Gestión por excepción: ¿cómo enfocarte en lo importante?

En la gestión moderna de la cadena de suministro, el crecimiento exponencial de los surtidos de productos y del número de tiendas y almacenes representa un desafío constante. Mientras los catálogos suman referencias, también se incrementan las complicaciones asociadas con la gestión eficiente de cada artículo. Es aquí donde la gestión por excepción cobra protagonismo, proporcionando una metodología estructurada para priorizar tareas, reducir riesgos y maximizar la rentabilidad.

¿Qué es la gestión por excepción?

La gestión por excepción es un enfoque operativo que identifica y prioriza elementos que se desvían de las condiciones que a priori consideraríamos normales. En términos prácticos, implica centrar los esfuerzos en productos o situaciones específicas que necesitan intervención inmediata o especial, dejando de lado aquellos que funcionan correctamente dentro de los parámetros previstos.

En la gestión de inventarios, esto significa abandonar la idea de revisar todas las referencias por igual. Intentar gestionar miles de productos de forma uniforme no solo es ineficaz, sino que puede resultar en un uso inadecuado de recursos, tensiones internas y, a menudo, pérdidas económicas.

El desafío de gestionar surtidos extensos

En muchas organizaciones, añadir nuevos productos al catálogo es relativamente fácil. Sin embargo, eliminar referencias obsoletas o de bajo rendimiento suele ser un proceso lento y complejo. Esto crea un panorama operativo donde los surtidos crecen de forma constante, complicando su gestión diaria.

Impacto en la eficiencia operativa de surtidos no óptimos

Con surtidos amplios, es común que los equipos operativos enfrenten problemas como:

• Desperdicio de recursos: Se dedican esfuerzos ingentes a referencias de baja relevancia.
• Descoordinación: La falta de un enfoque claro genera tensiones y errores operativos.
• Pérdidas económicas: Los excesos de stock y las roturas de stock afectan directamente los resultados financieros.

Aquí es donde la gestión por excepción se presenta como una solución eficaz, permitiendo un enfoque estructurado y orientado a resultados.

¿Qué criterios hay que tener en cuenta en la gestión por excepción?

La clave del éxito en la gestión por excepción radica en la correcta clasificación de los productos. Este proceso permite priorizar tareas y diseñar estrategias personalizadas para cada grupo de referencias.

1. Ciclo de vida del producto

Cada producto atraviesa tres fases de ciclo de vida del producto:

Fase de lanzamiento

Se caracteriza por la incertidumbre en la demanda. Aquí, la atención se centra en gestionar riesgos y garantizar una introducción exitosa al mercado.

Fase de madurez

Es la etapa más estable del ciclo de vida y ofrece la mejor oportunidad para optimizar procesos. Aquí, la gestión busca alcanzar la excelencia operativa.

Fase de fin de vida

En esta etapa, la demanda disminuye y los riesgos de obsolescencia aumentan. Las estrategias clave incluyen la promoción de liquidaciones y el control de inventario para evitar acumulaciones innecesarias.

Agrupar los productos según su ciclo de vida permite adaptar las acciones a las necesidades específicas de cada fase, evitando esfuerzos innecesarios.

2. Rentabilidad de los productos

Un análisis comparativo entre los ingresos generados y los costes asociados a cada producto revela conclusiones cruciales. En muchos casos:

• Los productos más rentables suelen tener costes operativos más bajos.
• Las referencias de baja rentabilidad pueden generar altos costes, afectando la eficiencia general.

Este tipo de análisis permite decidir dónde enfocar los esfuerzos operativos y qué productos requieren una gestión más eficiente.

3. Clasificación ABC cruzada

El análisis ABC es ampliamente utilizada en la gestión de inventarios. Y si este análisis se combina con factores adicionales como ventas, margen o rotación, se obtiene una segmentación mucho más precisa.

