¿Qué es la Planificación de Ventas y Operaciones (S&OP)?

Que vivimos en un mundo de constante cambio no es nuevo, lo que probablemente sí es nuevo es la velocidad del cambio. En general a los seres humanos no nos gusta demasiado el cambio, somos energéticamente eficientes y el cambio, nos obliga a esforzarnos, a salir de nuestra zona de confort de nuestra zona conocida, una zona donde además nos sentimos aptos, capaces y seguros. Pero en un mundo hiperconectado uno simplemente no puede decidir no cambiar. Hay que aprender a navegar.

El cambio conlleva complejidad, incertidumbre y es impredecible y las empresas que aspiran a la excelencia operacional se enfrentan a estos factores siendo más ágiles, más rápidas, más flexibles y resilientes.

Hoy más que nunca hay que sobresalir en estas cualidades si se quiere seguir siendo competitivo.

¿Pero que tiene que ver esto con S&OP? Básicamente S&OP nos permite estar organizativamente preparado para enfrentarnos a lo conocido y a lo desconocido.

Imagina la siguiente situación, eres chef en un restaurante con 4 estrellas Michelin, tu trabajo consiste en dirigir a todo tu talentoso equipo de cocina para entregar el menú más fantástico y sabroso de la ciudad. Tu cometido es que el trabajo se desarrolle de la forma más eficiente y coordinada posible, los platos deben salir con la calidad, la temperatura y el momento adecuado. Nada puede fallar, no se puede emplatar si la salsa no está lista ni tampoco si no sabemos qué guarnición acompaña el plato principal. ¿Sabría tu equipo capaz de improvisar ante la falta de un solo ingrediente?

Para entregar el cotizado menú, el equipo de cocina necesitará un líder, el chef, un equipo coordinado, una planificación precisa de los ingredientes y del orden de los platos además de una comunicación clara de lo que se debe hacer y cómo, todo por un objetivo común, un menú a la altura de las expectativas de los comensales.

¿Qué es el Sales and Operation Planning (S&OP)?

S&OP (Sales and Operations Planning) es un proceso de planificación de negocio que alinea la planificación estratégica de negocio con las actividades diarias a nivel operativo.

Mediante un proceso de trabajo estructurado, que se repite cíclicamente cada mes, los equipos se comunican y colaboran entre ellos para generar y mantener un único plan de demanda para toda la compañía. Esto permite que los equipos estén siempre organizados y preparados para los cambios y se puedan tomar decisiones de forma ágil y rápida.

S&OP permite identificar cambios inesperados, ya sea por nuevas oportunidades de negocio o porque aquello que pensábamos nunca iba a ocurrir finalmente sucede.

¿Quién esperaba que sucediese la crisis de la COVID o ganar un gran proyecto de muchos, muchos miles de euros?

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Pero….¿Realmente necesitamos S&OP?

Las empresas existen fundamentalmente porque tienen clientes, además de productos, servicios y personas. Cada cliente es único y los ganamos y/o mantenemos cuando somos capaces de ofrecerles valor, su valor. Abordado de forma pragmática, valor es para el cliente aquello por lo que está dispuesto a pagar, incluyendo la experiencia de compra y la calidad de nuestra relación con ellos.

Las empresas establecen su estrategia de valor, es decir, deciden estratégicamente cómo quieren acercarse a sus clientes y que propuesta de valor les van a ofrecer. ¿Recuerdas el famoso menú Michelin?

¿Pero cómo podemos hacer efectiva esa propuesta? ¿No son nuestras operaciones diarias las que se encargan de entregar ese valor?

S&OP es una herramienta que nos permite hacer efectiva la entrega mejorando la forma en la que nos relacionarnos con nuestros clientes.

Objetivos de S&OP (Sales & Operations Planning)

No hay viaje sin objetivo y también cualquier iniciativa empresarial tiene un objetivo.

Las empresas que deciden apostar por adoptar un proceso de planificación S&OP empiezan un viaje hacia la transformación con el objetivo de impulsar su crecimiento y así continuar, como mínimo, siendo competitivas.

