Pianificazione della supply chain o supply planning: 5 strategie per costruire un’operazione più affidabile

Sei proprio nel cuore dell’azione. E sarai tu a decidere.

Tuttavia, la tua forza è pari a quella del tuo anello più debole. Allo stesso modo in cui una squadra sportiva è buona solo quanto il suo giocatore più debole.

Per la maggior parte delle cose della vita è vero che il tutto è più della somma delle singole parti. Ma ogni parte deve mantenere il proprio ruolo.

E nella tua catena di approvvigionamento, questo può essere un punto di svolta o di rottura.

Certo, l’anello più debole della tua supply chain merita attenzione. Ma non ti dimenticare che anche il fornitore più affidabile non è immune da interruzioni.

Una recente ricerca ha evidenziato che 56% degli intervistati ha sofferto di un’interruzione della supply chain negli ultimi 12 mesi.

Le aziende hanno riferito che le principali conseguenze delle interruzioni sono state finanziarie (62%), logistiche (54%) e di reputazione (54%). Tre aree aziendali di grande impatto da colpire!

Con un aumento del 14% su base annua del numero di eventi dirompenti nella catena di approvvigionamento, sempre più aziende saranno probabilmente colpite dalla volatilità.

Se ci limitiamo a guardare agli ultimi mesi, le condizioni di fornitura non possono certo essere definite “favorevoli”.

L’effetto a catena delle misure COVID si traduce in continue chiusure di fabbriche in tutto l’Estremo Oriente. I conflitti internazionali stanno causando una carenza di materiali e un aumento dei costi. E gli scioperi in tutto il mondo occidentale stanno causando il caos nei porti internazionali.

Alla fine, come per un manager della Premier League che si trova ad affrontare la dodicesima sconfitta consecutiva in campionato, non c’è scampo. Solo che questa uscita non avverrà con una stretta di mano d’oro da €5 milioni.

Solo più interruzioni, maggiore volatilità e incertezza in ogni angolo della tua attività.

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È facile incolpare i fornitori di averti deluso. E poi, potrebbero prendersene una parte. Forse la maggior parte.

Ma scaricare semplicemente la colpa sui tuoi fornitori non risolverà nessun problema.

Hai fatto abbastanza da parte tua per salvaguardare l’approvvigionamento?

Probabilmente no. Potrebbe non essere quello che vorresti sentire. Ma gestire un’azienda non significa dare risposte facili. Si tratta di sentirsi a proprio agio con verità scomode.

Solo il 6% delle aziende ritiene di avere una visibilità totale sulla propria supply chain. Che sia così o meno è un’altra questione. Solo il 6% ci crede.

Oltre il 46% delle aziende si affida ai fogli di calcolo per tenere sotto controllo la propria supply chain.

Ciò significa che, anche con i fornitori più affidabili al mondo, molte aziende non hanno la visibilità e il controllo necessari per mantenere un flusso affidabile di scorte lungo la loro catena di approvvigionamento.

I tuoi fornitori hanno commesso un errore? È possibile.

Ma possono supportare la tua catena di approvvigionamento solo con l’efficacia delle decisioni di supply planning che prendi. Se le decisioni vengono prese al buio, è un problema. E se poi le decisioni vengono prese con un macchinoso sistema basato su fogli di calcolo, questo non è un modo efficace per tenere sotto controllo tu o loro.

Se l’ordine arriva troppo tardi, anche se il fornitore consegna in tempo, è probabile che le scorte siano esaurite.

Se non riesci a riempire un container con lo stock giusto, i costi di spedizione del prodotto sbagliato o, peggio ancora, dell’aria, sono a tuo carico.

Ecco la domanda scottante che ti ha portato oggi a questo articolo…

Supply chain planning: Come puoi migliorare e costruire un’operazione più solida e affidabile?

Innanzitutto, diamo un’occhiata a come si presenta un’ottima supply planning.

La pianificazione dell’approvvigionamento è il processo di coordinamento e allineamento delle attività di produzione e distribuzione di beni e servizi per soddisfare la domanda dei clienti.

È assicurarsi di avere i mezzi per fornire ciò che il cliente desidera, come e quando lo desidera.

Comporta la previsione della domanda, la gestione dei livelli di inventario, l’approvvigionamento delle materie prime, la programmazione della produzione e il coordinamento della distribuzione.

Il tutto per assicurarsi che le scorte necessarie siano nel posto giusto, al momento giusto.

Quali sono le fasi del processo di pianificazione della supply chain o supply chain planning?

