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Stammdaten: Antwort auf Ihre 11 wichtigsten Fragen

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Bei der geringsten Erwähnung von Stammdaten läuft es einem kalt den Rücken hinunter. “Bitte! Alles, nur nicht das ‘M-Wort'”, höre ich Sie schreien.

Aber wir können es nicht einfach unter den Teppich kehren und so tun, als gäbe es das Problem nicht. Es besteht jetzt schon zu lange. Wir müssen diesen Stolperstein ein für alle Mal aus dem Weg räumen!

Fast alle Unternehmen verfügen über irgendeine Form von Stammdaten. Viele Organisationen haben sogar sehr viele davon. Wo liegt dann das Problem?

Nun, es ist eine einfache Gleichung: Müll rein = Müll raus

Sicher, die meisten Unternehmen haben eine Menge Daten. Das bedeutet aber nicht, dass sie korrekt oder vollständig sind. Und nur weil die Daten vorhanden sind, heißt das noch lange nicht, dass die Stammdaten effektiv genutzt werden, um fundierte Entscheidungen in der Lieferkette zu treffen.

Tatsächlich stellen wir fest, dass etwa 50 % der Unternehmen, denen wir helfen, nicht über die wichtigsten Stammdaten verfügen, die für ein gutes” Bestandsmanagement unerlässlich sind. Das ist immer der Elefant im Raum. Aber, wie der Bestandsexperte Tony Wild einmal betonte: “Der Bestand ist die physische Folge fehlender Daten”.

Wenn Stammdaten also SO wichtig sind, warum werden sie dann immer wieder übersehen (oder schlimmer noch, völlig ignoriert)?

Die Antwort ist einfach: Stammdaten auf dem neuesten Stand und vollständig zu halten, ist harte Arbeit! Aber Sie brauchen sich keine Sorgen zu machen!

Nach der Zusammenarbeit mit Tausenden von Unternehmen auf der ganzen Welt wissen wir, vor welchen Herausforderungen Unternehmen stehen. Deshalb haben wir diesen einfachen Leitfaden für Stammdaten zusammengestellt, um Ihnen dabei zu helfen!

Warum haben so viele Unternehmen Probleme mit Stammdaten?

Wir alle wissen, dass Stammdaten für effektive Entscheidungen in der Lieferkette unerlässlich sind. Aber jeder weiß auch, dass es ein mühsames Unterfangen ist, Stammdaten auf dem neuesten Stand zu halten. Infolgedessen werden Stammdaten oft vergessen…

Aber hier ist die bittere Wahrheit: Wenn Ihre Stammdaten unvollständig oder veraltet sind, werden Sie schlechte Entscheidungen treffen. FAKT.

“Aber die Daten waren doch zu 100% korrekt, als ich sie importiert habe”, rufen Sie.

Ich höre Sie. Aber die Dinge ändern sich. Selbst wenn die Daten beim ersten Import in Ihr System völlig korrekt waren, können sie leicht gelöscht, beschädigt oder falsch interpretiert werden. Oder vielleicht spiegeln die Daten einfach nicht mehr die Realität wider.

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten mit einem anderen Lieferanten? Oder vielleicht hat Ihr Lieferant die Art und Weise geändert, wie er Ihre Nachfrage befriedigt? Was ist, wenn sich Ihre eigenen Lagerkosten geändert haben? Lagerraum ist nicht mehr so billig wie in den guten alten Zeiten…

Der Punkt ist einfach: Die Qualität Ihrer Stammdaten nimmt mit der Zeit ab. Und wenn Sie wirksame Bestandsentscheidungen treffen wollen, brauchen Sie eine solide Grundlage von Qualitätsdaten.

Wenn Sie es versäumen, diese wichtigen Informationen auf dem neuesten Stand zu halten, kann dies Ihr Unternehmen durch Fehler Millionen kosten!

Was sind eigentlich Stammdaten?

Laut Wikipedia können Stammdaten definiert werden als:

“Daten über die Geschäftseinheiten, die den Kontext für Geschäftstransaktionen liefern”.

