Tedarik zincirinizde ne kadar risk alabiliyorsunuz?

İster büyük ölçüde kesintiye uğramış bir tedarik zincirinde geziniyor olun, ister bir doktor randevusu almaya çalışıyor ya da sadece bir trene biniyor olun, bugünlerde risk sizi her fırsatta karşılıyor gibi görünüyor.

Görünüşe göre risk, yeni normal.

J.R.R. Tolkien’in bir keresinde yazdığı gibi: “Kapınızdan dışarı çıkmak tehlikeli bir iştir. Yola adım atarsınız ve eğer ayaklarınızı sabit tutmazsanız, nereye sürüklenebileceğinizi bilemezsiniz.”

Son birkaç yılda, risk yaratan çok sayıda ‘hayatta bir kez yaşanabilecek’ olay yaşadık.

Covid pandemisi, dünya çapında tedarik zinciri kaosu, Ukrayna savaşı, yaygın enflasyon, büyük istifa, küresel ısınmanın neden olduğu aşırı hava olayları, siber saldırılar… liste uzayıp gidiyor.

Bazıları bu dönemi polikriz olarak tanımlamıştır.

‘Çoklu kriz’, dünya üzerinde derin bir etkiye sahip olan çeşitli krizler ve bunların etrafında işinizi yürütme becerinizdir. Her şey zaten zor olan bir durumun daha da kötüleşmesi gibi hissettirir ve “hazırlıklı mısınız?” sorusunu akla getirir.

Elbette, ister jeopolitik, ister ekonomik, ister iklimsel olsun, menüdeki farklı sorun türleriyle birlikte, bu soruya verilecek ortak yanıt “neye hazırlıklı olalım?” olacaktır.

Dünyanın bir sonraki adımında karşınıza çıkaracağı her şeye hazır mısınız?

Muhtemelen değilsiniz. Diğer pek çok kişi de aynı durumda.

Ancak hiçbir şey değişmemiş gibi davrandığınız için hazırlıksız olmak yeterince iyi değildir. Kafanızı kuma sokup en iyisini umamazsınız.

Risk yönetimine yönelik bu modası geçmiş yaklaşımın, bırakın tedarik zincirinizi, işinizin hiçbir bölümünde yeri yoktur.

Sonuçta, bu yıkıcı olayların işletmeniz üzerinde kalıcı etkileri olabilir ve hatta diğer işletmeleri veya bir bütün olarak daha geniş dünyayı etkileyebilir.

Süveyş Kanalı fiyaskosunu hatırlıyor musunuz?

9,6 milyar dolarlık küresel ticaret hurda yığınına döndü. Dünya çapında sayısız işletme haftalarca sekteye uğradı. Ve tüm bunlar bir konteyner gemisinin karaya oturması yüzünden oldu.

Tartışabilirsiniz: ‘Bu kontrol edemeyeceğimiz şeylerden biri’. Ama hangi küresel olay bu şekilde tanımlanamaz ki?

Elbette, Ever Given’ın kader yolculuğu konusunda muhtemelen tek başınıza bir şey yapamazdınız. Ancak belki de işlerinizi bu olaydan korumak için atabileceğiniz adımlar vardır.

Bu nedenle, bugünkü yazımız acil durum planlaması ve stratejik düşünme ile ilgili.

 

Nerede bir istek varsa, orada bir yol vardır

Risk planlaması söz konusu olduğunda, birçok şirket her bir departmanın kapasitesini analiz ederek riskle başa çıkma kabiliyetlerine bakar.

Belki siz de kuruluşunuzda benzer endişelerin dile getirildiğini duymuşsunuzdur:

• “Finans departmanımız bir başka durgunlukla nasıl başa çıkacak?”
• “Doğu’daki tedarikçimizden ürün alamazsak satışlar nasıl iyi rakamlar üretmeye devam edebilir?”
• “Sevkiyatta önemli bir gecikme olursa müşteri hizmetleri ekibimiz insanları nasıl mutlu edebilir?”

