Cuando el fax dominaba el mundo, la todopoderosa hoja de cálculo o Excel era la herramienta de planificación más venerada del planeta.
Las hojas de cálculo eran el sistema al que recurrían las cadenas de suministro de todo el mundo. Una hoja de cálculo podía gestionar todo lo que se necesitaba, ya se tratara de hacer previsiones, elaborar un estado de pérdidas y ganancias, gestionar el inventario o simplemente diseñar la rotación del almacén.
Era el principio y el fin de la capacidad de planificación de una empresa, y gozaba de la confianza de los consejos de administración de todo el mundo. En pocas palabras, cuando se trataba de planificar la cadena de suministro, las hojas de cálculo ofrecían una solución de navaja suiza para satisfacer todas las necesidades de planificación y análisis.
Para muchos, las hojas de cálculo siguen siendo sinónimo de planificación de la demanda y optimización de inventario. Y a menudo se siguen utilizando exclusivamente debido a que es la herramienta que resulta más familiar para los planners. Habla con algunas empresas y te darás cuenta de que las hojas de cálculo siguen teniendo un gran arraigo en las operaciones de la cadena de suministro.
De hecho, es muy probable que el ordenador en el que estás leyendo esto ahora tengas abierta alguna hoja de Excel.
¿Qué importancia tiene a día de hoy Excel en la gestión de la cadena de suministro?
Excel sigue siendo dominante El 67,4% de los responsables de la cadena de suministro utilizan hojas de cálculo como solución de gestión de la cadena de suministro. Y las hojas de cálculo son, de hecho, la principal herramienta operativa para el 46% de los expertos en cadena de suministro . Se trata de un número increíblemente elevado de empresas que confían en un sistema que roza lo arcaico en términos de nuevas tecnologías.
Pero cuanto más crece tu empresa, más se complica tu cadena de suministro. Es un efecto secundario del éxito, incómodo pero bienvenido. Y a medida que aumenta el caos, las hojas de cálculo dejarán de ayudar y empezarán a complicarte la vida.
De hecho, la ineficacia de gestionar tu cadena de suministro con una hoja de cálculo te está costando dinero. Está creando un exceso de stock en tu almacén y provoca que dediques más
Tiempo del que deberías a tareas de poco valor añadido… Y ninguna de las dos cosas te la puedes permitir.
También ignora a uno de los nuevos rivales por la corona de las hojas de cálculo, la Inteligencia Artificial, cuyos avances están cambiando el panorama y ofreciendo más capacidades que nunca. De hecho, las cadenas de suministro que utilizan IA son un 67% más eficientes que sus homólogas sin IA según un estudio de ResearchAndMarkets.com.
Entonces, ¿puedes permitirte seguir confiando en las hojas de cálculo?
Incluso si puedes permitírtelo, ¿Deberías hacerlo? ¿O existe una opción mucho mejor que adopte tecnologías innovadoras como la Inteligencia Artificial?
No es por arruinarte la sorpresa… pero, sí, la hay.
Sin embargo, este no es un artículo para demonizar las hojas de cálculo. Siguen siendo increíblemente útiles para algunas de las tareas que realizas en tu empresa. Las hojas de cálculo se han ganado sus galones a lo largo de los años por méritos propios.
Desde que llegaron al poder a principios de los 80, las hojas de cálculo han ayudado a los responsables de la cadena de suministro a tomar decisiones que han ayudado a evolucionar y a ordenar el crecimiento de sus empresas.
Pero las herramientas basadas en IA tienen un enorme potencial. Y están aquí para quedarse… a pesar de la inquietud inicial de muchos en el sector sobre cómo utilizarlas.
El año pasado, sólo el 15% de las empresas había adoptado la IA en su cadena de suministro según un estudio de Deloitte. Sin embargo, se espera que en los próximos 5 años su uso aumente hasta el 73%. Y según una encuesta de PwC, el 86% de los encuestados afirmó que la IA se convertiría en una “tecnología dominante”.
El mensaje parece claro. Si te mantienes fiel a tus hojas de cálculo, lo más probable es que te quedes atrás… si es que no te has quedado atrás ya…
La planificación con IA en acción: Un ejemplo de un cliente real
Durante más de 25 años, MEON se ha esforzado por ofrecer soluciones que crean grandes superficies para sus clientes. Con el fin de sentar unas bases sólidas para seguir creciendo, los especialistas en marcaje de líneas y reparación de superficies necesitaban modernizar su proceso de planificación de la cadena de suministro.