Im Zusammenhang mit der Bestandsverwaltung sind Stammdaten jedoch die grundlegenden Informationen, die das “Was”, “Warum”, “Wie” und “Wer” von allem, was mit dem Bestand zu tun hat, bestimmen.

Um ein paar Beispiele zu nennen, umfassen die Bestandsstammdaten die folgenden Bereiche:

Spezifische Angaben über das betreffende Produkt (Größe, SKU-Nummer)

Informationen über den Lieferanten (Lieferzeiten, MOQs)

Details zum aktuellen Lagerbestand (Standort, Lagerbestand)

Details über den Kunden

Informationen zur bisherigen Nachfrage

Sowie viele andere wichtige Datenelemente

Wem sollten die Stammdaten gehören?

Wem sollten die Stammdaten in Ihrem Unternehmen gehören? Sollten es die Mitarbeiter der IT-Abteilung, der Finanzabteilung, der Betriebsabteilung oder sogar der Geschäftsführung sein?

Diese Frage ist schwierig zu stellen. Und für viele Unternehmen gibt es keine eindeutige Antwort. Sie denken wahrscheinlich, dass es vom jeweiligen Unternehmen abhängt… und bis zu einem gewissen Grad haben Sie Recht!

Okay, es könnte durchaus einen technischen Prozess oder ein System geben, das das IT-Team unterstützen muss. Aber Stammdaten sind das Problem von allen. Vom Bedarfsplaner bis zum CEO haben wir alle die Pflicht, sie sauber zu halten. Schließlich profitieren alle davon!

Aber sollte man wirklich von der Geschäftsleitung erwarten, dass sie ihre Zeit mit der Aktualisierung der Daten verbringt? Es stimmt, dass dies wahrscheinlich nicht die beste Verwendung ihrer Zeit ist. Sie müssen jedoch die Grenzen setzen und sicherstellen, dass alle Teams ihren Beitrag leisten.

Warum brauchen wir Stammdaten für die Bestandsverwaltung?

Wir sind uns also alle einig, dass Stammdaten in einem Unternehmen wirklich wichtig sind. Und es ist klar, dass jeder Stammdaten als einen grundlegenden Teil seiner Rolle sehen muss. Aber verstehen wir wirklich, wofür diese Daten verwendet werden? Verstehen wir, wie Stammdaten uns helfen können, bessere Entscheidungen in Bezug auf die Bestandsverwaltung zu treffen?

Im Grunde genommen werden Stammdaten für alles verwendet. Und verschiedene Teams verwenden die Informationen auf leicht unterschiedliche Weise. Aber wenn es um das Management der Lieferkette geht, sind korrekte und zuverlässige Stammdaten ein absolutes Muss, um die Kundennachfrage zu befriedigen. Denn ohne diese Daten wäre es unmöglich zu wissen, wie viel Bestand Sie benötigen, um die Nachfrage Ihrer Kunden zu erfüllen.

Stammdaten Grafik

Bedeutung von Stammdaten

Um die Bedeutung von Stammdaten richtig zu verstehen, müssen wir zunächst definieren, wie eine “gute” Bestandsverwaltung aussieht. Die Grundlage der Bestandsverwaltung dreht sich um zwei Schlüsselfragen:

– Wann sollten Sie eine Bestellung aufgeben?
– Wie groß sollte Ihre Bestellung sein?

In den nächsten Abschnitten werden wir untersuchen, wie Sie Stammdaten nutzen können, um Auftragsebenen und Auftragsvolumen zu bestimmen. Aber das ist nur die Spitze des Eisbergs. Von Sortimentsentscheidungen bis hin zur Auswahl des richtigen Lieferanten – Stammdaten sind das Rückgrat jeder Entscheidung in der Lieferkette!

Wie können Sie Stammdaten verwenden, um die Auftragsebene zu bestimmen?

Zunächst einmal werden wir uns auf die erste Frage konzentrieren: Wann ist der richtige Zeitpunkt, um eine Bestellung aufzugeben?

Ist es, wenn Sie die letzte Einheit verkauft haben? Oder dann, wenn der Vorrat langsam zur Neige geht? Oder sollte diese Entscheidung auf etwas anderem beruhen?