Bu içe dönük yaklaşım, işletmeyi tek bir varlık olarak görmez. Her departmana bakar ve tek tek ele alınması mümkün olmayan senaryoları ele almaya çalışır. Ancak sorun, bu sorunların genellikle tüm şirketi etkilemesidir.

Bu tutum, satış ve pazarlamayı birbiriyle bağlantılı görmüyor. Ya da tedarik ve finansın. Ya da müşteri hizmetleri ve operasyonları.

Bu sorunu, departman başına riskin belirtildiği kırmızı, sarı veya yeşil renkli kutulara sahip ‘stoplight’ çizelgelerini kullanarak gözünüzün önünde açıkça görebilirsiniz. Görünüşte, belirli durumlar için nerede doğal bir risk olduğunu ve bu riskin en güçlü şekilde nerede hissedildiğini görebilirsiniz.

Örneğin tedariki keserseniz satış departmanınız zarar görecektir, turuncu veya kırmızı bir kutu ile gösterilmiştir.

Ancak bu tabloların vurgulamakta başarısız olduğu şey, işletmenizin her departmanının paylaştığı birbirine bağlılıktır.

Evet, tedariki keserseniz satışlar etkilenecektir. Ama müşteri hizmetleri de etkilenecektir. Ve finans. Ve operasyonlar. Ve pazarlama. Stoplight grafikleri riski ve olası etkiyi mi gösterir? Yoksa hangi departmanların birbiriyle iyi çalışmadığını ve şirket politikalarının etkisini mi gösterir?

Bazı şirketlerin ortaya çıkan yeni risklere karşı kendilerini hazırlıksız hissetmelerinin başlıca nedenlerinden biri, geçmişte finansal dayanıklılığa operasyonel dayanıklılıktan daha fazla öncelik vermeleridir. Bu nedenle, işletme sermayesinin gerekli standartların altına düşmesi durumunda bir strateji mevcuttur.

Ancak kendilerini aniden müşteri siparişlerini tamamlayamaz halde bulurlarsa, böyle bir durum söz konusu değildir.

Akla şu soru geliyor…

 

İşletmeniz çevik ve dirençli kalmak için risklere nasıl hazırlanabilir?

İşletmelerin büyük çoğunluğu geçtiğimiz yıl bir tedarik zinciri kesintisi yaşamıştır. Tahminlere göre Şirketlerin %80’iBu da oldukça şaşırtıcı bir rakam.

Bir tedarik zinciri kesintisi baş gösterdiğinde, işletmeler giderlerde %3-5’lik bir artış ve satışlarda %7’lik bir düşüş görebilir. Yukarıdaki birbirine bağlılıkla ilgili bölüme bakınız.

Yakın tarihli bir rapora göre, iş dünyası liderlerinin %65’i tedarik zinciriyle ilgili kayıpların son iki yılda beklenenden daha yüksek veya çok daha fazla olduğunu söyledi.

Riskin yeni normal olduğu bir dönemde, şirketinizin riski değerlendirmek ve yönetmek için bir çerçeveye sahip olması gerekir.

Çoğunun yok.

Şirketlerin sadece %35’i resmi bir risk iştahı beyanına sahiptir ve daha da azı (%11) fonksiyona özgü risk iştahı beyanlarının olgunluk seviyesine ulaşmıştır.

Riski en iyi şekilde yönetmek ve önlemek için bir risk iştahı beyanı oluşturmak ve uygulamak sağlam bir seçenektir. Bu size tedarik zinciri riskini, aksaklıkları, kalite sorunlarını ve gecikmeleri değerlendirme ve maliyet çözümleri bulma çabalarınıza öncelik vererek hafifletme seçenekleri bulma olanağı sağlayacaktır. Aşağıda nasıl bir tane oluşturabileceğinizi inceleyeceğiz.

 

“Kulağa harika geliyor ama tedarik zinciri risk iştahı beyanı nedir?”

Bir risk iştahı beyanı, şirketinizin tedarik zinciri operasyonlarınızda riskle başa çıkma becerisini değerlendirir. Riski ve üstesinden gelebileceğiniz seviyeyi tanımlayan tek bir belgedir. Kabul edilebilir risk türleri ve kabul edilemez risk türleri hakkında belirli direktifler verir.

