Ciaran Lumsden
Die Lagerhaltung ist ein notwendiges Übel. Denn um die Kunden zufrieden zu stellen, brauchen Sie den richtigen Bestand zur richtigen Zeit. Aber wie viel Bestand brauchen Sie? Und was noch wichtiger ist: Wie hoch sind die realen Kosten für Ihr Inventar?
Angefangen bei den Kosten für die Beschaffung des Lagerbestands über die Lagerung im Lager bis hin zum Transport innerhalb Ihres Netzwerks – die Kosten für den Lagerbestand entstehen ab dem Moment, in dem Sie die Bestellung aufgeben. Das Problem ist, dass die meisten Unternehmen keine Ahnung haben, wie viel sie ihr Inventar jeden Tag kostet! Aber was wäre, wenn Sie dies ändern könnten? Was würde passieren, wenn Sie Ihre Lagerbestände um 10, 20 oder sogar 30 % reduzieren würden?
Ein zu hoher Lagerbestand hat potenziell katastrophale finanzielle Folgen. Schließlich kann das in den Beständen gebundene Geld nicht anderweitig verwendet werden.
Außerdem kann Kapital, das in Artikeln gebunden ist, die Sie nicht mehr verkaufen können (z. B. veraltete Bestände), für immer verloren sein.
Schlecht investiertes Betriebskapital ist jedoch nicht das einzige Problem. Es gibt eine Reihe von zusätzlichen Kosten, die mit der Vorratshaltung verbunden sind und die berücksichtigt werden müssen.
So muss Ihr Unternehmen möglicherweise Zinsen zahlen, wenn das Geld für den Kauf der Vorräte geliehen wurde. Außerdem müssen Sie für Lagerraum bezahlen und in Werkzeuge und Ausrüstung investieren, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Außerdem müssen Sie Mitarbeiter bezahlen, die die Bestände physisch verwalten. All diese Dinge zusammengenommen sind mit hohen Kosten für das Unternehmen verbunden. Aber wie viel genau?
Durch die Einführung effektiverer Inventurverfahren können Unternehmen ihre Bestände erheblich reduzieren. Viele unserer Kunden erreichen beispielsweise innerhalb von nur 12 Monaten nach dem Start ihres Optimierungsprojekts eine Bestandsreduzierung von bis zu 30 %, und viele von ihnen profitieren noch lange nach Abschluss des Projekts von einer kontinuierlichen jährlichen Bestandsreduzierung. Natürlich sind einige der Vorteile einer Bestandsreduzierung offensichtlich. So wird beispielsweise Platz im Lager frei, der Abfall wird reduziert und der Cashflow verbessert. Aber das volle Ausmaß des Nutzens kann Sie überraschen.
In diesem Whitepaper gehen wir der Frage nach, wie Sie die wahren Kosten Ihrer Bestände sowie deren Auswirkungen auf Ihren Cashflow berechnen können.
Letztendlich werden wir in diesem Whitepaper aufzeigen:
Wenn Sie Großhändler, Einzelhändler oder ein anderes Unternehmen sind, das Lagerbestände hält, stehen viele der Kosten, die Ihnen entstehen, in irgendeiner Weise im Zusammenhang mit den Artikeln, die Sie in Ihrem Lager haben. Wir beschränken uns jedoch auf die drei Hauptkostenkomponenten der Formel für die Lagerhaltungskosten:
Was sind die Kapitalkosten? Kapitalkosten sind die Kosten, die einem Unternehmen entstehen, wenn es sich Geld leiht. In vielen Unternehmen wird das Inventar durch viele Mittel finanziert, darunter Eigenkapital, Bankkredite und andere Kapitalquellen. Und natürlich ist dieses Geld nie umsonst! Die Kapitalkosten können jedoch je nach Situation sehr unterschiedlich sein.
Wenn z. B. ein Geschäftsführer oder Großaktionär Geld in das Unternehmen investiert, kann er eine Rendite von 5 % akzeptieren. Eine Investmentgesellschaft hingegen kann eine Rendite von etwa 25 % erwarten. Wird das Geld zur Finanzierung der Aktienanlage von einer Bank geliehen, hängen die Kapitalkosten vom jeweiligen Zinssatz ab.