Die Bestellung zum richtigen Zeitpunkt ist entscheidend. Wenn Sie zu früh bestellen, verstopft Ihr Lager mit überschüssigen Beständen, die Sie nicht brauchen. Wenn Sie hingegen zu spät bestellen, müssen Sie mit kostspieligen Fehlbeständen rechnen. Wenn das betreffende Produkt lange Vorlaufzeiten hat, wird das Problem noch verschärft!

Zum Glück gibt es eine einfache Formel für die Berechnung der Bestellmenge:

Durchschnittlicher Bedarf X (Vorlaufzeit + Prüfzeit) + Sicherheitsbestand

Um diese Formel anwenden zu können, benötigen wir jedoch drei wichtige Stammdaten:

– den durchschnittlichen Bedarf, den Sie für das betreffende Produkt während der Vorlaufzeit des Lieferanten erwarten
– den Bedarf an Sicherheitsbestand, um Schwankungen in Nachfrage und Angebot auszugleichen
– Die Vorlaufzeit & die Überprüfungszeit (Hinweis: Wir werden später noch darauf eingehen)

Schauen wir uns das also an:

Berechnung der durchschnittlichen Nachfrage während der Vorlaufzeit

Natürlich brauchen wir einen ausreichenden Bestand, um die Nachfrage zu befriedigen, während wir auf unsere nächste Lieferung warten. Dies wird als Deckungszeitraum bezeichnet.

Wir müssen also wissen, wie hoch die typische Vorlaufzeit ist. Außerdem müssen wir wissen, mit welcher Nachfrage wir während dieses Zeitraums rechnen. In der Regel stützen wir uns dabei auf die historische Nachfrage.

Ermittlung des Bedarfs an Sicherheitsbestand

Der Sicherheitsbestand ist notwendig, um Schwankungen bei Angebot und Nachfrage auszugleichen. Um die Schwankungen im Angebot vorhersehen zu können, müssen wir uns die Liefertreue des Lieferanten ansehen. Liefert er, was er verspricht, oder kommen die Lieferungen immer zu spät?

Was die Nachfrageentwicklung und die Lieferzuverlässigkeit betrifft, so benötigen wir eine ausreichende Menge an Daten, um eine gute Schätzung vornehmen zu können.

Sie müssen auch den angestrebten Servicegrad kennen.

Dies ist keine Zahl, die Sie nachschlagen oder berechnen können, sondern ein von der Geschäftsleitung festgelegtes Kriterium, das bestimmt, wie hoch (oder niedrig) es sein soll.

Sobald das Serviceniveau klar ist, können wir den Bedarf an Sicherheitsbeständen auf zwei Arten ermitteln:

1. Wie oft ist ein Produkt nicht vorrätig?
2. Die Anzahl der nicht vorrätigen Einheiten

Dieses Kriterium des Sicherheitsbestandes ist also auch eine Managementvariable und bestimmt in hohem Maße das Risikoniveau.

Endlich sind die Daten zur Bestimmung des Auftragsbestands sichtbar! Wenn der aktuelle Bestand unter den Auftragsbestand fällt, muss eine neue Bestellung aufgegeben werden. Übersetzt mit www.DeepL.com/Translator (kostenlose Version)

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Anforderung an den Sicherheitsbestand

Sobald das Serviceniveau klar ist, können wir den Bedarf an Sicherheitsbeständen auf zwei Arten bestimmen:

1. Wie oft ist ein Produkt nicht vorrätig?
2. Die Anzahl der nicht vorrätigen Einheiten

Dieses Kriterium des Sicherheitsbestandes ist also auch eine Managementvariable und bestimmt in hohem Maße das Risikoniveau.

Endlich sind die Daten zur Bestimmung des Auftragsbestands sichtbar! Wenn der aktuelle Bestand unter den Auftragsbestand fällt, muss eine neue Bestellung aufgegeben werden.

Stammdaten Checkliste

Praktisches Beispiel: Bestimmung des Bestellzeitpunkts

Stellen Sie sich vor, Sie sind Lagerverwalter bei Pedal Cycling Ltd., dem am schnellsten wachsenden Händler für Fahrräder und Fahrradzubehör in Großbritannien. Sie müssen den optimalen Zeitpunkt für eine Bestellung der SKU-Nr. 35647594945 ermitteln.