Específicamente, algunos de los objetivos principales de la planificación S&OP son:

1. Integrar la planificación a largo plazo en los procesos de negocio
2. Alinear demanda y aprovisionamiento
3. Balancear la demanda esperada y la capacidad de respuesta de la compañía
4. Mejorar la precisión de nuestras previsiones de venta (forecast accuracy) y la forma en la que las mejoramos (Forecast Value Added)
5. Mejorar la comunicación y la colaboración dentro y fuera de la organización

En esencia S&OP prepara a los equipos para,

• Minimizar riesgos
• Maximiza oportunidades de negocio
• Tomar decisiones ágiles basadas en rentabilidad y no en volumen

El objetivo final es crear un único plan de demanda que recoja los objetivos estratégicos de la compañía y convertirlo en un plan accionable a nivel operativo que nos permita ejecutar nuestras operaciones diarias de forma sostenible.

Cómo implantar un proceso de planificación S&OP

Una planificación S&OP consiste en reuniones cíclicas y estructuradas, formadas por equipos multidisciplinares, de diferentes funciones de la compañía, Ventas, Marketing, Operaciones y Finanzas.

Cada reunión de proceso sigue una agenda predefinida y tiene un objetivo alineado con los resultados esperados del proceso S&OP. Para conseguir los resultados tenemos las palancas o drivers y empleamos KPI para medir y evaluar el progreso en nuestra consecución de objetivos.

Por ejemplo, durante una reunión con jef@s de producto nuestro objetivo sería reducir el riesgo de obsolescencia en los nuevos lanzamientos de producto del año próximo, nuestros drivers para conseguirlo serían mejorar el conocimiento del segmento de cliente al que nos acercamos y mejorar la gestión de las introducciones en canal. Nuestros KPI de preferencia podrían ser, % éxito de una entrada en canal o % exceso de stock en nuevos productos. Con una medición y seguimiento mensual, podríamos monitorizar el resultado de nuestras acciones y aplicar medidas correctoras en caso necesario.

Las reuniones S&OP siguen dos flujos paralelos.

Uno sirve como recopilación y Preparación de la información necesaria, el otro de Validación, para revisar la información previamente recopilada, optimizar el plan de demanda, resolver conflictos que hayan surgido y decidir que decisiones se deben escalar a un nivel de decisión superior.

Para que un proceso S&OP funcione es necesario de grandes dosis de constancia, perseverancia e implicación, durante las reuniones de planificación. Una forma de asegurarla es establecer unas mínimas reglas de oro. Por ejemplo, llegar preparado/a, participar o compartir información. La actitud positiva, mente abierta y colaboradora ayudan en gran medida a que las reuniones sean efectivas, alcanzando acuerdos y resultados al finalizar la sesión.

El proceso S&OP es mensual y bien estructurado. Esto tiene dos grandes ventajas, los equipos tienen un proceso de trabajo claro y estructurado y con cada ciclo mensual el proceso se refina y mejora. ¡El hábito hace el maestro!

Los 6 pasos para la implantación de un proceso S&OP.

Estos son los pasos del proceso que se ejecutan mensualmente:

Recopilación de datos

Recopilar y consolidar datos relevantes, incluyendo datos históricos de ventas, tendencias de mercados y capacidades de producción.

Revisión de la Gestión de Productos

Evaluar y alinear el Catálogo de Producto, los nuevos lanzamientos y ciclos de vida con las previsiones de demanda y capacidades de producción/aprovisionamiento.

Revisión de la demanda

Analizar patrones de comportamiento del cliente, tendencias de mercado y previsiones de venta a nivel agregado para optimizar recursos y niveles de inventario.

Revisión de Inventario y Aprovisionamiento

Revisión de niveles de inventario, rendimiento de proveedores y capacidades para asegurar una cadena de suministro eficiente.

Revisión Financiera

Evaluar rendimiento financiero como ingresos costes y margen para asegurar que los objetivos financieros están alineados con el plan S&OP.

Reunión Pre-S&OP

Reunión previa a la reunión ejecutiva con el objetivo de revisar y alinear inputs, asunciones previas y evaluar posibles escenarios para el próximo ciclo S&OP.