Eine objektive Möglichkeit, die Finanzierung eines Unternehmens zu messen, sind die so genannten gewichteten durchschnittlichen Kapitalkosten (Weighted Average Cost of Capital, WACC). Einem Bericht von KPMG aus dem Jahr 2021 zufolge liegen die WACC für europäische Unternehmen in der Regel zwischen 7-9 % (nach Unternehmenssteuern). Einfach ausgedrückt: Die Kapitalkosten für die Vorratshaltung sind, gelinde gesagt, ein erheblicher Aufwand!
Die nächste Gruppe von Kosten, die wir untersuchen werden, sind die so genannten Handhabungs- und Vorhaltekosten. Darunter versteht man die Kosten, die vom Zeitpunkt der Kontrolle der Waren durch das Unternehmen bis zu ihrem Verkauf anfallen. Diese Kosten können auf zwei Arten berechnet werden, je nachdem, ob die Kostenbestandteile fix oder variabel sind.
Dies sind die direkten Kosten im Zusammenhang mit dem Bestand. Dazu gehören u. a. die Kosten für die Kommissionierung, die Verpackung und den Transport der Bestände. Die variablen Kosten steigen in direktem Verhältnis zum Umfang des Lagerbestands. Wenn ein Unternehmen beispielsweise seine Bestände erhöht, steigen auch die variablen Kosten. Wenn Sie Ihre Lagertätigkeiten ausgelagert haben, sind die variablen Bestandskosten leicht zu ermitteln. Diese Kosten beziehen sich in der Regel auf die Kosten pro Palette, die der Dienstleister berechnet. Diese Kosten sind jedoch von Dienstleister zu Dienstleister unterschiedlich. Sie müssen berücksichtigen, dass Sie jede Woche eine Gebühr pro Palette zahlen müssen. Außerdem fallen Kosten für die Verwaltung des Warenein- und -ausgangs an, die wir hier jedoch nicht berücksichtigen.
Gesamtkosten von 150,- bis 200,- € pro Palette sind keine Seltenheit, aber diese Zahlen müssen unter den jeweiligen Umständen überprüft werden. Es ist üblich, die ausgelagerten Kosten als Prozentsatz des Inventarwerts zu berechnen. Wenn Ihr Inventar beispielsweise einen Einkaufswert von 1.000.000,- € hat und der Dienstleister 10 % berechnet. Ihre Kosten belaufen sich also auf 100.000,- € pro Jahr.
Alternativ können Sie die variablen Bearbeitungskosten auch selbst berechnen. Dabei müssen Sie jedoch alle relevanten Kosten berücksichtigen: Miete Ihrer Immobilie, Abschreibung von Ausrüstungsgegenständen wie Regalen und Lagersystemen, Energiekosten, Personalkosten usw. Dann müssen Sie eine Formel finden, mit der Sie diese Kosten auf Ihr Inventar umlegen können. Es gibt verschiedene betriebswirtschaftliche Methoden. Wenn Sie Ihr Lager vollständig selbst betreiben und nicht auslagern, ist es ratsam, die Umschlagskosten selbst zu berechnen. Wenn Sie dazu nicht in der Lage sind, besteht eine praktische Lösung darin, eine Schätzung auf der Grundlage der Kosten vorzunehmen, die ein Logistikdienstleister dafür berechnet. Mit einigen wenigen Anrufen sollten Sie in der Lage sein, sich einen guten Überblick über die anfallenden Kosten zu verschaffen.
Feste Bestandskosten sind insofern fix, als sie sich bei schwankenden Lagerbeständen nicht verändern. Dazu können die vertraglichen Verpflichtungen für Mietzahlungen für Lagerräume oder Gehälter für Lagerpersonal gehören. Wenn ein Unternehmen beispielsweise einen 5-Jahres-Mietvertrag für ein Vertriebszentrum abgeschlossen hat, zahlt es die monatlichen Mietgebühren weiter, unabhängig davon, ob das Lager leer ist oder bis unter die Dachsparren gefüllt. Unternehmen, die ihre Lagertätigkeiten in ihren Räumlichkeiten durchführen, neigen dazu, die Gesamtkosten für den Raum zu betrachten. Dies wird damit begründet, dass das Lager und das Personal bereits vorhanden sind und dass es keine oder nur geringe Auswirkungen auf die Gesamtkosten hat, wenn mehr oder weniger Lagerbestände vorhanden sind.
