10 leverantörs-KPI:er du inte bör ignorera

I en idealisk värld är respekten ömsesidig och förtjänad genom många års samarbete. I slutändan påverkar leverantörens löften och deras förmåga att hålla dem direkt din förmåga att hålla dina egna löften. Och om du inte levererar är det dina kunder som tvingas omförhandla, ibland genom att flytta sin verksamhet någon annanstans.

Att ha leverantörer som möter efterfrågan är en sak, men du behöver också leverantörer som stöder dina mål för tillväxt, hållbarhet och innovation. Leverantörer som är värdefulla nu och som är värda att behålla på lång sikt. Leverantörer som kan växa med dig. Leverantörer som hjälper dig att uppnå dina mål, snarare än hindrar dem.

Men alltför ofta är det inte så. När en leverans inte kommer fram är underprestanda ett uppenbart problem. Andra gånger är det svårare att identifiera problemet. Ännu värre är det när man först inser att det finns ett problem när det redan är för sent. Det är knappast receptet på en stabil leveranskedja, eller hur?

Behovet av KPI:er för leverantörer

För att bedöma om dina leverantörer uppfyller förväntningarna behöver du KPI:er. Dessa indikatorer ger insikt i kvaliteten på dina leverantörsrelationer och mäter det värde som varje leverantör levererar.

KPI:er bör också hjälpa dig att upptäcka potentiella problem innan de eskalerar eller, i värsta fall, innan det är för sent.

När KPI:er är på plats blir effektivt samarbete mycket enklare och strategiska beslut kan fattas enligt en tydlig, strukturerad process.

Vilka KPI:er bör du följa?

Det finns nästan oändligt med data tillgänglig om dina leverantörer. Vissa mått är naturligtvis viktigare än andra och bör ges större vikt.

Om du kan kvantifiera leverantörernas prestanda svart på vitt, bör du göra det. Datadrivna mätvärden är lätta att visualisera, enkla att rapportera och möjliggör välgrundade beslut. Men alla KPI:er kan inte kvantifieras så tydligt. Leverantörsrelationer är mycket mer nyanserade än vad något diagram kan visa. Prestandaövervakningen bör gå utöver siffrorna för att belysa problem som rådata ensamt inte kan fånga upp. Var uppmärksam på mindre påtagliga aspekter av prestanda, så kommer din leverantörskedja och ditt företag att växa sig starkare tillsammans.

10 KPI:er för leverantörsprestanda som du bör implementera nu

Låt oss börja med de konkreta mätvärdena, de är lättast att följa upp.

1. Leverantörens OTIF (On-Time In-Full)

OTIF mäter leverantörens tillförlitlighet. Levererar de i tid? Är beställningen komplett?

Det är vanligtvis det mest uppenbara måttet att flagga när leveranser misslyckas. Så pass mycket att leverantörer vanligtvis informerar dig i förväg om en försening förväntas. Men OTIF berättar inte hela historien.

2. Variation i ledtid

Ledtiden är avgörande för lagerplaneringen. Om en leverantör lovar en leveranstid på 12 veckor men det tar 24 veckor kommer det att orsaka problem i hela verksamheten. Omvänt kan tidiga leveranser skapa akuta lagerutmaningar, vilket inte är billigt.

Ledtiderna avgör ordertidpunkten, säkerhetslagerkraven och ombeställningsfrekvensen. Det finns många anledningar till att ledtiderna kan variera, och det är inte alltid leverantörens fel. Men felaktiga ledtider måste ifrågasättas snarare än senare.

3. Felprocent

Defekter, liksom OTIF eller variationer i ledtider, är uppenbara hinder. Även perfekta OTIF-resultat är meningslösa om hälften av leveransen är skadad eller undermålig. Kunderna accepterar inte felaktiga produkter, och det borde inte du heller göra.

Oavsett om skador uppstår under transporten eller om materialen inte uppfyller specifikationerna är det viktigt att grundligt utreda orsaken.

