10 indicadores clave de rendimiento (KPI) de proveedores que no debes pasar por alto

Las promesas de un proveedor y su capacidad para cumplirlas afectan directamente a tu capacidad para cumplir tus propios compromisos. Y si no cumples, son tus clientes los que puede que te sustituyan.

Contar con proveedores que satisfagan la demanda es importante, pero también necesitas proveedores que respalden tus objetivos de crecimiento, sostenibilidad e innovación. Proveedores que sean valiosos ahora y que merezca la pena conservar a largo plazo. Proveedores que puedan crecer contigo y que te ayuden a alcanzar tus objetivos.

Sin embargo, con demasiada frecuencia, no es así. Cuando un envío no llega, el bajo rendimiento es un problema evidente. Otras veces, identificar el problema es más complicado. Aún así, a veces solo te das cuenta de que hay un problema cuando ya es demasiado tarde. Y esto no es precisamente la receta para una cadena de suministro estable, ¿verdad?

La necesidad de los KPI de los proveedores

Para evaluar si tus proveedores están cumpliendo con las expectativas, necesitas KPI. Estos indicadores proporcionan información sobre la calidad de tus relaciones con los proveedores y miden el valor que aporta cada uno de ellos.

Los KPI también deben ayudarte a detectar posibles problemas antes de que se agraven o, en el peor de los casos, antes de que «sea demasiado tarde».

Una vez establecidos los KPI, la colaboración eficaz resulta mucho más fácil y la toma de decisiones estratégicas puede seguir un proceso claro y estructurado.

¿Qué KPI debes seguir?

Hay una cantidad casi infinita de datos disponibles sobre tus proveedores. Algunas métricas, naturalmente, son más importantes que otras y deben tener más peso.

Si puedes cuantificar el rendimiento de los proveedores de forma clara y precisa, hazlo. Las métricas basadas en datos son fáciles de visualizar, sencillas de comunicar y permiten tomar decisiones informadas. Sin embargo, no todos los KPI se pueden cuantificar con tanta precisión. Las relaciones con los proveedores son mucho más matizadas de lo que puede mostrar cualquier gráfico. La supervisión del rendimiento debe ir más allá de las cifras para poner de relieve cuestiones que los datos brutos por sí solos no pueden captar.

10 KPI de rendimiento de los proveedores que deberías seguir de cerca

Comencemos con las métricas tangibles, que son las más fáciles de seguir.

1. OTIF (On-Time In-Full) del proveedor

El OTIF mide la fiabilidad de un proveedor. ¿Son puntuales? ¿El pedido está completo?

Suele ser la métrica más obvia a la hora de señalar los fallos en las entregas. Tanto es así que los proveedores suelen informar con antelación si se prevé un retraso. Pero el OTIF no lo dice todo.

2. Variación del plazo de entrega

El plazo de entrega es fundamental para la planificación del inventario. Si un proveedor promete una entrega en 12 semanas, pero tarda 24, esto causará problemas en toda la empresa. Por el contrario, las entregas anticipadas pueden crear problemas urgentes de almacenamiento, que no son baratos.

Los plazos de entrega determinan el momento del pedido, los requisitos de stock de seguridad y la frecuencia de reposición. Hay muchas razones por las que los plazos de entrega pueden variar, y no siempre es culpa del proveedor. Pero los plazos de entrega incorrectos deben analizarse y atajarse cuanto antes.

3. Índice de defectos

Los defectos, al igual que el OTIF o la variación en los plazos de entrega, son obstáculos evidentes. Incluso las puntuaciones OTIF perfectas carecen de sentido si la mitad del envío está dañado o es de calidad inferior. Los clientes no aceptarán productos defectuosos, y tú tampoco deberías hacerlo.

Tanto si los daños se producen durante el transporte como si los materiales no cumplen las especificaciones, es esencial investigar a fondo la causa.

4. Variación del volumen

Recibir muy pocos o demasiados artículos puede ser tan perjudicial como los problemas de plazos de entrega, especialmente si afecta a los ingresos o genera costes adicionales. Los volúmenes deben ser precisos en todo momento. Las cantidades incorrectas en los pedidos provocan una reacción en cadena, como embalajes desajustados, tamaños de palés inadecuados y aumento de los costes operativos.