En el pasado, el equipo de planificación de MEON se basaba en una combinación de hojas de cálculo para mantener el inventario bajo control. Sin embargo, los procesos eran demasiado estáticos para responder a las necesidades cambiantes de sus clientes.
Como parte de la transformación del negocio, MEON implementó la plataforma avanzada de planificación de la cadena de suministro de Slimstock, Slim4.
Russell Smallridge, director de la cadena de suministro de MEON, destaca el impacto de la plataforma Slim4 basada en IA: “Al tener en cuenta una serie de factores como la volatilidad, el ciclo de vida del producto y la estacionalidad, podemos hacernos una idea más clara de la demanda futura. En pocas palabras, no podríamos alcanzar este nivel de visibilidad solo con hojas de cálculo”.
5 señales que indican que podrías beneficiarte de la IA en tu cadena de suministro
1. Los errores de fórmula te cuestan dinero
En una ocasión, JPMorgan Chase atribuyó una pérdida de 6.000 millones de dólares a errores cometidos en las hojas de cálculo.
Cuando se utilizan hojas de cálculo, los errores de fórmula están a tan solo una tecla mal pulsada de distancia.
Y si el número de celdas de la hoja de cálculo supera los 50.000, las posibilidades de error aumentan exponencialmente.
A diferencia de las hojas de cálculo, obtener resultados precisos de una herramienta basada en IA, como Slim4, no depende de introducir una fórmula correctamente. Los cálculos se realizan en el procesador, lo que garantiza la precisión de los resultados.
2. No sabes quién cambió la hoja de cálculo
Incluso si detectas los errores en tus hojas de cálculo, ¿cómo sabes de dónde proceden?
Basta un error para arruinar todo un libro de trabajo.
Tu hoja de cálculo no se diseñó como un software colaborativo, por lo que intentar utilizarla de ese modo siempre acarreará problemas.
Un software basado en IA, hace que ver quién ha realizado cambios en los datos sea sencillo y transparente. Y al proporcionar un registro de auditoría automático, siempre sabrás quién y cuándo ha realizado cambios en tus libros.
3. Pasas horas creando informes
El tiempo dedicado a depurar y validar los datos antes de convertirlos en gráficos es tiempo que no se dedica a mejorar la experiencia del cliente, a trabajar en los objetivos de la compañía o a vivir la vida fuera del trabajo.
Incluso si se te da bien crear informes, la monotonía es insoportable e innecesaria.
4. Eres el ‘guardián’ de la hoja de cálculo y necesitas irte de vacaciones
Si tu empresa planifica con hojas de cálculo, es probable que alguien en tu oficina sea el ‘guardián’ de la hoja de cálculo. Y si estás leyendo esto, es muy probable que seas tú.
Nadie duda de tu capacidad para imponer disciplina a las columnas de tu excel, pero ¿qué ocurre cuando tienes que irte de vacaciones? Incluso si ya has nombrado a un “ayudante”, ¿puedes confiar plenamente en él?
Esto es lo que se conoce como punto único de fallo, y representa un problema para cualquier empresa que tenga uno, porque la eventualidad de que falle no es “si” pasará, sino “cuándo” ocurrirá.
5. Te estás quedando atrás en las mejores prácticas en tu cadena de suministro y te está costando dinero
“Funciona la mayoría de las veces” no es el mejor elogio para nuestra capacidad de previsión y planificación de la demanda.
¿Qué harías si mañana tu equipo financiero te pidiera que redujeras el inventario un 30% para liberar capital? ¿Acudir a tu hoja de cálculo y echar números? Si es así, hay una opción mejor.
Las herramientas de planificación basadas en IA, como Slim4, pueden ahorrarte dinero porque identifican estas ineficiencias. Pero, lo que es más importante, Slim4 se mejora constantemente para ayudarte a aprovechar al máximo las últimas y mejores prácticas del sector y las tecnologías emergentes.
¿Puedes seguir utilizando hojas de cálculo para planificar tu cadena de suministro? Probablemente.
Pero si te sientes identificado con alguna de estas 5 señales, lo más probable es que estés listo para actualizar tu empresa a la planificación basada en IA.
¿Cómo pueden las herramientas de planificación basadas en IA ayudarte a crear una cadena de suministro más eficaz?
Las herramientas de IA para la cadena de suministro han transformado la forma en que las empresas abordan la gestión de la supply chain. Y si no estás utilizando ninguna, significa que tienes mucho margen para mejorar drásticamente tu negocio.