4. Volymavvikelser

Att ta emot för få eller för många artiklar kan vara lika störande som leveransproblem, särskilt om det påverkar intäkterna eller orsakar extra kostnader. Volymerna måste vara exakta, varje gång. Felaktiga orderkvantiteter utlöser en kedjereaktion som felaktig förpackning, felaktiga pallstorlekar och ökade driftskostnader.

5. Leverantörens avkastning

Vilket värde tillför denna leverantör? Hur ser kostnaden för att samarbeta med dem ut jämfört med konkurrenterna? Är det bra valuta för pengarna, eller betalar du för mycket?

Leverantörer lovar värde, det är upp till dig att kontrollera om de levererar. Utan mätbar avkastning är det osannolikt att du får någon meningsfull avkastning.

De mindre påtagliga leverantörs-KPI:erna

Att bara fokusera på uppenbara, datadrivna mått är kortsiktigt. Här är några av de mer nyanserade aspekterna av leverantörers prestanda som är värda att följa:

6. Hållbarhet

Hållbarhet bör vara mer än bara ett marknadsföringsuttryck. Konsumenterna bryr sig om hållbarhet, det är inte längre något valfritt. Kan ditt företag verkligen hävda att det är hållbart om dina leverantörskedjepartners bortser från miljöpåverkan?

Vissa branscher, såsom livsmedels- och pappersindustrin, har tydliga hållbarhetsstandarder. Att använda dessa som utgångspunkt är en bra början, men leverantörsspecifika KPI:er kan behövas för att fullt ut kunna övervaka miljöansvaret.

7. Innovation

Om du investerar mycket i forskning och utveckling måste dina leverantörer matcha dina innovationsambitioner.

Hur investerar de i FoU? Utvecklar de sina erbjudanden? Kan de möta marknadens krav och diversifiera sina produkter? Kan de snabbt stödja nya globala marknader?

Dessa frågor säkerställer att leverantörerna verkligen är innovativa, och inte bara påstår sig vara det.

8. Flexibilitet

Är din leverantör anpassningsbar eller rigid och oflexibel? Oväntade utmaningar uppstår ofta, därför behöver du en leverantör som kan reagera effektivt, inte en som lämnar dig i sticket.

9. Riskminimering

Proaktiv riskhantering är avgörande. Flexibilitet är värdefullt, men det kan inte ersätta leverantörer som aktivt minskar operativa risker.

Du kan behöva förstahandsinformation om deras riskhanteringsprocesser. Om Covid har lärt oss något, så är det att förvänta sig det oväntade. Fråga leverantörerna vilka åtgärder de har vidtagit för att säkerställa orderuppfyllelse även under extrema omständigheter. Vissa kommer att utmärka sig, andra kanske förlitar sig enbart på flexibilitet.

10. Enkel samverkan

En ofta förbisedd men viktig KPI.

Visst vill du ha leverantörer som levererar i tid, fullständigt och enligt specifikationerna. Men du behöver också partners som värdesätter samarbete, respekterar din verksamhet och stödjer smidiga arbetsrelationer.

Vissa leverantörer arbetar aktivt för att underlätta ett smidigt samarbete. Andra behandlar bara beställningar och överger dig när problem uppstår. Delar de med sig av sina kunskaper om leveranskedjan? Utmanar de dina processer på ett konstruktivt sätt? Hjälper de dig att förbättra dig?

Avslutande tankar

Leverantörer är mer än bara orderutförare, de är strategiska partners. Rätt KPI:er ger dig insikter som hjälper dig att vårda relationer som driver tillväxt, innovation och motståndskraft.

Genom att spåra både konkreta mått som OTIF, felfrekvens och volymvariationer, samt mjukare indikatorer som hållbarhet, flexibilitet och samarbete, kan du säkerställa att dina leverantörer inte bara uppfyller dagens krav utan också stöder dina långsiktiga mål.

Att investera tid i att definiera, övervaka och agera på dessa KPI:er är inte bara god praxis, det är också avgörande för att bygga en leveranskedja som fungerar för dig, dina kunder och ditt företag.

Kom ihåg: starka leverantörer skapar starka företag. Mät klokt, samarbeta nära och se din leveranskedja blomstra.