Welche Informationen benötigen Sie? In der folgenden Checkliste zeigen wir Ihnen, welche Daten Sie benötigen.

Der Einfachheit halber stellen wir uns vor, dass die Nachfrage ziemlich konstant ist und die Lieferanten in der Regel pünktlich und vollständig liefern (wenn das nur im wirklichen Leben so wäre!)

In unserem einfachen Beispiel müssen wir also eine Bestellung aufgeben, sobald unser Bestand unter 510 Einheiten sinkt!

Stammdaten Bestellmenge

Wie können Sie Stammdaten zur Ermittlung der Auftragsmenge verwenden?

Wir wissen jetzt, wann wir eine Bestellung aufgeben müssen, aber wie viel Bestand sollten wir zu diesem Zeitpunkt bestellen?

Auch hier kommt es darauf an!

Unabhängig von der Strategie ist die Bestimmung der Bestellmenge eine Abwägung zwischen zwei Arten von Kosten. Bei den ersten handelt es sich um die Kosten, die Ihnen durch die Vorratshaltung entstehen. Bei den zweiten handelt es sich um die Kosten, die mit der Auftragserteilung verbunden sind.

Weitere Daten, die zur Bestimmung der Bestellmenge benötigt werden, sind die prognostizierte Nachfrage nach dem Artikel (die wir auf der Grundlage der historischen Nachfrage ermitteln können) und der Einkaufspreis des Produkts.

Bei den Bestellmengen gibt es in der Regel ein großes Optimierungspotenzial. Für die Zwecke dieses Artikels werden wir die Dinge jedoch schön einfach halten. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, lesen Sie unseren Leitfaden zu wirtschaftlichen Bestellmengen.

Wie können wir Stammdaten verwenden, um den Überprüfungszeitraum zu bestimmen?

Wir haben bereits gesehen, dass acht verschiedene Arten von Stammdaten erforderlich sind, um die Auftragsmenge und die Auftragsebene zu bestimmen. Aber wir sind noch nicht fertig!

Wir müssen auch entscheiden, ob wir zu festen Zeiten bestellen wollen (z. B. einmal pro Woche) und ob wir in festen oder variablen Bestellmengen bestellen wollen.

Variable Überprüfungszeitpunkte und Bestellmengen ermöglichen es uns, auf die Veränderungen des Marktes zu reagieren. Wenn Sie jedoch ein großes Sortiment haben, ist dies möglicherweise nicht der effizienteste Ansatz für einen Artikel.

Die Alternative ist, die Produkte in bestimmten Zeitabständen zu überprüfen und in festen Mengen zu bestellen. Dieser Ansatz ist zwar nicht so reaktionsschnell, eignet sich aber möglicherweise am besten für stabilere Produkte.

Doch wie lässt sich feststellen, wann ein fester oder variabler Ansatz sinnvoll ist? Die Antwort auf diese Frage hängt von drei Faktoren ab:

1. Die strategische Bedeutung des Produkts
2. Von der Volatilität der Nachfrage
3. Die Volatilität des Angebots

Für die letzten beiden Punkte können wir Daten verwenden, die wir bereits gesammelt haben. Für die Volatilität der Nachfrage können Sie die historischen Nachfragedaten verwenden. Für die Volatilität des Angebots können wir uns die historische Zuverlässigkeit der Lieferanten ansehen.

Bei wichtigen Produkten ist es wichtig, schnell und sofort zu reagieren, sobald sie unter das Bestellniveau fallen. Bei weniger wichtigen Produkten können Sie sicher zu festen Zeiten bestellen.

Stammdaten Fahrrad

Ein praktisches Beispiel: Feste vs. variable Reihenfolge

Kehren wir zurück zur Pedal Cycling Ltd. Stellen Sie sich vor, dass Sie bestimmen müssen, ob der Prüfungszeitraum und die Bestellmenge für zwei verschiedene Produkte fest oder variabel sein sollen.

Auf der linken Seite sehen Sie die beiden fraglichen Produkte.

