Hace 20 años que me dedico profesionalmente al sector de la supply chain y alrededor de 10 años que soy aficionado a la Fórmula 1. Y durante este tiempo he podido ver hasta qué punto son similares las carreras automovilísticas de élite y un buen proceso S&OP.

Los aspectos que tienen en común son muy numerosos. En primer lugar, una gobernanza muy bien definida, en la que las responsabilidades están muy claras. Trackside teams, mecánicos, equipos de estrategia, factory teams, ingenieros… Todos tienen muy claro a quien deben rendir cuentas.

Después, una diferenciación muy clara en lo que a planificación táctica y estratégica se refiere. Esto significa que los estrategas se ocupan de la visión a largo plazo, de las siguientes temporadas, mientras que los tácticos se ocupan de hacer ajustes para mejorar el rendimiento en las siguientes carreras.

Otro elemento básico en ambos es la X-Functional collaboration o colaboración cross funcional.

En Fórmula 1 todas las decisiones que se toman están respaldadas por datos. Y la cantidad de datos a analizar es ingente, ya que en un día de carrera cada coche genera un millón de puntos de dato por segundo que hay que procesar. En el caso de S&OP, también debería ser así, aunque como bien sabemos esto no es algo que ocurra siempre.

Y por último -aunque no menos importante- la relevancia de planificar escenarios. En el caso de la F1, planificar escenarios va mucho más allá de cuál será la estrategia de pit stop, sino que también se deben tener en cuenta las posibles acciones que se pueden tomar y cuál será el resultado de dichas acciones. Datos como la degradación de los neumáticos, la temperatura del asfalto, la meteorología, los insights de la propia competición… sirven para manipular los escenarios.

Y todo esto no es nada más que S&OP en acción. Si la F1 puede hacerlo una vez a la semana en un entorno sumamente competitivo, las empresas no tienen excusa.

 

¿Qué es scenario planning (Planificación de escenarios)? ¿Cuál es su papel en el proceso de S&OP?

Scenario planning es un método que mediante el pensamiento creativo crea hipótesis sobre futuros complejos e inciertos acerca de la planificación de la cadena de suministro.

Esto implica diseñar escenarios de “estado futuro” y la formulación de una pregunta y sus posibles respuestas para operar bajo cada escenario. Consta de 4 pasos:

1) Seleccionar la pregunta principal

El primer paso para construir escenarios es identificar la pregunta principal. A través de esta pregunta queremos identificar un problema u oportunidad para analizarlo.

2) Identificar drivers

Los drivers -o fuerzas impulsoras en español- son factores internos o externos que impactarán en el entorno empresarial en el que opera la organización y, consecuentemente, condicionarán las dinámicas futuras de la cadena de suministro. Pueden ser tendencias o incertidumbres a desarrollar.

3) Desarrollar escenarios

Una vez identificada una lista completa de drivers, el siguiente paso es reducir la lista a dos grupos de factores relevantes y que puedan responder a nuestra pregunta principal. Cada uno de esos dos grandes grupos se convertirán en nuestros escenarios de incertidumbre principales.

4) Comunicar las implicaciones de cada escenario

El último paso en la planificación de escenarios es identificar cómo se comportará la organización dependiendo del escenario y qué decisiones deberían tomarse según cada situación. Dentro del marco de un proceso S&OP, estas decisiones estratégicas se toman durante la reunión ejecutiva mensual.

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Scenario planning: un ejemplo

Bajemos todo esto al mundo real y veámoslo con un ejemplo. Un gran retailer de productos electrónicos estaba valorando si penetrar en el mercado indio y empezar a abrir tiendas en ese país. Seis meses antes trabajaban con un escenario de crecimiento acelerado de entre el 25-45%, aunque también barajaban la posibilidad de que una nueva legislación afectara a su negocio. Por lo tanto, los ejes de incertidumbre estaban compuestos por el auge económico previsto del mercado y el marco regulador.