İyi tanımlanmış bir risk iştahı beyanı, risk tolerans düzeylerinizi, risk önceliklerinizi, risk yönetişiminizi, iletişiminizi ve raporlamanızı analiz eder.

Bir risk iştahı beyanı, stop lambası grafiğinizle birlikte nasıl çalışabileceğini merak ediyorsanız, işletmenin farklı alanlarına ve tedarik zincirine de bakacaktır.

Ancak tedarik, üretim, nakliye ve envanter yönetimine bakarken, aksamalar, gecikmeler, kalite sorunları, finansal riskler ve uyum riskleri gibi faktörler için belirli eşiklerin bir görünümünü elde edebilirsiniz.

Güçlü bir risk iştahı beyanı, tedarik zincirinize iyi kararlar almak için sağlam bir çerçeve sağlayacaktır. Risk değerlendirmesi, risk yönetimi ve risk azaltma stratejilerini daha iyi kavrayacaksınız.

Şirket dayanıklılığına öncelik vermek, tedarik zinciri performansınızı artırmak ve bundan sonra nereden gelirse gelsin daha geniş çaplı işletmenizin çalkantılardan etkilenmeme şansını artırmak için daha iyi bir konumda olacaksınız.

Ve bir tedarik zinciri yöneticisi veya direktörü olarak, gerçekler ve güçlü muhakeme ile bilgilendirilmiş çok daha iyi seçimler yapabileceksiniz. Ve bu kararları daha geniş anlamda şirketin riskle başa çıkma kabiliyeti ve genel hedefleri doğrultusunda verebilirsiniz.

 

Tedarik zinciri risk iştahı beyanının faydaları nelerdir?

Bir tane hazırlamak, işletmenizin bilinmeyene doğru yol almasına yardımcı olacaktır. Bu çok açık. Ancak burada bir risk iştahı beyanı oluşturmanın diğer bazı faydalarının bir dökümünü bulabilirsiniz.

Risk sınırları daha belirgin hale gelir

Bir risk iştahı beyanı, işletmenizin çeşitli departmanlarının ve alanlarının ne kadar riskle karşı karşıya kalabileceğini gösterecektir.

Ne kadar risk alabileceğinizi bilmek daha iyi kararlar vermenize yardımcı olacaktır. Ve bu kararların işletmenin genelini etkilemeyeceğini bilmek, riskin gerçek bir duruma dönüşmesi halinde tarihin doğru tarafında olmanızı sağlayacaktır. Bu, bir işletme olarak attığınız adımların genel olarak riskten kaçınan adımlar olmasını sağlamanıza yardımcı olacaktır.

Supply Chain riski ve iş uyumu

Tedarik zincirinizin işletmenizin geneliyle uyum içinde olduğundan emin olmak, iyi yönetilen bir şirket için zorunludur. Satış ve operasyon planlamasında (S&OP) düzenli olarak bahsettiğimiz ilkelerden biri de budur.

Bir işletme olarak sahip olduğunuz stratejik hedefler tedarik zincirinizle uyumlu olmalıdır ve bunun tersi de geçerlidir. Güçlü bir risk iştahı beyanı, aldığınız riskleri varsayımsal etkilerine göre önceliklendirecektir:

• Stratejik hedeflerinizi ne kadar etkiliyorlar?
• Kaynakların ve çabaların tahsisini nasıl etkiliyorlar?
• En kritik alanlara mı atandılar?

Oynadığınız kumarların birbiriyle uyumlu olduğundan emin olmak, risk yönetimi hedeflerinizin etkinliğini ve uygunluğunu artıracaktır.

Proaktif risk yönetimi

Tıpkı sabah kapınızın önüne çıktığınızda olduğu gibi, bazı riskler almaya değerdir. Ama hangileri?

Bir risk iştahı beyanı, tedarik zinciriniz boyunca proaktif risk yönetimini mümkün kılacaktır. Potansiyel riskleri gösterecek, azaltma için fikirler oluşturmanıza ve gerçekleşmeden önce kontroller kurmanıza yardımcı olacaktır. Risk karşısında proaktif olmak nadiren işe yaramayacaktır.

