Vad är S&OP (Sales and operations planning)?

I grund och botten gör S&OP det möjligt att förbereda oss organisatoriskt för att hantera både det kända och det okända.

Föreställ dig följande situation: Du är kock på en 4-stjärnig Michelin-restaurang, ditt jobb är att leda ditt begåvade köksteam till att leverera den mest fantastiska och välsmakande menyn i stan. Du måste se till att arbetet utförs på ett effektivt och samordnat sätt, maten måste vara av rätt kvalitet, ha rätt temperatur och komma i rätt tid. Ingenting får gå fel, man kan inte laga en rätt om såsen inte är klar och man kan inte laga en rätt om man inte vet vilket tillbehör som passar till huvudrätten. Skulle ditt team kunna improvisera utan en enda ingrediens?

För att uppnå den önskade menyn behöver köksteamet en kock, ett samordnat team, exakt planering av ingredienser och ordningen på rätterna samt tydlig kommunikation om vad som behöver göras och hur, allt med ett gemensamt mål i åtanke: en meny som lever upp till gästernas förväntningar.

Vad är Sales and Operations Planning (S&OP)?

S&OP (Sales and Operations Planning) är en planeringsprocess som anpassar den strategiska planeringen till de dagliga aktiviteterna på operativ nivå.

Genom en strukturerad arbetsprocess, som upprepas cykliskt varje månad, kommunicerar och samarbetar med teamen för att generera och upprätthålla en enda efterfrågeplan för hela företaget. Detta säkerställer att teamen alltid är organiserade och förberedda på förändringar samt att de kan fatta snabba och flexibla beslut.

S&OP gör det möjligt att identifiera oväntade förändringar, antingen på grund av nya affärsmöjligheter eller för att det man trodde aldrig skulle hända faktiskt händer.

Vem förväntade sig att covid-19-krisen skulle inträffa eller att ett stort projekt värt flera tusen euro skulle vinnas?

Men …. Behöver vi verkligen S&OP?

Företag existerar i grunden för att de har kunder, liksom produkter, tjänster och människor. Varje kund är unik och vi vinner dem och/eller behåller dem när vi kan erbjuda dem värde, deras värde. Pragmatiskt sett är kundvärde det som kunden är villig att betala för, inklusive köpupplevelsen och kvaliteten på vår relation med dem.

Företagen fastställer sin värdestrategi, dvs. de beslutar strategiskt hur de vill närma sig sina kunder och vilket värdeerbjudande de ska erbjuda dem. Kommer du ihåg den berömda Michelinmenyn?

Men hur gör vi detta erbjudande effektivt? Är det inte vår dagliga verksamhet som levererar detta värde?

S&OP är ett verktyg som gör det möjligt för oss att göra detta genom att förbättra vårt sätt att interagera med våra kunder.

Målen med S&OP

Det finns ingen resa utan ett syfte och varje affärsinitiativ har ett syfte.

Företag som väljer att införa en S&OP-planeringsprocess ger sig ut på en förändringsresa i syfte att driva tillväxt och förbli konkurrenskraftiga.

Mer specifikt kan några av de viktigaste målen med S&OP-planering vara att:

1. Integrera långsiktig planering i affärsprocesserna.
2. Anpassa efterfrågan och utbud
3. Balansera prognostiserad efterfrågan med företagets förmåga att reagera.
4. Förbättra precisionen i våra försäljningsprognoser (prognosprecision) och hur vi förbättrar dem (prognosförädlingsvärde).
5. Förbättra kommunikationen och samarbetet inom och utanför organisationen.

I grund och botten gör S&OP det möjligt för teamen att:

1. Minimera risker
2. Maximera affärsmöjligheterna
3. Fatta snabba beslut baserade på lönsamhet snarare än volym.

Det slutgiltiga målet är att skapa en enda efterfrågeplan som fångar upp företagets strategiska mål och omvandlar dem till en operationellt genomförbar plan som gör det möjligt för oss att hantera vår dagliga verksamhet på ett hållbart sätt.

Hur man implementerar en S&OP-planeringsprocess

En S&OP-planeringsprocess består av cykliska, strukturerade möten med multidisciplinära team från olika affärsfunktioner – försäljning, marknadsföring, drift och ekonomi.

Varje möte följer en fördefinierad agenda och har ett mål som är anpassat till de förväntade resultaten av S&OP-processen. För att uppnå resultaten bör man ha hävstänger eller drivkrafter och använda nyckeltal för att mäta och utvärdera framstegen mot målen.

Vid ett möte med produktcheferna skulle vårt mål till exempel vara att minska risken för föråldring vid lanseringen av nya produkter nästa år. Våra verktyg för att uppnå detta skulle vara att förbättra vår kunskap om det kundsegment vi närmar oss och att förbättra hanteringen av kanalintroduktioner. De nyckeltal vi föredrar kan vara andelen lyckade kanalintroduktioner eller andelen överlager av nya produkter. Med månatlig mätning och övervakning kan vi kontrollera resultatet av våra åtgärder och vidta korrigerande åtgärder vid behov.

S&OP-mötena följer två parallella flöden

Det ena används för att samla in och förbereda nödvändig information, det andra för att validera den, för att granska den tidigare insamlade informationen, optimera efterfrågeplanen, lösa eventuella konflikter som har uppstått och besluta vilka beslut som behöver eskaleras.