Il processo di pianificazione della supply chain prevede in genere le seguenti fasi:

Previsione della domanda:

Per previsione della domanda o demand forecasting, indendiamo l’analisi predittiva necessaria per anticipare la domanda di un determinato prodotto. Questa fase guida in ultima analisi tutte le nostre decisioni di supply planning.

Recensione dell’inventario:

Non ha molto senso investire in ulteriori scorte senza sapere cosa abbiamo già in magazzino. Questa fase richiede un’analisi dei livelli attuali delle scorte e l’identificazione dei fabbisogni in base alle previsioni della domanda.

Sourcing e approvvigionamento:

Sappiamo quali scorte abbiamo e dove potremmo essere carenti. Ora è il momento di colmare questo divario. Per farlo, dobbiamo determinare i migliori fornitori e le strategie di approvvigionamento per ottenere le materie prime e i componenti necessari a soddisfare la domanda.

Pianificazione della distribuzione:

Un inventario nel posto sbagliato è quasi altrettanto inutile che non averlo affatto. Pertanto, è necessario sviluppare un piano per distribuire l’inventario in tutta l’azienda.

Monitoraggio delle prestazioni:

C’è sempre spazio per i miglioramenti. Pertanto, è necessario monitorare costantemente le prestazioni della catena di approvvigionamento, tra cui il monitoraggio dei livelli di inventario, dei programmi di produzione e dei tempi di consegna, per garantire che il piano di approvvigionamento sia in linea con le previsioni.

Tuttavia, gran parte di questa fase consiste nel verificare se i fornitori hanno mantenuto le promesse. E intervenire per correggere eventuali disallineamenti nelle prestazioni.

Perché è importante una pianificazione efficace della supply chain?

L’obiettivo della supply chain planning è garantire che i prodotti giusti siano prodotti nelle quantità giuste al momento giusto e consegnati in modo tempestivo ed economico.

Tuttavia, una supply planning efficace aiuta le aziende a ridurre al minimo le scorte in eccesso e i costi di produzione, a ridurre le scorte e le vendite perse e a migliorare la soddisfazione dei clienti.

In definitiva, una buona pianificazione dell’approvvigionamento dovrebbe aiutarti a rispondere con assoluta sicurezza ad alcune semplici domande.

1. Quali sono i miei requisiti di inventario?

   Di cosa ho bisogno? E quando mi serve?

2. Da dove devo rifornirmi?

   Su quali fornitori posso contare? Quali fornitori dovrei evitare?

3. Quanto può costare una spremitura?

   Come posso soddisfare i miei requisiti di inventario al minor costo possibile, con rischi minimi di ritardi, carenze, problemi di qualità, ecc?

4. Cosa fare in caso di interruzione?

   Cosa succede in caso di interruzione dell’offerta? Cosa devo fare se la domanda effettiva è completamente diversa da quella prevista? Se ho bisogno di più o meno scorte del previsto, quanto velocemente posso rispondere?

5. Come monitorare le prestazioni per gettare le basi di un miglioramento continuo?

   Come si fa a sapere cosa si intende per “buono”? Quali sono i KPI da misurare? Come posso utilizzare queste informazioni sulle prestazioni per lavorare con i fornitori e costruire una catena di fornitura più solida?

Rispondiamo subito a queste domande.

1. Quali sono i miei requisiti di inventario?

Prima di capire di quanto inventario hai bisogno e quando ne hai bisogno, devi fare chiarezza su alcuni punti:

Quali scorte hai attualmente a disposizione?

Lo abbiamo già detto e lo ripetiamo: non ha senso investire in scorte di cui non si ha bisogno. Pertanto, prima di effettuare un nuovo ordine al tuo fornitore, devi fare il punto sulle scorte che hai a disposizione.

Quante scorte hai in tutta la tua rete? Quali scorte arriveranno presto? Quali scorte sono in viaggio? Quali scorte sono state ordinate e devono ancora lasciare il fornitore?

Top tip: Per comprendere la situazione attuale delle scorte, è necessario disporre di dati affidabili. Scopri come mantenere questa risorsa critica in perfetta forma con il nostro articolo sui Master Data.

 

Quale domanda si aspetta di vedere?

A tal fine, è necessario disporre di previsioni solide che tengano conto di:

• Stagionalità
• Cicli di vita dei prodotti
• Volatilità della domanda dei clienti
• Promozioni ed eventi
• Ordini dei clienti confermati.

L’elenco potrebbe continuare… In questo post sulla pianificazione della domanda affrontiamo altri argomenti che potrebbero interessarvi.

Tuttavia, è importante notare che questa visione del futuro dovrebbe essere il risultato di un consenso.