Finalmente, las autoridades indias promulgaron una nueva regulación por la que se incrementaron los aranceles para los productos electrónicos, lo que supuso un incremento de los costes que se trasladó a los consumidores. Como resultado de esto, la demanda en el país cayó mientras que en otros países -como Dubai, Thailandia o Singapur a los que los ciudadanos indios se trasladaban a realizar sus compras- creció. De este modo, de un mercado en auge se pasó a una demanda debilitada.

Aquí es donde scenario planning te puede ayudar. Obviamente no es posible mitigar completamente el riesgo, porque las previsiones nunca serán exactas al 100%, pero contemplar estos distintos escenarios y tener preparadas posibles respuestas.

Ejemplo De Scenario Planning

Scenario Planning: posibles escenarios y riesgos

El ejemplo anterior de descenso de la demanda debido a los cambios regulatorios es solo un ejemplo de posible escenario y sus consecuencias. Pero hay muchos más.

Según las circunstancias que deba afrontar la empresa, se generarán escenarios de crecimiento o bien escenarios que limitarán su crecimiento. Veamos algunos de los escenarios más comunes a los que tienen que hacer frente las organizaciones.

Escenarios de crecimiento según:
Mercado Producto Capacidad Factores externos
Entrar en un nuevo mercado(s) Lanzar una nueva marca Incremento de capacidad Debilitamiento de un competidor
Iniciar un nuevo proyecto Introducir nuevas categorías de producto Nuevas líneas de producción Salida del mercado de un competidor
Expandir la base de clientes Añadir nuevas líneas de producto Transporte más rápido Un nuevo proveedor con mejores precios
Crear nuevos canales de venta Introducir nuevos productos Recursos extra Crecimiento de clientes
Escenarios de contracción según:
Mercado Producto Capacidad Factores externos
Abandonar un mercado Canibalización Mantenimiento de las líneas de producción Cambio en las expectativas de los consumidores
Iniciar un nuevo proyecto Substitución de producto Reducción del swing capacity Nuevo competidor
Replantear un proyecto Discontinuidad de producto/marca Tiempos de entrega más prolongados Mayor coste de los bienes
Cierres temporales Problemas en la calidad de los productos Congestión de los puertos Disrupciones tecnológicas

Por otra parte, algunos de los principales riesgos a los que tienen que enfrentarse las empresas son:

Posibles riesgos según su naturaleza:
Geopolíticos Macroeconómicos Otros
Nuevas regulaciones Inflación Falta de mano de obra
Cambios en los gobiernos Estanflación Huelgas de transporte
Sanciones impulsadas por estados Recesión Cambios en las divisas
Agitación social Subida de los tipos de interés Desastres naturales

¿Por qué es importante scenario planning?

¿Pero de verdad es tan importante tener planificados potenciales escenarios de futuro que muy probablemente nunca llegarán a materializarse en realidad? La respuesta es que sí. Y te daré 5 motivos por los cuales es importante que integres el scenario planning en tu proceso S&OP.

1. VUCA es la nueva normalidad

El entorno VUCA (volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad, por sus siglas en inglés) es el que se ha impuesto en los últimos tiempos. Desde el covid la cadena de suministro está sufriendo de un doble problema de estrés post traumático y paranoia. Esto significa que todavía nos estamos recuperando del trauma del covid y, al mismo tiempo, estamos muy preocupados por donde vendrá el siguiente “cisne negro”.

Nada puede ser precedido con una certeza del 100%, pero tener escenarios sobre la mesa nos puede ayudar a adaptarnos con mayor facilidad.

2. Competencia muy intensa

En el entorno actual todos los competidores juegan muy fuerte. Si nos fijamos, por ejemplo, en la industria de calzado deportivo, Lululemon llegó hace solo 3-4 años y ya le ha pegado un buen mordisco al negocio de Nike y Adidas. Esto nos enseña que la competencia puede llegar de cualquier rincón y sin que lo esperemos. Y scenario planning precisamente lo que nos permite es enfocarnos a este tipo de amenazas a las que está expuesto nuestro negocio.