Dieser Ansatz kann jedoch zu einem verzerrten Bild führen, das wiederum zu falschen Entscheidungen bei der Lagerhaltung führen kann. Schließlich sind die Bestandskosten nicht nur wichtig für Ihr Endergebnis, sondern auch ein wichtiger Parameter bei der Berechnung der Bestellmengen. Die Formel von Camp errechnet die optimale Bestellmenge auf der Grundlage der durchschnittlichen Nachfrage, der Einkaufskosten, des Verkaufspreises und der Bestandskosten. Wenn Sie also so tun, als ob die Raumkosten gleich Null wären, werden die Bestellmengen bald ansteigen, und damit auch die Lagerbestände und die entsprechenden Investitionen.
Die dritte Komponente sind die mit dem Risiko verbundenen Bestandskosten. Der größte Teil davon ist die Folge von Veralterung. Diese Kosten umfassen jedoch auch Dinge wie Versicherungskosten, die das Unternehmen beispielsweise im Falle eines Brandes oder Diebstahls absichern. Im Prinzip sind diese Kosten leicht zu ermitteln. In vielen Unternehmen legt der Finanzvorstand jedes Jahr die so genannten “Rückstellungen für veraltete Bestände” fest. Daraus ergibt sich letztlich der Mindestrisikosatz.
Nehmen wir an, der Lagerbestand hat einen Wert von 1 Million Pfund und der CFO reserviert 50.000 Pfund pro Jahr für die Abschreibung des Lagerbestands. Dann belaufen sich die mit dem Risiko verbundenen Kosten auf mindestens 5 %. Hinzu kommen die Kosten für die Versicherung, die bezahlt werden müssen. Und es fallen immer Kosten für Beschädigung, Verderb und Diebstahl an.
Die jährlichen Gesamtinventarkosten werden in der Regel als Prozentsatz des Inventarwerts ausgedrückt. Nehmen wir also an, der Wert unseres Lagerbestands beträgt 5 Mio. € . In diesem Beispiel liegen die Kapitalkosten bei 8 %, die Lagerhaltungskosten bei 10 % und die Risikokosten bei 5 %. Plötzlich belaufen sich die gesamten Lagerhaltungskosten auf einen erschreckenden Betrag!
Bei einem Inventarwert von 5 Mio. € betragen die tatsächlichen monetären Kosten unseres Inventars 1.250.000,- € . Um die Dinge ins rechte Licht zu rücken, sind das jeden Tag über 3.500,- €! Natürlich kann der Prozentsatz für jedes Kostenelement in Ihrem Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Dennoch werden Sie vielleicht schockiert sein, wie viel Ihr Lagerbestand wirklich kostet.
Durch eine effektive Bestandsverwaltung können Unternehmen ihre Bestände erheblich reduzieren und gleichzeitig den Service für ihre Kunden verbessern.
Durch eine genauere Vorhersage der Nachfrage, intelligentere Bestellungen, eine höhere Zuverlässigkeit der Lieferkette, die Verwendung von ABC-Klassifikationen und eine bessere Kontrolle über das Produktlebenszyklusmanagement können Unternehmen eine Bestandsreduzierung von bis zu 30 % erreichen!
Stellen Sie sich vor, Sie könnten den Bestand von 5 Mio. € um 30 % reduzieren. Anstelle von 5 Mio. € halten Sie jetzt nur noch 3,5 Mio. € vorrätig. In diesem Fall belaufen sich die Kosteneinsparungen auf 875.000,- € (neuer Bestandswert von 3,5 Mio. € x Gesamtbestandskosten von 25 %). Darüber hinaus haben Sie zusätzliches Betriebskapital in Höhe von 1,5 Mio. € in das Unternehmen zurückfließen lassen. Die Vorteile sind damit noch nicht erschöpft. Allein durch die Kostensenkung bei gleichbleibendem Umsatzniveau werden sich die Gewinnspannen unweigerlich verbessern. Als starker Indikator für die Gesundheit und den Wert eines Unternehmens ist dies Musik in den Ohren der Aktionäre!
Die Gewinne bei Cashflow und Gewinnspanne sind verführerisch. Diese Ergebnisse sind jedoch nicht garantiert. Ob Sie diese Kosteneinsparungen und Cashflow-Vorteile tatsächlich einlösen können, hängt davon ab, wie viele überschüssige Bestände sich angesammelt haben. Es hängt auch davon ab, ob es sich bei den betreffenden Artikeln um Schnelldreher, Langsamdreher oder Nichtdreher handelt! In diesem Abschnitt gehen wir der Frage nach, warum diese Faktoren Ihre Fähigkeit zur Reduzierung der Lagerbestände verhindern oder einschränken können.