Ma cosa significa “consenso” in termini profani?

Significa che le previsioni sono state costruite sulla base di solide analisi statistiche, arricchite con informazioni di mercato e poi convalidate dall’azienda nel suo complesso.

Se tutte queste fasi hanno avuto luogo, hai una chiara comprensione delle scorte che hai a disposizione e della domanda che ti aspetti di vedere.

Dovresti essere in grado di determinare esattamente la quantità di scorte di cui hai bisogno.

Naturalmente, è necessario considerare anche i tempi di consegna.

Non ha senso ordinare scorte per 10 anni se il tempo di consegna è solo di un paio di settimane.

Ma entriamo più tardi nelle acque insidiose dei tempi di consegna.

2. Da dove mi devo rifornire?

Conosci la domanda prevista e sai esattamente di quante scorte hai bisogno per soddisfarla.

Ora è il momento di andare sul mercato.

Tuttavia, la scelta del fornitore giusto è un processo importante. Dopo tutto, possono esserci diversi fornitori in grado di soddisfare le tue esigenze.

Ma, come abbiamo già stabilito più volte, non tutti i fornitori sono uguali. Può anche accadere che ti deva affidare a più di uno.

Non si tratta mai di una decisione univoca. Ci sono molti fattori da considerare quando si sceglie un fornitore.

L’importanza di ciascun fattore dipende dalla tua attività, dal tuo mercato e dalle aspettative dell’azienda.

Ma ecco alcuni elementi da tenere in considerazione:

• Qualità

  I materiali o i componenti sono adatti allo scopo? Hai prodotti di qualità inferiore ha effetti molto concreti sulla percezione che i tuoi clienti hanno di te.

• Prezzo

  Il prezzo è accettabile in base alla qualità offerta? Quali sconti sul volume, promozioni o ribassi sono previsti?

• Tempi di consegna

  Il tempo che intercorre tra l’invio dell’ordine e la ricezione della consegna è accettabile? È fondamentale comprendere questi parametri per assicurarsi di ordinare al momento giusto e nella giusta quantità.

  Tuttavia, è necessario anche valutare la probabilità che questi vengano rispettati. Se sai che un fornitore ha una cattiva reputazione per non aver evaso gli ordini in tempo, di chi è la colpa quando succede di nuovo?

• Termini di pagamento

  I termini e i metodi di pagamento sono adatti alle tue esigenze? Se qualcosa sembra troppo bello per essere vero, è probabile che lo sia.

• Assistenza post-vendita

  Cosa succede se qualcosa va storto? Quanto è facile mettersi in contatto con loro per un’assistenza continua dopo l’ordine? Nella vita c’è poco di più frustrante che essere lasciati in attesa. E questo può essere amplificato notevolmente quando i clienti sono alla porta e le promesse non sono state mantenute.

• Etica

  Questo fornitore soddisfa gli standard etici tuoi e dei tuoi clienti? Definirsi un’azienda verde o ecologica non significa nulla se si hanno fornitori senza scrupoli. E se le persone dovessero scoprirlo, il colpo per le tue pubbliche relazioni non sarà dei migliori.

• Altre considerazioni

  Il fornitore offre altri vantaggi chiave? Ad esempio, esperienza, reputazione e periodo di garanzia? E la comunicazione? O la flessibilità? Un fornitore con cui è facile trattare renderà la vita molto più facile di uno con cui ci si scontra continuamente.

Top tip: Leggi la nostra guida alla selezione dei fornitori per ulteriori suggerimenti su come trovare il fornitore giusto.

3. Quanto posso comprimere i costi?

Anche dopo aver negoziato il miglior accordo con il tuo fornitore, ci sono delle leve che puoi azionare per ridurre al minimo i costi lungo tutta la tua catena di approvvigionamento.

L’obiettivo è quello di ottenere il massimo livello di servizio possibile al minor costo assoluto della supply chain.

Ed è qui che l’EOQ può aiutarci.

EOQ è l’acronimo di Economic Order Quantity (quantità d’ordine economica), un modello matematico utilizzato nella gestione delle scorte per determinare la quantità d’ordine ottimale che minimizza il costo totale dell’ordine e della conservazione delle scorte.

Il modello EOQ considera due fattori contrastanti: i costi di ordinazione, che aumentano con il numero di ordini, e i costi di mantenimento, che aumentano con la quantità di scorte detenute.

Trovando la quantità che bilancia questi costi, il modello e la formula dell’EOQ aiuta a determinare la dimensione ottimale dell’ordine che minimizza il costo totale della gestione delle scorte.