Da die Nachfrage nach Produkt A stark schwankt, ist das Risiko von Fehlbestellungen hoch. Da die Gewinnspannen sehr hoch sind, könnte ein Fehlbestand Sie in Form von Umsatzeinbußen teuer zu stehen kommen. Und schließlich wird dieses Produkt von Ihren wichtigsten Kunden gekauft, so dass Lagerausfälle auch die Kundenbeziehungen beeinträchtigen könnten. In Anbetracht all dessen müssen Sie dieses Produkt im Auge behalten. Daher ist es wahrscheinlich am besten, sowohl bei den Bestellmengen als auch bei den Überprüfungszeiträumen einen variablen Ansatz zu wählen.

Andererseits ist die Nachfrage nach Produkt B weitaus stabiler. Daher können Sie die künftige Nachfrage mit größerer Sicherheit vorhersehen. Da außerdem die Gewinnspannen relativ niedrig sind, dürften die Auswirkungen von Lieferengpässen sehr viel geringer sein. Daher sollte das Ziel darin bestehen, den Bestellvorgang so effizient wie möglich zu gestalten. Aus diesem Grund könnten Sie geneigt sein, zu bestimmten Zeiten (z. B. einmal im Monat) in bestimmten Bestellmengen (z. B. 100 Stück oder der Wert eines vollen Containers) zu bestellen.

Daher können Sie die künftige Nachfrage mit größerer Zuversicht vorhersehen. Da die Gewinnspannen hoch sind, könnte Sie ein Lieferengpass teuer zu stehen kommen, da Sie Umsatzeinbußen erleiden. Und schließlich wird dieses Produkt von Ihren wichtigsten Kunden gekauft, so dass Lagerausfälle auch die Kundenbeziehungen beeinträchtigen könnten. In Anbetracht all dessen müssen Sie dieses Produkt im Auge behalten. Daher ist es wahrscheinlich am besten, sowohl bei den Bestellmengen als auch bei den Überprüfungszeiträumen einen variablen Ansatz zu wählen.

Andererseits ist die Nachfrage nach Produkt B weitaus stabiler. Daher können Sie die künftige Nachfrage mit größerer Sicherheit vorhersehen. Da außerdem die Gewinnspannen relativ niedrig sind, dürften die Auswirkungen von Lieferengpässen sehr viel geringer sein. Daher sollte das Ziel darin bestehen, den Bestellvorgang so effizient wie möglich zu gestalten. Aus diesem Grund könnten Sie geneigt sein, zu bestimmten Zeiten (z. B. einmal im Monat) in bestimmten Bestellmengen (z. B. 100 Stück oder der Wert eines vollen Containers) zu bestellen.

Wie können Sie Ihre Stammdaten korrigieren (auf einfache Weise) und was ist, wenn die Daten fehlen?

Für Ihr gesamtes Sortiment haben Sie wahrscheinlich Millionen (wenn nicht Milliarden) von Datenpunkten. Diese alle zu aktualisieren, wäre ein riesiges Unterfangen. Wo fangen Sie also an? Nun, Sie müssen mit den wichtigen Produkten beginnen.

Und um die wichtigen Produkte zu identifizieren, empfehlen wir Ihnen, die bewährte ABC-Analyse zu verwenden und Ihre gesamte Zeit und Energie auf die “A”-Produkte zu konzentrieren. Schließlich sind dies die Produkte, mit denen Sie Geld verdienen, oder die Produkte, die Ihre Kunden nachfragen. Die Vorteile, die sich aus der Beschaffung von Stammdaten für diesen kleinen Teil ergeben, werden sich sofort im gesamten Unternehmen bemerkbar machen. Und sobald alle A-Artikel aktualisiert sind, können Sie sich den B-Artikeln und schließlich den C-Artikeln zuwenden.

Schlussfolgerung: Wie schneidet Ihr Unternehmen ab?

In diesem Artikel haben wir uns mit der Bedeutung von Stammdaten beschäftigt. Wir hoffen, dass der Blog aufschlussreich war.

Jetzt, wo Sie ein Experte für Stammdaten sind, an welchen anderen Bereichen Ihrer Lieferkette müssen Sie noch arbeiten?

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Tobias Schreiner

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