda la empresa.

Esta actitud no considera que las ventas y el marketing estén conectados. O el suministro y las finanzas. O el servicio al cliente y las operaciones.

Este problema puede verse claramente reflejado ante sus propios ojos utilizando gráficos “semáforo” con casillas de color rojo, ámbar o verde en las que se indica el riesgo por departamento. A primera vista, se puede ver dónde hay un riesgo inherente para determinadas situaciones y dónde se siente más ese riesgo.

Corte el suministro, por ejemplo, y su departamento de ventas se resentirá, ilustrado con un recuadro naranja o rojo.

Pero lo que estos gráficos no destacan es la interconectividad que comparten todos los departamentos de su empresa.

Sí, si cortas el suministro, las ventas se verán afectadas. Pero también el servicio al cliente. Y las finanzas. Y las operaciones. Y el marketing. ¿Los gráficos de semáforos muestran el riesgo y el impacto probable? ¿O muestran qué departamentos no trabajan bien entre sí y la influencia de la política de la empresa?

Una de las principales razones por las que algunas empresas no se sienten preparadas para los nuevos riesgos que surgen es su priorización histórica de los riesgos financieros sobre los riesgos operativos. Por eso, si el capital circulante cae por debajo de los estándares exigidos, existe una estrategia ya pensada para mitigar este riesgo.

Pero si de repente se ven incapaces de servir los pedidos de los clientes, no hay nada previsto.

Esto nos lleva a preguntarnos…

 

¿Cómo puede su empresa prepararse ante los riesgos y para mantenerse ágil y resistente?

La inmensa mayoría de las empresas han sufrido una interrupción de su cadena de suministro en el último año. Se calcula que el 80% de las empresas. lEsta cifra resulta asombrosa.

Cuando se produce una interrupción en la cadena de suministro, las empresas pueden experimentar un aumento de los gastos del 3-5% y un descenso de las ventas del 7%.

Según un informe reciente, el 65% de los directivos de empresas afirmaron que las pérdidas relacionadas con la cadena de suministro fueron mayores o mucho mayores de lo esperado en los dos últimos años.

En una época en la que el riesgo es la nueva normalidad, su empresa debe disponer de un marco para evaluar y gestionar estos riesgos.

La mayoría no cuenta con ello

Sólo el 35% de las empresas cuenta con una declaración formalizada de análisis de riesgos, y aún menos (11%) han realizado este análisis de manera pormenorizada por el riesgo específico de cada función.

Para gestionar y evitar los riesgos de la mejor manera posible, elaborar y aplicar una declaración de análisis de riesgos es una opción sólida. Le permitirá evaluar los riesgos de la cadena de suministro, las interrupciones, los problemas de calidad y los retrasos, y encontrar opciones de mitigación priorizando sus esfuerzos para encontrar soluciones adecuadas. A continuación, trabajaremos sobre cómo puede elaborar una.

 

Suena muy bien, pero ¿Qué es una declaración de análisis de riesgos de la cadena de suministro?

Una declaración de análisis de riesgos evalúa la capacidad de su empresa para gestionar el riesgo en las operaciones de su cadena de suministro. Se trata de un documento único que define el riesgo y el nivel que se puede asumir. Proporciona directrices específicas sobre los tipos de riesgo que pueden ser aceptables y los que no.

Una declaración de análisis de riesgos bien definida analiza sus niveles de tolerancia al riesgo, prioridades de riesgo, gobernanza del riesgo, comunicación e información.

Si se está preguntando cómo podría funcionar una declaración de análisis de riesgos junto con su gráfico de semáforos, ésta contemplará diferentes áreas de la empresa y también la cadena de suministro.

Pero al examinar la gestión de compras, producción, transporte e inventario , puede obtener una visión de los umbrales específicos de factores como interrupciones, retrasos, problemas de calidad, riesgos financieros y riesgos de cumplimiento del nivel de servicio.

Un análisis de propensión al riesgo proporcionará a su cadena de suministro un marco sólido para tomar decisiones acertadas. Comprenderá mejor la evaluación de riesgos, la gestión de riesgos y las estrategias para mitigarlos.