Angenommen, Sie erzielen eine Bestandsreduzierung von 1,25 Mio. €, indem Sie den Bestand an schnelldrehenden Artikeln verringern. Wie würde dies Ihrem Unternehmen zugute kommen?
Nehmen wir der Einfachheit halber die SKU 1234 als fiktives Beispiel:
Die durchschnittliche Nachfrage nach diesem Artikel beträgt 1000 Stück pro Woche mit einem Einkaufspreis von 100,- € pro Stück. Derzeit befinden sich durchschnittlich 6.000 Stück von SKU 1234 auf Lager. Daher beträgt der Lagerwert 600.000 €. Bei Bestandskosten von 25 % betragen die jährlichen Bestandskosten für SKU 1234 also 150.000,- €. Stellen Sie sich nun vor, dass Sie diesen Bestand um 300.000,- € reduzieren können, wodurch die durchschnittlichen Lagerbestände von 6.000 auf 3.000 Einheiten sinken. Und was noch besser ist: Sie erreichen dies, während Sie dem Kunden weiterhin einen hervorragenden Service bieten.
Wären die Lagerkosten vollständig variabel, würden Sie durch die obige Maßnahme jährlich 75.000,- € einsparen (300.000,- € x 25 %). Wenn die Senkung der Lagerkosten nur so einfach wäre…
Leider werden Sie dies in der Praxis nie realisieren können. Bei schnell umschlagenden Artikeln ist es nicht richtig, die Kosten der Veralterung zu berechnen. Der Grund dafür ist, dass diese Produkte mit ziemlicher Sicherheit verkauft werden. Außerdem werden sich die Fixkosten nicht sofort verringern.
Schließlich ist es unwahrscheinlich, dass die frei gewordenen Palettenplätze sofort wieder genutzt werden, und auch die unmittelbaren Auswirkungen auf das Personal sind relativ gering. Kurzum, wir können nicht mit der vollen Senkung der Lagerkosten um 25 % rechnen, sondern nur mit den 8 % Kapitalkosten.
Selbst dann sind die jährlichen Einsparungen beträchtlich, nämlich 24.000,- € (300.000,- € x 8%).
Aber es gibt noch einen wichtigeren Vorteil, nämlich die Auswirkungen auf Ihren Cashflow! Wenn Sie Ihren Lagerbestand von 6.000 auf 3.000 Stück senken können, müssen Sie 3.000 Stück weniger einkaufen.
Dadurch werden sofort 300.000 Euro an Betriebskapital frei (3.000 Stück x 100,- € Kaufpreis)!
Dieses Geld kann also direkt in neue Anlagen, andere Maschinen oder andere sinnvolle Anschaffungen investiert werden. Dies wirkt sich äußerst positiv auf den Cashflow aus und macht das Projekt zum Abbau der Lagerbestände noch attraktiver.
Bei Artikeln mit geringer Umschlagshäufigkeit, bei denen nur ab und zu ein paar Verkäufe getätigt werden, kann es lange dauern, bis sich der Abbau der Lagerbestände auszahlt.
Wird der Bestandsabbau von 300.000,- € jedoch ausschließlich durch Nichtumschlagartikel erreicht, sieht das Ergebnis ganz anders aus.
Die Nachfrage nach diesen Artikeln ist gleich Null, aber es befinden sich immer noch 3.000 Stück auf Lager.
Wenn wir diesen Bestand als veraltet deklarieren und wegwerfen, passiert finanziell gesehen nichts. Schließlich sind die Produkte wertlos.
Auch in Bezug auf den Cashflow wird nichts passieren. In einigen Fällen kann das Wegwerfen von Artikeln sogar mit Kosten verbunden sein. Wenn Sie zum Beispiel chemische Flüssigkeiten entsorgen, fallen Kosten für die Beseitigung an.
Nichtsdestotrotz ist es wichtig, diese veralteten Dinge zu beseitigen. Andernfalls werden wir für immer mit Inventarkosten konfrontiert!
Eine Verringerung der Lagerbestände ist leichter gesagt als getan. Es gibt viele Faktoren, die sich auf das Ausmaß auswirken, in dem Sie Ihren Lagerbestand verringern können.
Wenn es Ihnen jedoch gelingt, die Bestände auf ein Minimum zu reduzieren, sind die möglichen Kosteneinsparungen enorm. Und wenn Sie dies bei gleichbleibendem oder sogar verbessertem Service für Ihre Kunden erreichen können, wird dies Ihrem Cashflow einen enormen Schub geben!
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