4. Cosa devo fare in caso di interruzione?

Tutto ciò è positivo. Ma, come abbiamo sottolineato nell’introduzione, le perturbazioni sono solo un aspetto della pianificazione della supply chain.

Ci sono molte ragioni per cui potrebbe esserci uno squilibrio tra domanda e offerta.

I guasti alle forniture, che possono derivare dalla chiusura di uno stabilimento, dall’affondamento di una nave da carico o dalle scarse prestazioni di un fornitore.

Oppure la domanda è diversa da quella prevista.

Quindi, cosa succede quando l’offerta non riesce a soddisfare la domanda? 

Cominciamo con l’esaminare la base di partenza per il business as usual.

Immagina che i tuoi fornitori siano normalmente molto affidabili e offrano tempi di consegna di 12 settimane. Quindi, se fai un ordine nella settimana 10, la consegna arriverà nella settimana 21.

Per semplificare le cose, anche i tuoi clienti retail sono coerenti con una domanda media settimanale di 1000 unità.

Tuttavia, cosa succede se uno dei tuoi principali fornitori viene improvvisamente colpito da scioperi del personale o da un incendio in fabbrica?

Immediatamente, la produzione cala.

In risposta a questa capacità ridotta, il tuo fornitore non ha altra scelta se non quella di estendere il lead time a 15 settimane o perdere completamente l’ordine. Anche un tempo di consegna più lungo di questo tipo è spesso preferibile alla mancata ricezione dell’ordine.

Ma quanto può durare?

Ma dato che l’interruzione potrebbe durare settimane o addirittura mesi, le tue aziende si trovano ad affrontare problemi di approvvigionamento. Ti trovi di fronte a un vero e proprio problema.

Quando arriverà il prossimo ordine, le scorte saranno già esaurite. E pensa a tutti gli ordini arretrati.

Naturalmente, non appena si viene a sapere che l’ordine è in ritardo, si raddoppia l’ordine la settimana successiva per assicurarsi la fornitura.

Dopotutto, se il tuo fornitore ha problemi di produzione, vuoi assicurarti di avere la maggior quantità possibile di scorte. L’ultima cosa che vuoi è che il tuo concorrente “rubi” questa fornitura limitata.

Ma il tuo fornitore non può magicamente creare capacità extra.

Semmai, l’ordine aggiuntivo mette il fornitore ancora più sotto pressione e i tempi di consegna si allungano ulteriormente. Quando l’ordine o gli ordini arrivano, hai perso diverse settimane di vendite a causa delle scorte. Ma la cosa ancora più preoccupante è che ora sei in grave eccesso di scorte.

La cosa più facile da fare è farsi prendere dal panico: forse è per questo che il cosiddetto effetto bullwhip è una sfida così grande oggi.

Qual è il modo giusto per gestire le interruzioni delle forniture?

Fase 1: identificare i prodotti importanti.

Come per i fornitori, non tutti i prodotti sono uguali.

Per alcuni prodotti, qualsiasi interruzione potrebbe essere una situazione di vita o di morte. Sia che si tratti di vita o morte per gli affari, sia che si tratti di vita o morte reale.

Per altri, forse un ritardo del fornitore è appena il caso di pensarci.

Come illustreremo nei prossimi punti, rispondere alle interruzioni delle forniture può essere costoso e richiedere molto tempo. Pertanto, è bene dare priorità ai prodotti che contano di più.

Top tip: Per stabilire le priorità dell’assortimento, leggi la nostra guida alla pianificazione dell’assortimento.

Fase 2: mappare il rischio

I diversi articoli saranno colpiti in modo diverso. Alcuni prodotti potrebbero non essere per nulla colpiti.

Pertanto, è necessario concentrarsi sui prodotti che presentano il rischio più elevato di problemi di disponibilità.

Ad esempio, dovresti dare priorità ai prodotti che sono già esauriti o che probabilmente lo saranno prima dell’arrivo della prossima consegna.

Quindi, anche in questo caso, è necessario suddividere i prodotti nelle seguenti categorie:

Rischio	Stato dell’Inventario	Azione
Basso	Considerando la domanda e il livello attuale delle scorte, non ci sono problemi di magazzino. Le rotture di stock sono improbabili	Non è richiesta nessuna azione
Medio	La domanda è più alta del previsto e c’è il rischio di esaurire le scorte prima del periodo di consegna previsto.	Monitoraggio e Revisione
Alto	Il prodotto è già esaurito o è altamente probabile che si esaurisca prima dell’arrivo della prossima consegna	Adottare misure immediate per garantire la disponibilità

 

Fase 3: determinare la migliore linea d’azione.