Estará mejor posicionado para dar prioridad a la supervivencia de la empresa, mejorar el rendimiento de su cadena de suministro y las posibilidades de que su negocio en general no se vea afectado por las turbulencias, vengan de donde vengan.

Y como gestor o director de la cadena de suministro, podrá tomar decisiones mucho más acertadas, basadas en hechos y en razonamientos sólidos. Y podrá tomar estas decisiones en consonancia con la capacidad de la empresa para gestionar los riesgos y sus objetivos generales.

 

¿Cuáles son las ventajas de un análisis de riesgos en la cadena de suministro?

Preparar un análisis de este tipo ayudará a su empresa a navegar por lo desconocido. Eso está claro. Pero he aquí un desglose de algunos de los otros beneficios de crear este análisis.

Los límites del riesgo se hacen más evidentes

Una declaración de riesgos mostrará cuánto riesgo pueden afrontar los distintos departamentos y áreas de su empresa.

Saber cuánto riesgo puede asumir le ayudará a tomar mejores decisiones. Y saber que esas decisiones no afectarán a la empresa en general le garantizará estar en el lado correcto de la historia en caso de que el riesgo se convierta en una situación real. Esto debería ayudarle a garantizar que los pasos que da como empresa son, en general, de aversión al riesgo.

Riesgo en la cadena de suministro y alineación empresarial

Asegurarse de que su cadena de suministro está en sintonía con su negocio en general es imprescindible para una empresa bien gestionada. Es uno de los principios de los que hablamos habitualmente en la planificación de ventas y operaciones (S&OP).

Los objetivos estratégicos que tenga como empresa deben estar alineados con su cadena de suministro, y viceversa. Un análisis sólido de riesgos priorizará los riesgos que pueda asumir, en función de su impacto hipotético:

•  ¿En qué medida afectan a sus objetivos estratégicos?
• ¿Cómo influyen en la asignación de recursos y esfuerzos?
• ¿Están asignados a las áreas más cruciales de la compañía?

Asegurarse de que las apuestas que realiza están bien alineadas aumentará la eficacia y la relevancia de sus objetivos de gestión de riesgos.

Gestión proactiva del riesgo

Al igual que al salir por la mañana de casa, algunos riesgos merecen la pena. Pero ¿cuáles?

Saber qué riesgos puedo asumir permitirá una gestión proactiva del riesgo en toda su cadena de suministro. Mostrará los riesgos potenciales, le ayudará a anticipar acciones para mitigarlos e instalar controles antes de que se produzcan. Ser proactivo frente al riesgo siempre nos dará sus frutos.

Tomar mejores decisiones

Algunas decisiones de la cadena de suministro no son obvias. A menudo hay tanto riesgo en tomar una decisión estratégica como en no tomarla. Los resultados de ambas pueden ser complejos y tener ramificaciones negativas en otras áreas de la empresa.

Con un buen análisis de riesgos, dispondrá de un marco para analizar los riesgos y comprenderá mucho mejor los resultados de las decisiones que tome. La tolerancia al riesgo, las prioridades de riesgo y las estrategias de mitigación del riesgo deberían ser más fáciles de encontrar.

Confianza de las partes interesadas

Nunca debe subestimar el impacto que la confianza en su capacidad puede tener en los negocios.

Si las personas a las que empleas y con las que trabajas no confían en que puedes hacer frente a los riesgos y sortearlos, no tardarán en trabajar para alguien en quien sí confíen.

Un análisis pormenorizado de riesgos generará mucha más confianza en tu capacidad y en la de la empresa.

En primer lugar, demuestra que se tienen en cuenta los riesgos. Lo cual es un buen comienzo para la mayoría. Pero también demuestra que las decisiones no se tomarán a la ligera o a la vista de los hechos. La transparencia y una buena comunicación son dos de los principales factores que contribuyen a una buena gestión de la cadena de suministro..

Como resultado, las relaciones con sus clientes, proveedores, inversores y organismos reguladores se basarán en la confianza, la colaboración y los hechos.

 

¿Cómo puedes elaborar tu análisis de riesgos?

Para que el equipo confíe en tu capacidad para gestionar los riesgos, tienes que demostrarles que los tienes en cuenta. Vengan de donde vengan. Sigue los pasos que se indican a continuación para crear su análisis de riesgos y de tolerancia al riesgo.