Reunión Ejecutiva

Reunión al más alto nivel para la revisar la totalidad del plan, abordar puntos estratégicos, tomar decisiones que permitan alinear objetivos operacionales y objetivos estratégicos.

Principales conceptos S&OP

Si has llegado hasta aquí, y te parece que S&OP es un buen enfoque de negocio es esencial que tengas en cuenta los siguientes conceptos. Una vez los domines te permitirían explotar todo el potencial que tiene S&OP.

1. La planificación es Agregada y en Volumen, no tanto por Mix de Planificación o SKU.
2. Es un trabajo de colaboración multidisciplinar y multifuncional.
3. Diferentes unidades de medida UOM’s, para permitir incluir las diferentes realidades y perspectivas de las diferentes funciones de la compañía.
4. Es un ciclo mensual o cuatrimestral donde se revisan los planes y se ajustan a los cambios detectados y/o esperados.
5. Es un proceso estructurado de toma de decisiones.

Retos durante la implementación de S&OP

Poner en marcha una planificación S&OP no está exento de retos. Si bien la mayoría son superables es cierto que requieren de tenacidad y conocimiento. El éxito S&OP es una buena comunicación y la clave de una buena comunicación es la reiteración de nuestros mensajes, por diferentes canales y en distintos momentos.

• El principal reto es conseguir implicación, educar y formar a los equipos no solo en el proceso sino también en la nueva dirección.
• Alinear a los equipos internos y externos para conseguir un único plan de demanda. Hay que insistir en la necesidad de una comunicación efectiva y clara.
• Necesitarás convencer e ilusionar.
• Conseguir foco y concentrarse en lo importante. Selecciona aquellos “pains” que tengan un claro retorno y sea un “quick win”. Esto te permitiría empezar a rodar y avanzar.
• Asegura que tienes los recursos adecuados, personas sí y también tecnología.
• Empieza en pequeño y construye unos cimientos sólidos.

Beneficios e impacto del Sales & Operation Planning (S&OP)

Los retos que vas a encontrar en un proceso S&OP se compensan con sus grandes beneficios. Algunos ejemplos muy claros son:

1. S&OP pone foco y establece la así los equipos pueden avanzar hacia un objetivo común.
2. Integra y Alinea los objetivos de la compañía a largo plazo con los objetivos a corto plazo.
3. Reduce los niveles de inventario a la vez que el riesgo de obsolescencia mejorando el uso del working capital.
4. Mejora el nivel de servicio y los plazos de entrega al cliente.
5. Aumenta la visibilidad sobre la totalidad de la cadena de suministro.
6. Mejora la colaboración y la comunicación y por ende el clima laboral y la motivación

Conclusiones sobre la planificación de ventas y operaciones

Disponer de la información adecuada en el momento adecuado, cuando nuestro entorno cambia de forma tan rápida es vital.

Nuestros planes pueden ser muy buenos y estar perfectamente ejecutados, pero no están aislados de la realidad y la realidad cambia muy rápido.

Trabajar a dos niveles, uno muy granular a nivel SKU y otro a nivel agregado nos permite ajustar nuestros planes a los cambios detectados de forma rápida y ágil.

Esto exige un nuevo enfoque de trabajo, mientras que trabajar a nivel SKU necesita cálculos detallados y ajustes al detalle de las diferentes componentes de la previsión sobre múltiples SKU, trabajar a nivel agregado o S&OP permite trabajar bajo un enfoque de asunciones, oportunidades, valoración de escenarios y riesgos. Este último nivel S&OP es sin duda más ágil, si bien es cierto requiere de mayor sintonía entre los decisores de la compañía y el uso de la tecnología adecuada.

El viaje S&OP puede ser difícil. Busca ayuda para cuando la necesites. Pregunta a expertos fuera de la compañía o dentro de la compañía, integrar al problema diferentes perspectivas de posibles soluciones te permitirá avanzar en las soluciones y encontrar aquellas que sean creativas, pragmáticas, fáciles o simplemente no consideradas.

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