5. Rentabilidad de la inversión en proveedores

¿Qué valor aporta este proveedor? ¿Cómo se compara el coste de trabajar con él con el de la competencia? ¿Es rentable o estás pagando de más?

Los proveedores prometen valor, pero depende de ti verificar si lo cumplen. Sin un retorno de la inversión medible, es poco probable que obtengas beneficios significativos.

Los KPI menos tangibles de los proveedores

Centrarse únicamente en métricas obvias y basadas en datos ofrece una visión incompleta de la situación. Estos son algunos de los aspectos más matizados del rendimiento de los proveedores que hay que tener en cuenta:

6. Sostenibilidad

La sostenibilidad debe ser un concepto que va más allá del marketing de tu compañía. Los consumidores se preocupan por la sostenibilidad, por lo que ya no es algo opcional. ¿Puede tu empresa afirmar realmente que es sostenible si tus socios de la cadena de suministro ignoran el impacto medioambiental?

Algunas industrias, como la alimentaria y la papelera, tienen normas de sostenibilidad claras. Utilizarlas como referencia es un buen comienzo, pero es posible que se necesiten indicadores clave de rendimiento específicos para cada proveedor a fin de supervisar plenamente la responsabilidad medioambiental.

7. Innovación

Si inviertes mucho en investigación y desarrollo, tus proveedores deben estar a la altura de tus ambiciones en materia de innovación.

¿Cómo invierten en I+D? ¿Están evolucionando sus ofertas? ¿Pueden satisfacer las demandas del mercado y diversificar sus productos? ¿Son capaces de apoyarte ágilmente si abres nuevos mercados globales? Estas preguntas garantizan que los proveedores sean realmente innovadores, más allá de lo que digan.

8. Flexibilidad

¿Tu proveedor es adaptable o rígido e inflexible? A menudo surgen retos inesperados, por lo que necesitas un proveedor que pueda responder de manera eficaz, no uno que te deje en la estacada.

9. Control de riesgos

La gestión proactiva de los riesgos es esencial. La agilidad es valiosa, pero no puede sustituir a los proveedores que controlan activamente los riesgos operativos.

Es posible que necesites información de primera mano sobre los procesos de gestión de riesgos de tus proveedores. Si algo nos ha enseñado la COVID-19 es que hay que esperar lo inesperado. Pregunta a los proveedores qué medidas han adoptado para garantizar el cumplimiento de los pedidos incluso en circunstancias extremas.

10. Facilidad de colaboración

Se trata de un KPI que a menudo se pasa por alto, pero que es fundamental.

Por supuesto, tú quieres proveedores que entreguen los pedidos a tiempo, en su totalidad y según las especificaciones. Pero también necesitas socios que valoren la colaboración, respeten tu negocio y faciliten unas relaciones de trabajo fluidas.

Algunos proveedores facilitan esta cooperación. Otros se limitan a procesar los pedidos y te dejan tirado cuando surgen problemas. ¿Tus proveedores comparten información sobre la cadena de suministro? ¿Cuestionan tus procesos de forma constructiva? ¿Te ayudan a mejorar?

Reflexiones finales

Los proveedores son más que simples ejecutores de pedidos, son socios estratégicos. Los KPI adecuados te proporcionarán la información necesaria para fomentar relaciones que impulsen el crecimiento, la innovación y la resiliencia.

Al realizar un seguimiento tanto de métricas tangibles como OTIF, tasas de defectos y variación de volumen, como de indicadores más intangibles como la sostenibilidad, la flexibilidad y la colaboración, puedes asegurarte de que tus proveedores no solo satisfacen las demandas actuales, sino que también respaldan tus objetivos a largo plazo.

Invertir tiempo en definir, supervisar y actuar en función de estos KPI no solo es una buena práctica, sino que es esencial para crear una cadena de suministro que funcione para ti, tus clientes y tu negocio.

Recuerda: unos proveedores sólidos hacen que las empresas sean sólidas. Mide con prudencia, colabora estrechamente y observa cómo prospera tu cadena de suministro.