Se hai già problemi di magazzino, la cosa peggiore che possiate fare è utilizzare male le scorte che avete a disposizione.

Ciò significa gestire con grande attenzione le scarse scorte. Tuttavia, anche in questo caso, si può arrivare solo fino a un certo punto e l’efficacia può essere solo a breve termine.

Per mitigare l’interruzione delle forniture, si possono adottare alcune misure pragmatiche:

Opzione 1: sopportare il disturbo.

In sostanza, ciò significa che analizzi il rischio e decidi che la migliore linea d’azione è aspettare che il problema si risolva da solo. Tuttavia, l’ultima cosa che vuoi fare è lasciare un cliente deluso.

Se le scorte di magazzino sono estremamente scarse, è possibile che non ci siano abbastanza scorte da distribuire. Pertanto, è importante lavorare con i clienti per gestire le aspettative.

Forse potresti rinegoziare i tempi di consegna? Forse potresti offrire un prodotto alternativo?

In ogni caso, la comunicazione è fondamentale.

Opzione 2: accelerare l’ordine

Circa il 90% del volume del commercio internazionale di merci viene trasportato via mare. Lo svantaggio del trasporto via mare è che i tempi di consegna sono molto più lunghi rispetto a qualsiasi altro metodo di trasporto.

Tuttavia, se il tuo fornitore dispone delle scorte, puoi ridurre i tempi di consegna accelerando il trasporto per via aerea.

Il lato positivo è che questo potrebbe accorciare i tempi di consegna da mesi a settimane o addirittura giorni.

Ma attenzione, il costo delle spedizioni aeree è esponenzialmente più alto di qualsiasi altro mezzo di trasporto. Di conseguenza, non è un mezzo da cui dipendere come mezzo di distribuzione principale.

Opzione 3: garantire un approvvigionamento alternativo

Se non riesci ad assicurarti la disponibilità dei fornitori esistenti, è il momento di cercare altrove.

Per alcuni prodotti, può essere facile procurarsi le scorte da nuovi fornitori. Per altri prodotti più specializzati, invece, potrebbe non essere così semplice.

In questo caso è necessario essere un po’ creativi e collaborare con più fornitori per assicurarsi una fornitura stabile.

L’importante è che si tratti di una decisione ponderata.

Il fornitore alternativo è in grado di soddisfare il livello di qualità che i tuoi clienti si aspettano? Il fornitore è in grado di consegnare entro un tempo di consegna accettabile? Il fornitore può soddisfare i tuoi requisiti di volume di inventario? I costi associati rientrano nel budget?

Tutte domande cruciali a cui rispondere prima di distruggere le attuali basi di approvvigionamento.

5. Come puoi monitorare le prestazioni per gettare le basi di un miglioramento continuo?

Come abbiamo stabilito all’inizio di questo articolo, la tua supply chain è forte solo quanto il suo anello più debole. E questo include i fornitori su cui puoi contare.

Mentre i grandi fornitori possono far funzionare la tua azienda senza problemi, i cattivi fornitori possono rompere le cose molto rapidamente. A volte con danni irreparabili.

Allo stesso modo, non puoi limitarti a giudicare i tuoi fornitori in base ai parametri di riferimento di oggi. I tuoi fornitori devono essere forti e adatti al momento, ma sufficientemente solidi per il futuro.

Devono essere in grado di sostenere i tuoi obiettivi e piani di crescita. Che si tratti di innovazione o di semplice espansione.

Cercare nuovi fornitori ogni volta che si vuole crescere è tutt’altro che strategico. E se le mancate consegne sono un problema ovvio, non tutti i problemi sono così facili da individuare.

Per questo motivo è necessario disporre di KPI solidi.

Come si comportano? Ci sono margini di miglioramento? Le linee di comunicazione sono chiare e aperte? Stai facendo la tua parte per aiutarli nel loro percorso?

KPI robusti possono individuare i problemi quando sono ancora potenziali. Molto prima che si concretizzino fisicamente. E una volta che questi sono stati messi in atto, prendere decisioni per loro conto diventa molto più facile.

Top tip: scopri qui come impostare KPI più efficaci per i fornitori.

Conclusioni e spunti di riflessione.

Se sei arrivato fin qui, ti auguriamo di avere una comprensione completa della gestione dei processi di pianificazione della supply chain.

Abbiamo esplorato le basi. Abbiamo esaminato i processi specifici di supply planning. E abbiamo anche analizzato cosa succede quando la tua attività è colpita da un’interruzione inaspettata.

Ora è il momento di applicare questi consigli e trucchi alla tua attività!