Primer paso: Fomentar la cultura de análisis de riesgos.

Conseguir la participación de las partes interesadas de la empresa es crucial.

Es decir, las partes interesadas internas, los socios externos y los proveedores. Es absolutamente necesario cooperar en la consecución de los objetivos empresariales en todas las funciones de la empresa. Las ambiciones de crecimiento de su empresa y su capacidad para competir dependen de ello. Debe pensar en optimización de costes , innovación y gestión de riesgos.

Si no lo hace, su empresa tendrá que hacer frente a prioridades sesgadas, fracaso de los programas, aumento de los costes y gestión ineficaz de la innovación y los riesgos.

Antes de crear su declaración de apetito por el riesgos en la cadena de suministro, su objetivo es la educación de toda la empresa. Define el concepto y explica por qué puede ser tan eficaz.

Segundo paso: Evaluar los riesgos de su cadena de suministro

El siguiente paso consiste en poner de relieve los riesgos potenciales para su cadena de suministro, ya sea en forma de cambios en la demanda (debido a la inflación), la fiabilidad de sus proveedores (como consecuencia de Covid), interrupciones en el transporte (Canal de Suez), cambios normativos ( cambios en los tipos de IVA, cambios en la legislación del transporte) o desastres naturales (cambio climático, pedrisco).

¿Qué impacto tendría otro acontecimiento como el mencionado en el éxito y la estrategia de su empresa?

Tercer paso: Explorar las preferencias de riesgo

Muchos líderes de en la cadena de suministro llevan este paso demasiado lejos. Examinan todos y cada uno de los riesgos que pueden afectar a su empresa. Enumerar todo lo que puede afectar a la empresa parece una buena práctica, pero puede limitar la capacidad de analizar y priorizar los riesgos más importantes.

Para ponderar los riesgos potenciales, organizar una sesión colaborativa puede ser una solución eficaz.

Una sesión de este tipo le permitirá hablar de los posibles riesgos con cada departamento y evaluar hasta qué punto pueden suponer un problema. También hará que los miembros del departamento se mentalicen para mitigar el riesgo y piensen en cómo podrían afrontarlo en caso de que surgiera.

De este modo, trasladará el riesgo del mundo de lo hipotético a la planificación de contingencias de la vida real.

Cuarto paso: Aportación empresarial y redacción

Al hablar de posibles problemas, encontrarás a algunos miembros del equipo que no saben cuál es la forma correcta de abordarlos. Esto es natural si el riesgo parece improbable, no se ha planteado antes o falta experiencia en un equipo concreto.

La creación de su declaración de análisis de riesgos con su equipo debe garantizar que cada miembro tenga plena visibilidad y claridad sobre cómo reaccionar.
Pregúntate si la declaración de análisis de riesgos que estás preparando es útil. ¿Es clara? ¿Saben tus directivos cómo reaccionar ante una situación de riesgo? ¿Saben los proveedores actuales y potenciales cuál es la mejor forma de actuar?

Si no es así, deben hacerlo.

Quinto paso: Comunicación

Como muchas estrategias empresariales, hay un enfoque jerárquico. La dirección tomará una decisión y notificará el plan a sus subordinados.

Esto no siempre es malo, pero una declaración de análisis de riesgos y acciones de mitigación puede hacer que el intercambio de información se deje al azar. Un equipo mal informado es un equipo mal equipado.

Y el resultado es que se toman decisiones equivocadas.

Su personal está ahí para tomar decisiones por el bien de la empresa, así que debe conocer los parámetros aplicables. Y eso empieza por una comunicación sólida y continua.

Sexto paso: Revisión continua

Revisar y actualizar periódicamente su análisis de riesgos y acciones mitigadoras es la única manera de asegurarse de que sigue estando al día.

¿Sigue en el alcance un riesgo que percibías como relevante y probable hace 12 meses? ¿Consideras que el Covid es menos arriesgado para su cadena de suministro cuanto más tiempo pasa? ¿Podría otra pandemia tener el mismo nivel de trastorno? ¿O está mejor preparado ahora?

Sólo con revisiones y evaluaciones periódicas podrá asegurarse de que su declaración de riesgos es útil y de que las decisiones que se toman en su empresa son acertadas.