För att en S&OP-process ska fungera krävs en hel del uthållighet och engagemang vid planeringsmötena. Ett sätt att säkerställa detta är genom att etablera några gyllene regler. Till exempel att komma förberedd, delta och dela med sig av information. En positiv attityd, öppenhet och samarbete bidrar i hög grad till att göra mötena effektiva, uppnå överenskommelser och åstadkomma resultat i slutet av sessionen.

S&OP-processen är månadsvis och välstrukturerad. Detta har två stora fördelar: teamen har en tydlig och strukturerad arbetsprocess och varje månadscykel gör att processen kan förfinas och förbättras. Övning ger färdighet!

De 6 stegen i implementeringen av en S&OP-process

Dessa är stegen som utförs i processen varje månad:

1. Datainsamling

Samla in och konsolidera relevant data, inklusive historisk försäljningsdata, marknadstrender och produktionskapacitet.

2. Product Management Review

Utvärdera och anpassa produktkatalog, nya lanseringar och livscykler till efterfrågeprognoser och produktions-/sourcingkapacitet.

3. Demand Review

Analys av kundbeteende, marknadstrender och försäljningsprognoser på global nivå för att optimera resurser och lagernivåer.

4. Inventering och inköp samt finansiell översikt

Granskning av lagernivåer, leverantörsprestanda och kapacitet för att säkerställa effektivitet i leveranskedjan.

Bedömning av finansiella resultat som försäljning, kostnader och marginal för att säkerställa att de finansiella målen är i linje med S&OP-planen.

5. Pre-S&OP-möte

Möte före chefsmötet för att granska och anpassa data, tidigare antaganden och bedöma möjliga scenarier för nästa S&OP-cykel.

6. Ledningsmöte

Möte på högsta nivå för att granska den övergripande planen, ta upp strategiska frågor och fatta beslut för att anpassa de operativa målen till de strategiska målen.

Viktiga S&OP-koncept

Om du har kommit så här långt och tycker att S&OP är en bra affärsmetod är det viktigt att du funderar över koncepten nedan. När du väl behärskar dem kommer du att kunna utnyttja S&OP:s fulla potential.

1. Planeringen är global och volymbaserad, inte så mycket per Planning Mix eller SKU.
2. Det är ett multidisciplinärt och multifunktionellt samarbete.
3. Olika UOM-måttenheter, för att göra det möjligt att inkludera de olika perspektiven hos företagets olika funktioner.
4. Detta är en månads- eller tertialcykel, under vilken planerna granskas och anpassas till upptäckta och/eller förväntade förändringar.
5. Detta är en strukturerad beslutsprocess.

Utmaningar vid implementering av S&OP

Att implementera S&OP-planering är inte utan utmaningar. Även om de flesta av dem kan övervinnas, kräver de ändå uthållighet och kunskap. En framgångsrik S&OP är bra kommunikation, och bra kommunikation kan uppnås genom att följa våra budskap.

• Den största utmaningen är att involvera, utbilda och träna teamen, inte bara i processen utan också i den nya riktningen.
• Samordna interna och externa team för att uppnå en gemensam efterfrågeplan. Kräv en tydlig och effektiv kommunikation.
• Du kommer att behöva övertyga och entusiasmera.
• Fokusera på det som är viktigt. Välj ut de ”problem” som har en tydlig avkastning och är en ”quick win”. På så sätt kan du komma igång och gå vidare.
• Se till att du har rätt resurser, både mänskliga och tekniska.
• Börja smått och bygg en stabil grund.

Fördelarna med S&OP-planering

De utmaningar som du kommer att stöta på i en S&OP-process uppvägs av de stora fördelarna. Här är några tydliga exempel:

1. S&OP fokuserar uppmärksamheten och skapar ett gemensamt syfte så att teamen kan röra sig mot ett gemensamt mål.
2. Det integrerar och anpassar företagets långsiktiga mål med dess kortsiktiga mål.
3. Minskar lagernivåerna samtidigt som risken för föråldring minskar genom att förbättra användningen av rörelsekapitalet.
4. Förbättrar servicenivåerna och leveranstiderna till kunderna.
5. Ökar synligheten i hela leveranskedjan.
6. Förbättrar samarbetet samt kommunikationen och därmed arbetsmiljön samt motivationen.

Slutsatser

Det är viktigt att ha rätt information vid rätt tidpunkt när vår värld förändras.

Även om våra planer är mycket bra och perfekt genomförda, är de inte isolerade från verkligheten och verkligheten förändras mycket snabbt.

Genom att arbeta på två nivåer, den ena mycket detaljerad på SKU-nivå och den andra på global nivå, kan vi snabbt och smidigt anpassa våra planer till de förändringar vi upptäcker.

Detta kräver ett nytt sätt att arbeta: medan arbetet på SKU-nivå kräver detaljerade beräkningar och finjustering av de olika delarna av prognosen för flera SKU:er, gör arbetet på aggregerad nivå eller S&OP-nivå att vi kan fokusera på antaganden, möjligheter, scenariobedömningar och risker. Denna sista nivå av S&OP är utan tvekan mer flexibel, även om den kräver större samstämmighet mellan företagets beslutsfattare och användning av lämplig teknik.

S&OP-resan kan vara svår. Sök hjälp när du behöver det. Be externa eller interna experter att bidra med olika perspektiv på möjliga lösningar för problemet, så att du kan komma på lösningar som är kreativa, pragmatiska, enkla eller helt enkelt inte har övervägts.

Optimera S&OP-processen med Slim4!

Det har aldrig varit enklare att skapa samförstånd och en enda sanningskälla. Om din S&OP-process har svårt att leverera resultat kan vi hjälpa dig att få den på rätt spår igen!