Daha iyi kararlar alın

Bazı tedarik zinciri kararları açık değildir. Çoğu zaman stratejik bir karar almak kadar almamak da risklidir. Her ikisinin de sonuçları karmaşık olabilir ve işletmenin diğer alanlarında olumsuz sonuçlar doğurabilir.

Bir risk iştahı beyanı ile riskleri analiz etmek için bir çerçeveye sahip olacak ve yaptığınız seçimlerin sonuçlarını çok daha iyi anlayacaksınız. Risk toleransı, risk öncelikleri ve risk azaltma stratejilerini bulmak daha kolay olacaktır.

Paydaşların güveni

Yeteneğinize olan güvenin iş üzerindeki etkisini asla küçümsememelisiniz.

İstihdam ettiğiniz ve birlikte çalıştığınız kişiler, riskle başa çıkabileceğinize ve bu riskin etrafından dolaşabileceğinize inanmıyorlarsa, inandıkları biri için çalışmaları uzun sürmeyecektir.

Bir risk iştahı beyanı, sizin ve şirketin yeteneklerine çok daha fazla güven duyulmasını sağlayacaktır.

İlk olarak, risklerin dikkate alındığını gösterir. Bu da çoğu kişi için iyi bir başlangıçtır. Ancak aynı zamanda kararların hafife alınmayacağını ya da gerçekler göz ardı edilmeyeceğini de gösterir. Şeffaflık ve mükemmel iletişim, iyi tedarik zinciri yönetimine katkıda bulunan iki önemli unsurdur. Güçlü bir risk iştahı beyanı her ikisini de sergileyecektir.

Sonuç olarak, müşterileriniz, tedarikçileriniz, yatırımcılarınız ve düzenleyici kurumlarla olan ilişkileriniz güven, işbirliği ve gerçeklere dayanacaktır.

 

Risk iştahı beyanınızı nasıl oluşturabilirsiniz?

Riskleri yönetme beceriniz konusunda ekibinize güven aşılamak için, onlara riskleri dikkatle değerlendirdiğinizi göstermeniz gerekir. Nereden gelirse gelsin.

Risk iştahı beyanınızı oluşturmak için aşağıdaki adımları izleyin.

Birinci adım: Risk iştahının katılımını teşvik edin

Şirketinizin paydaşlarını da sürece dahil etmek çok önemlidir.

Bu da iç paydaşlar, dış ortaklar ve tedarikçiler anlamına gelir. İşletmenizin her fonksiyonunda iş hedefleri için kesinlikle işbirliği yapmalısınız. Şirketinizin büyüme hedefleri ve rekabet yeteneği buna bağlıdır. Maliyet optimizasyonu , inovasyon ve risk yönetimi hakkında düşünmelisiniz.

Bunu yapmadığınız takdirde işletmeniz çarpık öncelikler, program başarısızlığı, maliyet artışları ve etkisiz inovasyon ve risk yönetimi ile uğraşmak zorunda kalacaktır.

Tedarik zinciri risk iştahı beyanınızı oluşturmadan önce, hedefiniz şirket çapında eğitimdir. Kavramı tanımlayın ve bir tane oluşturmanın neden bu kadar etkili olabileceğini anlatın.

İkinci adım: Tedarik zinciri risklerinizin değerlendirilmesi

Bir sonraki adım, ister talepteki değişimler (enflasyon nedeniyle), ister tedarikçilerinizin güvenilirliği (Covid’in bir sonucu olarak), nakliye aksaklıkları (Süveyş Kanalı), mevzuat değişiklikleri (Brexit) veya doğal afetler (iklim değişikliği) şeklinde olsun, tedarik zincirinize yönelik potansiyel riskleri vurgulamakla ilgilidir.

Yukarıdaki gibi bir olayın şirketinizin başarısı ve stratejisi üzerinde ne kadar etkisi olur?

Üçüncü adım: Risk tercihlerini keşfedin

Tedarik zincirindeki pek çok lideri ikinci adımı çok ileri götürüyor. İşletmelerine ulaşabilecek her bir riske bakarlar. Şirketi etkileyebilecek her şeyi listelemek iyi bir uygulama gibi görünse de en önemli riskleri analiz etme ve önceliklendirme becerinizi sınırlayabilir.