Beneficios del análisis cruzado

• Identifica productos estratégicos con mayor claridad.
• Permite un enfoque quirúrgico en referencias críticas, maximizando el impacto de las decisiones operativas.

Por ejemplo, un producto que resulta “A” en ventas y “C” en rotación requerirá una estrategia diferente a un artículo que sea “A” en ambos criterios.

Creación de selecciones de tareas

Una vez clasificados los productos, el siguiente paso es crear selecciones específicas que faciliten el trabajo operativo diario. Estas selecciones permiten agrupar referencias con características comunes, mejorando la eficiencia y priorización.

Selecciones según la naturaleza de la tarea

En la gestión por excepción, las selecciones se dividen en cinco categorías principales:

• Selecciones de surtido: Enfocadas en el ciclo de vida de los productos.
• Selecciones de demanda: Identifican cambios o anomalías en los patrones de consumo.
• Selecciones de planificación del suministro: Supervisan fechas de entrega y retrasos.
• Selecciones de inventario: Controlan niveles de stock y riesgos de obsolescencia.
• Selecciones de datos maestros: Garantizan la calidad y coherencia de la información.

Selecciones según el objetivo de la tarea

Las selecciones también se diferencian según el tipo de tarea:

• Operativas: Acciones diarias para evitar interrupciones (p. ej., roturas de stock).
• Analíticas: Proporcionan elementos de análisis para optimizar procesos y patrones.
• Estratégicas: Ayudan a la toma de decisiones a largo plazo, como la descatalogación de productos.

Ejemplos prácticos de gestión por excepción

Detectar anomalías en la demanda

Un producto con una demanda excepcionalmente alta puede requerir ajustes en las previsiones. La gestión por excepción permite identificar si estos cambios son puntuales o estructurales, y tomar decisiones correctivas para evitar errores futuros. Este proceso puede mejorarse sustancialmente mediante el uso de un software avanzado de detección de la demanda, que mejora la precisión de las previsiones al detectar rápidamente los cambios y las anomalías en la demanda.

Planificación de promociones

Los productos en promoción necesitan un control especial. Las selecciones pueden analizar:

• La efectividad de la promoción comparando la demanda real con la planificada.
• El impacto en el aprovisionamiento y los niveles de stock.

Roturas previstas de stock

Detectar roturas de inventario con anticipación permite tomar medidas proactivas, como adelantar pedidos o buscar proveedores alternativos. Esto evita interrupciones en la cadena de suministro y reduce costes asociados.

Identificación de problemas con proveedores

Las selecciones pueden señalar excepciones recurrentes en productos asociados a un proveedor específico, lo que facilita negociaciones con proveedores y mejora la colaboración con nuestros socios en la cadena de suministro.

¿Cómo puedes empezar a implantar un modelo de gestión por excepción en tu compañía?

Implantar un modelo de gestión por excepción en una organización requiere de una combinación de análisis, planificación estratégica y herramientas adecuadas. Aunque cada empresa tiene sus particularidades, el proceso puede estructurarse en pasos clave que aseguren una transición fluida y efectiva hacia este enfoque.

1. Entender la situación actual

El primer paso es realizar un diagnóstico detallado de los procesos actuales. Esto incluye analizar:

• El volumen y la diversidad del surtido: ¿Cuántas referencias maneja la empresa y cuáles son las más críticas?
• Los flujos de trabajo existentes: ¿Cómo se gestionan actualmente las excepciones, si es que se hace?
• Los retos operativos recurrentes: ¿Qué problemas suelen aparecer? Por ejemplo, roturas de stock, excesos de inventario o retrasos en las entregas.

Este análisis inicial proporciona un mapa claro del punto de partida y ayuda a identificar las áreas que requieren intervención inmediata.

2. Definir objetivos claros y medibles

La gestión por excepción no debe implementarse como un fin en sí mismo, sino como un medio para lograr objetivos específicos. Algunos de estos pueden incluir:

• Reducir el tiempo dedicado a gestionar referencias de baja relevancia.
• Mejorar el nivel de servicio en los productos más importantes.
• Identificar y corregir anomalías en la demanda antes de que se conviertan en problemas mayores.

Establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) relacionados con estas metas facilita evaluar el éxito del modelo una vez implementado.

3. Elegir los criterios de clasificación adecuados

Una parte esencial de la gestión por excepción es clasificar los productos según criterios relevantes para la empresa. Estos pueden incluir, como hemos visto anteriormente:

• Ciclo de vida del producto: Identificando fases como introducción, madurez y fin de vida.
• Rentabilidad: Analizando la contribución económica frente a los costes operativos.
• Rotación y margen: Clasificando productos según su frecuencia de venta y márgenes de beneficio.

Seleccionar criterios relevantes asegura que las decisiones operativas sean consistentes y alineadas con las prioridades estratégicas.

4. Crear selecciones personalizadas

Con los productos clasificados, el siguiente paso es crear selecciones que agrupen referencias con características comunes o necesidades similares. Estas selecciones permiten gestionar excepciones de manera más eficiente. Por ejemplo:

• Una selección para productos con alta rotación y bajo margen, que requieren especial atención en la planificación del stock.
• Otra para referencias en promoción, donde es necesario evaluar constantemente su impacto en la demanda y el inventario.

El uso de herramientas tecnológicas avanzadas como Slim4 facilita la creación, visualización y seguimiento de estas selecciones.

5. Implementar un sistema de monitorización

La clave para un modelo de gestión por excepción exitoso es contar con un sistema que permita monitorear en tiempo real las excepciones y asignarlas al equipo correspondiente. Esto incluye:

• Alertas automáticas para situaciones críticas, como roturas previstas o anomalías en la demanda.
• Dashboards para priorizar tareas según su importancia y urgencia.
• Informes detallados que muestren el estado de las excepciones y el progreso en su resolución.

Un sistema robusto no solo mejora la eficiencia, sino que también reduce errores y asegura que las excepciones se gestionen de manera oportuna.

6. Capacitar a los equipos operativos

Adoptar un modelo de gestión por excepción implica un cambio en la forma de trabajar. Es esencial que los equipos comprendan la metodología, los criterios de clasificación y el uso de las herramientas tecnológicas. La capacitación debe enfocarse en:

• Cómo interpretar las selecciones y priorizar tareas.
• El uso de software especializado para gestionar excepciones.
• La importancia de alinear las decisiones operativas con los objetivos estratégicos.

7. Evaluar y ajustar el modelo

Una vez implementado, el modelo debe ser evaluado periódicamente para medir su efectividad y realizar ajustes necesarios. Algunos aspectos a considerar en esta etapa son:

• ¿Se están cumpliendo los KPI establecidos?
• ¿Existen excepciones recurrentes que podrían abordarse de manera más eficiente?
• ¿El sistema sigue siendo relevante para las necesidades cambiantes de la empresa?

Este ciclo de mejora continua asegura que la gestión por excepción evolucione junto con las demandas operativas y estratégicas de la organización.

A medida que la empresa adopte esta metodología, no solo verá mejoras en la eficiencia operativa, sino que también estará mejor preparada para enfrentar las complejidades de nuestro entorno competitivo.

Gestionar por excepciones, un imprescindible para la eficiencia operativa

Comenzar con un modelo de gestión por excepción puede parecer un reto, pero una implementación estructurada lo convierte en un proceso manejable y escalable.

En un contexto tan volátil como el actual, la gestión por excepción es, más que una opción, una necesidad. Al priorizar lo que realmente importa, la gestión por excepción transforma el caos que puede suponer gestionar miles de productos en una estrategia estructurada, ágil y efectiva. Más allá de los beneficios inmediatos, como la reducción de riesgos y el ahorro de tiempo, esta metodología también fomenta la toma de decisiones basadas en datos, empodera a los equipos operativos y fortalece la competitividad de la empresa.1