3. Innovación acelerada

Igual que la competencia, la innovación -y la velocidad a la que se produce- también es muy intensa. La literatura de gestión empresarial está repleta de ejemplos de empresas que dejaron la innovación de lado y esa decisión fue el motivo de su decadencia. El caso de Kodak -que lideró su segmento durante 80 años y desapareció por la tecnología de cámaras digitales- o Nokia y Blackberry -aniquilados por los smartphones- son dos de los ejemplos más conocidos. De modo que la forma en la que tu organización gestiona la innovación puede suponer bien una oportunidad o bien un riesgo.

4. Contexto legal y marco regulatorio

El contexto legal en un mercado puede cambiar de un día para otro. Voy a poner un ejemplo que conozco bien: el año pasado en Dubai el gobierno decidió cambiar el fin de semana del tradicional viernes y sábado al más occidental sábado y domingo. Imagina que eres un retailer de alimentos y productos de consumo que realiza sus previsiones de la demanda múltiples veces al día. Los hábitos del consumidor de viernes y sábado se trasladan de repente a sábado y domingo. Esto tendrá irremediablemente un gran impacto directo en las previsiones y la asignación de inventario

5. Riesgos geopolíticos

Los tenemos muy presentes en la actualidad, con dos de ellos muy candentes como son la guerra de Ucrania y el conflicto en Oriente Próximo. Nunca sabemos cuándo puede estallar un nuevo conflicto que afecte directamente a nuestra cadena de suministro, por lo que nos conviene estar preparados para lo que venga.

 

Scenario planning: una herramienta eficaz para mitigar riesgos

Siempre es difícil predecir el futuro. Pero integrar el scenario planning en tu proceso S&OP te ayudará a mitigar todos los riegos que puedan acontecer en el futuro. Del mismo modo, te permitirá aprovechar las oportunidades de crecimiento para tu negocio.

 

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Preguntas frecuentes sobre Scenario Planning (Planificación de escenarios)

En el ámbito de la supply chain, ¿qué es scenario planning?

En el ámbito de la cadena de suministro, scenario planning se refiere a la metodología que implica la identificación y evaluación de posibles situaciones futuras y sus impactos. Se anticipan diversos escenarios, considerando factores como cambios en la demanda, interrupciones en la cadena de suministro, fluctuaciones económicas o eventos imprevistos. Este enfoque estratégico permite a las empresas prepararse para contingencias, optimizar recursos y tomar decisiones informadas. 

¿Cómo encaja el scenario planning en el proceso S&OP?

Scenario planning se integra de manera crucial en el proceso S&OP al proporcionar una visión estratégica y anticipatoria. Dentro del S&OP, el scenario planning permite la evaluación de diversos escenarios futuros en términos de demanda, suministro y otros factores clave. Al considerar múltiples posibilidades, el S&OP con scenario planning optimiza la resiliencia de la cadena de suministro, preparándola para responder eficazmente a cambios y desafíos, contribuyendo así a un proceso más ágil y eficiente. 

¿Cuáles son las diferencias entre forecasting (realizar pronósticos) y scenario planning?

El forecasting (pronósticos) y scenario planning cumplen propósitos distintos, y su efectividad depende del contexto y los objetivos. El forecasting implica predecir resultados futuros basándose en datos y tendencias históricas, proporcionando un único escenario más probable. Es eficaz para entornos estables con variables relativamente predecibles. Por otro lado, scenario planning explora múltiples posibilidades futuras, anticipando diversos resultados y permitiendo una adaptación estratégica. Destaca en situaciones inciertas y dinámicas.  

¿Cuáles son los principales beneficios del scenario planning?

Scenario planning aporta beneficios esenciales en la gestión empresarial. Permite anticipar la incertidumbre, construir planes resilientes y optimizar la asignación de recursos. Facilita la toma de decisiones informadas al considerar diversos escenarios, mejorando la adaptabilidad y preparando a las organizaciones para lo imprevisible.