Potansiyel risklerinize bir ağırlık vermek için bir çalıştay düzenlemek etkili bir çözüm olabilir.

Bir atölye çalışması size her departmanla potansiyel riskleri konuşma ve bu riskin ne kadar sorun olabileceğini değerlendirme imkanı verecektir. Ayrıca departman üyelerinin risk azaltma zihniyetine girmelerini ve böyle bir riskin ortaya çıkması durumunda nasıl hareket edebileceklerini düşünmelerini sağlayacaktır.

Bunu yaparak, riski varsayımsal dünyadan gerçek hayattaki acil durum planlamasına taşıyacaksınız.

Dördüncü adım: İş girdisi ve taslak hazırlama

Potansiyel sorunları tartışırken, onlara yaklaşmanın doğru yolunu bilmeyen bazı ekip üyeleri bulacaksınız. Risk olası görünmüyorsa, daha önce karşılaşılmamışsa veya belirli bir ekipte deneyim eksikliği varsa bu doğaldır.

Risk iştahı beyanınızı ekibinizle birlikte oluşturmak, her üyenin nasıl tepki vereceği konusunda tam görünürlüğe ve netliğe sahip olmasını sağlamalıdır.

Kendinize hazırladığınız risk iştahı beyanının faydalı olup olmadığını sorun. Açık mı? Yöneticileriniz ortaya çıkan durumda nasıl tepki vereceklerini biliyorlar mı? Mevcut ve potansiyel tedarikçiler en iyi hareket tarzını biliyor mu?

Değilse, yapmaları gerekir.

Beşinci adım: İletişim

İş dünyasındaki birçok strateji gibi, yukarıdan aşağıya bir yaklaşım vardır. Üst düzey yöneticileriniz bir karar verecek ve altındakileri bu plandan haberdar edecektir.

Bu her zaman kötü bir şey değildir, ancak risk iştahı beyanı bilgi paylaşımının şansa bırakılmasına yol açabilir. Kötü bilgilendirilmiş bir ekip, kötü donanımlı bir ekiptir.

Bunun sonucunda da yanlış kararlar alınıyor ya da yanlış nedenlerle kararlar alınıyor.

Çalışanlarınız şirketin iyiliği için karar vermek üzere oradadır, bu nedenle geçerli parametreleri bilmeleri gerekir. Bu da güçlü ve sürekli iletişimle başlar.

Altıncı adım: Sürekli gözden geçirme

Risk iştahı beyanınızı düzenli olarak gözden geçirmek ve güncellemek, sürekli güncel kalmasını sağlamanın tek yoludur.

Bundan 12 ay önce ilgili ve olası olarak algıladığınız bir risk hala ufukta görünüyor mu? Zaman geçtikçe Covid’in tedarik zinciriniz için daha az riskli olduğunu düşünüyor musunuz? Başka bir pandemi aynı düzeyde bir bozulmaya yol açabilir mi? Yoksa şimdi daha mı iyi hazırlandınız?

Sadece düzenli gözden geçirme ve değerlendirmelerle risk iştahı beyanınızın faydalı olduğundan ve işletmenizde alınan kararların sağlam olduğundan emin olabilirsiniz.

Peki, risk iştahınız nedir?

Hayattaki her şey risk taşır. Tedarik zinciriniz de farklı değildir. Dış kaynaklardan gelen bu riskler, başarıyı görme yeteneğiniz için sürekli bir engel olabilir.

Ancak kafanızı kuma gömmek en riskli stratejidir.

Düzenli olarak gözden geçirildiğinde, bir risk iştahı beyanı ufuktaki her potansiyel sorunu hafifletmek için süper gücünüz olabilir.

Belirli bir risk dikkate alınmadığında ve çirkin yüzünü gösterdiğinde bile, bir risk iştahı beyanı hazırlayarak elde edeceğiniz kurumsal değişim, daha iyi hazırlandığınızı ve tedarik zincirinizin her köşesinden katılım sağladığınızı görecektir.