Nuestra plataforma Slim4 capacita al equipo de planificación para tomar mejores decisiones al proporcionar análisis de datos en tiempo real, capacidades predictivas, previsiones precisas de la demanda, estrategias de mitigación de riesgos y simulación de escenarios.
Además, en cuanto antes la incorpores, mayor será la brecha que crearás con tus competidores, que seguirán anclados en el pasado utilizando hojas de cálculo.
El valor de la IA en la planificación de la cadena de suministro reside en su capacidad para manejar grandes cantidades de datos, analizar relaciones complejas y proporcionar información en tiempo real.
He aquí algunas áreas en las que la IA puede aportar valor a tu cadena de suministro.
Previsión de la demanda
La IA aprovecha algoritmos avanzados de aprendizaje automático para analizar tus datos históricos de ventas, las tendencias del mercado, el comportamiento de los clientes y los factores externos que influyen en la demanda.
Esto significa previsiones de demanda más precisas y un menor riesgo de roturas de stock y de excesos de inventario, y garantiza que los niveles de stock de tu empresa sean óptimos.
Gestión de inventarios
Las herramientas basadas en IA optimizan la gestión del inventario teniendo en cuenta aspectos como los plazos de entrega, el rendimiento de los proveedores, los costes de transporte y la fluctuación de la demanda. La IA puede ayudar a ajustar dinámicamente los niveles de inventario, reducir los costes de transporte y mantener existencias suficientes para satisfacer la demanda de los clientes.
Optimización de la red de suministro
La Inteligencia Artificial tiene la capacidad de analizar complejas redes de suministro en las que intervienen múltiples proveedores, plantas de fabricación y centros de distribución. Es como tener tu propio superordenador en la mesa.
Teniendo en cuenta las limitaciones y los costes, la IA puede recomendar el diseño de red más eficiente, lo que permite ahorrar recursos y mejorar la capacidad de respuesta.
Gestión de proveedores
La IA puede evaluar el rendimiento de los proveedores basándose en datos históricos, métricas de calidad, plazos de entrega y otros factores relevantes. Esto permite a las empresas identificar a los proveedores de bajo rendimiento y mitigar los riesgos de la cadena de suministro.
Gestión y mitigación de riesgos
La IA vigila continuamente diversos factores de riesgo para la supply chain, como los problemas geopolíticos, las catástrofes naturales y las interrupciones que puedan sufrir tus proveedores. Piensa en ella
como una máquina predictiva capaz de realizar previsiones que permitan gestionar más eficientemente tu supply chain.
Al identificar las amenazas potenciales en tiempo real, las empresas pueden diseñar de forma proactiva estrategias de mitigación de riesgos para salvaguardar sus cadenas de suministro.
(Lamentablemente, por ahora no puede predecir los números de la lotería).
Asignación y reposición
La IA puede optimizar la distribución en diferentes ubicaciones y canales de distribución, teniendo en cuenta factores como los niveles de inventario, el comportamiento de los clientes y los costes de transporte. Esto garantiza una mejor experiencia del cliente y una rentabilidad optimizada.
Mejora y aprendizaje continuos
La capacidad de la IA para analizar datos y aprender de resultados anteriores ayuda a los gestores y planificadores de la cadena de suministro a mejorar continuamente los procesos de toma de decisiones.
Al identificar patrones y tendencias, la IA puede sugerir oportunidades de optimización para las mejoras continuas de la cadena de suministro.
Tal vez haya llegado el momento de jubilar las hojas de cálculo
La Inteligencia Artificial no es una mirada al futuro. Es el aquí y el ahora.
Las ventajas que puede aportar a tu empresa son prácticamente ilimitadas. Y dado que la inmensa mayoría de las compañías aún no están aprovechando todo su potencial, si adoptas esta tecnología te colocarás en una posición de vanguardia.
Comparar esta tecnología con las hojas de cálculo es como comparar una calculadora de los años 70 con el último iPhone… quizá un poco injusto.
Y, sin embargo, hay muchas empresas que siguen utilizando hojas de cálculo para gestionar las decisiones cada vez más complejas que tienen que tomar a diario en la cadena de suministro. Es una comparación que probablemente estés haciendo tú mismo ahora mismo.
Si quieres mejorar la eficiencia, aumentar la rentabilidad y tomar decisiones más rápidas e inteligentes, estás perdiendo dinero cada hora que no cuentas con Slim4.
